Como filtrar dados no Access 2016

Às vezes, você precisa ver um grupo de registros que compartilha um valor comum em um campo no Access. Talvez todos eles listem uma determinada cidade, um determinado cargo ou sejam todos produtos com o mesmo custo. Sempre disposto a ajudar, o Access inclui uma ferramenta especial para esse fim: o comando Filtrar.

O filtro usa seus critérios e exibe todos os registros correspondentes, criando uma mini-tabela apenas dos registros que atendem aos seus requisitos. É como uma consulta instantânea sem todo o trabalho e planejamento. Claro, não é tão flexível ou poderoso quanto uma consulta, mas é tudo de que você precisa quando está procurando uma resposta bastante simples.

A ferramenta Filtro aparece na seção Classificar e Filtrar da guia Página Inicial da Faixa de Opções, e você tem as seguintes opções para um filtro simples:

• Filtro

• Seleção

• Filtro avançado por formulário

• Filtro / classificação avançada

• Alternar filtro

Cada tipo de filtro executa a mesma função básica, mas de uma forma ligeiramente diferente. A opção Filtro / Classificação Avançada, encontrada ao clicar no botão Avançado, abre uma janela que realmente permite que você construa uma consulta - selecionando tabelas e campos para filtrar, configurando critérios para o filtro usar enquanto encontra registros específicos, esse tipo de coisa.

Os filtros funcionam em tabelas, formulários e consultas. Embora você possa aplicar um filtro a um relatório, filtrar relatórios pode ser uma tarefa assustadora. Claro, o que você lê aqui pode ser aplicado a esse processo, caso você queira tentar por conta própria. E o que você aprende a aplicar a uma tabela também pode ser aplicado ao trabalhar com consultas e formulários.

Filtrando pelo conteúdo de um campo

O comando Filtro principal permite que você filtre seus registros para que você exiba apenas os registros que atendem a critérios específicos. Suponha, por exemplo, que você deseja ver todos os registros de pessoas que vivem em uma determinada cidade. Veja como fazer:

Em sua tabela de interesse, clique no pequeno triângulo no nome do campo para o campo que deseja filtrar (Cidade neste caso).

O Access exibe um menu pop-up.

Não clique com o botão direito do mouse no cabeçalho na parte superior da coluna (onde está escrito Cidade). Clicar com o botão direito lá exibe um menu pop-up diferente cheio de coisas maravilhosas que você pode fazer para aquela coluna da sua tabela.

Filtrando um único campo com base nas entradas desse campo.

Se você quiser omitir algumas entradas do filtro, remova as marcas de seleção no menu pop-up.

Você também pode

• Remova as marcas de seleção de entradas individuais.

  ou

• Remova a marca de seleção Selecionar tudo para desmarcar todos os itens.

Desmarque tudo para que você possa verificar facilmente apenas as entradas cujos registros correspondentes você deseja ver. Com todas as entradas marcadas, você vê todos os registros.

Coloque marcas de seleção ao lado das entradas que deseja usar na construção de seu filtro para o campo.

O Access pesquisa o campo selecionado e exibe apenas os registros que atendem aos seus critérios de Filtro.

Clique OK.

Todos os registros que atendem aos critérios definidos (em virtude dos itens marcados) são exibidos. Podem ser vários registros, muitos registros ou apenas um.

Para voltar e ver todos os registros originais (não filtrados), você pode

• Clique no botão Alternar Filtro na seção Classificar e Filtrar da Faixa de Opções para remover o último filtro aplicado.

  ou

• Clique no pequeno triângulo do nome do campo novamente e escolha Limpar filtro do nome do campo.

  Se você não se lembra de quais campos filtrou, pode identificá-los pelo pequeno símbolo de funil que aparece ao lado do nome do campo na visualização Folha de Dados.

A tabela inteira, cheia de registros, retorna à visualização.

Filtrar por seleção

O comando Seleção é o mais fácil dos comandos Classificar e Filtrar de usar. Presume que você encontrou um registro que corresponde aos seus critérios. Usar o filtro Seleção é muito parecido com agarrar alguém no meio da multidão e gritar: “Tudo bem, todo mundo que gosta desse cara aqui, alinhe-se ali”.

Por exemplo, imagine que você deseja encontrar todos os voluntários que moram em Landisville. Você pode usar o filtro Seleção desta maneira:

Clique no campo que contém as informações que você deseja corresponder.

Nesse caso, é o campo Cidade.

Percorra a lista até encontrar a entrada do campo que servirá como um exemplo apropriado para o seu filtro.

Clique para selecionar o valor que você está procurando, clique com o botão direito na célula que contém a seleção e escolha Igual a tudo . (Neste caso, seria Equals Landisville.) Você também pode selecionar a célula e clicar no botão Seleção na guia Página inicial (na seção Classificar e filtrar) para acessar a mesma lista de opções.

O Access exibe imediatamente uma tabela contendo apenas os registros que correspondem à sua seleção.

O acesso mostra apenas os registros que correspondem ao critério Filtrar por seleção.

Clique no botão Alternar filtro na barra de ferramentas após terminar de usar o filtro.

Sua tabela ou formulário retorna à exibição normal.

At this stage of the game, you may want to save a list of everything that matches your filter. Unfortunately, the Filter’s simplicity and ease of use now come back to haunt you. To permanently record your filtered search, you have to create a query.

You can also use the Filter menu that shows sorting options and the list of checked field values. When you display the pop-up menu, unclick Select All and then check the value you want to look for. Then choose Text Filters from that same pop-up menu. The same list of options (Equals, Does Not Equal, Begins With, and so on) appears as a fly-out menu, and you can make your choice there.

Filter by Form

You can tighten a search by using additional filters to weed out undesirable matches, but that takes a ton of extra effort. For an easier way to isolate a group of records according to the values in more than one field, try Filter by Form.

Filter by Form uses more than one criterion to sift through records. In some ways, it’s like a simple query. It’s so similar to a query that you can even save your Filter by Form criteria as a full-fledged query!

Suppose, for example, that you need a list of all the employees at your company who work in a certain department and have a particular title. You can perform two Selection filters (on the Department and Job Title fields, using the employee database as an example) and write down the results of each to get your list, or you can do just one search with Filter by Form and see all the records that meet your criteria (based on their entries in multiple tables) in a single step.

To use Filter by Form, follow these steps:

On the Ribbon’s Home tab, click the Advanced button in the Sort & Filter section.

A menu appears.

Choose Filter by Form from the menu.

The table is replaced by a single row of cells, one under each field header in your table.

Click in the empty cell beneath field name for the first column that you want to filter.

Use the scroll bars to bring the column onscreen if it’s off to the right and can’t be seen.

The down arrow jumps to the column you click.

• Normally, Access shows a down-arrow button next to the first field in the table.

• If you previously used a Filter command with the table, Access puts the down-arrow button in the last field you filtered.

  

  Filter by Form offers a grid and drop-down lists to set criteria for each field.

Click the down arrow to see a list of values that the field contains.

The drop-down list shows all unique values in a field.

In the list of values, click the value that you want to use in this filter.

Por exemplo, se você selecionar Landisville na lista suspensa no campo Cidade, “Landisville” muda para a coluna Cidade. O Access adiciona as aspas automaticamente - um detalhe a menos de que você precisa se lembrar!

Para adicionar outra opção de filtro para o campo escolhido, clique na guia Ou no canto esquerdo inferior da tabela.

Uma nova janela Filtrar por formulário é exibida, permitindo adicionar uma condição de pesquisa alternativa. O Access também oferece uma guia Ou no canto esquerdo inferior da tela.

O comando Filtrar por formulário gosta de responder a perguntas simples, como “Mostre-me todos os voluntários que moram em Lancaster”. Ele também fornece respostas para perguntas mais complexas como “Mostre-me todos os registros contendo Th no campo AvailableDays e quem tem Landisville no campo City”, e executa ambas as tarefas facilmente.

Fazer uma pergunta mais complexa (como “Mostre-me todos os voluntários em Lancaster que gostam de arrecadação de fundos”) requer uma consulta.

Clique na guia Ou para definir melhor os critérios.

Para cada campo adicional que deseja filtrar, clique na guia Ou e repita as etapas 3 a 6.

Neste exemplo, o segundo campo a ser filtrado é VolunteerInfo e a arrecadação de fundos foi digitada na caixa do campo.

Quando terminar de inserir todos os critérios do filtro, clique no botão Alternar Filtro.

O Access encontra todos os voluntários que gostam de arrecadação de fundos com base na filtragem de dois dos campos da tabela.

Um pensamento final sobre Filtrar por Formulário:

Embora você possa ficar sofisticado adicionando pesquisas Or ao conteúdo do seu coração, manter o controle de sua criação se torna difícil em nenhum momento. Antes de ir longe demais , lembre-se de que as consultas funcionam melhor do que os filtros quando as perguntas ficam complexas.

Quando terminar de mexer no filtro, clique no botão Alternar filtro. Nesse ponto, sua tabela retorna ao normal (ou pelo menos tão normal quanto as tabelas de dados já foram).

Não filtrando em um formulário

O que você faz quando insere critérios por engano? Ou quando você decide que realmente não deseja incluir Lancaster em seu filtro logo depois de clicar em Lancaster? Não tem problema - o comando Clear Grid vem em seu socorro!

Quando você clica no comando Limpar Grade (encontrado no menu Avançado da seção Classificar e Filtrar), o Access limpa todas as entradas na grade Filtrar por Formulário e fornece um local agradável e limpo para começar de novo.

Filtrar excluindo seleção

O filtro Seleção também pode ser usado para excluir determinados registros. Isso funciona muito bem quando você deseja ocultar brevemente um monte de registros que compartilham um atributo único (um determinado estado, cidade ou código postal).

Veja como fazer o filtro Seleção excluir registros para você:

Percorra a tabela até encontrar o valor que deseja excluir.

Clique com o botão direito do mouse no campo que contém o valor e escolha Não é igual a ______ (onde o espaço em branco representa o valor que você clicou com o botão direito) no menu que aparece.

Os registros que correspondem ao valor que você escolheu ficam fora do caminho para que você possa se concentrar nos registros que realmente lhe interessam.

Com um clique, o Access oculta todos os voluntários cujo valor do campo Status é Prospectivo.

Você também pode clicar no botão Seleção (na seção Classificar e filtrar da guia Página inicial) e escolher Diferente no menu. Você também notará os comandos contém e não contém. Eles são úteis para selecionar registros que têm algo em comum, como uma palavra ou número específico dentro deles. Você também pode combinar filtros, excluindo não apenas (por exemplo) os voluntários em potencial, mas os voluntários em potencial que moram em uma determinada cidade ou estado.