Atualizar e gerenciar conexões de dados externos do Power Pivot

Ao carregar dados de uma fonte de dados externa no Power Pivot, você basicamente cria um instantâneo estático dessa fonte de dados no momento da criação. O Power Pivot usa esse instantâneo estático em seu Modelo de Dados Interno.

Conforme o tempo passa, a fonte de dados externa pode mudar e crescer com os registros recém-adicionados. No entanto, o Power Pivot ainda está usando seu instantâneo, portanto, não pode incorporar nenhuma das alterações em sua fonte de dados até que você tire outro instantâneo.

A ação de atualizar o modelo de dados do Power Pivot tirando outro instantâneo de sua fonte de dados é chamada de atualização dos dados. Você pode atualizar manualmente ou configurar uma atualização automática.

Atualização manual dos dados do Power Pivot

Na guia inicial da janela do Power Pivot, você vê o comando Atualizar. Clique na seta suspensa abaixo para ver duas opções: Atualizar e Atualizar tudo.

O Power Pivot permite que você atualize uma ou todas as tabelas.

Use a opção Atualizar para atualizar a tabela Power Pivot que está ativa. Ou seja, se você estiver na guia Dim_Products no Power Pivot, clicar em Atualizar alcança o SQL Server externo e solicita uma atualização apenas para a tabela Dim_Products. Isso funciona muito bem quando você precisa atualizar estrategicamente apenas algumas fontes de dados.

Use a opção Atualizar tudo para atualizar todas as tabelas no modelo de dados Power Pivot.

Configurando atualização automática

Você pode configurar suas fontes de dados para extrair automaticamente os dados mais recentes e atualizar o Power Pivot.

Vá para a guia Dados na Faixa de Opções do Excel e selecione o comando Conexões. A caixa de diálogo Conexões da pasta de trabalho é aberta. Selecione a conexão de dados com a qual deseja trabalhar e clique no botão Propriedades.

Selecione uma conexão e clique no botão Propriedades.

Com a caixa de diálogo Propriedades aberta, selecione a guia Uso. Aqui, você encontrará uma opção para atualizar a conexão de dados escolhida a cada X minutos e uma opção para atualizar a conexão de dados quando o trabalho do Excel for aberto:

• Atualizar a cada X minutos: colocar uma marca ao lado desta opção informa ao Excel para atualizar automaticamente a conexão de dados escolhida por um determinado número de minutos. Isso atualiza todas as tabelas associadas a essa conexão.
• Atualizar dados ao abrir o arquivo: Colocar uma marca de seleção ao lado desta opção informa ao Excel para atualizar automaticamente a conexão de dados escolhida após a abertura da pasta de trabalho. Isso atualiza todas as tabelas associadas a essa conexão assim que a pasta de trabalho é aberta.

A caixa de diálogo Propriedades permite configurar a conexão de dados escolhida para atualizar automaticamente.

Evitando Atualizar Tudo

Você pode atualizar todas as conexões que alimentam o Power Pivot, usando o comando Atualizar tudo. Bem, na verdade existem mais dois lugares onde você pode clicar em Atualizar tudo no Excel: na guia Dados na faixa de opções do Excel e na guia Analisar que você vê ao trabalhar em uma tabela dinâmica.

No Excel 2010, esses dois botões atualizavam apenas tabelas dinâmicas padrão e conexões de dados de pasta de trabalho, e os botões de atualização Power Pivot afetavam apenas o Power Pivot. Agora, todos eles acionam a mesma operação. Portanto, clicar em qualquer botão Atualizar tudo em qualquer lugar do Excel recarrega essencialmente o Power Pivot, atualiza todas as tabelas dinâmicas e atualiza todas as conexões de dados da pasta de trabalho. Se o seu modelo de dados do Power Pivot importa milhões de linhas de dados de uma fonte de dados externa, você pode querer evitar o uso do recurso Atualizar tudo.

Felizmente, você tem uma maneira de evitar que certas conexões de dados sejam atualizadas quando Atualizar tudo é selecionado. Vá para a guia Dados na Faixa de Opções do Excel e selecione o comando Conexões. Isso abre a caixa de diálogo Conexões da pasta de trabalho, onde você seleciona a conexão de dados que deseja configurar e, em seguida, clica no botão Propriedades.

Quando a caixa de diálogo Propriedades for aberta, selecione a guia Uso e, em seguida, remova a marca de seleção ao lado de Atualizar esta conexão em Atualizar tudo (como mostrado).

A caixa de diálogo Propriedades permite configurar a conexão de dados escolhida para ignorar o comando Atualizar tudo.

Editando a conexão de dados

Em certos casos, você pode precisar editar a conexão de dados de origem depois de já tê-la criado. Ao contrário da atualização, onde você simplesmente tira outro instantâneo da mesma fonte de dados, editar a conexão de dados de origem permite que você volte e reconfigure a própria conexão. Aqui estão alguns motivos pelos quais você pode precisar editar a conexão de dados:

• O local ou servidor ou arquivo de fonte de dados foi alterado.
• O nome do servidor ou arquivo de origem de dados foi alterado.
• Você precisa editar suas credenciais de login ou modo de autenticação.
• Você precisa adicionar tabelas que você deixou de fora durante a importação inicial.

Na janela Power Pivot, vá para a guia Home e clique no botão de comando Conexões Existentes. A caixa de diálogo Conexões existentes é aberta. As conexões do Power Pivot estão no subtítulo Conexões de dados do Power Pivot. Escolha a conexão de dados que precisa ser editada.

Use a caixa de diálogo Conexões existentes para reconfigurar as conexões de dados de origem do Power Pivot.

Depois que sua conexão de dados de destino for selecionada, observe os botões Editar e Abrir. O botão em que você clica depende do que você precisa alterar:

• Botão Editar: permite reconfigurar o endereço do servidor, o caminho do arquivo e as configurações de autenticação.
• Botão Abrir: Permite importar uma nova tabela da conexão existente, o que é útil quando você inadvertidamente perdeu uma tabela durante o carregamento inicial de dados.