คำแนะนำฉบับสมบูรณ์สำหรับ Word 2016 (ตอนที่ 2): ทำความคุ้นเคยกับ OneDrive สร้าง บันทึก และแชร์เอกสาร

ผู้อ่านสามารถอ้างอิงบทความ: คำแนะนำฉบับสมบูรณ์สำหรับ Word 2016 (ตอนที่ 1): ทำความคุ้นเคยกับอินเทอร์เฟซ Ribbon ที่นี่

ส่วนที่ 1: ทำความคุ้นเคยกับ OneDrive

ฟีเจอร์ใหม่มากมายใน Office มุ่งเป้าไปที่การบันทึกและแชร์ไฟล์ออนไลน์ OneDrive คือพื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์ของ Microsoft ที่คุณสามารถใช้เพื่อบันทึก แก้ไข และแชร์เอกสารและไฟล์อื่นๆ ของคุณ

นอกจากนี้ คุณยังสามารถเข้าถึง OneDrive บนอุปกรณ์ต่างๆ เช่น คอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือ หรืออุปกรณ์อื่นๆ ที่คุณใช้

หากต้องการเริ่มใช้ OneDrive สิ่งที่คุณต้องทำคือตั้งค่าบัญชี Microsoft ฟรี (ในกรณีที่คุณยังไม่มี)

หากคุณไม่มีบัญชี Microsoft คุณสามารถดูขั้นตอนการสร้างบัญชี Microsoft ได้ที่นี่

เมื่อคุณมีบัญชี Microsoft แล้ว ขั้นตอนต่อไปที่คุณต้องทำคือเข้าสู่ระบบ Office เพียงคลิกลงชื่อเข้าใช้ที่มุมด้านบนของหน้าต่าง Windows

1. ประโยชน์ของการใช้ OneDrive

เมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้บัญชี Microsoft ของคุณแล้ว คุณสามารถทำสิ่งเหล่านี้ได้ด้วย OneDrive:

- เข้าถึงไฟล์ได้ทุกที่:เมื่อคุณบันทึกไฟล์บน OneDrive คุณจะสามารถเข้าถึงไฟล์เหล่านั้นได้จากคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟนที่เชื่อมต่อ อินเทอร์เน็ต คุณยังสามารถสร้างเอกสารข้อความใหม่บน OneDrive ได้

- สำรองไฟล์:เมื่อจัดเก็บไฟล์บน OneDrive มันยังให้การปกป้องข้อมูลและไฟล์เพิ่มเติมอีกชั้นหนึ่งอีกด้วย หากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้นบนคอมพิวเตอร์ของคุณ OneDrive จะจัดเก็บไฟล์ของคุณอย่างปลอดภัยและคุณสามารถเข้าถึงได้

- แชร์ไฟล์ : คุณสามารถแชร์ไฟล์บน OneDrive กับเพื่อน ญาติ และเพื่อนร่วมงานได้อย่างง่ายดาย คุณยังสามารถเลือกที่จะแก้ไขหรือเพียงแค่อ่านไฟล์หรือไม่ก็ได้

2. บันทึกและเปิดไฟล์

หลังจากลงชื่อเข้าใช้บัญชี Microsoft ของคุณ OneDrive จะปรากฏเป็นตัวเลือกทุกครั้งที่คุณเปิดหรือเก็บถาวรไฟล์

นอกจากนี้คุณยังมีตัวเลือกในการจัดเก็บไฟล์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ แต่การจัดเก็บไฟล์บน OneDrive ช่วยให้คุณเข้าถึงไฟล์เหล่านั้นบนอุปกรณ์ใดๆ ที่ไม่ใช่คอมพิวเตอร์ของคุณ และช่วยให้คุณสามารถแชร์ไฟล์เหล่านั้นกับเพื่อน ญาติ และเพื่อนร่วมงานได้

ตัวอย่างเช่น เมื่อคลิกบันทึกเป็นคุณสามารถเลือกตำแหน่งที่เก็บข้อมูล เช่นOneDriveหรือพีซีเครื่องนี้

ส่วนที่ 2: สร้างและเปิดเอกสาร

1. บทนำ

ไฟล์ Word เรียกอีกอย่างว่าเอกสาร เมื่อใดก็ตามที่คุณเปิดโครงการใหม่ใน Word คุณจะต้องสร้างเอกสารเปล่าใหม่หรือจากเทมเพลต

ผู้อ่านสามารถดูขั้นตอนการสร้างและเปิดเอกสารบน Word ได้ในวิดีโอด้านล่าง:

2. สร้างเอกสารเปล่า

เมื่อเริ่มต้นโครงการใหม่ใน Word ขั้นตอนแรกคือการเปิดเอกสารเปล่า

ก. เลือกแท็บไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage

ข. เลือกใหม่จากนั้นคลิกเอกสารเปล่า

ค. ตอนนี้เอกสารเปล่าจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอ

3. สร้างเอกสารใหม่จากเทมเพลต

เทมเพลตได้รับการออกแบบและมีอยู่ก่อนเอกสาร ผู้ใช้สามารถใช้เทมเพลตเพื่อสร้างเอกสารใหม่ได้อย่างรวดเร็ว เทมเพลตมักจะมีรูปแบบและการออกแบบที่กำหนดเอง ซึ่งสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาและความพยายามในการเปิดโปรเจ็กต์ใหม่

ก. คลิกแท็บไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage จาก นั้นเลือกใหม่

ข. ตอนนี้ด้านล่าง ตัวเลือก เอกสารเปล่าชุดเทมเพลตจะปรากฏขึ้น คุณสามารถใช้แถบค้นหาเพื่อค้นหาเทมเพลตที่ต้องการได้ ในตัวอย่างด้านล่าง เรา กำลังมองหาเทมเพลตชื่อFlyer

ค. คุณสามารถเลือกเทมเพลตเพื่อดูตัวอย่างได้

ง. และบนหน้าจอตัวอย่างเทมเพลตจะปรากฏขึ้น คลิกสร้างเพื่อใช้เทมเพลตที่เลือก

จ. เอกสารใหม่จะปรากฏขึ้นพร้อมกับเทมเพลตที่คุณเลือก

4. เปิดเอกสารที่มีอยู่

นอกจากการสร้างเอกสารใหม่แล้ว คุณมักจะต้องเปิดเอกสารที่มีอยู่ซึ่งคุณได้บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ด้วย

ก. นำทางไปยังมุมมอง Backstageจากนั้นคลิกเปิด

ข. เลือกพีซีเครื่องนี้จากนั้นคลิกเรียกดู หรืออีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถเลือกOneDriveเพื่อเปิดไฟล์ที่จัดเก็บไว้ใน OneDrive

ค. ตอนนี้กล่องโต้ตอบเปิดจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอ นำทางและเลือกเอกสารของคุณ จากนั้นคลิกเปิด

ง. เอกสารที่คุณเลือกจะปรากฏบนหน้าจอ

5. จะปักหมุดเอกสารได้อย่างไร?

หากคุณทำงานและใช้เอกสารบ่อยครั้ง คุณสามารถปักหมุดเอกสารนั้นในมุมมอง Backstageเพื่อให้เข้าถึงได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

ก. นำทางไปยัง มุม มองBackstageจากนั้นคลิกเปิดจากนั้นคลิกล่าสุด

ข. รายการเอกสารที่แก้ไขล่าสุดจะปรากฏขึ้น วางเมาส์เหนือเอกสารที่คุณต้องการปักหมุด จากนั้นคลิกไอคอนปักหมุด

ค. เอกสารนั้นจะถูกปักหมุดในรายการเอกสารล่าสุดจนกว่าคุณจะเลิกปักหมุด หากต้องการเลิกปักหมุดเอกสาร ให้คลิกไอคอนปักหมุดอีกครั้ง

ส่วนที่ 3: โหมดความเข้ากันได้

ในบางกรณี คุณต้องทำงานกับเอกสารที่สร้างใน Microsoft Word เวอร์ชันก่อนหน้า เช่น Word 2010 หรือ Word 2007 เมื่อเปิดเอกสารเหล่านี้ เอกสารจะแสดงในโหมดความเข้ากันได้

โหมดความเข้ากันได้จะปิดใช้งานคุณลักษณะเฉพาะบางอย่าง ดังนั้นคุณจึงสามารถเข้าถึงเฉพาะคำสั่งเพื่อค้นหาโปรแกรมที่ใช้สร้างเอกสารเท่านั้น ตัวอย่างเช่น หากคุณเปิดเอกสารที่สร้างใน Word 2007 คุณจะใช้ได้เฉพาะแท็บและคำสั่งที่พบใน Word 2007 เท่านั้น

ในภาพด้านล่าง คุณจะเห็นว่าโหมดความเข้ากันได้ส่งผลต่อคำสั่งที่มีอยู่อย่างไร และเนื่องจากเอกสารในบานหน้าต่างด้านซ้ายเปิดในโหมดความเข้ากันได้ จึงแสดงเฉพาะคำสั่งที่มีอยู่ใน Word 2007 เท่านั้น

หากต้องการออกจากโหมดความเข้ากันได้ คุณจะต้องแปลงเอกสารเป็นเวอร์ชันปัจจุบัน อย่างไรก็ตาม หากคุณทำงานร่วมกับผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึง Word เวอร์ชันก่อนหน้าเท่านั้น วิธีที่ดีที่สุดคือปล่อยให้เอกสารอยู่ในโหมดที่เข้ากันได้ การจัดรูปแบบจะไม่เปลี่ยนแปลง

1. แปลงเอกสาร

หากคุณต้องการเข้าถึงฟีเจอร์ทั้งหมดใน Word 2016 คุณสามารถแปลงเอกสารเป็นรูปแบบไฟล์ 2016 ได้

ก. คลิกแท็บไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage จากนั้นนำทางและเลือกคำ สั่ง แปลง

ข. ในเวลานี้กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอ ที่นี่คุณคลิกตกลงเพื่อยืนยันการอัพเกรดไฟล์

ค. เอกสารจะถูกแปลงเป็นรูปแบบไฟล์ล่าสุด

บันทึก:

การแปลงไฟล์อาจทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงเค้าโครงดั้งเดิมของเอกสาร

ส่วนที่ 4: บันทึกและแบ่งปันเอกสาร

1. บทนำ

เมื่อสร้างเอกสารใหม่ใน Word คุณจะต้องรู้วิธีบันทึกเอกสารเพื่อการเข้าถึงและแก้ไข ใน Microsoft Word เวอร์ชันก่อนหน้า คุณสามารถบันทึกไฟล์ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ คุณยังสามารถบันทึกไฟล์ลงในบริการคลาวด์โดยใช้ OneDrive ได้หากต้องการ

คุณสามารถส่งออกและแชร์เอกสารได้โดยตรงจาก Word

ชมวิดีโอคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีบันทึกและแชร์เอกสาร Word ด้านล่าง:

2. บันทึกและบันทึกเป็น

Word ให้ผู้ใช้มี 2 ตัวเลือกในการบันทึกไฟล์: บันทึกและบันทึกเป็น . โดยทั่วไป ตัวเลือกทั้งสองนี้ทำงานคล้ายกัน เฉพาะกับการตั้งค่าที่สำคัญบางอย่างเท่านั้น

- บันทึก : เมื่อคุณสร้างหรือแก้ไขเอกสารใด ๆ คุณจะใช้คำสั่งบันทึกเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง ในกรณีส่วนใหญ่ คุณจะใช้คำสั่งนี้ เมื่อบันทึกไฟล์ ขั้นตอนแรกคือการตั้งชื่อไฟล์และค้นหาตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ หลังจากเสร็จสิ้นขั้นตอนการแก้ไข ให้คลิก คำสั่ง Saveเพื่อบันทึกไฟล์ในตำแหน่งเดียวกันและมีชื่อเดียวกัน

- บันทึกเป็น : ใช้คำสั่งนี้เพื่อสร้างสำเนาของเอกสารโดยคงต้นฉบับไว้ และเมื่อใช้ คำสั่ง บันทึกเป็นคุณจะต้องตั้งชื่ออื่นและค้นหาตำแหน่งอื่นเพื่อบันทึกสำเนานั้น

3. บันทึกเอกสาร

เมื่อใดก็ตามที่คุณเปิดโครงการใหม่หรือทำการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร Word สิ่งสำคัญที่สุดคือต้องบันทึกเอกสาร การบันทึกเอกสารตั้งแต่เนิ่นๆ และมักจะช่วยให้คุณไม่ต้องกังวลเรื่องเอกสารสูญหายอีกต่อไป นอกจากนี้ คุณยังต้องใส่ใจกับตำแหน่งที่บันทึกเอกสารด้วย เพื่อให้คุณสามารถค้นหาและเปิดเอกสารได้ง่ายขึ้น

ก. นำทางและเลือก คำสั่ง บันทึกบนแถบเครื่องมือด่วน

ข. หากบันทึกไฟล์เป็นครั้งแรก หน้าต่าง บันทึกเป็นจะแสดงในมุมมอง Backstage

ค. ขั้นตอนต่อไปที่คุณต้องทำคือเลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์และตั้งชื่อไฟล์ คลิกเรียกดูเพื่อเลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ หรือคุณสามารถคลิกOneDriveเพื่อบันทึกไฟล์บน OneDrive

ง. ตอนนี้ กล่องโต้ตอบ บันทึกเป็นจะปรากฏขึ้น เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกเอกสาร

จ. ตั้งชื่อไฟล์แล้วคลิกบันทึก

ฉ. เอกสารจะถูกบันทึกไว้ คุณสามารถคลิก คำสั่ง บันทึกอีกครั้งเพื่อบันทึกการแก้ไขในเอกสาร

คุณยังสามารถเข้าถึงคำสั่งบันทึกได้โดยกดคีย์ผสมCtrl + S .

4. ใช้บันทึกเป็นเพื่อสร้างสำเนา

หากคุณต้องการบันทึกเอกสารเป็นสำเนาอื่นโดยยังคงรักษาต้นฉบับไว้ คุณสามารถสร้างสำเนาได้ ตัวอย่างเช่น หากไฟล์ของคุณชื่อรายงานการขายคุณสามารถบันทึกสำเนาเป็นรายงานการขาย 2และคุณสามารถแก้ไขเอกสารในเวอร์ชันใหม่ได้อย่างอิสระในขณะที่ต้นฉบับยังคงอยู่ครบถ้วน

เมื่อต้องการทำเช่นนี้ คลิก คำสั่ง บันทึกเป็นบนมุมมอง Backstage และทำเช่นเดียวกับเมื่อคุณบันทึกไฟล์ ให้เลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์และตั้งชื่อไฟล์ใหม่

5. เปลี่ยนตำแหน่งการบันทึกไฟล์เริ่มต้น

ถ้าคุณไม่ต้องการใช้ OneDrive เนื่องจาก OneDrive ถูกเลือกเป็นตำแหน่งที่เก็บข้อมูลเริ่มต้น คุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งที่เก็บข้อมูลเริ่มต้นเป็นพีซีเครื่องนี้ได้

ก. คลิกแท็บไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage

ข. คลิกตัวเลือก

ค. กล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Wordจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอ เลือกบันทึกในบานหน้าต่างด้านซ้าย จากนั้นทำเครื่องหมายในช่องถัดจาก ตัวเลือก บันทึกลงในคอมพิวเตอร์ตามค่าเริ่มต้น จาก นั้นคลิกตกลง และตำแหน่งการจัดเก็บเริ่มต้นจะเปลี่ยนไป

ส่วนที่ 5: การกู้คืนอัตโนมัติ

Word จะบันทึกเอกสารลงในโฟลเดอร์ชั่วคราวโดยอัตโนมัติในขณะที่คุณใช้เอกสาร Word หากคุณลืมบันทึกการเปลี่ยนแปลงในเอกสารโดยไม่ได้ตั้งใจ หรือหาก Word ขัดข้อง คุณสามารถกู้คืนไฟล์ได้โดยใช้การกู้คืนอัตโนมัติ

การใช้การกู้คืนอัตโนมัติ:

ก. เปิดคำ หากตรวจพบเวอร์ชันที่บันทึกอัตโนมัติของไฟล์ แผง การกู้คืนเอกสารจะปรากฏในบานหน้าต่างด้านซ้าย

ข. คลิกเพื่อเปิดไฟล์ที่มีอยู่ และเอกสารของคุณจะถูกกู้คืน

ตามค่าเริ่มต้น Word จะบันทึกโดยอัตโนมัติทุกๆ 10 นาที หากคุณแก้ไขเอกสารเป็นเวลาน้อยกว่า 10 นาที Word อาจไม่สร้างเวอร์ชันที่บันทึกอัตโนมัติ

หากคุณไม่เห็นไฟล์ที่ต้องการ คุณสามารถเรียกดูไฟล์ที่บันทึกอัตโนมัติทั้งหมดได้จาก มุม มองBackstage เลือก แท็ บไฟล์จากนั้นคลิกจัดการเวอร์ชันจากนั้นคลิกกู้คืนเอกสารที่ไม่ได้บันทึก

ส่วนที่ 6: เอกสารการส่งออก

ตามค่าเริ่มต้น เอกสาร Word จะถูกบันทึกในรูปแบบไฟล์ .docx อย่างไรก็ตาม ในบางกรณี คุณอาจจำเป็นต้องใช้ไฟล์รูปแบบอื่น เช่น เอกสาร PDF หรือ Word 97-2003 วิธีที่ง่ายที่สุดคือส่งออกเอกสารของคุณจาก Word ไปเป็นรูปแบบไฟล์อื่นๆ ที่มีอยู่

1. ส่งออกเอกสารเป็นไฟล์ PDF

การส่งออกเอกสารของคุณเป็นเอกสาร Adobe Acrobat หรือที่เรียกว่าไฟล์ PDF จะมีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณแชร์ไฟล์กับผู้ใช้ที่ไม่ได้ใช้ Word

ก. คลิกแท็บไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstageจากนั้นเลือกส่งออกจากนั้นเลือกสร้าง PDF/ XPS

ข. ในขณะนี้ กล่อง โต้ตอบ บันทึกเป็นจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอ เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกเอกสารที่ส่งออก ตั้งชื่อตามที่คุณต้องการ จากนั้นคลิกเผยแพร่

หากคุณต้องการแก้ไขไฟล์ PDF Word ให้คุณแปลงไฟล์ PDF เป็นเอกสารที่แก้ไขได้

2. ส่งออกเอกสารเป็นรูปแบบไฟล์อื่น

นอกจากนี้ คุณยังสามารถส่งออกเอกสารเป็นรูปแบบไฟล์อื่นๆ ได้ เช่น เอกสาร Word 97-2003 ในกรณีที่คุณต้องการแชร์กับผู้ใช้รายอื่นที่ใช้ Word เวอร์ชันเก่า หรือเป็นไฟล์ .txtหากเอกสารของคุณเป็นข้อความธรรมดา .

ก. คลิกแท็บไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage เลือกส่งออกจากนั้นเลือกเปลี่ยนประเภทไฟล์

ข. เลือกรูปแบบไฟล์ จากนั้นคลิกบันทึกเป็น

ค. กล่องโต้ตอบ บันทึกเป็นจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอ เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกเอกสารที่ส่งออก ตั้งชื่อแล้วคลิกบันทึก

คุณยังสามารถใช้ เมนูแบบเลื่อนลง บันทึกเป็นประเภท ใน กล่องโต้ตอบบันทึกเป็นเพื่อบันทึกเอกสารเป็นรูปแบบไฟล์ต่างๆ

ส่วนที่ 7: การแชร์เอกสาร

Word ช่วยให้ผู้ใช้สามารถแชร์และทำงานร่วมกันในเอกสารโดยใช้ OneDrive ได้อย่างง่ายดาย ก่อนหน้านี้ หากคุณต้องการแชร์ไฟล์กับผู้ใช้รายอื่น คุณจะต้องแนบไฟล์เอกสารนั้นในอีเมล

หากต้องการแชร์เอกสาร ขั้นตอนแรกที่คุณต้องทำคือบันทึกเอกสารนั้นบน OneDrive

แบ่งปันเอกสาร:

ก. คลิกแท็บไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage จาก นั้นคลิกแชร์

ข. หน้าต่างแชร์จะปรากฏขึ้นบนหน้าจอ

คลิกที่ตัวเลือกแชร์เพื่อแชร์เอกสารของคุณ

อ้างถึงบทความเพิ่มเติมด้านล่าง:

• ดาวน์โหลดและติดตั้งหรือติดตั้ง Office 365, Office 2016, Office 2013 ใหม่บนคอมพิวเตอร์ของคุณ

• วิธีตรวจสอบว่า Microsoft Office ที่คุณใช้เป็นเวอร์ชัน 32 บิตหรือ 64 บิต

• Microsoft Office Upload Center คืออะไร จะปิดการใช้งานเครื่องมือนี้ได้อย่างไร?

ขอให้โชคดี!