Gerenciar conteúdo com conjuntos de documentos do SharePoint Online

No SharePoint Online, um dos produtos do pacote Microsoft Office 365, um Conjunto de Documentos permite agrupar documentos com base em alguns critérios e, em seguida, trabalhar com o grupo de documentos como uma entidade única.

Por exemplo, você pode ter um projeto no qual está trabalhando para marketing e um projeto no qual está trabalhando para contabilidade. Você pode agrupar seus documentos de marketing e agrupar seus documentos de contabilidade. Você pode então interagir com os documentos contábeis ou de marketing como um único grupo, em vez de individualmente.

Usando Conjuntos de documentos, você pode enviar todos os seus documentos de marketing por meio de um fluxo de trabalho em lote simultaneamente ou visualizar o controle de versão de todos os documentos como um conjunto em um determinado momento.

Para começar a usar Conjuntos de Documentos, primeiro você precisa ativar o recurso para seu Conjunto de Sites. Para fazer isso, siga estas etapas:

Clique no botão Ações do Site e em Configurações do Site.

A página Configurações do site é exibida, mostrando todas as configurações deste site específico do SharePoint.

Vá para o agrupamento de Administração do Conjunto de Sites e clique no link Recursos do Conjunto de Sites.

A página de recursos para este conjunto de sites específico é exibida.

Clique no botão Ativar próximo ao recurso Conjuntos de documentos.

Depois que o recurso Conjuntos de documentos é ativado, você pode adicionar a funcionalidade a qualquer biblioteca. O conjunto de documentos assume a forma de um tipo de conteúdo no SharePoint. Um tipo de conteúdo é o agrupamento de campos de metadados em um único grupo. Por exemplo, você pode ter uma receita com um tipo de conteúdo que inclui metadados, como ingredientes, tempos de cozimento e temperos necessários.

O tipo de conteúdo Conjunto de documentos do SharePoint inclui toda a funcionalidade necessária para agrupar vários documentos em uma única entidade.

Uma biblioteca de documentos comum no SharePoint é a biblioteca de documentos compartilhados. Você pode adicionar a funcionalidade Conjunto de documentos à biblioteca de documentos compartilhados seguindo estas etapas:

Navegue até a biblioteca na qual deseja adicionar a funcionalidade Conjuntos de documentos.

Clique no botão Configurações da biblioteca localizado na guia Biblioteca.

Para adicionar um Tipo de Conteúdo a esta biblioteca, primeiro você precisa habilitar a edição.

Na página Configurações da biblioteca, clique no link Configurações avançadas.

A página Configurações avançadas é exibida e permite que você execute configurações avançadas para esta biblioteca.

Na seção Tipo de conteúdo, selecione Sim para permitir a edição dos tipos de conteúdo.

Clique em OK para retornar à página Configurações da biblioteca.

Observe que uma nova seção aparece na página agora chamada Tipos de conteúdo.

Clique no link Adicionar a partir de tipos de conteúdo de site existentes para adicionar um tipo de conteúdo de site existente.

Selecione o tipo de conteúdo Conjunto de documentos, clique no botão Adicionar e em OK.

Agora que a funcionalidade Conjunto de Documentos foi adicionada à biblioteca, você pode criar um novo conjunto de documentos. Para criar um novo Conjunto de Documentos, clique na guia Documentos da Faixa de Opções e, no menu suspenso Novo Documento, selecione Conjunto de Documentos.

Um conjunto de documentos é exibido na biblioteca de documentos compartilhados como qualquer outro documento. Você pode interagir com um conjunto de documentos da mesma forma que interage com um único documento da biblioteca. A diferença, entretanto, é que quando você clica em um Conjunto de Documentos, você abre o agrupamento de documentos em vez de um único documento.

Quando o Conjunto de Documentos for aberto, uma nova guia Conjunto de Documentos aparecerá na Faixa de Opções. Esta guia permite que você gerencie o conjunto de documentos com recursos, como edição de propriedades, alteração de permissões de segurança, compartilhamento de documentos, captura de versões ou envio de todos os documentos por meio do fluxo de trabalho em um lote.