Tabelas inteligentes que se expandem com dados em modelos de dados do Excel

Um dos desafios que você pode encontrar ao construir modelos de dados no Excel é uma tabela de dados que se expande com o tempo. Ou seja, a tabela cresce no número de registros que contém devido à adição de novos dados. Para obter uma compreensão básica desse desafio, dê uma olhada na figura a seguir.

A data na tabela e no gráfico termina em junho.

Nesta figura, você vê uma tabela simples que serve como fonte para o gráfico. Observe que a tabela lista os dados de janeiro a junho.

Imagine que, no mês que vem, essa tabela se expanda para incluir os dados de julho. Você terá que atualizar manualmente seu gráfico para incluir os dados de julho. Agora imagine que você teve o mesmo problema em seu modelo de dados, com várias tabelas de dados vinculadas a várias tabelas de preparação e componentes de painel. Você pode imaginar que seria uma tarefa extremamente dolorosa acompanhar as mudanças a cada mês.

Para resolver esse problema, você pode usar o recurso Tabela do Excel (você pode dizer que eles passaram a noite toda pensando nesse nome). O recurso Tabela permite que você converta um intervalo de dados em uma tabela definida que é tratada independentemente de outras linhas e colunas na planilha. Depois que um intervalo é convertido em uma tabela, o Excel visualiza as células individuais na tabela como um único objeto com funcionalidade que um intervalo de dados típico não possui.

Por exemplo, as tabelas do Excel oferecem os seguintes recursos:

• Eles são ativados automaticamente com cabeçalhos suspensos Filtrar para que você possa filtrar e classificar facilmente.

• Eles vêm com a capacidade de adicionar rapidamente uma linha Total com várias funções de agregação.

• Você pode aplicar formatação especial às tabelas do Excel, independentemente do resto da planilha.

• Mais importante para fins de modelagem de dados, eles se expandem automaticamente para permitir novos dados.

O recurso Tabela existe no Excel 2003 com um nome diferente: o recurso Lista (encontrado no menu Dados do Excel). A vantagem desse fato é que as tabelas do Excel são totalmente compatíveis com as listas do Excel 2003.

Converter um intervalo em uma tabela do Excel

Para converter uma série de dados em uma tabela do Excel, siga estas etapas:

Realce o intervalo de células que contêm os dados que você deseja incluir na tabela do Excel.

Na guia Inserir da Faixa de Opções, clique no botão Tabela.

Esta etapa abre a caixa de diálogo Criar Tabela.

Na caixa de diálogo Criar Tabela, verifique o intervalo da tabela e especifique se a primeira linha do intervalo selecionado é uma linha de cabeçalho.

Clique em OK para aplicar as alterações.

Converter uma série de dados em uma tabela do Excel.

Após a conversão, observe algumas pequenas mudanças. O Excel colocou menus suspensos de filtro automático nas linhas de cabeçalho, as linhas da tabela agora têm sombreamento alternativo e qualquer cabeçalho que não tivesse um valor foi nomeado pelo Excel.

Você pode usar tabelas do Excel como fonte de gráficos, tabelas dinâmicas, caixas de listagem ou qualquer outra coisa para a qual normalmente usaria um intervalo de dados. Na figura a seguir, um gráfico foi vinculado à tabela do Excel.

As tabelas do Excel podem ser usadas como fonte para gráficos, tabelas dinâmicas, intervalos nomeados e assim por diante.

Aqui está a parte impressionante. Quando os dados são adicionados à tabela, o Excel expande automaticamente o intervalo da tabela e incorpora o novo intervalo em qualquer objeto vinculado. Essa é apenas uma maneira elegante de dizer que qualquer gráfico ou tabela dinâmica vinculada a uma tabela do Excel captura automaticamente novos dados sem intervenção manual.

Por exemplo, se você adicionar dados de julho e agosto ao final da tabela do Excel, o gráfico será atualizado automaticamente para capturar os novos dados. Na figura a seguir, julho é adicionado sem dados e agosto com dados para mostrar que o gráfico captura todos os novos registros e plota automaticamente os dados fornecidos.

As tabelas do Excel se expandem automaticamente quando novos dados são adicionados.

Reserve um momento para pensar sobre o que as tabelas do Excel significam para um modelo de dados. Eles significam tabelas dinâmicas que nunca precisam ser reconfiguradas, gráficos que capturam novos dados automaticamente e intervalos que acompanham automaticamente as mudanças.

Converter uma tabela do Excel em um intervalo

Se você deseja converter uma tabela do Excel de volta em um intervalo, siga estas etapas:

Coloque o cursor em qualquer célula dentro da tabela do Excel e selecione as subguias de Design das Ferramentas de Tabela na Faixa de Opções.

Clique no botão Converter em intervalo, conforme mostrado.

Quando perguntado se você tem certeza (por meio de uma caixa de mensagem), clique no botão Sim.

Para remover a funcionalidade da tabela do Excel, converta a tabela de volta em um intervalo.