Como pesquisar e filtrar um banco de dados Access 2019

Um banco de dados em papel é útil para armazenar informações, mas não tão útil para localizá-las novamente. Com o Access 2019, pesquisar e encontrar informações é fácil. Se você tem mil cartões de visita armazenados em um arquivo Rolodex, quanto tempo deseja perder tentando encontrar o número de telefone de uma única pessoa? Com o Access 2019, isso não é mais uma preocupação.

Pesquisar um banco de dados é crucial para tornar seus dados úteis, portanto, o Access oferece duas maneiras de pesquisar um banco de dados:

• Pesquise um registro específico.
• Use um filtro para mostrar um ou mais registros que atendem a um critério específico.

Procurando um registro específico no MS Access

O tipo mais simples de pesquisa procura um registro específico. Para pesquisar um registro, você precisa saber os dados armazenados em pelo menos um de seus campos, como número de telefone ou endereço de e-mail.

Quanto mais informações você já souber, maior será a probabilidade de o Access encontrar o registro que você deseja. Se você pesquisar todos os registros que contenham o primeiro nome Bill, o Access poderá encontrar dezenas de registros. Se você apenas pesquisar todos os registros que contenham o primeiro nome Bill, o sobrenome Johnson e um endereço estadual do Alasca, o Access provavelmente encontrará apenas o registro que você deseja.

Para pesquisar um registro específico em uma tabela do banco de dados Access, siga estas etapas:

No painel All Access Objects à esquerda da tela, clique duas vezes no nome da tabela do banco de dados que deseja pesquisar.

O Access exibe a exibição de folha de dados do seu banco de dados.

Clique na guia Página inicial.

No grupo Localizar, clique no ícone Localizar.

A caixa de diálogo Localizar e substituir é exibida.

Pesquise um registro específico em uma tabela do banco de dados.

Clique na caixa de texto Localizar e digite os dados que você sabe que estão armazenados no registro que deseja localizar.

Por exemplo, se você deseja encontrar o número de telefone de uma pessoa, mas sabe apenas o sobrenome dela, digite o sobrenome na caixa de texto Localizar.

Clique na caixa de listagem Examinar e escolha Campo atual ou Documento atual (pesquisa em todos os campos).

(Opcional) Clique na caixa de lista Corresponder e escolha uma das seguintes:

• Qualquer parte do campo: o texto Localizar pode aparecer em qualquer parte de um campo.
• Campo inteiro: o texto Localizar é o único texto armazenado em um campo.
• Início do campo: o texto Find What pode estar apenas no início de um campo.

(Opcional) Clique na caixa de listagem Pesquisar e escolha uma das seguintes opções:

• Up: Pesquisa desde o registro onde o cursor aparece, até o início da tabela do banco de dados
• Para baixo: pesquisa a partir do registro onde o cursor aparece, até o final da tabela do banco de dados
• Todos: Pesquisa toda a tabela do banco de dados

Clique em Find Next.

O Access destaca o campo onde encontra o texto que você digitou na Etapa 4.

Repita a Etapa 8 para pesquisar mais registros que podem conter o texto que você digitou na Etapa 4.

Clique em Cancelar ou no botão Fechar.

Filtrando um banco de dados Access

Pesquisar um banco de dados é fácil, mas um tanto limitado, porque você pode recuperar apenas um único registro por vez que corresponda a qualquer texto que você deseja encontrar. Se você quiser encontrar vários registros, pode usar um filtro.

Um filtro permite que você diga ao Access para exibir apenas os registros que atendem a determinados critérios, como todos os registros que contêm pessoas que ganham mais de $ 200.000 por ano, são casadas, moram em Las Vegas, Nevada e possuem dois ou mais gatos.

Para filtrar uma tabela de banco de dados, você deve informar ao Access qual campo ou campos usar como filtro e, em seguida, definir os critérios para esse filtro. Por exemplo, se você deseja filtrar a tabela do banco de dados para ver apenas os registros que listam os nomes de pessoas com pelo menos 65 anos, filtre o campo Idade e defina o critério como Maior ou igual a 65.

A filtragem simplesmente oculta todos os registros em uma tabela de banco de dados que não correspondem aos seus critérios. A filtragem não exclui ou apaga nenhum registro.

Usando uma correspondência exata para um filtro no Access 2019

O critério de filtragem mais simples procura uma correspondência exata. Ao filtrar um campo por uma correspondência exata, você está dizendo ao Access: “Quero ver apenas os registros que contêm esse bloco específico de dados neste campo específico”. Usando um filtro de correspondência exata, você pode exibir, por exemplo, apenas os registros que contêm CA no campo Estado.

Para filtrar uma tabela de banco de dados, siga estas etapas:

No painel All Access Objects à esquerda da tela, clique duas vezes no nome da tabela do banco de dados que você deseja filtrar.

O Access exibe a exibição de folha de dados do seu banco de dados.

Clique na guia Página inicial.

Clique no campo (coluna) que deseja usar como filtro.

No grupo Classificar e Filtrar, clique no ícone Filtro.

Um menu pop-up é exibido. Você também pode

• Marque ou desmarque as caixas de seleção neste menu.
• Continue com as etapas 5 a 7 para obter mais flexibilidade.

Escolha Filtros de texto.

Um submenu é exibido.

O menu pop-up Filtro permite especificar os critérios para um campo específico.

Escolha uma opção de filtro, como Igual a, Começa com ou Contém.

Uma caixa de diálogo Filtro personalizado é exibida.

A caixa de diálogo Filtro personalizado permite refinar ainda mais os critérios de um filtro.

Digite os dados que deseja localizar e clique em OK.

O Access exibe seus dados filtrados e um ícone de filtro aparece no título da coluna. O Access lembra suas configurações de filtro. Se você deseja limpar o filtro, clique no ícone do filtro no título da coluna; quando um menu pop-up aparecer, escolha Limpar filtro.

Você pode limpar um filtro de um título de coluna.

Para visualizar todos os dados em sua tabela de banco de dados, clique na guia Home. Em seguida, no grupo Classificar e Filtrar, clique no ícone Alternar Filtro.

Filtrando bancos de dados de acesso por formulário

One problem with defining filters in Datasheet view is that you have all your database table records cluttering the screen. To avoid this problem, Access lets you define filters by using a form, which basically displays an empty record so you can click the fields that you want to use to filter your database table.

To define a filter by form, follow these steps:

In the All Access Objects pane on the left of the screen, double-click the name of the database table that you want to filter.

Access displays the Datasheet view of your database.

Click the Home tab.

In the Sort & Filter group, click the Advanced icon.

A pull-down menu appears.

Choose Filter by Form.

The Advanced pop-up menu lets you specify the criteria for a specific field.

Access displays a blank record.

Click in any field, then type the data you want to filter such as a last name.

In the Sort & Filter group, click the Advanced icon and then click Apply Filter/Sort.

Access displays a filtered view of your database table.

You can click the Toggle Filter icon again to view all the data in your database table.

Using a filter criteria in Access 2019

Searching for an exact match in a field can be handy, but sometimes you may want to see records that meet certain criteria, such as finding the names of everyone whose salary is greater than $50,000 a year. Instead of filtering by an exact match, you have to define the filter criteria.

The type of data stored in each field determines the type of criteria you can create. Three common types of data stored in fields are text, numbers, and dates, which you can filter in different ways.

Common Criteria for Filtering Text Data

Common Criteria for Filtering Numeric Data

Critérios comuns para filtrar datas

Para criar os critérios de filtro, siga estas etapas:

No painel All Access Objects à esquerda da tela, clique duas vezes no nome da tabela de banco de dados que deseja filtrar.

O Access exibe a exibição de folha de dados do seu banco de dados.

Clique na guia Página inicial.

Clique no campo (coluna) que deseja usar como filtro.

No grupo Classificar e Filtrar, clique no ícone Filtro.
Um menu pop-up é exibido.

Selecione a opção Filtros, como Filtros de texto ou Filtros de número.

Um submenu de opções de filtro é exibido.

O menu pop-up Filtro permite especificar os critérios para um campo específico.

Clique em uma opção de filtro, como Entre ou Menor que.
A caixa de diálogo Filtro personalizado é exibida. A caixa de diálogo Filtro personalizado contém o nome da opção de filtro, como Entre números ou Menor que.

Digite um valor para seus critérios de filtro.

Digite um ou mais valores em cada caixa de texto na caixa de diálogo Filtro Personalizado e clique em OK.
O Access filtra sua tabela de banco de dados de acordo com seus critérios.

Repita as etapas 5 a 7 para cada filtro adicional que deseja adicionar.

Você pode clicar no ícone Alternar Filtro novamente para visualizar todos os dados em sua tabela de banco de dados.

Limpando um filtro no Access 2019

Ao aplicar um filtro a uma tabela de banco de dados, você vê apenas os registros que correspondem a esse filtro. O Access exibe uma mensagem Filtrada na parte inferior da tela para informá-lo quando estiver olhando para uma tabela de banco de dados filtrada.

Para remover um filtro para ver todos os registros, escolha uma das seguintes opções:

• Clique no ícone Alternar Filtro no grupo Classificar e Filtrar.
• Clique no botão Filtrado ou Não Filtrado na barra de status próximo à parte inferior da tela.

O Access desativa temporariamente todos os filtros para que você possa ver todas as informações armazenadas na tabela do banco de dados.

Quando você escolhe o comando Salvar (Ctrl + S) para salvar uma tabela do banco de dados, o Access também salva seu último filtro. Na próxima vez que você abrir essa tabela de banco de dados, poderá usar o último filtro criado. Se você quiser salvar vários filtros, terá que salvá-los como uma consulta.

Consulte estes atalhos de teclado úteis para obter mais informações.