Benefícios do SharePoint no desenvolvimento de relatórios do LuckyTemplates

Quero falar sobre os três principais benefícios do SharePoint. Falaremos sobre os três benefícios globais e entraremos em detalhes sobre o que esses benefícios significam e como os recursos do SharePoint permitem que esses benefícios ocorram. Você pode assistir ao vídeo completo deste tutorial na parte inferior deste blog.

Índice

• Benefício 1 do SharePoint: gerenciamento e entrega de conteúdo
• Bibliotecas de Documentos
• Listas do SharePoint
• Site da equipe
• Benefício do SharePoint 2: fluxos de trabalho de processos de negócios
• SharePoint e automação de energia
• SharePoint e aplicativos de energia
• SharePoint e LuckyTemplates
• Benefício 3 do SharePoint: Colaboração
• Conclusão

Benefício 1 do SharePoint: gerenciamento e entrega de conteúdo

O primeiro dos benefícios do SharePoint é o que gosto de chamar de gerenciamento e entrega de conteúdo . Esta área sempre foi um problema-chave nos locais de trabalho em todo o mundo.

Estima-se que cerca de 30% do seu tempo seja gasto enviando, respondendo e organizando e-mails e dados. O SharePoint pode ajudar seus funcionários e você a recuperar parte desse tempo.

A propósito, são cerca de 2,6 a 3 horas por dia que você poderia recuperar com o SharePoint. As pessoas usam o SharePoint para armazenar documentos de maneira semelhante ao OneDrive. Mas o benefício de armazenar seus documentos com o SharePoint é que você pode anexar metadados a cada documento.

Por exemplo, digamos que você tenha uma pasta de contabilidade onde você tem todos os seus arquivos separados por ano primeiro e depois pela própria conta.

Para encontrar o arquivo de imposto do funcionário de 2017, você teria que clicar primeiro na pasta 2017, clicar em impostos do funcionário e, em seguida, encontrar a pessoa física real para a qual deseja os impostos.

Agora esse é um sistema muito complicado, especialmente se você quiser ver todos os arquivos de uma determinada pessoa, certo? Todos os arquivos de uma determinada pessoa ou todos os arquivos de impostos de cada ano estão localizados em pastas diferentes, por isso é difícil fazer isso em um formato tradicional do OneDrive ou da área de trabalho.

Bibliotecas de Documentos

Então, o que o SharePoint fez foi criar bibliotecas de documentos , onde todos os seus arquivos estão em uma lista e você pode anexar metadados aos seus documentos.

Em nosso exemplo, temos um metadado chamado Year , outro metadado chamado Account Type e outro metadado chamado Person .

Se você quiser ver todos os arquivos de uma pessoa específica, basta acessar os metadados e filtrar para essa pessoa. Você veria todos os arquivos de todos os anos. Se você quiser voltar ao modo original e apenas examinar todos os arquivos de um determinado ano, vá até os metadados e filtre para esse ano.

Os metadados são o próximo nível de organização da sua biblioteca de documentos.

Estou tão surpreso que não há mais empresas fazendo isso. Ao fazerem isso, eles percebem uma produtividade aprimorada ao encontrar os documentos de que precisam.

Isso também é muito escalável. Por exemplo, você pode ter uma biblioteca de documentos para seus contratos, outra biblioteca de documentos para sua contabilidade e outra biblioteca de documentos para seu RH. Eles podem ser realizados separadamente para que alguém do RH não possa revisar os documentos na contabilidade.

Listas do SharePoint

Outro recurso que permite a entrega robusta de gerenciamento de conteúdo é por meio de listas do SharePoint . Neste exemplo, temos um banco de dados personalizado que alguém criou para armazenar os dados relevantes para ele.

Esta é uma lista de itinerários de eventos. Cada registro aqui é um evento específico daquele roteiro de evento. Temos um café da manhã meet & greet Welcome & Introduction , e assim por diante.

O que essa pessoa fez foi criar colunas relevantes para ela. Assim, para cada sessão, eles têm um código, tipo, descrição, alto-falantes, hora de início e hora de término.

O que há de poderoso nas listas do SharePoint é que elas oferecem a você a versatilidade de um banco de dados robusto e são fáceis de serem empregadas por um funcionário. É muito fácil criar sua própria lista e tipos de colunas. Você pode ter tipos de colunas sofisticados, como colunas de escolha (por exemplo, tipo de sessão) ou colunas baseadas no usuário (por exemplo, palestrantes).

Há muitas coisas que você pode fazer depois que sua lista do SharePoint foi criada. Também é escalável porque você pode criar um para muitas coisas. Você pode criar um para despesas em vez de fazê-lo em um arquivo aleatório do Excel que é muito difícil de acessar. Todos podem acessá-lo e atualizá-lo. Se houver alterações, você pode exigir aprovações para essas alterações e adicionar pequenos fluxos de trabalho.

Essas listas também podem ser modificadas com anexos. Por exemplo, esta é uma lista de artigos de blog onde cada um é um arquivo real. Portanto, esta é uma mistura de bibliotecas de documentos e listas do SharePoint, onde alguém criou uma biblioteca de documentos com metadados e colunas de uma lista do SharePoint.

Então você pode fazer um monte de mistura e combinar aqui também. Isso é muito melhor do que seus dados estarem em algum armazém aleatório ou OneDrive ou e-mails.

O SharePoint é um local completo para todos os seus dados, seja uma biblioteca de documentos ou uma lista do SharePoint.

Site da equipe

O recurso final do SharePoint é que ele é um site de equipe . É um site de equipe interno onde todos os seus funcionários podem acessar as informações de que precisam. Você pode ter um site de equipe para toda a sua organização para coisas como notícias, postagens de blog, calendários, links rápidos e recursos externos que seus funcionários usam.

Por exemplo, se eu quiser encontrar minhas políticas de RH, não preciso enviar um e-mail para o RH. Posso ir ao site da equipe e encontrar a seção de RH para encontrar todos os documentos de que preciso.

Também é muito relevante que, quando você tem o SharePoint, o site de equipe da sua organização seja sua página inicial. Portanto, assim que alguém abrir o Chrome ou o Explorer, poderá ver as notícias e atividades mais recentes da empresa.

Você também pode ter sites de equipe específicos para grupos. Você pode ter um site de equipe para toda a organização e outro site de equipe privado para sua equipe, de modo que apenas as informações relevantes para o funcionário sejam fornecidas a eles.

Você pode criar seus próprios sites e listas do SharePoint. É muito fácil para qualquer um criá-lo, pois não há codificação envolvida e é tudo arrastar e soltar.

Benefício do SharePoint 2: fluxos de trabalho de processos de negócios

Um dos benefícios importantes do SharePoint diz respeito aos fluxos de trabalho do processo de negócios . Este é um exemplo de fluxo de trabalho de processo de negócios muito simples para uma organização.

Um pedaço de documento chega a uma caixa de entrada de e-mail, que é redirecionado para os revisores. Em seguida, passa por vários estágios de revisores. Se eles aprovarem, é aceito; se não, é rejeitado.

Esse processo envolve alguns e-mails, certo? Você tem um e-mail chegando à caixa de entrada real. Em seguida, um e-mail deve ser enviado para Anna e Sean para revisão. Anna e Sean provavelmente enviarão um e-mail um ao outro para revisá-lo. E, finalmente, outro e-mail para indicar aprovação ou desaprovação.

Agora, se os dados usados ​​estiverem realmente dentro do SharePoint, esse fluxo de trabalho pode ser automatizado. Por exemplo, podemos criar uma lista do SharePoint com todos esses documentos. O documento chega e precisa ser revisado por Sean ou Anna antes de ser aceito.

Em vez de um processo por e-mail, a pessoa que deseja a aprovação pode carregá-la em uma lista do SharePoint ou em uma biblioteca de documentos, que envia automaticamente uma notificação por e-mail para Sean e Anna. Isso pode ser feito por meio do Power Automate ou do sistema de fluxo de trabalho interno do SharePoint.

O e-mail também pode conter um link para o documento do SharePoint na biblioteca de documentos do SharePoint, portanto, Anna receberá um e-mail informando que uma pessoa carregou um novo documento. Anna revisa o documento e apenas clica em Aprovar ou reprovar .

O mesmo vale para Sean; e se ambos clicarem em Aprovar , outro e-mail será enviado ao remetente original informando que Sean e Anna aprovaram. Em seguida, ele atualiza automaticamente o status desse documento para Aprovar e todo esse rastreamento de status é feito no SharePoint.

SharePoint e automação de energia

Na verdade, criamos um sistema de aprovação de despesas em nossa série do YouTube, onde falamos sobre como usar o Power Automate com o SharePoint para automatizar esse sistema.

Aqui está uma aprovação de despesas simples que fiz para uma organização, que costumava levar cerca de 7 ou 8 e-mails e tinha muitos pontos problemáticos. Antes, o funcionário que apresentava as despesas ficava de fora e não tinha como organizar tudo depois.

O SharePoint e um sistema de fluxo de trabalho como o Power Automate podem realmente corrigir isso. Depois de ter seus dados, processos e SharePoint, é muito fácil para outros aplicativos entrarem e melhorarem esse processo.

SharePoint e aplicativos de energia

Falamos sobre como o SharePoint e o Power Automate podem ser usados ​​para automatizar fluxos de trabalho de processos de negócios. Mas a mesma coisa pode ser dita com o SharePoint e o Power Apps. Digamos que você não queira que Sean e Anna acessem o SharePoint.

Você pode criar um aplicativo para Sean e Anna, onde eles podem acessar um site que mostra os contratos que eles precisam revisar um por um. Eles não recebem nenhum e-mail, apenas fazem login no aplicativo. E, novamente, a melhor coisa sobre o Power Apps é que não há código.

SharePoint e LuckyTemplates

O SharePoint também é muito poderoso com o LuckyTemplates. Por exemplo, digamos que você tenha seu sistema de aprovação de despesas no SharePoint. Isso também significa que você está rastreando todos os dados desse processo. Você está acompanhando quem envia as despesas, quanto custam e quanto tempo leva para revisar tudo. Um dos benefícios do SharePoint é que você pode usar os dados para criar um relatório e um painel no .

O SharePoint permite fluxos de trabalho, mas integrá-lo a outros aplicativos da Power Platform realmente o leva ao próximo nível.

Benefício 3 do SharePoint: Colaboração

O terceiro dos benefícios do SharePoint é a colaboração. Esta é uma das razões pelas quais a maioria das organizações justifica a compra do SharePoint para melhorar sua produtividade. Existem muitos benefícios e recursos do SharePoint que permitem um ambiente colaborativo. Eu vou passar por cada um muito rapidamente.

O controle de versão permite que você verifique se seus documentos estão atualizados e, se houver alguma alteração nos documentos, você sempre poderá voltar para a versão anterior.

Aprovar e revisar é como falamos nos fluxos de trabalho do processo de negócios. Você pode ter um sistema de biblioteca de documentos configurado onde alguém envia um documento e outra pessoa precisa aprovar ou rejeitar esse documento.

O banco tudo-em-um é uma filosofia em que todas as informações da sua organização devem estar em um só lugar. Portanto, não deve ser repetível e facilmente localizável para quem precisa encontrá-lo.

As extensões podem ser criadas no SharePoint e importadas para melhorar sua colaboração. Coisas como rastreador de tarefas, widgets e quadros Kanban são muito usados ​​nas páginas do SharePoint para melhorar a colaboração.

As permissões permitem que você selecione determinados grupos de pessoas para ter acesso às informações. Às vezes, as empresas sofrem de sobrecarga de informações. Você não deseja que todos tenham acesso a tudo e, se tiver dados muito confidenciais, precisará garantir que apenas as pessoas que você deseja ver realmente os vejam.

A escalabilidade é outro grande benefício. Se você não usa o SharePoint no local, mas faz o SharePoint na nuvem, pode escalar de 10 pessoas até um milhão de pessoas em um servidor da Microsoft. É muito fácil de contratar e você só precisa pagar uma taxa fixa por pessoa.

Os recursos sociais também estão disponíveis por meio de postagens e páginas de blog. Você também pode comentar, curtir e compartilhar. Você também pode compartilhar certas listas de itens se tiver permissão.

A forte integração com o Office 365 também existe, pois é feita pela mesma empresa controladora, a Microsoft. Se você tiver arquivos no Excel , Word ou PowerPoint, poderá editá-los online no SharePoint, em vez de baixá-los e editá-los.

Conclusão

Nesta postagem, discutimos os três principais benefícios do SharePoint. Falamos sobre como o SharePoint é muito bom em gerenciamento de conteúdo , fluxos de trabalho de processos de negócios e colaboração .

henrique