40 dicas e truques do Microsoft Teams: do iniciante ao especialista [Atualizado em dezembro de 2021].

Com mais de 250 milhões de usuários ativos mensais, o Microsoft Teams ganhou muita popularidade durante a pandemia como a ferramenta padrão de colaboração online para empresas e consumidores. É provável que seu local de trabalho, universidade ou instituição de caridade favorita já tenha adotado o Teams, então você não quer ficar para trás. Esta lista bastante abrangente de dicas e truques destina-se a ajudá-lo a aproveitar ao máximo o Teams – hoje.

Portanto, se você ainda está tentando entender o básico ou já é um usuário experiente, vamos começar com esta lista principal de mais de 40 dicas e truques que todo usuário do Microsoft Teams deve conhecer.

Introdução ao Microsoft Teams

Esta seção contém dicas bem básicas, se você for um usuário mais experiente, talvez queira pular para além das seções básicas ou especializadas .

1. Altere o tema do Teams

Você sabia que pode alterar a aparência do Microsoft Teams?

Basta abrir as configurações do Teams, navegar até a guia Geral e escolher se deseja usar o plano de fundo branco tradicional ou, alternativamente, aplicar os modos escuro ou de alto contraste.

Modo escuro no Teams

2. Silencie seu áudio

Às vezes, você está atrasado para sua reunião e deseja participar silenciosamente ou simplesmente precisa atender uma ligação importante de seu parceiro durante uma reunião do Teams?

Silencie seu áudio diretamente no painel Controles de reunião pessoal

O Teams permite que você silencie seu microfone nos controles da reunião (mostrado acima) e no painel de configuração da reunião (mostrado como item 1 abaixo).

Principais funções no painel de opções de configuração de reunião do Teams

3. Desligue sua câmera

Da mesma forma, você pode ligar e desligar sua câmera de vídeo. Você pode usar o painel de configuração da reunião (item 2 acima) para desativar sua câmera; ou simplesmente use o painel de controle da reunião para ativar o vídeo novamente.

4. Desfoque o fundo do vídeo da reunião

Se você usa o Teams para videoconferências, isso pode parecer familiar. Seu home office está uma bagunça e você precisa participar desta videochamada. Duas soluções para isso: primeiro, você pode usar a função Configurações de fundo (item 3 acima) para desfocar o fundo do vídeo diretamente na configuração da reunião ou nos controles da reunião. A segunda solução é muito mais elegante: use um plano de fundo virtual (passaremos pelo processo mais tarde).

Se, por algum motivo, o botão de configuração de plano de fundo parecer inativo no painel de configuração da reunião; certifique-se de ligar sua câmera de vídeo primeiro.

5. Pare o eco nas reuniões do Teams

Quando você e outros participantes da reunião ingressarem em uma reunião de áudio ou vídeo do Teams na mesma sala, você ouvirá ecos irritantes. Você pode facilmente se livrar do eco pressionando o botão Audio off no painel Meeting Setup (mostrado acima como item 4).

6. Grave sua reunião

Um recurso importante do Teams que você pode querer usar desde o início é a capacidade de gravar uma reunião. Você pode iniciar uma gravação no painel de controle da reunião, conforme mostrado abaixo. A gravação em si é mantida no Microsoft Stream e você pode compartilhar facilmente a gravação como um link em uma conversa do Canal (ou por email, se necessário).

Gravar uma reunião do Teams

Quando a reunião terminar, você receberá um email com um link para sua gravação no Microsoft Stream.

Se você iniciou sua reunião a partir do canal, um link para a gravação também será disponibilizado como postagem no respectivo canal.

As gravações de reuniões ad-hoc estarão disponíveis na guia Bate-papo da própria reunião, juntamente com um arquivo trocado, notas da reunião e quadro branco, se usado.

Você também pode considerar adicionar o aplicativo Stream ao seu canal para que outros membros possam acessar facilmente todas as reuniões pertencentes ao grupo.

7 . Altere o ícone da sua equipe

A Microsoft permite que você carregue uma imagem personalizada e a defina como o logotipo/avatar da sua equipe. Mais detalhes podem ser encontrados neste tutorial que ajuda a definir um ícone personalizado .

8. Crie um canal privado

Há casos em que você precisará colaborar com outras pessoas em tarefas que exigem confidencialidade, como preparar um orçamento ou relatórios de análise de vendas. Os canais privados permitem que você estabeleça uma plataforma de colaboração com membros selecionados da equipe. O canal privado ficará visível apenas para os convidados e será marcado com um pequeno cadeado na sua lista de equipes.

Criar um canal privado é simples: basta clicar no botão Mais opções (…) ao lado de sua equipe e clicar em Adicionar canal . Em seguida, defina as informações do canal conforme mostrado abaixo. Por fim, adicione membros da equipe ao canal privado.

Canal privado no Microsoft Teams

9. Silencie as notificações de canais barulhentos

Hoje em dia, todos nós parecemos estar sobrecarregados com a enorme quantidade de notificações recebidas de plataformas de colaboração e e-mail. Muitas vezes é difícil realmente produzir algo significativo além da conversa interminável. Felizmente, o Teams torna relativamente simples para nós calibrar o influxo de alertas de notificação e sons que recebemos. Aqui está um guia sobre como silenciar os alertas de bate-papo e reunião do Teams .

10. Sair de uma equipe

Se você não vê nenhum benefício em fazer parte de uma equipe, pode sair facilmente. Clique no botão Mais opções ao lado da equipe que você gostaria de deixar e escolha Sair da equipe .

11. Use o Teams no celular

Se você precisar acessar o Teams sempre que estiver em trânsito, poderá usar o Teams também no celular. A Microsoft enviou aplicativos do Teams muito bons para Android e iOS. Converse com seus colegas de Tecnologia da Informação para descobrir se você precisará de software adicional ou procedimento de autenticação para acessar o conteúdo do Teams da sua empresa no celular.

12. Instale e desinstale um aplicativo no Teams

Além da colaboração básica, o Teams permite que você aprimore o trabalho em equipe usando aplicativos da Microsoft ou de terceiros. Nas próximas seções deste tutorial, você verá vários usos de aplicativos em equipes: imagens, clima, relatórios, enquetes, anotações etc'.

Se você for um proprietário de equipe, poderá instalar e desinstalar facilmente os aplicativos que foram disponibilizados por seus administradores de tecnologia da informação.

O processo é bastante simples: localize sua equipe, clique no botão Mais opções ao lado e escolha a engrenagem Gerenciar equipe . Em seguida, na guia Aplicativos, clique no botão Mais aplicativos para pesquisar e instalar seu novo aplicativo. Os aplicativos específicos de um canal podem ser adicionados como guias no canal

13. Cancelar recibos de leitura

Por padrão, sempre que você lê uma mensagem no aplicativo de bate-papo, o Teams coloca um pequeno ícone ao lado da mensagem. Isso ajuda o remetente a reconhecer que você leu a mensagem. Você pode cancelar as confirmações de leitura na guia Privacidade das configurações do Teams.

Desativando confirmações de leitura no Teams

14. Usando Filtros para encontrar coisas rapidamente

Deseja acelerar a localização de atividades específicas em seu feed, bem como bate-papos, equipes e canais específicos? Use o filtro Teams (mostrado abaixo) ou use o atalho Ctrl+Shift+F .

A função de filtro permite encontrar rapidamente entradas relevantes por nome; para bate-papos, também permite encontrar rapidamente entradas silenciadas, ocultas e não lidas com facilidade.

15. Defina uma mensagem Ausente

Assim como no Outlook, o Teams permite que você componha uma mensagem de ausência temporária que será enviada se alguém lhe enviar uma mensagem no Teams ou mencionar você em um bate-papo.

Basta clicar no seu avatar do Teams, clicar em Definir mensagem de status e, em seguida, escrever sua mensagem e especificar o período de validade. Clique em Concluído e você estará pronto.

Indo além do básico

16. Use os comandos do Teams

À medida que você ganha um pouco mais de experiência com o Teams, talvez queira aumentar a produtividade do usuário usando os comandos da caixa de pesquisa.

Para começar, basta digitar o caractere de barra (/) na caixa de pesquisa do Teams e navegar na lista de comandos disponíveis:

Lista de comandos do Teams

A lista de comandos é bastante autoexplicativa e os que considero mais úteis são:

• /goto : Para acessar facilmente uma equipe ou canal
• /keys : para acessar a lista de atalhos do Teams
• /chat : para iniciar rapidamente um bate-papo com um de seus colegas

17. Use um plano de fundo virtual personalizado

Acho que você notou que as pessoas ingressam nas videochamadas do Teams usando paisagens da cidade ou da natureza como pano de fundo para suas videochamadas. Você pode usar praticamente todas as imagens como plano de fundo personalizado nas chamadas do Teams. Sinta-se à vontade para consultar nosso guia simples sobre como configurar planos de fundo de equipes virtuais para sua chamada.

18. Faça anotações em uma reunião

O Teams tem várias maneiras de fazer anotações da reunião.

Você pode adicionar facilmente blocos de anotações do OneNote armazenados no OneDrive ou em uma unidade de rede e fazer com que os membros do canal compartilhem notas e notas. Também vi pessoas usando a guia Postagens e adicionando suas notas como mensagens de bate-papo. Vi outras pessoas anexando arquivos do Word à reunião ou à guia Arquivos do canal. Existem também aplicativos de terceiros que você pode usar.

Dito isso, o método adequado é usar a guia Notas que é habilitada automaticamente para sua reunião.

• Navegue até o aplicativo de bate -papo.
• Clique na sua reunião.
• Navegue até a guia Notas e pressione o botão Tomar notas .
• Registre as atas da reunião lá.
• Aponte os participantes da reunião para suas anotações conforme necessário.

19. Acesse sua atividade não lida

Da mesma forma que o Microsoft Outlook, o Teams marca claramente todas as mensagens não lidas em negrito. Além disso, você pode marcar as mensagens do Teams como não lidas para acompanhamento posterior. Mas como você acessa facilmente essas mensagens e atividades não lidas? Basta digitar o comando /unread na barra de pesquisa do Teams e fazer com que o Teams recupere apenas as mensagens não lidas para você processar.

20. Excluir ou ocultar conversas de bate-papo

As equipes permitem que você exclua mensagens de uma conversa. Ele também permite que você esconda as entradas de bate-papo completas em seu aplicativo de bate-papos (basta clicar no botão … e depois escolher Ocultar ). No momento, o Teams não permite que você exclua completamente threads inteiros do histórico de bate-papo.

21. Solucione problemas de conexão de equipes do Outlook

Se você é um usuário do Microsoft Outlook e do Teams, provavelmente está agendando reuniões do Teams diretamente da sua reunião do Calendário do Outlook usando o Suplemento do Teams.

Mas e se, por algum motivo, o botão Teams não estiver disponível no Outlook, mesmo que o Teams esteja instalado corretamente no seu computador Windows?

Provavelmente, o motivo é que o suplemento do Teams está desabilitado. Dê uma olhada em nosso tutorial sobre como ativar facilmente o Teams no Microsoft Outlook .

22. Incorpore arquivos do Word e Excel em seu canal

Você pode compartilhar arquivos facilmente com seus colegas fazendo o upload para a guia Arquivos em um canal. No entanto, você pode facilitar o acesso ao arquivo simplesmente incorporando-o como guia em seu canal. Isso funciona não apenas para Excel ou Word, mas também para blocos de anotações do OneNote, apresentações do PowerPoint, documentos PDF e assim por diante.

23. Veja a linha de subordinação do seu colega

Se você trabalha em grandes organizações, pode ser necessário identificar a linha de subordinação organizacional de um colega. Como o Teams está bem integrado ao Azure Active Directory e ao Exchange, você pode examinar facilmente o organograma de seus colegas.

Basta ir à caixa de pesquisa do Teams, digitar o atalho /org e o nome do seu colega e estará tudo pronto.

Procurando um organograma de colega no Teams

Observação: você não poderá pesquisar o organograma no Teams para pessoas de fora da sua empresa.

24. Defina seu status (/dnd) , (/brb), (/disponível)

Deseja definir manualmente seu status para que outras pessoas saibam quando entrar em contato com você. Isso pode ser feito nas configurações do Teams, mas à medida que você ganha mais experiência com o Teams, você começará a definir seu status na caixa Pesquisar.

Simplesmente use /dnd para Não perturbe ou /brb para Voltar e pressione Enter . Seu status mudará. Apenas lembre-se de redefinir seu status conforme necessário.

25. Configurando manualmente seu status online para estar sempre disponível/ativo

Por padrão, sua presença online do Teams é sincronizada com seus eventos do Calendário do Microsoft Outlook e reflete o status real do seu sistema operacional (se ele está em uso ou ocioso). Também é configurado automaticamente para não incomodar quando você compartilha sua tela ou faz uma chamada. Dito isto, o Teams permite que você defina manualmente seu status online com muita facilidade e defina-o como disponível, ocupado, ausente ou offline, conforme necessário. Aqui está o tutorial para definir manualmente o status de disponibilidade do Teams .

26. Acesse seus dados no SharePoint

Os dados do canal do Teams estão disponíveis como uma biblioteca dedicada no Microsoft SharePoint, que é um portal de documentos amplamente utilizado como infraestrutura para o armazenamento de documentos do Teams.

Para acessar sua biblioteca do SharePoint, basta navegar até seu canal, clicar na guia Arquivos e clicar em Abrir no SharePoint .

27. Adicione o clima ao Teams

Semelhante ao Outlook, que permite exibir as condições climáticas em sua área, você pode usar o Teams para se atualizar com o paradeiro do clima.

Se o aplicativo Weather ainda não estiver instalado em seu cliente local do Teams, então:

• Abra o Teams, pressione o botão Aplicativos na barra de aplicativos do lado esquerdo,
• Procure e adicione o aplicativo Weather ao Teams.
• Em seguida, na barra de pesquisa principal do Teams, digite /clima e o local relevante.

Usando o aplicativo Teams Weather

28. Torne o Teams seu aplicativo de bate-papo padrão

Depois de começar a usar o Teams, você poderá achá-lo bastante superior ao Skype for Business. Você pode tornar o Teams seu aplicativo de bate-papo padrão para Outlook e outros aplicativos do Office. Basta acessar as configurações do Teams e, na guia Geral , marcar a caixa Registrar o Teams como o aplicativo de bate-papo padrão para o Office .

A configuração entrará em vigor depois que todos os aplicativos abertos do Office forem reiniciados.

29. Use Equipes no Modo Juntos

Um recurso relativamente novo do Teams é permitir reuniões no Modo Juntos . Em vez de exibir os feeds de câmera de todos os participantes da reunião na exibição de grade (galeria), você pode mostrá-los lado a lado em um ambiente virtual (pense em sala de aula, biblioteca, cinema etc').

Para habilitar o modo Juntos, você precisará primeiro atualizar o Teams (pressione seu avatar e, em seguida, verifique se há atualizações). Em seguida, clique no seu avatar e clique em Configurações. Na guia geral, marque a caixa Nova experiência:

Ativando o Modo Juntos

Em seguida, em seu painel de reunião, pressione o botão … e selecione Modo Juntos .

Observe que, se você trabalhar em grande cooperação, talvez não consiga atualizar manualmente o Microsoft Teams por conta própria. Talvez seja necessário discutir a ativação do Modo Juntos com seu administrador de tecnologia da informação.

Truques de especialistas

30. Obtenha um endereço de e-mail para o seu canal

Depois que um canal é criado, você pode postar novas mensagens na guia Postagens do canal, diretamente do Outlook. Para isso, você precisará localizar o endereço de e-mail do seu canal da seguinte maneira:

• Localize seu canal e clique no botão Mais opções ao lado dele.
• Clique em Obter endereço de e-mail .
• Copie o endereço de email e adicione-o como um contato no Outlook
• Notas laterais:
  • Os proprietários de equipes podem determinar quem pode enviar emails para o canal (clicando no botão Configurações avançadas).
  • Você pode

31. Desabilite a inicialização do Teams ao iniciar o Windows

O Teams é absolutamente ótimo, mas pode consumir uma quantidade significativa de recursos do computador, principalmente RAM. Se você executar um computador comercial, não notará um impacto no desempenho do sistema. Dito isso, se você executar a partir de um tablet simples, talvez queira executar o Teams somente quando necessário. Quando instalado, o Teams é configurado para iniciar automaticamente sempre que você iniciar o computador. Você pode desabilitar a inicialização do Teams ao inicializar seu computador e iniciá-lo somente caso seja necessário.

32. Publicar enquetes e pesquisas no Teams

Um dos usos mais úteis do Teams é executar enquetes e pesquisas. Em questão de 10 minutos, você pode criar uma enquete personalizada usando o Microsoft Forms ou outro software de terceiros como o Polly e publicá-las no seu canal do Teams. Este tutorial tem tudo o que você precisa para criar suas pesquisas personalizadas do Teams .

33. Incorporar um relatório no Teams

Se sua organização estiver usando a plataforma de BI da Microsoft, você poderá usar o Teams para distribuir seus relatórios. Você pode facilmente selecionar e fixar relatórios do Power BI em uma guia de canal para garantir que eles estejam disponíveis para suas discussões orientadas por dados.

34. Procure sua cotação favorita diretamente no Teams

Outra maneira legal de usar o Teams para pesquisar seu portfólio de ações. Veja como fazer isso:

• Na guia Aplicativos, pesquise e adicione o aplicativo Stocks ao Teams.
• Em seguida, na caixa de pesquisa, digite Ações e, em seguida, o(s) ticker(es) de ações relevantes, conforme mostrado abaixo.

• Assim que o aplicativo Stocks estiver ativado, basta digitar o comando @Stocks e o ticker na barra de pesquisa.

35. Procurar Imagens no Teams

Outro recurso pouco conhecido do Teams é que você pode usá-lo para pesquisar imagens no Bing. Primeiro, vá em frente e habilite o aplicativo Microsoft Images no Teams.

Em seguida, na barra de pesquisa, basta digitar @Images + sua consulta de pesquisa para acessar a pesquisa de imagens do Bing.

36. Use o Teams para gerenciar os turnos dos funcionários

se você gerencia um grupo de funcionários trabalhando em turnos no varejo, call center ou até mesmo uma pequena fábrica, pode usar o Teams para planejar e compartilhar horários de trabalho. O aplicativo Turnos , que você pode adicionar facilmente ao Teams, torna muito simples gerenciar a agenda de turnos, receber solicitações de agendamento de PTO, licença médica ou férias de seus colegas e até permitir que eles marquem a entrada e saída de seus turnos. Você pode então criar relatórios de presença do empregado são necessários. Legal!

37. Adicionando um Calendário

Visualizar e gerenciar um calendário compartilhado é provavelmente outro grande uso potencial para o Teams. Até agora, o Teams não fornece uma integração direta com o Outlook. Dito isso, você pode adicionar uma guia de site ao seu canal do Teams e apontar para o calendário do grupo do Outlook ou para a URL do Google Calendar. Muito provavelmente os usuários precisarão inserir suas credenciais de usuário para acessar os calendários.

38. Integrar o Trello no Teams

Muitas equipes usam quadros kanban do Trello para uma infinidade de casos de uso de colaboração. Isso pode abranger o gerenciamento de tarefas contínuas, bem como um planejamento mais estratégico de projetos, produtos ou programas. Você pode abrir facilmente o Trello como um aplicativo no Teams adicionando-o usando a guia Aplicativos para acessar seus quadros e cartões relevantes. Você também pode adicioná-lo como uma guia de terceiros em seu canal. Ambos exigirão que você forneça suas credenciais de usuário do Trello.

39. Inicie o Cisco Webex Meetings do Teams

A Microsoft e a Cisco competem na área de comunicação e colaboração em equipe. Ainda assim, sua empresa pode estar usando ambos. Você sabia que pode integrar o Webex ao seu canal de equipes? Existe um aplicativo Webex que você pode adicionar facilmente como em uma guia Canal. Os membros da equipe podem acessar facilmente suas reuniões Webex e ingressar em suas próprias reuniões Webex do Microsoft Teams. Eles também podem agendar reuniões Webex e notificar a equipe por meio da guia Postagens.

40. Acesse suas análises do Teams

Como proprietário de uma equipe, você pode querer monitorar os padrões de uso de sua equipe ou canal. Se então:

• Na barra de aplicativos do lado esquerdo , abra a guia Equipes .
• Em seguida, procure sua equipe no painel do lado esquerdo.
• Clique no botão Mais configurações ao lado de sua equipe e clique na engrenagem Gerenciar equipe .
• Em seguida, abra a guia Analytics.
• A partir daqui, você pode visualizar seus padrões de uso de equipe e canal, métricas de engajamento, utilização de espaço em disco, etc.'.

Espero que tenham gostado do post. Em caso afirmativo, sinta-se à vontade para compartilhar com amigos e colegas nas mídias sociais. Você conhece outras dicas e truques legais do Teams? Sinta-se à vontade para publicá-los nos comentários! Muito obrigado!