Agrupando registros em tabelas dinâmicas do Excel

Você pode usar as tabelas dinâmicas do Excel para resumir os dados de vendas ao tentar fazer uma previsão de vendas. Uma das maneiras de ajustar um resumo em uma tabela dinâmica é agrupar um campo de linha ou um campo de coluna.

Ao agrupar um campo de linha ou campo de coluna, você combina os valores no campo. Por exemplo, você pode ter um campo que mostra as datas em que as vendas foram feitas. As tabelas dinâmicas do Excel possibilitam agrupar datas individuais como 4 de setembro e 6 de setembro em semanas, como 1 de setembro a 7 de setembro. Ou você pode agrupar em meses, trimestres ou anos. Tudo depende de como você deseja fazer a previsão - por semana, por mês, por trimestre, por ano. Lembre-se do seu período de tempo.

Saber quando agrupar registros

Se você seguiu as etapas da seção anterior, terá uma tabela dinâmica que resume a receita, mas ainda pode fazer isso diariamente. O motivo é que a tabela em que você baseou a tabela dinâmica mostra a receita por dia. Resumir a receita por mês (ou semana, trimestre ou ano) seria muito melhor. Veja como fazer isso.

Observe que a tabela subjacente tem várias datas idênticas. A tabela dinâmica combina quaisquer datas idênticas em apenas uma linha, adicionando sua receita ao longo do caminho. Uma das coisas que as tabelas dinâmicas fazem é combinar valores idênticos em uma tabela no mesmo item em uma linha, coluna ou campo de filtro.

A tabela dinâmica combina datas idênticas em uma linha.

Mas você não quer fazer previsões por datas individuais. Esse não é o período de tempo certo. Nesse tipo de situação, você precisa agrupar datas individuais que pertencem ao mesmo mês em uma linha da tabela dinâmica. Em seguida, todas as receitas para as datas agrupadas também são totalizadas.

Claro, você não está restrito a agrupar em meses. Você pode usar períodos de sete dias, trimestres, anos e outros (como períodos de três ou dez dias). Se você está preocupado com a hora do dia, como acontece com as vendas online, pode usar a hora do dia como um período. Ou se seus dados brutos mostram a hora do dia em que uma venda foi feita, você pode agrupar as horas individuais em turnos de 8 horas.

Criando os grupos

Comece com o dia como o campo da linha, conforme mostrado aqui.

Você deseja agrupar as vendas diárias em meses.

Depois de configurar uma tabela dinâmica, agrupar as datas individuais no campo de linha é simples. Siga esses passos:

Clique com o botão direito do mouse em qualquer uma das células na coluna da tabela dinâmica que contém as datas - por exemplo, célula E7 na figura.

Escolha Grupo no menu de atalho.

Escolha Meses na caixa de listagem da caixa de diálogo Agrupamento. Veja a figura a seguir.

Clique OK.

Você pode aninhar períodos selecionando mais de um fator de agrupamento.

Como você deseja resumir suas receitas por mês, pode aceitar a seleção padrão, Meses. Quando você clica em OK, a tabela dinâmica muda e se parece com a mostrada aqui.

Agora você pode ver a receita total de cada mês.

Você sempre precisa saber como vai sair. Se você quiser desagrupar os registros, faça o seguinte:

Clique com o botão direito em uma célula com registros agrupados.
Na figura, é uma célula na área da linha.

Escolha Desagrupar no menu de atalho.
Agora você tem o campo de linha de volta ao seu estado original.

Se você deseja alterar um nível de agrupamento de, digamos, Meses para Trimestres, você não precisa desagrupar primeiro. Basta clicar com o botão direito em uma célula agrupada, desmarcar Meses e selecionar Trimestres. Em seguida, clique em OK.

Na previsão, o agrupamento em tabelas dinâmicas tende a ocorrer com campos de data. Mas a capacidade se estende a qualquer campo numérico. Você pode agrupar as porcentagens de desconto para visualizar as vendas nas quais o preço foi descontado menos de 5%, de 5% a 10%, 10% a 15% e assim por diante. Ou você pode agrupar por duração de locação de veículos.