Formatação condicional no Excel 2019

O botão Formatação condicional no Excel 2019 permite que você aplique a formatação provisória a um intervalo de células com base somente nas categorias nas quais seus valores atuais se enquadram. O legal desse tipo de formatação condicional é que, caso você edite os números no intervalo de células para que seus valores caiam em outras categorias, o Excel 2019 altera automaticamente a formatação de células para se adequar.

Quando você clica no botão Formatação condicional no grupo Estilos da guia Página inicial, um menu suspenso aparece com as seguintes opções:

• Highlight Cells Rules abre um menu de continuação com várias opções para definir regras de formatação que destacam as células na seleção de células que contêm determinados valores, texto ou datas; que tenham valores maiores ou menores do que um determinado valor; ou que caiam dentro de certos intervalos de valores.
• Regras superiores / inferiores abre um menu de continuação com várias opções para definir regras de formatação que destacam os valores superior e inferior, porcentagens e valores acima e abaixo da média na seleção de células.
• Barras de dados abre uma paleta com barras de dados de cores diferentes que você pode aplicar à seleção de células para indicar seus valores em relação uns aos outros clicando na miniatura da barra de dados.
• Escalas de cores abre uma paleta com diferentes escalas de duas e três cores que você pode aplicar à seleção de células para indicar seus valores em relação uns aos outros clicando na miniatura da escala de cores.
• Conjuntos de ícones abre uma paleta com diferentes conjuntos de ícones que você pode aplicar à seleção de células para indicar seus valores em relação uns aos outros, clicando no conjunto de ícones.
• Nova regra abre a caixa de diálogo Nova regra de formatação, onde você define uma regra de formatação condicional personalizada a ser aplicada à seleção de células.
• Limpar regras abre um menu de continuação onde você pode remover regras de formatação condicional para a seleção de células clicando na opção Limpar regras das células selecionadas, para a planilha inteira clicando na opção Limpar regras da planilha inteira, ou apenas para a tabela de dados atual clicando em a opção Limpar regras desta tabela. Se estiver trabalhando com uma Tabela Dinâmica, você pode limpar a formatação condicional dela clicando na opção Limpar Regras desta Tabela Dinâmica na parte inferior deste menu.
• Gerenciar regras abre a caixa de diálogo Gerenciador de regras de formatação condicional, onde você edita e exclui regras específicas, bem como ajusta sua precedência de regra movendo-as para cima ou para baixo na caixa de listagem Regras.

Formatação no Excel 2019 com escalas e marcadores

A formatação condicional mais fácil que você pode aplicar a um intervalo de células da planilha é usar as paletas pop-up de escalas gráficas e marcadores anexados às opções Barras de dados, Escalas de cores e Conjuntos de ícones no menu suspenso do botão Formatação condicional:

• Barras de dados representam os valores relativos na seleção de células pelo comprimento da barra de cores em cada célula e são ótimas para ajudá-lo a identificar rapidamente os valores mais baixos e mais altos em uma grande variedade de dados.
• As escalas de cores classificam os valores relativos em uma seleção de células com uma gradação de cores usando uma escala de uma, duas ou três cores e são ótimas para identificar a distribuição de valores em uma grande variedade de dados.
• Os conjuntos de ícones classificam os valores na seleção de células em conjuntos gráficos específicos organizados em quatro categorias, e cada ícone dentro de um conjunto representa um intervalo de valores que vão de altos a baixos. Os conjuntos de ícones são ótimos para identificar rapidamente os diferentes intervalos de valores em um intervalo de dados.

A imagem abaixo mostra um exemplo de intervalos de células (contendo valores idênticos) usando cada um dos três tipos de formatação. Os valores no primeiro intervalo (B2: B12) são formatados condicionalmente usando barras de dados de preenchimento de gradiente azuis. Os valores no segundo intervalo (D2: D12) são formatados condicionalmente usando a escala de cores verde, amarelo e vermelho. Os valores no terceiro intervalo (F2: F12) são formatados condicionalmente usando o Conjunto de ícones de 3 setas (coloridas).

Planilha de amostra com três intervalos de células idênticos formatados com as opções de barras de dados, escalas de cores e conjuntos de ícones do Excel.

Nesta imagem, os tipos específicos de formatação condicional atribuídos pelo Excel a cada intervalo de células podem ser interpretados da seguinte forma:

• As barras de dados adicionadas às células no primeiro intervalo de células, B2: B12, representam o tamanho relativo de seus valores graficamente, como um gráfico de barras padrão.
• Escalas de cores aplicadas ao segundo intervalo, D2: D12, representam o tamanho relativo dos valores no intervalo por cor e matiz (matizes de vermelho aplicados aos valores mais baixos, amarelo aos valores médios e verde aos valores mais altos).
• Ícones direcionais aplicados ao terceiro intervalo de células, F2: F12, representam o tamanho relativo dos valores no intervalo com ícones de seta apontando em diferentes direções (setas apontando diretamente para baixo para os valores mais baixos, direto para cima para os valores mais altos e lateralmente para valores médios).

Destacando intervalos de células no Excel 2019

As opções Destacar regras de células e Regras superiores / inferiores no menu suspenso Formatação condicional do Excel permitem que você identifique rapidamente as entradas de células de interesse particular em vários intervalos de células em sua planilha.

As opções no menu de continuação Highlight Cells Rules permitem definir formatos que identificam valores que são maiores, menores, iguais ou até mesmo entre valores específicos que você configurou. Este menu também contém uma opção para definir formatos especiais para identificar células que contenham determinado texto (como Sim, Não ou mesmo Talvez respostas em uma lista de dados) ou certas datas (como marcos e prazos do projeto).

Talvez uma das opções mais úteis no menu de continuação Highlight Cells Rules seja a opção Duplicate Values, que permite sinalizar entradas duplicadas em um intervalo de células, atribuindo-lhes uma formatação especial. Isso não apenas torna mais fácil identificar visualmente entradas duplicadas em uma lista de dados ou tabela, mas também localizá-las eletronicamente, pesquisando suas características de formatação específicas.

As opções no menu de continuação Regras superiores / inferiores permitem formatar de maneira especial e, portanto, identificar facilmente valores em tabelas de dados e listas que estão acima ou abaixo da norma. Essas opções não incluem apenas aquelas para formatar automaticamente todos os valores em um intervalo que está entre os 10 maiores ou menores (em valor ou porcentagem), mas também acima ou abaixo da média (calculada pela divisão do total pelo número de valores) .

Além de usar as regras prontas para formatação condicional localizadas nos menus de continuação Regras de células de destaque e Regras superiores / inferiores, você também pode criar suas próprias regras personalizadas. Ao criar uma regra personalizada, você não apenas especifica o tipo de regra que identifica quais valores ou entradas de texto formatar, mas também formata as cores e outros aspectos incluídos na formatação. (Para obter detalhes sobre a criação de formatos condicionais personalizados, consulte Excel 2019 All-in-One para LuckyTemplates .)

Formatação do Excel 2019 por meio da ferramenta de análise rápida

Uma das maneiras mais rápidas e fáceis de aplicar barras de dados, escalas de cores, conjunto de ícones, maior que ou formatação condicional dos 10% principais a uma tabela de dados é com a ferramenta Análise rápida do Excel 2019. A coisa mais legal sobre como aplicar a formatação condicional dessa maneira é que a Visualização ao vivo permite que você visualize a aparência dos seus dados com um tipo específico de formatação condicional antes de aplicá-la de fato.

Para atribuir formatação condicional com a ferramenta Análise rápida, selecione os dados da tabela que deseja formatar e, a seguir, selecione a ferramenta Análise rápida. Por padrão, a opção Formatação é selecionada quando o Excel exibe a paleta da ferramenta, de modo que tudo o que você precisa fazer é destacar cada uma das opções de formatação com o mouse ou o ponteiro de toque para ver como ficarão nos seus dados.

A imagem abaixo mostra a visualização ao vivo dos dados financeiros na tabela de vendas do Mother Goose 2016 com a formatação condicional das barras de dados (já que o botão Barras de dados é destacado nas opções de formatação). Para atribuir esse formato condicional aos dados financeiros na tabela selecionada, basta clicar no botão Barras de dados na paleta Análise rápida. Para visualizar como os dados ficariam formatados com outro formato condicional, basta destacar seu botão com o mouse ou o ponteiro de toque.

Visualização da formatação condicional em uma tabela de dados usando a ferramenta Quick Analysis.

Observe que se você clicar no botão Maior que na paleta Análise rápida, o Excel exibe uma caixa de diálogo Maior que onde você especifica o valor limite na caixa de texto Formatar células que são maiores que, bem como seleciona a cor da formatação para todos as células acima desse limite na lista suspensa à sua direita.

Com todos os outros tipos de formatos condicionais (barras de dados, escalas de cores, conjunto de ícones e 10% principais), o Excel segue em frente e aplica a primeira opção (padrão) para esse tipo de formatação que você encontra na caixa do botão Formatação condicional menus para baixo na faixa de opções.