Filtrando e classificando dados da tabela dinâmica no Excel 2019

Ao criar uma nova tabela dinâmica do Excel, você notará que o Excel 2019 adiciona automaticamente botões suspensos ao campo Filtro de relatório, bem como os rótulos dos campos de coluna e linha. Esses botões suspensos, conhecidos oficialmente como botões de filtro no Excel, permitem que você filtre todas as entradas, exceto certas entradas em qualquer um desses campos e, no caso dos campos de coluna e linha, classifique suas entradas na tabela.

Se você adicionou mais de um campo de coluna ou linha à sua tabela dinâmica, o Excel adiciona botões de recolhimento (-) que você pode usar para ocultar temporariamente os valores de subtotal para um determinado campo secundário. Depois de clicar em um botão de recolhimento na tabela, ele imediatamente se torna um botão de expansão (+) no qual você pode clicar para exibir novamente os subtotais desse campo secundário.

Filtragem de tabelas dinâmicas no Excel 2019

Talvez os botões de filtro mais importantes em uma tabela dinâmica do Excel sejam aqueles adicionados aos campos designados como FILTROS da tabela dinâmica. Ao selecionar uma opção específica nas listas suspensas anexadas a um desses botões de filtro, apenas os dados de resumo desse subconjunto selecionado são exibidos na tabela dinâmica.

Por exemplo, no exemplo de tabela dinâmica do Excel que usa o campo Sexo da lista Dados do funcionário como o campo Filtro de relatório, você pode exibir a soma apenas dos salários masculinos ou femininos por departamento e localização no corpo da tabela dinâmica fazendo uma das duas coisas da seguinte:

• Clique no botão de filtro do campo Sexo e, em seguida, clique em M na lista suspensa antes de clicar em OK para ver apenas os totais dos salários dos homens por departamento.
• Clique no botão de filtro do campo Sexo e, em seguida, clique em F na lista suspensa antes de clicar em OK para ver apenas os totais dos salários das mulheres por departamento.

Quando, posteriormente, você quiser exibir novamente o resumo dos salários de todos os funcionários, selecione novamente a opção (Todos) na lista de filtros suspensa do campo Sexo antes de clicar em OK.

Quando você filtra o campo Filtro de Relatório de Sexo dessa maneira, o Excel exibe M ou F no campo Filtro de Relatório de Sexo em vez do padrão (Todos). O programa também substitui o botão suspenso padrão por um ícone de filtro em forma de cone, indicando que o campo está filtrado e mostrando apenas alguns dos valores na fonte de dados.

Filtrando campos de coluna e linha

Os botões de filtro nos campos de coluna e linha anexados a seus rótulos permitem filtrar entradas para grupos específicos e, em alguns casos, entradas individuais na fonte de dados. Para filtrar os dados de resumo nas colunas ou linhas de uma tabela dinâmica, clique no botão de filtro do campo da coluna ou linha e comece clicando na caixa de seleção da opção (Selecionar tudo) no topo da lista suspensa para limpar esta caixa de sua marca de seleção. Em seguida, clique nas caixas de seleção de todos os grupos ou entradas individuais cujos valores somados você ainda deseja exibir na tabela dinâmica para colocar de volta as marcas de seleção em cada uma das caixas de seleção. Em seguida, clique em OK.

Tal como acontece com a filtragem de um campo Filtro de relatório, o Excel substitui o botão suspenso padrão para esse campo de coluna ou linha por um ícone de filtro em forma de cone, indicando que o campo está filtrado e exibindo apenas alguns de seus valores de resumo na tabela dinâmica. Para exibir novamente todos os valores de uma coluna ou campo de linha filtrado, você precisa clicar em seu botão de filtro e, em seguida, clicar em (Selecionar tudo) no topo de sua lista suspensa. Em seguida, clique em OK.

Esta imagem mostra o exemplo de tabela dinâmica depois de filtrar seu campo Filtro de relatório de gênero para mulheres (selecionando F na lista suspensa Gênero) e seu campo Coluna de departamento para Contabilidade, Administração e Recursos humanos.

Tabela dinâmica do Excel após filtrar o campo Filtro de relatório de gênero e o campo Coluna de departamento.

Além de filtrar entradas individuais em uma tabela dinâmica do Excel, você também pode usar as opções nos menus de continuação Filtros de rótulo e Filtros de valor para filtrar grupos de entradas que não atendem a certos critérios, como locais de empresas que não iniciam com uma carta específica ou salários entre $ 45.000 e $ 65.000.

Filtrando no Excel com segmentação de dados

Segmentações de dados no Excel 2019 facilitam a filtragem do conteúdo de sua tabela dinâmica em mais de um campo. (Eles até permitem que você se conecte a campos de outras tabelas dinâmicas que você criou na pasta de trabalho do Excel.)

Para adicionar segmentações de dados à tabela dinâmica do Excel, siga apenas duas etapas:

Clique em uma das células da tabela dinâmica para selecioná-la e, a seguir, clique no botão Inserir Segmentação de Dados localizado no grupo Filtro da guia Analisar na guia contextual Ferramentas de Tabela Dinâmica.
O Excel abre a caixa de diálogo Inserir Segmentações de Dados com uma lista de todos os campos da tabela dinâmica ativa.

Marque as caixas de seleção de todos os campos que deseja usar na filtragem da tabela dinâmica e para os quais deseja criar segmentações de dados e, a seguir, clique em OK.
O Excel então adiciona segmentações de dados (como objetos gráficos) para cada campo da tabela dinâmica que você seleciona e fecha automaticamente o painel de tarefas Campos da tabela dinâmica se estiver aberto no momento.

Depois de criar segmentações para a tabela dinâmica do Excel, você pode usá-los para filtrar seus dados simplesmente selecionando os itens que deseja exibir em cada segmentação. Você seleciona itens em uma segmentação clicando neles da mesma forma que faz com as células em uma planilha - mantenha pressionada a tecla Ctrl enquanto clica em itens não consecutivos e Shift para selecionar uma série de itens sequenciais. Para obter ajuda adicional, verifique esses outros atalhos de entrada.

A imagem abaixo mostra a tabela dinâmica de amostra depois de usar segmentações de dados criadas para os campos Sexo, Departamento e Local para filtrar os dados de forma que apenas os salários dos homens nos departamentos de Recursos Humanos e Administração nos escritórios de Boston, Chicago e São Francisco mostrar.

Tabela dinâmica de amostra filtrada com segmentação de dados criada para os campos Sexo, Departamento e Local.

Como os segmentadores de dados são objetos gráficos do Excel (embora alguns muito sofisticados), você pode movê-los, redimensioná-los e excluí-los da mesma forma que faria com qualquer outro gráfico do Excel. Para remover uma segmentação de dados de sua tabela dinâmica, clique nela para selecioná-la e pressione a tecla Delete.

Filtrando com cronogramas no Excel

O Excel 2019 oferece outra maneira rápida e fácil de filtrar seus dados com seu recurso de linha do tempo. Você pode pensar nas linhas do tempo como segmentações de dados projetadas especificamente para campos de data que permitem filtrar dados de sua tabela dinâmica que não se enquadram em um determinado período, permitindo assim que você veja o tempo das tendências em seus dados.

Para criar uma linha do tempo para a tabela dinâmica do Excel, selecione uma célula na tabela dinâmica e clique no botão Inserir Linha do Tempo no grupo Filtro na guia contextual Analisar na guia Ferramentas de Tabela Dinâmica na Faixa de Opções. O Excel então exibe uma caixa de diálogo Inserir linhas do tempo exibindo uma lista de campos da tabela dinâmica que você pode usar na criação da nova linha do tempo. Depois de marcar a caixa de seleção do campo de data que deseja usar nesta caixa de diálogo, clique em OK.

Esta imagem mostra uma linha do tempo criada para a amostra de lista de dados do funcionário selecionando seu campo Data de contratação na caixa de diálogo Inserir cronogramas. Como você pode ver, o Excel criou uma linha do tempo flutuante da Data de Contratação com os anos e meses demarcados e uma barra que indica o período de tempo selecionado. Por padrão, a linha do tempo usa meses como unidades, mas você pode alterar isso para anos, trimestres ou mesmo dias clicando no botão suspenso MESES e selecionando a unidade de tempo desejada.

Tabela dinâmica de amostra filtrada com uma linha do tempo criada para o campo Data de contratação.

Em seguida, a linha do tempo é literalmente usada para selecionar o período para o qual você deseja que os dados da tabela dinâmica do Excel sejam exibidos. Na imagem acima, a tabela dinâmica do Excel foi filtrada para mostrar os salários por departamento e localização apenas para funcionários contratados no ano de 2000. Você pode fazer isso simplesmente arrastando a barra de cronograma no gráfico de cronograma Data de contratação para que comece em janeiro de 2000 e se estende apenas até e incluindo dezembro de 2000. E para filtrar os dados de salários da tabela dinâmica para outros períodos de contratação, basta modificar os horários de início e término arrastando a barra de linha do tempo na linha do tempo Data de contratação.

Classificação de tabelas dinâmicas no Excel 2019

Você pode reordenar instantaneamente os valores de resumo em uma tabela dinâmica, classificando a tabela em um ou mais de seus campos de coluna ou linha. Para reclassificar uma tabela dinâmica, clique no botão de filtro para o campo de coluna ou linha que deseja usar na classificação e, em seguida, clique na opção Classificar de A a Z ou na opção Classificar de Z a A na parte superior do menu suspenso do campo Lista.

Clique na opção Classificar de A a Z quando quiser que a tabela seja reordenada classificando os rótulos no campo selecionado em ordem alfabética ou, no caso de valores, do menor para o maior valor ou, no caso de datas, do mais antigo para data mais recente. Clique na opção Classificar de Z a A quando desejar que a tabela seja reordenada classificando os rótulos em ordem alfabética reversa, valores do maior para o menor e datas do mais novo para o mais antigo.