6 consultas comuns do Microsoft Access

Para seu prazer e entretenimento, aqui estão seis tipos úteis de consultas que você pode executar no Microsoft Access. O Access 2019 oferece um punhado de outras consultas, mas essas são consultas comuns. Essas consultas são muito complicadas. Se você se tornar um adepto da consulta, no entanto, será convidado a consultar o sistema de Ajuda do Access para obter conselhos sobre como executar os tipos de consulta que não são explicados aqui.

Microsoft Access 2019: Selecione a consulta

Uma consulta selecionada é o tipo de consulta padrão. Uma consulta selecionada reúne informações de uma ou mais tabelas do banco de dados e exibe as informações em uma folha de dados. Uma consulta selecionada é a consulta mais comum, a consulta primária, o ponto de partida para a maioria das outras consultas.

Microsoft Access 2019: consulta de valor superior

Uma consulta de valor superior é uma maneira fácil de descobrir, em um campo Número ou Moeda, os valores mais altos ou mais baixos. Na grade Consulta, insira o nome do campo Número ou Moeda sobre o qual deseja saber mais; em seguida, escolha Crescente na lista suspensa Classificar para classificar os valores do menor para o mais alto ou Decrescente na lista suspensa Classificar para classificar os valores do mais alto para o mais baixo. Por fim, na guia Design (Ferramentas de consulta), insira um valor na caixa de texto Retornar ou escolha um valor na lista suspensa Retornar:

• Maior ou menor por porcentagem: digite ou escolha uma porcentagem para encontrar, por exemplo, os 25% maiores ou menores dos valores. Para inserir uma porcentagem, digite um sinal de porcentagem (%) após a sua entrada e pressione a tecla Enter.
• Maior ou menor por número de classificação: digite ou escolha um número para localizar, por exemplo, os dez primeiros ou os dez valores mais baixos. Pressione a tecla Enter após inserir um número.

Isso pode parecer contra-intuitivo, mas para ver os valores principais, você deve classificar o campo que está classificando em ordem decrescente. Por exemplo, se você classificar os funcionários por número de vendas em ordem decrescente, os funcionários com as vendas mais altas aparecerão no topo. Para ver os valores inferiores, classifique em ordem crescente.

Microsoft Access 2019: Consulta resumida

Semelhante a uma consulta de valor superior, uma consulta de resumo é uma maneira de obter informações cumulativas sobre todos os dados em um campo. Em um campo que armazena dados sobre vendas em Kentucky, por exemplo, você pode encontrar o valor médio de cada venda, o valor total de todas as vendas, o número total de todas as vendas e outros dados.

Para executar uma consulta resumida, vá para a guia Design (Ferramentas de consulta) e clique no botão Totais. Uma nova linha chamada Total aparece na grade Consulta. Abra a lista suspensa Total no campo cujo conteúdo deseja resumir e escolha uma função.

Funções de consulta de resumo

As opções Agrupar por, Expressão e Onde na lista suspensa Totais são para incluir campos nos quais você não está executando uma função:

• Agrupar por: Para escolher quais campos mostrar os totais.
• Expressão: Para criar um campo calculado.
• Onde: Para definir critérios (você não pode incluir o campo na consulta).

Microsoft Access 2019: consulta de cálculo

Uma consulta de cálculo é aquela em que os cálculos são executados como parte da consulta. Por exemplo, você pode calcular o imposto sobre vendas de itens vendidos ou totalizar os números em dois campos no mesmo registro. A beleza de uma consulta de cálculo é que os dados são recalculados cada vez que você executa a consulta. Se os dados usados ​​para fazer um cálculo forem alterados, o resultado do cálculo também mudará. Se você fosse incluir o cálculo em uma tabela do banco de dados, teria que recalcular os dados você mesmo cada vez que um dos valores mudasse. Com uma consulta de cálculo, o Access faz as contas para você.

Para construir uma consulta de cálculo, você cria um novo campo na grade Consulta para armazenar os resultados do cálculo; em seguida, insira um nome para o campo e uma fórmula para o cálculo. Siga estas etapas para criar uma consulta de cálculo:

Crie uma consulta como faria normalmente e certifique-se de incluir os campos que deseja usar para fins de cálculo na grade Consulta.

Na caixa Campo de um campo em branco, digite um nome para o campo Cálculo e siga-o com dois pontos.
Na imagem abaixo, o Subtotal: foi inserido. O objetivo do novo campo Subtotal é multiplicar o Preço Unitário pela Quantidade.

: Uma consulta de cálculo.

Após os dois pontos, entre colchetes ([]), insira o nome de um campo cujos dados você usa para o cálculo.

Os dados dos campos Preço unitário e Quantidade são usados ​​no cálculo, portanto, seus nomes aparecem entre colchetes: [Preço unitário] e [Quantidade]. Certifique-se de soletrar os nomes dos campos corretamente para que o Access possa reconhecê-los.

Conclua o cálculo.
Como você faz isso depende do tipo de cálculo que está fazendo. Na imagem acima, um asterisco (*) foi inserido para multiplicar um campo por outro. A equação multiplica os valores nos campos Preço Unitário e Quantidade. Você pode adicionar os dados de dois campos diferentes - incluindo campos calculados - colocando seus nomes entre colchetes e juntando-os com um sinal de mais, assim: [SubTotal] + [Custo de envio].

Às vezes, os resultados da consulta não estão formatados corretamente na folha de dados. Para atribuir um novo formato a um campo que você cria com o propósito de fazer uma consulta de cálculo, clique com o botão direito do mouse no campo na grade Consulta e escolha Propriedades. A Folha de Propriedades é exibida. Na guia Geral, clique na lista suspensa Formato e escolha o formato correto para seu novo campo feito à mão.

Microsoft Access 2019: Excluir consulta

Tenha cuidado ao executar consultas de exclusão. Uma consulta de exclusão exclui registros e não dá a você a oportunidade de recuperá-los se você mudar de ideia sobre excluí-los. Se usada com habilidade, no entanto, uma consulta de exclusão é uma ótima maneira de limpar registros de mais de uma tabela de banco de dados ao mesmo tempo. Faça backup do arquivo de banco de dados antes de executar uma consulta de exclusão.

Para executar uma consulta de exclusão, inicie uma nova consulta e, na guia Design (Ferramentas de consulta), clique no botão Excluir. Em seguida, faça como se estivesse executando uma consulta de seleção, mas direcione os registros que deseja excluir. Por fim, clique no botão Executar para executar a consulta.

Você pode excluir registros de mais de uma tabela, desde que as tabelas estejam relacionadas e você escolheu a opção Excluir registros relacionados em cascata na caixa de diálogo Editar relacionamentos ao vincular as tabelas.

Para visualizar os registros que serão excluídos antes de executar a consulta de exclusão, alterne para o modo Folha de Dados (clique no botão Exibir). Esses registros você vê? A consulta de exclusão irá excluí-los se você clicar no botão Executar.

Microsoft Access 2019: consulta de atualização

Uma consulta de atualização é uma forma de acessar um banco de dados e atualizar registros em várias tabelas diferentes ao mesmo tempo. As consultas de atualização podem ser inestimáveis, mas, como as consultas de exclusão, podem ter consequências indesejáveis. Faça backup de seu banco de dados antes de executar uma consulta de atualização; em seguida, siga estas etapas para executá-lo:

Começando na visualização Design, vá para a guia Design (Ferramentas de consulta) e clique no botão Atualizar.

No campo com os dados que precisam ser atualizados, insira o texto ou um valor na linha Atualizar para. Você pode até inserir outro nome de campo entre colchetes ([]).

O que você insere na linha Atualizar para substitui o que está no campo dos registros que você coleta.

Clique no botão Executar.
Para atualizar registros em mais de uma tabela, você deve ter escolhido a opção Cascade Update Related Fields na caixa de diálogo Edit Relationships ao vincular as tabelas.