Trabalho com listas de distribuição no Outlook

Você pode criar uma Lista de Distribuição em seu módulo de Contatos do Outlook que inclua o nome de mais de uma pessoa para aqueles momentos em que você envia uma mensagem para várias pessoas simultaneamente. Você também pode atribuir categorias às suas Listas de Distribuição (assim como pode com contatos individuais) e pode enviar uma Lista de Distribuição para outras pessoas como um anexo de uma mensagem de e-mail para que possam usar a mesma lista que você usa se forem também usando o Outlook.

Criação de uma lista de distribuição

Criar uma lista de distribuição é uma simples questão de inventar um nome para sua lista e escolher a partir da coleção de nomes que você armazenou em seu sistema. Uma lista de distribuição não controla os números de telefone e endereços de correspondência, apenas endereços de e-mail.

Para criar uma lista de distribuição em seu módulo de contatos, siga estas etapas:

1. Escolha Arquivo -> Novo -> Lista de distribuição (ou pressione Ctrl + Shift + L).

A caixa de diálogo Lista de distribuição é exibida.

2. Digite o nome que deseja atribuir à sua Lista de Distribuição.

O nome digitado aparece na caixa de texto Nome.

3. Clique no botão Selecionar Membros.

A caixa de diálogo Selecionar Membros é exibida, exibindo uma lista de nomes disponíveis no lado esquerdo e uma caixa em branco no lado direito.

4. Clique duas vezes no nome de cada pessoa que deseja adicionar à sua Lista de Distribuição.

Cada nome que você clica duas vezes aparece na coluna Adicionar à lista de distribuição no lado direito da caixa de diálogo.

5. Quando terminar de escolher os nomes, clique em OK.

A caixa de diálogo Selecionar Membros é fechada.

6. Clique em Salvar e fechar (ou pressione Alt + S).

A caixa de diálogo Lista de distribuição é fechada e sua Lista de distribuição aparece na lista de contatos.

Ao criar uma Lista de Distribuição, você também pode incluir os endereços de e-mail de pessoas que não estão incluídas em sua lista de Contatos ou em qualquer um dos seus outros catálogos de endereços do Outlook. Para adicionar um estranho à sua Lista de Distribuição, clique em Adicionar Novo (em vez de Selecionar Membros) na Etapa 4 acima. Digite o nome e o endereço de e-mail da pessoa que deseja adicionar na caixa de diálogo Adicionar novos membros, clique em OK e siga o restante das etapas exatamente da mesma maneira.

Editando uma lista de distribuição

As pessoas vêm e vão nas Listas de Distribuição, assim como fazem em todos os outros lugares. Felizmente, você pode editar as listas. Basta clicar no ícone Contatos no Painel de Navegação e clicar duas vezes no nome de uma de suas Listas de Distribuição (as entradas que mostram um pequeno ícone de duas cabeças à direita de seus nomes). Ao abrir uma entrada da Lista de distribuição, você verá a mesma tela que viu quando criou a lista pela primeira vez. Aqui, você tem algumas opções úteis:

• Para remover um membro da lista: Clique nesse nome e clique no botão Remover.

• Para selecionar um novo membro a partir dos nomes que já estão em sua lista de contatos ou lista de endereços global: Clique em Selecionar membros e siga a mesma rotina que você usa ao criar uma lista.

• Para adicionar uma pessoa cujo endereço de e-mail não está listado em nenhuma de suas listas de endereços: Clique no botão Adicionar novo, preencha o nome e o endereço de e-mail da pessoa e clique em OK.

Usando uma lista de distribuição

Listas de distribuição aparecem como itens em sua lista de contatos junto com os nomes das pessoas - então (como você provavelmente pode imaginar), você pode usar uma lista de distribuição para enviar uma mensagem de e-mail da mesma forma que faria com qualquer contato. Veja como:

• Você pode arrastar o cartão de uma Lista de distribuição para sua caixa de entrada para criar uma nova mensagem de e-mail para essa lista.

• Você pode digitar o nome da Lista de distribuição na linha Para: de uma mensagem de e-mail e clicar no botão Verificar nomes na barra de ferramentas.

Quando o Outlook adiciona um sublinhado ao nome na caixa Para :, você sabe que sua mensagem irá para as pessoas em sua Lista de Distribuição.