Como criar cartas mescladas no Word 2013

As cartas são um dos tipos de documentos do Word 2013 mesclados por mala direta mais comuns. Normalmente, os campos de mesclagem são usados ​​para gerar o endereço de correspondência. Em algumas cartas, os campos também são usados ​​para personalizar a própria carta.

O Word 2013 fornece dois blocos de código que economizam tempo,> e>. Você encontra botões para esses códigos na guia Correspondências.

O código> configura um endereço de correspondência padrão para você, ou você pode inserir códigos individuais para criar o bloqueio de endereço de correspondência sozinho. Por exemplo, os seguintes são equivalentes:

O exercício a seguir não usa o código de linha de saudação porque o arquivo de dados não tem campos separados para nomes e sobrenomes, e o código> funciona melhor quando esses nomes são separados.

Abra um documento para com uma carta.

Escolha Correspondências → Iniciar mala direta → Cartas.

Escolha Correspondências → Selecionar destinatários → Usar uma lista existente.

A caixa de diálogo Selecionar fonte de dados é aberta.

Navegue até a pasta que contém seus arquivos de dados para a mala direta. Selecione o arquivo de mala direta e clique em Abrir.

A caixa de diálogo Selecionar Tabela é aberta, solicitando que você escolha qual planilha deseja usar.

Na caixa de diálogo Selecionar Tabela, verifique se Plan1 $ está selecionado e clique em OK.

O cifrão após o nome da planilha é a maneira do Excel de dizer que o nome é absoluto - ou seja, ele não muda quando você se refere a ele em uma fórmula. Não é significativo para os nossos propósitos neste exercício.

Mova o ponto de inserção para a linha imediatamente abaixo da data e escolha Mailings → Bloco de Endereços.

A caixa de diálogo Inserir bloco de endereço é aberta.

Se a amostra na área de visualização não estiver correta, clique no botão Corresponder campos e especifique quais campos devem ser associados a quais partes do bloco de endereço.

Confirme se o endereço na área de visualização parece corretamente formado e clique em OK para aceitar as configurações padrão.

Um código> aparece no documento.

Pressione Enter para iniciar uma nova linha após o código> e digite Dear e pressione a barra de espaço uma vez.

Na guia Correspondências, clique na seta para baixo abaixo de Inserir campo de mesclagem e, no menu que aparece, clique em Nome.

Um código> é inserido.

Digite uma vírgula após o código e clique para mover o ponto de inserção imediatamente antes do armazenamento de palavras no primeiro parágrafo.

Clique na seta para baixo sob o botão Inserir campo de mesclagem novamente e clique em Cidade.

Um código> é inserido no ponto de inserção.

Pressione a barra de espaço uma vez para adicionar um espaço após o código.

A carta se parece com o exemplo a seguir.

Escolha Mailings → Visualizar resultados.

A primeira letra aparece como será impressa. Observe que o espaço extra está entre as linhas do bloco de endereço.

Selecione todas as linhas do bloco de endereço na letra visualizada e, a seguir, escolha Home → Espaçamento entre linhas e parágrafos → Remover espaço após o parágrafo. Clique fora da seleção para desmarcá-la quando terminar.

Isso resolve o problema de espaçamento de todas as letras no arquivo de mesclagem.

Clique no final da última linha do bloco de endereço e pressione Enter uma vez, criando uma linha extra de espaço entre o endereço e a saudação.

Escolha Mailings → Next Record para ver uma prévia da próxima carta.

Para melhorar a aparência das letras, você pode centralizá-las verticalmente na página.

Continue clicando em Próximo registro até ter visto todos os registros e, em seguida, escolha Correspondências → Concluir e mesclar → Editar documentos individuais.

A caixa de diálogo Mesclar para novo documento é aberta.

Clique em OK para mesclar todas as cópias em um documento.

Um novo documento - Letters1 - é aberto.

Percorra o novo documento para verificar as cartas; em seguida, feche-o sem salvar as alterações.

Salve suas alterações no arquivo Main Merge e feche-o.