O que é o Microsoft Access e para que ele é usado?

O Access 2019, a versão mais recente do aplicativo de banco de dados Microsoft Office, sempre foi um programa poderoso e esta versão não é diferente. Todo esse poder torna o Access um aplicativo que não é tão fácil de aprender sozinho.

Você não precisa usar todos os recursos e ferramentas e empurrar as bordas do envelope do Access. Na verdade, você pode usar muito pouco de tudo o que o Access tem a oferecer e ainda criar uma solução bastante significativa para suas necessidades de armazenamento e acesso de dados - tudo porque o Access pode realmente "fazer tudo" - permitindo que você configure um banco de dados rapidamente, crie registros nesse banco de dados e, em seguida, use esses dados de várias maneiras úteis. Mais tarde, quem sabe? Você pode se tornar um guru do Access.

Para que serve o Access? Esta é uma boa pergunta. Bem, a lista do que você pode fazer com ele é muito mais longa do que a lista do que você não pode fazer com ele - é claro, especialmente se você deixar coisas como "lavar seu carro" e "guardar a louça" a lista de “não posso fazer”. Quando se trata de organização, armazenamento e recuperação de dados, o Access está à frente da classe.

Construindo grandes bancos de dados com Alexa

Ok, o que quero dizer com grande banco de dados? Qualquer banco de dados com muitos registros - e muitos, quero dizer centenas. Pelo menos. E certamente, se você tiver milhares de registros, precisará de uma ferramenta como o Access para gerenciá-los. Embora você possa usar o Microsoft Excel para armazenar listas de registros, ele limita quantos você pode armazenar (não mais do que o número de linhas em uma única planilha). Além disso, você não pode usar o Excel para configurar nada além de uma lista simples que pode ser classificada e filtrada. Portanto, qualquer coisa com muitos registros e dados complexos é melhor feito no Access.

Alguns motivos pelos quais o Access lida bem com grandes bancos de dados são:

• Normalmente, um grande banco de dados tem necessidades de entrada de big data. O Access oferece não apenas formulários, mas também recursos que podem criar um formulário rápido por meio do qual alguém pode inserir todos esses registros. Isso pode tornar a entrada de dados mais fácil e rápida e pode reduzir significativamente a margem de erro.
• Quando você tem muitos e muitos registros, também tem muitas oportunidades de erros surgirem. Isso inclui registros duplicados, registros com erros ortográficos e registros com informações ausentes - e isso é só para começar. Portanto, você precisa de um aplicativo como o Access para descobrir esses erros e corrigi-los.
• Grandes bancos de dados significam grandes necessidades de relatórios precisos e perspicazes. O Access tem ferramentas de relatório poderosas que você pode usar para criar relatórios impressos e na tela - e eles podem incluir tantos dados quanto você precisar, extraídos de mais de uma tabela, se necessário. Você pode adaptar seus relatórios ao seu público, desde o que é mostrado nas páginas dos relatórios até as cores e fontes usadas.
• Grandes bancos de dados são difíceis de vasculhar quando você deseja encontrar algo. O Access fornece várias ferramentas para classificar, pesquisar e criar suas próprias ferramentas especializadas (conhecidas como consultas ) para localizar o único registro indescritível ou grupo de registros de que você precisa.
• O Access economiza tempo, tornando mais fácil importar e reciclar dados. Você pode ter usado certas ferramentas para importar dados de outras fontes - como planilhas do Excel (se você começou no Excel e maximizou sua utilidade como um dispositivo de armazenamento de dados) e tabelas do Word. O Access evita que você insira novamente todos os seus dados e permite que você mantenha várias fontes de dados consistentes.

Criação de bancos de dados com várias tabelas

Quer o seu banco de dados contenha 100 ou 100.000 registros (ou mais), se você precisar manter tabelas separadas e relacioná-las para o máximo uso das informações, você precisa de um banco de dados relacional - e isso é o Access. Como você sabe se seus dados precisam estar em tabelas separadas? Pense nos seus dados - eles são muito compartimentados? Sai pela tangente? Considere o exemplo a seguir e aplique os conceitos aos seus dados e veja se você precisa de várias tabelas para o seu banco de dados.

O banco de dados da Grande Organização

Imagine que você trabalhe para uma empresa muito grande e a empresa tenha dados relativos a seus clientes e seus pedidos, os produtos que a empresa vende, seus fornecedores e seus funcionários. Para um banco de dados complexo como este, você precisa de várias tabelas, da seguinte maneira:

• Uma tabela contém os dados do cliente - nomes, endereços, números de telefone e endereços de e-mail.
• Uma segunda tabela contém os pedidos dos clientes, incluindo o nome do cliente que fez o pedido, o vendedor que tratou da venda, as informações de envio e a data do pedido.
• Uma terceira tabela contém informações sobre os produtos que a empresa vende, incluindo números de produtos, nomes de fornecedores, preços e o número de itens em estoque.
• Uma quarta tabela contém dados de fornecedores - sobre as empresas das quais a organização principal obtém seu estoque de produtos para revender aos clientes. A tabela contém os nomes das empresas, sua pessoa de contato e as informações de endereço, e-mail e número de telefone para contatá-los.
• Uma quinta tabela contém os dados dos funcionários - desde a data em que foram contratados até suas informações de contato e o cargo - e também contém notas sobre eles, uma espécie de resumo de seus currículos para referência.

Outras tabelas também existem - para manter uma lista de empresas de transporte e suas informações de contato (para despachar pedidos de clientes), uma tabela de despesas (para as despesas incorridas na administração do negócio) e outras tabelas que são usadas com as quatro tabelas principais.

Porque você não precisa preencher todos os campos de cada registro - em qualquer tabela do banco de dados - se você não tiver um número de telefone ou não souber um endereço de e-mail, por exemplo, não há problema em deixar esses campos em branco até obter essa informação.

Não planejou? Plano para falhar

Se você pensar cuidadosamente sobre seu banco de dados, como usa seus dados e o que você precisa saber sobre seus funcionários, clientes, voluntários, doadores, produtos ou projetos - tudo o que estiver armazenando informações - você pode planejar:

• Quantas tabelas você vai precisar
• Quais dados irão para qual tabela
• Como você usará as tabelas juntas para obter os relatórios de que precisa

Claro, todo mundo esquece algo e planeja mudanças depois que um sistema já foi implementado. Mas não se preocupe - o acesso não é tão rígido que o caos ocorrerá se você começar a construir suas tabelas e esquecer algo (um campo ou dois, uma tabela inteira). Você sempre pode adicionar um campo que esqueceu (ou que alguma faísca brilhante acabou de dizer que é necessária) ou adicionar uma nova tabela após o fato. Mas planejar com antecedência o mais minuciosamente possível ainda é essencial.

As part of thorough planning, sketch your planned database on paper, drawing a kind of flowchart with boxes for each table and lists of fields that you’ll have in each one. Draw arrows to show how they might be related — it’s sort of like drawing a simple family tree — and you’re well on your way to a well-planned, useful database.

Here’s a handy procedure to follow if you’re new to the process of planning a database:

1. On paper or in a word-processing document, whichever is more comfortable, type the following:

• A tentative name for your database
• A list of the pieces of information you plan on getting from that database on a daily or regular basis

2. Now, based on that information, create a new list of the actual details you could store:

List every piece of information you can possibly think of about your customers, products, ideas, cases, books, works of art, students — whatever your database pertains to. Don’t be afraid to go overboard — you can always skip some of the items in the list if they don’t turn out to be things you really need to know (or can possibly find out) about each item in your database.

3. Take the list of fields — that’s what all those pieces of information are — and start breaking them up into logical groups.

How? Think about the fields and how they work together:

• For example, if the database keeps track of a library of books, perhaps the title, publication date, publisher, ISBN (International Standard Book Number, which is unique for each book), price, and page count can be stored in one group, whereas author information, reviews, and lists of other titles by the same author or books on the same topic can be stored in another group. These groups become individual tables, creating your relational database of books.
• Figure out what’s unique about each record. As stated in the previous point, you need a field that’s unique for each record. Although Access can create a unique value for you if no unique data exists for each record in your database, it’s often best to have such a field already in place, or to create such a field yourself. Customer numbers, student numbers, Social Security numbers, book ISBNs, catalog numbers, serial numbers — anything that isn’t the same for any two records will do.

With a big list of fields and some tentative groupings of those fields at the ready, and with an idea of which field is unique for each record, you can begin figuring out how to use the data.

4. Make a list of ways you might use the data, including:

• Reports you’d like to create, including a list of which fields should be included for each report
• Other ways you can use the data — labels for mailings, product labels, catalogue data, price lists, contact lists, and so on

5. List all the places your data currently resides. This might be on slips of paper in your pocket, on cards in a box, in another program (such as Excel), or maybe through a company that sells data for marketing purposes.

With this planning done, you’re ready to start building your database.

Access databases with user forms

When you’re planning your database, consider how the data will be entered:

• If you’ll be doing the data entry yourself, perhaps you’re comfortable working in a spreadsheet-like environment (known in Access as Datasheet view), where the table is a big grid. You fill it in row by row, and each row is a record.

The figure shows a table of volunteers in progress in Datasheet view. You decide: Is it easy to use, or can you picture yourself forgetting to move down a row and entering the wrong stuff in the wrong columns as you enter each record? As you can see, there are more fields than show in the window, so you’d be doing a lot of scrolling to the left and right to use this view.

Datasheet view can be an easy environment for data entry. Or not.

• You may want to use a form (shown in the following figure) instead. A form is a specialized interface for data entry, editing, and viewing your database one record at a time, if:
• Someone else will be handling data entry
• Typing row after row of data into a big grid seems mind-numbing

Here’s a simple form for entering new records or reviewing existing ones.

The mind-numbing effect (and inherent increased margin for error) is especially likely when you have lots of fields in a database, and the user, if working in Datasheet view, has to move horizontally through the fields. A form like the one shown puts the fields in a more pleasing format, making it easier to enter data into the fields and to see all the fields simultaneously (or only those you want data entered into).

If your database is large enough that you require help doing the data entry, or if it’s going to grow over time, making an ongoing data-entry process likely, Access is the tool for you. The fact that it offers simple forms of data entry/editing is reason enough to make it your database application of choice.

Databases that require special reporting

Yet another reason to use Access is the ability it gives you to create customized reports quickly and easily. Some database programs, especially those designed for single-table databases (known as flat-file databases), have some canned reports built in, and that’s all you can do — just select a report from the list and run the same report that every other user of that software runs.

If you’re an Excel user, your reporting capabilities are far from easy or simple, and they’re not designed for use with large databases — they’re meant for spreadsheets and small, one-table lists. Furthermore, you have to dig much deeper into Excel’s tools to get at these reports. Access, on the other hand, is a database application, so reporting is a major, up-front feature.

An example? In Excel, to get a report that groups your data by one or more of the fields in your list, you have to sort the rows in the worksheet first, using the field(s) to sort the data, and then you can create what’s known as a subtotal report. To create it, you use a dialog box that asks you about calculations you want to perform, where to place the results, and whether you’re basing a sort and/or a subtotal on more than one field. The resulting report is not designed for printing, and you have to tinker with your spreadsheet pagination (through a specialized view of the spreadsheet) to control how the report prints out.

No Access? Basta iniciar o Assistente de relatório e você pode classificar seus dados, escolher como agrupá-los, decidir quais dados incluir no relatório e escolher um layout visual e esquema de cores, tudo em um processo simples e otimizado. Sem você fazer nada, o relatório está pronto para impressão. O Access foi criado para relatórios - afinal, é um aplicativo de banco de dados - e os relatórios são uma das maneiras mais (se não a mais) importantes de usar e compartilhar seus dados.

Como os relatórios são uma parte tão importante do Access, você não só pode criá-los com o mínimo de confusão, mas também personalizá-los para criar uma documentação poderosa de seus dados mais importantes:

• Crie um relatório rápido e simples que apenas expulse o que quer que esteja em sua mesa em um formato organizado e fácil de ler.

Ah, simplicidade. Um relatório rápido está a apenas um clique de distância.

• Crie um relatório personalizado que você projeta passo a passo com a ajuda do Assistente de Relatório. O relatório mostrado na figura apresenta os voluntários classificados pelos sobrenomes. Essas opções foram colocadas em prática facilmente com apenas alguns cliques.

O Report Wizard cria relatórios mais elaborados (mas simples), como este.

• Você pode realmente arregaçar as mangas e criar um novo relatório ou brincar com um existente, adicionando todos os tipos de sinos e apitos. A figura a seguir mostra isso acontecendo na visualização Design. Observe que o título do relatório (Lista de voluntários por status) está selecionado: ele tem uma caixa ao redor e pequenas alças nos cantos e nas laterais da caixa, o que significa que você pode reformatar o título, alterar a fonte, o tamanho ou a cor do texto, ou mesmo editar as palavras se um novo título for necessário.

A visualização de design pode parecer um pouco intimidante, mas para realmente personalizar as coisas, você precisará dela - e pode até se divertir!

Assim, você pode criar qualquer tipo de relatório personalizado no Access, usando qualquer uma ou todas as suas tabelas de banco de dados e qualquer um dos campos dessas tabelas, e você pode agrupar campos e colocá-los na ordem que desejar:

• Com o Assistente de Relatório, você pode escolher entre vários layouts predefinidos para o seu relatório e pode personalizar tudo linha por linha, coluna por coluna.
• Você pode adicionar e remover campos facilmente após criar o relatório, caso mude de ideia sobre o que está incluído no relatório. Se quiser colocar sua marca pessoal em todos os aspectos do seu relatório, você pode usar a visualização Design para fazer o seguinte:
• Adicione títulos, caixas de texto instrucionais ou descritivas e gráficos.
• Configure cabeçalhos e rodapés personalizados para incluir qualquer informação que você deseja que apareça em todas as páginas do relatório.

Se tudo isso parece empolgante, ou pelo menos interessante, então você está realmente no caminho certo com o Access. A necessidade de criar relatórios personalizados é um dos principais motivos para usar o Access.