7 dicas para trabalhar com fórmulas do Excel

Vários elementos podem ajudá-lo a ser o mais produtivo possível ao escrever e corrigir fórmulas do Excel. Você pode ver todas as suas fórmulas de uma vez e corrigir os erros um por um. Você pode usar assistentes de suplemento para ajudar a escrever funções.

Precedência do operador mestre

Um dos fatores mais importantes ao escrever fórmulas é acertar as operadoras, e não me refiro às operadoras de companhias telefônicas. Isso tem a ver com operadores matemáticos - você sabe, pequenos detalhes como sinais de mais e sinais de multiplicação e onde os parênteses vão. A precedência do operador - a ordem em que as operações são realizadas - pode fazer uma grande diferença no resultado. Você tem uma maneira fácil de manter a precedência do operador em ordem. Tudo que você precisa lembrar é "Por favor, desculpe minha querida tia Sally."

Esta frase é um mnemônico para o seguinte:

• Parênteses

• Expoentes

• Multiplicação

• Divisão

• Adição

• Subtração

Assim, os parênteses têm a primeira (mais alta) precedência e a subtração tem a última precedência. Bem, para ser honesto, a multiplicação tem a mesma precedência que a divisão e a adição tem a mesma precedência que a subtração, mas você entendeu!

Por exemplo, a fórmula = 1 + 2 × 15 é igual a 31. Se você acha que deve ser igual a 45, é melhor ir visitar sua tia! A resposta é igual a 45 se você incluir parênteses, como este: = (1 + 2) × 15.

Obter a ordem dos operadores correta é fundamental para o bem-estar de sua planilha. O Excel gera um erro quando os números dos parênteses abertos e fechados não correspondem, mas se você pretende somar dois números antes da multiplicação, o Excel não sabe que você simplesmente deixou os parênteses de fora!

Alguns minutos para refrescar a memória a pedido do operador podem evitar muitas dores de cabeça no futuro.

Fórmulas de exibição

Caso você não tenha notado, é meio difícil visualizar suas fórmulas sem editá-las acidentalmente. Isso porque sempre que você estiver no modo “editar” e a célula ativa tiver uma fórmula, a fórmula poderá incorporar o endereço de qualquer outra célula em que você clicar. Isso bagunça totalmente as coisas.

Não seria fácil se você pudesse apenas olhar para todas as suas fórmulas? Há uma maneira! É simples. Clique em Arquivo no canto superior esquerdo da área de trabalho do Excel, clique em Opções, clique na guia Avançado e role para baixo até a seção Opções de exibição para esta planilha.

Opções de configuração.

Observe a caixa de seleção Mostrar fórmulas nas células em vez de seus resultados calculados. Esta caixa informa ao Excel que, para qualquer célula que tenha fórmulas, exiba a própria fórmula em vez do resultado calculado. A figura a seguir mostra uma planilha que exibe as fórmulas. Para retornar à visualização normal, repita essas etapas e desmarque a opção. Esta opção torna mais fácil ver o que são todas as fórmulas!

Visualizando fórmulas de maneira fácil.

Você pode editar funções acidentalmente, mesmo depois de selecionar a opção Exibir fórmulas. Tenha cuidado ao clicar ao redor da planilha.

Fórmulas de correção

Suponha que sua planilha contenha alguns erros. Não entre em pânico! Isso acontece até com os usuários mais experientes, e o Excel pode ajudá-lo a descobrir o que está errado. Na guia Fórmulas da seção Auditoria de fórmulas está o botão Verificação de erros. Clicar no botão exibe a caixa de diálogo Verificação de erros, mostrada aqui. Ou seja, a caixa de diálogo aparecerá se sua planilha tiver algum erro. Caso contrário, apenas exibe uma mensagem de que a verificação de erro foi concluída. É muito inteligente!

Verificando se há erros.

Quando há erros, a caixa de diálogo aparece e permanece enquanto você trabalha em cada erro. Os botões Próximo e Anterior permitem que você percorra todos os erros antes que a caixa de diálogo feche. Para cada erro encontrado, você escolhe a ação a ser executada:

• Ajuda sobre este erro: Isso leva ao sistema de Ajuda e exibe o tópico para o tipo específico de erro.

• Mostrar etapas de cálculo: A caixa de diálogo Avaliar fórmula é aberta e você pode observar passo a passo como a fórmula é calculada. Isso permite identificar a etapa específica que causou o erro.

• Ignorar erro: talvez o Excel esteja errado. Ignore o erro.

• Editar na Barra de Fórmulas: Esta é uma maneira rápida de corrigir a fórmula por conta própria se você não precisar de nenhuma outra ajuda.

A caixa de diálogo Verificação de erros também possui um botão Opções. Clicar no botão abre a guia Fórmulas da caixa de diálogo Opções do Excel. Na guia Fórmulas, você pode selecionar configurações e regras de como os erros são reconhecidos e acionados.

Use referências absolutas

Se você for usar a mesma fórmula para um grupo de células, como aquelas que descem em uma coluna, o melhor método é escrever a fórmula uma vez e, em seguida, arrastá-la para as outras células usando a alça de preenchimento. O problema é que, quando você arrasta a fórmula para novos locais, todas as referências relativas mudam.

Freqüentemente, essa é a intenção. Quando há uma coluna de dados e uma coluna adjacente de fórmulas, normalmente, cada célula na coluna de fórmula se refere ao seu vizinho na coluna de dados. Mas se todas as fórmulas fizerem referência a uma célula que não seja adjacente, a intenção geralmente é que todas as células da fórmula façam referência a uma referência de célula imutável. Faça isso funcionar corretamente usando uma referência absoluta à célula.

Para usar uma referência absoluta a uma célula, use o cifrão ($) antes do número da linha, antes da letra da coluna ou antes de ambos. Faça isso ao escrever a primeira fórmula, antes de arrastá-la para outras células, ou terá que atualizar todas as fórmulas.

Por exemplo, não escreva isto:

= A4 x (B4 + A2)

Em vez disso, escreva desta forma:

= A4 x (B4 + $ A $ 2)

Dessa forma, todas as fórmulas fazem referência a A2, não importa onde você as copie, em vez de essa referência se transformar em A3 e A4 e assim por diante.

Use a auditoria de fórmula

Existem precedentes e dependentes. Existem referências externas. Existe interação em todos os lugares. Como você pode rastrear de onde as referências da fórmula estão vindo e indo?

Use as ferramentas de auditoria de fórmula, é assim! Na guia Fórmulas, está a seção Auditoria de fórmulas. Na seção, há vários botões que controlam a visibilidade das setas de rastreamento de auditoria.

Fórmulas de auditoria.

A barra de ferramentas de auditoria de fórmulas possui vários recursos que permitem que você navegue pelas fórmulas. Além de mostrar as setas de rastreamento, a barra de ferramentas também permite verificar erros, avaliar fórmulas, verificar se há dados inválidos e adicionar comentários às planilhas.

Use formatação condicional

Assim como a função IF retorna um certo valor quando a primeira condição do argumento é verdadeira e outro valor quando é falsa, a formatação condicional permite aplicar um determinado formato a uma célula quando uma condição é verdadeira. Na guia Início da seção Estilos, há um menu suspenso com várias opções de formatação condicional.

Esta figura mostra alguns valores que foram tratados com formatação condicional. A formatação condicional permite definir a condição e selecionar o formato a ser aplicado quando a condição for atendida. Por exemplo, você pode especificar que a célula seja exibida em negrito itálico quando o valor que ela contém for maior que 100.

Aplicando um formato quando uma condição é atendida.

As condições são definidas como regras. Os tipos de regra são

• Formate todas as células com base em seus valores.

• Formate apenas células que contenham. . . .

• Formate apenas os valores de classificação superior ou inferior.

• Formate apenas os valores que estão acima ou abaixo da média.

• Formate apenas valores únicos ou duplicados.

• Use uma fórmula para determinar quais células formatar.

Quando a condição é verdadeira, a formatação pode controlar o seguinte:

• Fronteiras

• Configurações de fonte (estilo, cor, negrito, itálico e assim por diante)

• Preencher (padrão ou cor de fundo de uma célula)

As células também podem ser formatadas com esquemas de cores ou imagens de ícones colocados na célula.

Use validação de dados

Na guia Dados, na seção Ferramentas de dados, está Validação de dados. A validação de dados permite que você aplique uma regra a uma célula (ou células) de forma que a entrada deve estar de acordo com a regra. Por exemplo, uma célula pode ser configurada para aceitar apenas uma entrada de número inteiro entre 50 e 100.

Configurando validação de dados.

Quando a entrada não passa na regra, uma mensagem é exibida.

Pego fazendo uma entrada incorreta.

A mensagem de erro pode ser personalizada. Por exemplo, se alguém digitar o número errado, a mensagem de erro exibida pode dizer Noodlehead - aprenda a contar! Só não deixe o chefe ver isso.