คำแนะนำฉบับสมบูรณ์สำหรับ Word 2013 (ตอนที่ 2): วิธีสร้างและเปิดเอกสารที่มีอยู่

วิธีสร้างไฟล์ Word บนคอมพิวเตอร์ไม่ใช่เรื่องยาก ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีสร้างไฟล์ใหม่ใน Word

หากคุณต้องการทำงานออฟฟิศ คุณต้องมีทักษะการประมวลผลคำหรือรู้วิธีใช้ซอฟต์แวร์แก้ไขเอกสารเฉพาะทาง

ขณะนี้มีตัวเลือกฟรีมากมายสำหรับคุณ เช่น Google Docs, WPS Writer... อย่างไรก็ตาม Word ของ Microsoft ยังคงเป็นที่นิยมมากที่สุด

อาจกล่าวได้ว่า Microsoft Word เป็นผู้บุกเบิกด้านแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์สำนักงานที่เชี่ยวชาญด้านการประมวลผลและแก้ไขเอกสารในบริษัทชั้นนำของโลก แม้ว่าจะเปิดตัวครั้งแรก แต่ก็ไม่เคย "ล้าสมัย" และยังคงได้รับความนิยมอย่างมาก เนื่องจาก Microsoft รู้วิธีปรับปรุงผลิตภัณฑ์เพื่อ "รักษา" ลูกค้า

Microsoft Word มีฟีเจอร์การแก้ไข Office ที่จำเป็นทั้งหมดตั้งแต่การแก้ไขเนื้อหา การจัดแนว การเลือกรูปแบบตัวอักษร ปรับขนาดตัวอักษร การแทรกลิงก์และรูปภาพ... การใช้ Microsoft Word ไม่ใช่เรื่องยาก ด้านล่างนี้เป็นคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีสร้างไฟล์ Word บนคอมพิวเตอร์ของคุณและเปิดไฟล์ที่มีอยู่

• Word 2013: คำแนะนำในการใช้บัญชี Microsoft และ OneDrive
• คำแนะนำฉบับสมบูรณ์สำหรับ Word 2013 (ตอนที่ 1): งานพื้นฐานใน Word

ไฟล์ Wordเรียกว่าเอกสาร เมื่อใดก็ตามที่คุณเริ่มโครงการใหม่ใน Word คุณจะต้องสร้างเอกสารใหม่ ซึ่งอาจเป็นเอกสารใหม่หรือเอกสารเทมเพลต นอกจากนี้คุณต้องรู้วิธีเปิดเอกสารที่มีอยู่ในคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปหรือแล็ปท็อปด้วย

ผู้อ่านสามารถดูขั้นตอนการสร้างและเปิดเอกสารใน Word ได้ในวิดีโอด้านล่าง:

I. หากต้องการสร้างเอกสารใหม่:

เมื่อเริ่มต้นโครงการใหม่ใน Word ขั้นตอนแรกของคุณคือเปิดเอกสารเปล่าใหม่:

1. เลือก แท็บ ไฟล์ มุมมองหลังเวทีจะปรากฏขึ้น

2. เลือกใหม่จากนั้นคลิกเอกสารเปล่า

3. เอกสารเปล่าจะปรากฏขึ้น

ครั้งที่สอง เปิดเอกสารที่มีอยู่

นอกจากการสร้างเอกสารใหม่แล้ว คุณมักจะต้องเปิดเอกสารที่มีอยู่ซึ่งคุณได้บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ด้วย

1. ไปที่ มุม มองBackstageจากนั้นคลิกเปิด

2. เลือกคอมพิวเตอร์จากนั้นคลิกเรียกดู หรือคุณสามารถเลือกOneDrive ( เดิมชื่อ SkyDrive ) เพื่อเปิดไฟล์ที่จัดเก็บไว้ใน OneDrive

3. ตอนนี้กล่องโต้ตอบ เปิด จะปรากฏขึ้นบนหน้าจอ นำทางและเลือกเอกสารของคุณ จากนั้นคลิกเปิด

• หากคุณเพิ่งเปิดสไลด์โชว์ที่ต้องการ คุณสามารถเรียกดูเอกสารล่าสุดแทนการค้นหาไฟล์ได้

Word 2013ยังให้คุณเปิด ไฟล์ PDF ที่มีอยู่ เป็นเอกสารที่แก้ไขได้ สิ่งนี้มีประโยชน์มากเมื่อคุณต้องการแก้ไขไฟล์ PDF

สาม. ปักหมุดเอกสาร

หากคุณทำงานและใช้เอกสารบ่อยครั้ง คุณสามารถปักหมุดเอกสารนั้นในมุมมอง Backstageเพื่อให้เข้าถึงได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

1. ไปที่ มุม มองBackstageจากนั้นคลิกเปิด

2. รายการเอกสารที่แก้ไขล่าสุดจะปรากฏขึ้น วางเมาส์เหนือเอกสารที่คุณต้องการปักหมุด จากนั้นคลิกหมุดที่อยู่ถัดจากเอกสาร คลิกไอคอนหมุด

3. เอกสารนั้นจะถูกปักหมุดในรายการเอกสารล่าสุด ( เอกสารล่าสุด ) จนกว่าคุณจะเลิกปักหมุด หากต้องการเลิกปักหมุดเอกสาร ให้คลิกไอคอนปักหมุดอีกครั้ง

• นอกจากนี้คุณยังสามารถปักหมุดโฟลเดอร์ไว้ที่มุมมอง Backstageเพื่อการเข้าถึงที่รวดเร็ว จากมุมมอง Backstageคลิกเปิดและนำทางไปยังโฟลเดอร์ที่คุณต้องการปักหมุด จากนั้นคลิกไอคอนหมุด

IV. ใช้เทมเพลต

เทมเพลตได้รับการออกแบบและมีอยู่ก่อนเอกสาร ผู้ใช้สามารถใช้เทมเพลตเพื่อสร้างเอกสารใหม่ได้อย่างรวดเร็ว เทมเพลตมักจะมีรูปแบบและการออกแบบที่กำหนดเองซึ่งสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาและความพยายามในการเปิดโปรเจ็กต์ใหม่

สร้างเอกสารใหม่จากเทมเพลต

1. คลิก แท็บ ไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage

2. จากนั้นเลือกใหม่ ในขณะนี้ ด้านล่าง ตัว เลือกเอกสารเปล่าชุดเทมเพลตจะปรากฏขึ้น

3. คุณสามารถเลือกเทมเพลต ใดก็ได้ เพื่อดูตัวอย่าง

4. ตัวอย่างเทมเพลตจะปรากฏบนหน้าจอพร้อมกับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการใช้เทมเพลต

5. คลิกสร้างเพื่อใช้เทมเพลตที่เลือก

6. เอกสารใหม่จะปรากฏขึ้นพร้อมกับเทมเพลตที่คุณเลือก

• นอกจากนี้คุณยังสามารถเรียกดูเทมเพลตตามหมวดหมู่หรือใช้แถบค้นหาเพื่อค้นหาสิ่งที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น

สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าMicrosoft ไม่ได้สร้างเทมเพลตทั้งหมด เทมเพลตจำนวนมากสร้างขึ้นโดยผู้จำหน่ายบุคคลที่สามและแม้แต่ผู้ใช้แต่ละราย ดังนั้นเทมเพลตบางตัวอาจทำงานได้ดีกว่าเทมเพลตอื่น

V. โหมดความเข้ากันได้

ในบางกรณี คุณต้องทำงานกับเอกสารที่สร้างบน Microsoft Word เวอร์ชันก่อนหน้า เช่น Word 2010 หรือ Word 2007 เมื่อเปิดเอกสารเหล่านี้ เอกสารเหล่านั้นจะแสดงในโหมดความเข้ากันได้

โหมดความเข้ากันได้จะปิดใช้งานคุณลักษณะเฉพาะบางอย่าง ดังนั้นคุณจึงสามารถเข้าถึงเฉพาะคำสั่งเพื่อค้นหาโปรแกรมที่ใช้สร้างเอกสารเท่านั้น ตัวอย่างเช่น หากคุณเปิดเอกสารที่สร้างใน Word 2007 คุณจะใช้ได้เฉพาะแท็บและคำสั่งที่พบใน Word 2007 เท่านั้น

ในภาพด้านล่าง คุณจะเห็นว่าโหมดความเข้ากันได้ส่งผลต่อคำสั่งที่มีอยู่อย่างไร เนื่องจากเอกสารในบานหน้าต่างด้านซ้ายเปิดในโหมดความเข้ากันได้ จึงแสดงเฉพาะคำสั่งที่มีอยู่ใน Word 2007 เท่านั้น

หากต้องการออกจากโหมดความเข้ากันได้ คุณจะต้องแปลงเอกสารเป็นเวอร์ชันปัจจุบัน อย่างไรก็ตาม หากคุณทำงานร่วมกับผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึง Word เวอร์ชันเก่าๆ เท่านั้น วิธีที่ดีที่สุดคือปล่อยให้เอกสารอยู่ในโหมดความเข้ากันได้ ดังนั้นการจัดรูปแบบจะไม่เปลี่ยนแปลง

เพราะ. แปลงเอกสาร

หากคุณต้องการเข้าถึงฟีเจอร์ทั้งหมดใน Word 2013 คุณสามารถแปลงเอกสารเป็นรูปแบบไฟล์ 2013 ได้

• หมายเหตุ : การแปลงไฟล์อาจทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงเค้าโครงเอกสารต้นฉบับ

1. คลิก แท็บ ไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage

2. นำทางและเลือกคำ สั่ง แปลง

3. ตอนนี้กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอ คลิกตกลงเพื่อยืนยันการอัพเกรดไฟล์

4. เอกสารจะถูกแปลงเป็นรูปแบบไฟล์ล่าสุด

ดูเพิ่มเติม: เคล็ดลับในการซ่อนและแสดงแถบเครื่องมือ Ribbon ใน Word 2013

ขอให้สนุก!