Como usar a validação de dados para manter os dados do Excel limpos

Um comando útil relacionado a este negócio de manter seus dados do Excel limpos é o comando Validação de Dados. Use este comando para descrever quais informações podem ser inseridas em uma célula. O comando também permite fornecer mensagens que fornecem informações de entrada de dados e mensagens de erro que tentam ajudar alguém a corrigir erros de entrada de dados.

Para usar a validação de dados, siga estas etapas:

1Selecione o intervalo da planilha onde os dados a serem validados irão.

Você pode fazer isso arrastando o mouse ou usando as teclas de navegação.

2Escolha o comando Validação de dados da guia Dados para informar ao Excel que você deseja configurar a validação de dados para o intervalo selecionado.

O Excel exibe a caixa de diálogo Validação de dados.

3Na guia Configurações da caixa de diálogo Validação de dados, use as caixas de texto Critérios de validação para descrever o que são dados válidos.

Use as opções da caixa de lista suspensa Permitir, por exemplo, para fornecer quais tipos de informação podem ir para o intervalo: números inteiros, números decimais, valores da lista, datas válidas, horários válidos, texto de um comprimento específico e em breve.

Use as opções da caixa de listagem suspensa Dados para definir ainda mais seus critérios de validação. A caixa de listagem suspensa Dados fornece várias comparações que podem ser feitas como parte da validação: entre, não entre, igual a, não igual a, maior que e assim por diante.

Refine os critérios de validação, se necessário, usando qualquer uma das outras caixas de lista suspensa disponíveis. Nota: As outras opções de critérios de validação dependem do que você insere nas caixas de listagem suspensa Permitir e Dados. Se você indicar que deseja permitir apenas números inteiros entre um determinado intervalo de valores mínimo e máximo, o Excel fornece caixas de texto Mínimo e Máximo para você inserir ou definir o intervalo.

No entanto, se você selecionar outras entradas nas caixas de listagem suspensa Permitir ou Dados, verá outras caixas de texto aparecendo na guia Configurações. Em outras palavras, o Excel personaliza a guia Configurações dependendo do tipo de critério de validação que você definir.

4Ajuste a validação.

Depois de descrever os critérios de validação, marque ou desmarque (desmarque) a caixa de seleção Ignorar em branco para indicar se células em branco são permitidas.

5Considere expandir o escopo da validação de dados.

Marque a caixa de seleção Aplicar essas alterações a todas as outras células com as mesmas configurações para indicar se os critérios de validação devem ser expandidos para outras células semelhantes.

Clique no botão Limpar tudo e o Excel limpa (remove) os critérios de validação.

6 Forneça uma mensagem de entrada a partir da guia Mensagem de entrada da caixa de diálogo Validação de dados.

A guia Mensagem de entrada permite que você diga ao Excel para exibir uma pequena mensagem quando uma célula com validação de dados especificada for selecionada. Para criar a mensagem de entrada, você insere um título para a mensagem na caixa de texto Título e o texto da mensagem na caixa de texto Mensagem de entrada. Certifique-se de que a caixa de seleção Mostrar mensagem de entrada quando a célula for selecionada esteja marcada.

7 Forneça uma mensagem de erro na guia Alerta de erro da caixa de diálogo Validação de dados.

Você também pode fornecer uma mensagem de erro que o Excel exibe quando alguém tenta inserir dados inválidos.

Para criar uma mensagem de erro, primeiro verifique se a caixa de seleção Mostrar alerta de erro após a inserção de dados inválidos está marcada. Em seguida, use a caixa de lista suspensa Estilo para selecionar o que o Excel deve fazer quando encontrar dados inválidos: Interrompa a entrada de dados no usuário sem a entrada de dados incorreta ou simplesmente exiba uma mensagem informativa após os dados serem inseridos.

8Assim como ao criar uma mensagem de entrada, digite o título da mensagem de erro na caixa de texto Título. Em seguida, digite o texto completo da mensagem de erro na caixa de texto Mensagem de erro.

Curioso sobre as opções da caixa de listagem suspensa Estilo? O estilo do alerta de erro determina quais botões de comando a mensagem de erro apresenta quando alguém tenta inserir dados inválidos. Se o estilo de erro for Parar, a caixa de mensagem de erro exibirá os botões de comando Repetir e Cancelar.

Se o estilo de erro for Aviso, a caixa de mensagem de erro exibirá os botões de comando Sim, Não e Cancelar. Se o estilo do erro for Informativo, a caixa de mensagem de erro exibirá os botões de comando OK e Cancelar.