Como usar o recurso de categorias do Outlook 2013

O recurso Categorias do Outlook foi projetado para ajudá-lo a saber o que é urgente e o que pode esperar. Há muito valor em uma boa coleção de informações. No entanto, você não pode extrair o valor total de uma lista de contatos ou tarefas se não conseguir entender quais itens são importantes e quais não são.

Atribuir uma categoria no Outlook 2013

Ao configurar o Outlook pela primeira vez, você pode descobrir quais categorias estão disponíveis clicando no botão Categorizar na guia Página inicial. O botão Categorizar se parece com um pequeno jogo da velha multicolorido. Vários outros módulos do Outlook também mostram o botão Categorizar; ele faz o mesmo trabalho onde quer que você o encontre.

Clicar no botão Categorizar abre uma lista de categorias (surpresa!), Cada uma com o nome de uma cor. Se você simplesmente deseja codificar por cores seus itens do padrão, o processo é muito simples.

Siga estas etapas para atribuir uma categoria a um item:

Clique no item que deseja categorizar.

O item é destacado.

Clique no botão Categorizar e escolha na lista.

Um bloco colorido aparece no item para indicar qual categoria você escolheu.

Você pode atribuir várias categorias a cada item, embora colocar muitas categorias em um item possa ser mais confuso do que atribuir nenhuma categoria.

Renomear uma categoria no Outlook

Você pode memorizar o que cada cor de categoria do Outlook significa se quiser, mas provavelmente seria mais fácil renomear categorias para cores específicas:

Clique no botão Categorizar e escolha Todas as categorias.

A caixa de diálogo Categorias de cores é exibida.

Clique na categoria que você deseja renomear.

A categoria selecionada é destacada.

Clique em Renomear.

A categoria escolhida é cercada por uma caixa para mostrar que você pode editá-la.

Digite o novo nome que deseja atribuir a essa categoria.

O nome digitado aparece no lugar do nome antigo.

Clique OK.

A caixa de diálogo Categorias de cores é fechada.

Se você alterar o nome de uma categoria que já atribuiu a alguns itens do Outlook, o nome da categoria será alterado nesses itens automaticamente.

Alterar a cor de uma categoria no Outlook

Você pode alterar a cor de uma categoria, bem como seu nome. A atribuição de cores memoráveis ​​pode fornecer pistas importantes sobre como está seu trabalho ou como você está acompanhando os projetos atuais.

Siga estas etapas para alterar a cor de uma categoria:

Clique no botão Categorizar e escolha Todas as categorias.

A caixa de diálogo Categorias de cores é exibida.

Clique na categoria à qual deseja atribuir uma nova cor.

A categoria selecionada é destacada.

Clique no botão Color.

Uma caixa suspensa aparece, mostrando as cores que você pode escolher.

Clique na cor que você deseja atribuir.

A cor que você escolheu aparece no lugar da cor antiga.

Clique OK.

A caixa de diálogo Categorias de cores é fechada.

Você pode escolher Nenhum e criar uma categoria incolor. Isso é meio monótono, mas se combinar com seu humor, vá em frente. Um possível motivo para a criação de categorias sem cor é que o Outlook oferece apenas 25 cores e você pode ter mais de 25 categorias. Mas depois de passar de 25 categorias, você pode considerar reduzir o número de categorias para reduzir a confusão.

Atribuir uma tecla de atalho de categoria no Outlook

Você pode dar a cada categoria uma tecla de atalho, que permite atribuir uma categoria sem tocar no mouse. Isso é muito útil quando você deseja ampliar uma tela cheia de mensagens de e-mail ou tarefas e colocar tudo em algum tipo de ordem.

Para atribuir uma tecla de atalho a uma categoria, siga estas etapas:

Clique no botão Categorizar e escolha Todas as categorias.

A caixa de diálogo Categorias de cores é exibida.

Clique na categoria à qual deseja atribuir uma tecla de atalho.

A categoria selecionada é destacada para mostrar que você a selecionou.

Clique no menu Tecla de atalho.

A lista de teclas de atalho é exibida.

Clique na tecla de atalho que você deseja atribuir.

O nome da tecla de atalho que você escolheu aparece à direita da categoria.

Clique OK.

Você não pode atribuir mais de uma tecla de atalho a uma categoria; isso seria confuso. No entanto, você pode atribuir mais de uma categoria a um item.