Metadados do SharePoint | Uma introdução

Neste blog, mostraremos como organizar seus arquivos por meio da estrutura de pastas. Também falaremos sobre os benefícios dos metadados do SharePoint para organizar e localizar nossos arquivos facilmente em comparação com o uso da hierarquia de pastas. 

Os metadados do SharePoint são as informações adicionais sobre seus arquivos, não o conteúdo dos arquivos. Ele ajuda os usuários a localizar, recuperar e organizar facilmente seu conteúdo.

Organizar nossos arquivos corretamente nos ajuda a localizá-los corretamente, o que é crucial para nossa produtividade. Em nosso computador, geralmente agrupamos nossos arquivos por meio de estruturas de pastas ou hierarquia.

Índice

• Usando a estrutura de pastas tradicional no SharePoint
• Usando hierarquia de pastas em vez de metadados do SharePoint
• Benefícios dos metadados do SharePoint para organizar arquivos
• Conclusão

Usando a estrutura de pastas tradicional no SharePoint

Algumas pessoas ainda preferem organizar seus arquivos usando pastas. Para este exemplo, temos uma pasta chamada Despesas – TRADICIONAL .

Dentro desta pasta estão os relatórios de despesas de amostra dos diferentes departamentos de nossa empresa. A organização inicial que fizemos nesses arquivos é renomeando-os.

E significa despesa, seguido do nome do departamento, para que serve a despesa e, em seguida, um código de número aleatório no final. Em uma grande empresa, pode haver centenas desses relatórios todos os dias. Portanto, organizá-los por meio de nomes não será tão útil. 

A primeira coisa que podemos fazer para organizá-los é criar pastas e separá-los por departamentos.

Assim, movemos todos os relatórios de despesas contábeis para a pasta de contabilidade, relatórios de despesas de RH para a pasta de RH e assim por diante.

Então, essa é a forma tradicional de organizar nossos arquivos em nossas bibliotecas de documentos. 

Usando hierarquia de pastas em vez de metadados do SharePoint

No entanto, usar pastas ou sistemas de diretório nos limita por ter apenas uma maneira de agrupar nossos arquivos. Para esta instância, só nos permite organizar com base em uma categoria, que é o departamento. Portanto, se quisermos ver todos os relatórios relacionados a viagens ou suprimentos, precisamos procurá-los em cada uma das pastas do departamento. Isso não é realmente eficiente e dificulta a localização de arquivos. 

Outro problema com o uso apenas da hierarquia de pastas para organizar arquivos são as duplicatas de arquivos. Podemos querer agrupar nossos arquivos por departamentos e também por tipo de despesa. Com eles, podemos querer salvar uma cópia do mesmo arquivo, mas dentro de cada pasta.

Também podemos pesquisar nossos arquivos no SharePoint por meio do campo de pesquisa. No entanto, alguns usuários podem soletrar seus relatórios de arquivo incorretamente. 

Benefícios dos metadados do SharePoint para organizar arquivos

Os metadados do SharePoint fornecem informações adicionais sobre nossos arquivos, como nome do arquivo, data de criação, quem o criou, tamanho do arquivo, tipo de arquivo e muito mais. Isso nos ajuda a organizar, recuperar e localizar nossos arquivos facilmente.

Na imagem de exemplo abaixo, podemos ver os metadados através das colunas Name , Modified , Modified by , Department e Expense Type . Existem várias maneiras de utilizar essas colunas de metadados, como criar exibições , agrupar por e filtrar . 

Podemos criar mais colunas de metadados e personalizá-las com base em nossas necessidades. Algumas colunas de metadados, como Modificado e Modificado por, são preenchidas automaticamente, o que significa que não podemos alterá-las. 

Para nosso arquivo de exemplo, criamos a coluna Departamento e Tipo de Despesa juntamente com o filtro e o grupo por recurso. 

Portanto, podemos facilmente agrupar ou localizar os arquivos por departamento ou por tipo de despesa.

Também podemos usar os metadados do SharePoint para segurança da informação, como impedir que os usuários visualizem ou editem alguns arquivos. Com isso, podemos armazenar com segurança arquivos privados ou confidenciais em nossa organização. 

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Conclusão

Resumindo, podemos entender a diferença entre organizar arquivos por meio da hierarquia de pastas e usar metadados do SharePoint. Lembre-se de que os metadados do SharePoint são as informações sobre seus arquivos, não o conteúdo dos arquivos.

É totalmente personalizável, dependendo de suas funções e setor. O recurso mais poderoso que os metadados nos fornecem é a capacidade de agrupar, classificar ou localizar nossos arquivos facilmente. Você aprenderá mais sobre isso quando entender como adicionar colunas de metadados. 

Tudo de bom,

henrique