10 dicas incomuns do Microsoft Access 2019

Especialistas técnicos - as pessoas que conhecem o Microsoft Access 2019 por dentro e por fora - podem ser um pouco intimidantes, mas eles são importantes - e eles (nós?) De forma alguma pretendem intimidar. Eles são importantes para os usuários médios do Access porque fornecem conselhos inestimáveis ​​e são importantes para o próprio Access porque orientam a maneira como a Microsoft aprimora continuamente seus produtos. Esses homens e mulheres são as pessoas que testam os produtos do Office antes que novas versões sejam lançadas ao público e são eles que escrevem livros para ajudar os usuários de todos os níveis a tirar o máximo proveito do software.

Portanto, as pessoas que desenvolvem bancos de dados para viver são um recurso essencial para o usuário médio, para o “usuário avançado” e também para o fabricante de software. Aqui está uma compilação de alguns dos melhores conselhos obtidos de uma longa lista de especialistas em Access. Sabendo que estavam oferecendo sugestões para novos usuários, eles ofereceram conselhos para atender às suas necessidades e para ajudar a garantir que você realmente possa usar o Access com confiança e eficácia. Quando terminar, você terá dado a seus esforços a quantidade certa de planejamento e organização - e você terá planos sólidos para seguir em frente com seu desenvolvimento e uso dos bancos de dados que você constrói com o Access.

Então, aqui está o conselho sábio - em dez mordidas rápidas.

Documente tudo como se um dia fosse questionado pelo FBI

Não economize no tempo gasto na documentação de seu banco de dados. Por quê? Porque você ficará feliz mais tarde por não ter economizado. Você terá todos os seus planos, suas informações gerais e todas as suas idéias - aquelas nas quais você atuou e aquelas que permaneceram na prancheta - prontas na próxima vez que você precisar construir um banco de dados. Você também os terá para consultar quando ou se algo der errado com seu banco de dados atual. Você apagou acidentalmente uma consulta salva? Sem problemas. Consulte sua documentação. Esqueceu como suas tabelas estavam relacionadas? Verifique a documentação e reconstrua os relacionamentos. Precisa explicar a alguém por que ou como você configurou algo? Consulte suas notas e surpreenda-as com sua premeditação e consideração cuidadosa.

Então, o que esta gloriosa documentação deve incluir? Bem, tudo. Mas aqui está uma lista para você começar:

• Informações gerais sobre o banco de dados:
  • Locais de arquivos / dados (com caminhos de rede específicos ou URLs de Internet)
  • Explicação do que o banco de dados faz
  • Informações sobre como funciona
• Layouts de mesa:
  • Inclui nomes de campo, tamanhos, conteúdo e conteúdo de amostra.
  • Se alguns dos dados vierem de fontes esotéricas ou temporárias (digamos, os dados do cartão de crédito que você baixa mensalmente online), anote esse fato na documentação.
• Resumo dos relatórios:
  • Nomes de relatórios
  • Uma explicação das informações do relatório

Se você precisar executar algumas consultas antes de criar um relatório, documente o processo. (Melhor ainda, peça a um nerd amigável para ajudá-lo a automatizar o trabalho.)

• Consultas e lógica: para cada consulta, forneça uma explicação detalhada de como a consulta funciona, especialmente se envolver várias tabelas ou fontes de dados fora do Access (como tabelas SQL ou outras grandes áreas de armazenamento de informações).
• Responda à pergunta “Por quê?”: Conforme você documenta seu banco de dados, concentre-se em por que seu projeto funciona da maneira que funciona. Por que as consultas usam essas tabelas específicas? Concedido, se você trabalha em um ambiente corporativo, pode não saber por que o sistema funciona da maneira que funciona, mas nunca é demais perguntar.
• Detalhes de recuperação de desastre:
  • O processo de backup e programação
  • Onde os backups estão localizados (você está fazendo backups, certo?) E como restaurar um arquivo de backup
  • O que fazer se o banco de dados parar de funcionar

Se o seu banco de dados executa uma função organizacional importante - como contabilidade, estoque, gerenciamento de contato ou entrada de pedidos - certifique-se de que um processo manual esteja em vigor para manter a organização em funcionamento caso o banco de dados não funcione bem - e lembre-se de documentar o processo!

Se precisar de ajuda com algum desses itens, pergunte a alguém! Quer você peça emprestado alguém do seu departamento de Tecnologia da Informação ou alugue um geek de computador, obtenha a ajuda de que precisa. Trate sua documentação como um seguro - nenhuma organização deve funcionar sem ela.

A cada 6 a 12 meses, revise sua documentação para ver se as atualizações são necessárias. A documentação só é útil se estiver atualizada e se outra pessoa além de você puder entendê-la. Da mesma forma, certifique-se de que você (ou seus colegas no escritório) saiba onde a documentação está localizada. Se você tiver uma versão eletrônica, mantenha-a em backup e tenha uma impressão em mãos - algo que você ficará feliz se você ou outra pessoa tentar reciclar as partes do seu banco de dados usando o recurso Application Parts.

Mantenha os campos do banco de dados do Access tão pequenos quanto possível

Conforme você constrói tabelas, faça seus campos de texto com os tamanhos apropriados para os dados que você mantém neles. Por padrão, o Access configura os campos de texto (conhecido como Texto Curto) para conter 255 caracteres - uma configuração bastante generosa, especialmente se o campo contém abreviações de estado de duas letras.

Cem ou mais espaços extras - que não são usados ​​na maioria dos campos de texto - não parecem nada para perder o sono, mas multiplique esse espaço em uma tabela com 100.000 endereços de clientes nela e você acabará com muitos megabytes de armazenamento espaço que está muito ocupado segurando nada.

Ajuste o tamanho do campo com a configuração Tamanho do campo na guia Geral no modo de exibição Design.

Use campos de números para números reais em bancos de dados do Access

Use campos numéricos para números usados ​​em cálculos , não para texto que finge ser um número. Os aplicativos de software percebem uma enorme diferença entre o código postal 47999 e o número 47.999. O aplicativo vê um código postal como uma série de caracteres que são todos dígitos, mas o número é tratado como um número real que você pode usar para matemática e todos os tipos de outras coisas numéricas divertidas. A outra razão pela qual um código postal não é um campo Número? Se você estiver nos EUA e seu código postal começar com zero, o aplicativo cortará o zero à esquerda e armazenará apenas os dígitos diferentes de zero no campo - 01234 se torna 1234. Isso não é bom!

Ao escolher o tipo de um novo campo com números, faça a si mesmo uma pergunta simples: Você vai fazer um cálculo ou fazer algo relacionado à matemática com esse campo?

• Se você calcular com o campo, use um tipo de número .
• Se você não calcular com o campo, armazene o campo como Texto Curto .

Valide seus dados de acesso

As validações podem ajudar a evitar que dados ruins cheguem perto de suas tabelas. As validações são fáceis de fazer, rápidas de configurar e sempre vigilantes (mesmo quando você está tão cansado que não consegue ver direito). Se você não está usando validações para proteger a integridade de seu banco de dados, você realmente deve começar.

Use nomes compreensíveis no Access para manter as coisas simples

Ao construir uma tabela ou criar um banco de dados, pense nos nomes de arquivo, campo e tabela de banco de dados que você usa:

• Will you remember what the names mean three months from now? Six months from now?
• Are the names intuitive enough that someone else can look at the table and figure out what it does, long after you’ve moved on to bigger and better things?

This becomes even more important as you start using the tools for putting your Access tables and databases online and sharing them via SharePoint — potentially you’re bringing millions of users “to the table”. Also, with the Application Parts feature, the components of your databases can be recycled to help speed the creation of a new database. You don’t want mysterious names for the parts of your database to spread to a new database — to create nightmarish mysteries there too — right?

Delete Access field values with great caution

Sempre que estiver excluindo valores de campo de uma tabela, certifique-se de eliminar os valores no registro correto - verifique novamente e , apenas quando tiver certeza, exclua o original. Mesmo assim, você ainda pode fazer um rápido Ctrl + Z e recuperar o item ofensivo, desde que desfaça logo após detectar o erro.

Por que toda a verificação e verificação dupla? Porque depois que você exclui um valor de campo e faz qualquer outra coisa na tabela, o Access esquece completamente o valor antigo. Ele se foi, como se nunca tivesse existido. Se você excluir um registro de uma tabela, o registro realmente sumiu - porque não há Desfazer disponível para um registro inteiro. Se esse registro for importante e você não tiver um arquivo de backup atual quando o registro foi removido, você está sem sorte. Desculpa!

Backup, backup, backup de seus bancos de dados Access

Eu deixei isso claro o suficiente? Sempre mantenha um backup do seu trabalho! Não há substituto para um backup atual de seus dados - principalmente se os dados forem vitais para sua vida pessoal ou profissional. Estratégias eficazes geralmente incluem a manutenção de cópias de backup em outro local para o caso de um desastre destruir seu escritório, seja em um escritório diferente ou na nuvem.

Se você está pensando que nunca precisou de um backup antes, então por que se preocupar, pense nas inundações. Pense nos locutores dizendo que uma área atualmente submersa nunca foi inundada antes. Imagine a vida das pessoas flutuando na rua. Esteja você diante de um desastre real de proporções de furacão, um incêndio ou o disco rígido do seu computador decidindo morrer (e isso acontece - mesmo que nunca tenha acontecido com você antes), você será muito mais feliz se tiver um backup do seu banco de dados.

Pense, pense e pense novamente antes de agir no Access

Você conhece o slogan do carpinteiro: “Meça duas vezes, corte uma vez”? O mesmo pode ser dito sobre como pensar quando se trata de seu banco de dados. Não pense apenas em algo, chegue a uma conclusão rápida e depois mergulhe. Espere, pense bem de novo e, então, talvez pense nisso uma terceira vez. Em seguida, tire uma conclusão e comece a agir sobre ela. Com todo o poder que o Access oferece, juntamente com a capacidade de armazenar milhares e milhares de registros em seu banco de dados, um erro relativamente simples pode ser bastante caro devido às ramificações potenciais em termos de perda de dados ou uma ação "irreversível" tomada em erro.

Organize-se e mantenha-se organizado ao trabalhar no Access

Embora as sugestões para se organizar e manter a simplicidade possam parecer divergentes, esses dois conselhos são realmente amigáveis. Manter as coisas simples muitas vezes pode ser uma maneira de evitar a necessidade de muita organização após o fato. Considerando que você provavelmente se cansou de ouvir seus pais lhe lembrarem que “há um lugar para tudo e tudo em seu lugar” (ou, se eles fossem menos poéticos, “ Limpe seu quarto !!! ”), eles estavam certos.

Se você mantiver seu banco de dados organizado, economizará tempo e sofrimento. Uma tabela bem planejada e organizada será mais fácil de consultar, relatar e incluir em um formulário. Ele também classificará e filtrará como um raio.

Sim, você pode ficar muito organizado. Na verdade, a superorganização é muito fácil. Tempere seu desejo de se organizar cultivando outra paixão: trabalhar com o mínimo de etapas possível. Limite o número de pastas e subpastas que você usa - um máximo de cinco níveis de pastas é mais do que suficiente para qualquer pessoa. Se você for muito além dos cinco níveis, sua organização começará a esbarrar em sua produtividade (e ninguém gosta de perda de produtividade, muito menos as pessoas que inventam aqueles slogans idiotas para pôsteres corporativos de bem-estar).

Não há vergonha em pedir ajuda de acesso

Se você está tendo problemas com alguma coisa, engula seu ego e peça ajuda. Dizer “Não sei” - e depois tentar descobrir o que você ainda não sabe - não tem vergonha. Essa regra é especialmente importante quando você está controlando milhares de registros em um banco de dados. Pequenos passos em falso rapidamente ampliam e multiplicam um pequeno problema em uma grande crise. Peça ajuda antes que a situação se torne terrível.