คำแนะนำฉบับสมบูรณ์สำหรับ Word 2016 (ตอนที่ 28): วิธีผสานข้อความและจดหมายเวียน

วิธีรวมจดหมายใน Word 2016ไม่ใช่เรื่องยาก บทความนี้จะแนะนำวิธีผสานข้อความใน Word 2016

• วิธีการกู้คืนเอกสาร Word 2016 ที่เสียหายหรือสูญหาย
• คำแนะนำฉบับสมบูรณ์สำหรับ Word 2016 (ตอนที่ 1): ทำความคุ้นเคยกับอินเทอร์เฟซ Ribbon
• คำแนะนำฉบับสมบูรณ์สำหรับ Word 2016 (ตอนที่ 2): ทำความคุ้นเคยกับ OneDrive สร้าง บันทึก และแชร์เอกสาร

ทักษะการร่างและข้อมูลในสำนักงานเป็นเงื่อนไขพื้นฐานหากคุณต้องการมีงานที่ดีในวันนี้ ปัจจุบัน คุณมีวิธีต่างๆ มากมายในการเรียนรู้ทักษะนี้ ตั้งแต่การเรียนหลักสูตรออฟไลน์หรือออนไลน์ไปจนถึงการเรีนรู้ด้วยตนเองบนอินเทอร์เน็ต

การค้นหาบทเรียนออนไลน์เกี่ยวกับวิธีใช้ซอฟต์แวร์ออฟฟิศไม่ใช่เรื่องยาก หนึ่งในตัวเลือกซอฟต์แวร์ยอดนิยมในปัจจุบันคือ Microsoft Word แม้ว่าปัจจุบันจะมีทางเลือกฟรีมากมายสำหรับ Word แต่ซอฟต์แวร์นี้ยังคงอยู่ในอันดับต้น ๆ ของตัวเลือกยอดนิยมที่สุด ไม่ใช่เพียงเพราะ Word มีชื่อเสียงมาเป็นเวลานาน แต่ Microsoft ยังปรับปรุงและอัปเกรดผลิตภัณฑ์อย่างแข็งขันเพื่อตอบสนองความต้องการที่เพิ่มขึ้นของผู้ใช้

เมื่อใช้ Word คุณจะมีฟีเจอร์ที่จำเป็นเกือบทั้งหมดในการแก้ไขเอกสารระดับมืออาชีพ ตั้งแต่การเลือกรูปแบบฟอนต์ การจัดตำแหน่งซ้าย/ขวา การเยื้องไปจนถึงการแทรกรูปภาพ การเพิ่มลิงก์... ทั้งหมดนี้ใช้งานง่าย

อย่างไรก็ตาม Microsoft Word มีฟีเจอร์ที่มีประโยชน์อีกอย่างที่คุณอาจไม่รู้ นั่นคือการผสมข้อความ ด้านล่างนี้เป็นคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีรวมข้อความใน Word 2016

จดหมายเวียน - การรวมข้อความหรือจดหมายเวียนเป็นคุณสมบัติที่มีประโยชน์ในMicrosoft Wordที่ช่วยให้คุณสามารถสร้างคำเชิญได้หลายฉบับ จดหมายขอบคุณ ประกาศ โฟลเดอร์ แท็กชื่อ และข้อมูลอื่น ๆ อีกมากมายที่จัดเก็บไว้ในรายการ ฐานข้อมูล หรือสเปรดชีต เมื่อดำเนินการจดหมายเวียนคุณจะต้องมีเอกสาร Word (คุณสามารถเริ่มต้นด้วยเอกสารข้อความที่มีอยู่หรือสร้างใหม่) และรายชื่อผู้รับซึ่งโดยปกติจะเป็นไฟล์ สมุดงานใน Excel - สเปรดชีต Excel

ดูวิดีโอด้านล่างเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีใช้ฟีเจอร์จดหมายเวียนใน Word 2016 :

วิธีใช้จดหมายเวียน - จดหมายเวียน:

1. เปิดเอกสาร Word ที่มีอยู่หรือสร้างเอกสารใหม่

2. จาก แท็บ Mailingsคลิก คำสั่ง Start Mail MergeและเลือกStep-by-Step Mail Merge Wizardจากเมนูแบบเลื่อนลง

• กล่องจดหมายเวียนจะปรากฏขึ้นและแนะนำคุณตลอดหกขั้นตอนสำคัญในการผสานให้เสร็จสมบูรณ์ ตัวอย่างต่อไปนี้จะแสดงวิธีการสร้างเทมเพลตข้อความและรวมข้อความเข้ากับรายชื่อผู้รับ

ขั้นตอนที่ 1

• จาก บานหน้าต่างงานจดหมายเวียนทางด้านขวาของหน้าต่าง Word ให้เลือกประเภทของเอกสารที่คุณต้องการสร้าง ในตัวอย่าง เราจะเลือกLetters จากนั้นคลิกถัดไป: เริ่มต้นเอกสารเพื่อย้ายไปยังขั้นตอนที่ 2

ขั้นตอนที่ 2

• เลือกใช้เอกสารปัจจุบัน จากนั้นคลิกถัดไป: เลือกผู้รับเพื่อไปยังขั้นตอนที่ 3

ขั้นตอนที่ 3

ตอนนี้คุณจะต้องมีรายการที่อยู่เพื่อให้ Word สามารถวางที่อยู่แต่ละรายการในเอกสารได้โดยอัตโนมัติ รายการนี้อาจอยู่ในไฟล์ที่มีอยู่ เช่นสเปรดชีต Excelหรือคุณสามารถพิมพ์รายการที่อยู่ใหม่จากภายใน ตัว ช่วยสร้างจดหมายเวียน

1. เลือกใช้รายการที่มีอยู่ จากนั้นคลิกเรียกดูเพื่อเลือกไฟล์

2. ค้นหาไฟล์ของคุณ จากนั้นคลิกเปิด

3. หากรายการที่อยู่ในสเปรดชีต Excel ให้เลือกสเปรดชีตที่มีรายการแล้วคลิกตกลง

4. ใน กล่องโต้ตอบผู้รับจดหมายเวียนคุณสามารถเลือกหรือยกเลิกการเลือกแต่ละกล่องเพื่อควบคุมผู้รับที่จะรวมไว้ในการผสานได้ ตามค่าเริ่มต้น จะต้องเลือกผู้รับทั้งหมด เมื่อ เสร็จแล้ว คลิกตกลง

5. คลิกถัดไป: เขียนจดหมายของคุณเพื่อไปยังขั้นตอนที่ 4

• หากคุณไม่มีรายการที่อยู่ คุณสามารถคลิก ปุ่ม พิมพ์รายการใหม่แล้วคลิกสร้างจากนั้นป้อนรายการที่อยู่ด้วยตนเอง

ขั้นตอนที่ 4

ตอนนี้คุณพร้อมที่จะเขียนจดหมายของคุณแล้ว เมื่อพิมพ์แล้ว สำเนาจดหมายแต่ละฉบับจะเหมือนกันโดยพื้นฐานแล้ว เฉพาะ ข้อมูลผู้รับ (เช่น ชื่อและที่อยู่) เท่านั้น ที่จะแตกต่างกัน คุณจะต้องเพิ่มพื้นที่ที่สำรองไว้สำหรับข้อมูลผู้รับ เพื่อให้ Mail Merge รู้ได้อย่างชัดเจนว่าจะเพิ่มข้อมูลไปที่ใด

หากต้องการแทรกข้อมูลผู้รับ:

1. วางจุดแทรกในเอกสารในตำแหน่งที่คุณต้องการให้ข้อมูลปรากฏ

2. เลือกหนึ่งในตัวเลือกตัวยึดตำแหน่ง ในตัวอย่างนี้ เราจะเลือกAddress block (บล็อกที่อยู่)

3. กล่องโต้ตอบอาจปรากฏขึ้นพร้อมกับตัวเลือกการปรับแต่งที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับการเลือกของคุณ เลือกตัวเลือกที่ต้องการ จากนั้นกดOK

4. ตัวยึดตำแหน่งจะปรากฏในเอกสารของคุณ (เช่น «AddressBlock»)

5. เพิ่มตัวยึดตำแหน่งอื่นๆ ที่คุณต้องการ ในตัวอย่างนี้ เราจะเพิ่มตัวยึดตำแหน่งในบรรทัดทักทายเหนือเนื้อหาของตัวอักษร

6. เมื่อเสร็จแล้ว คลิกถัดไป: ดูตัวอย่างตัวอักษรของคุณเพื่อไปยังขั้นตอนที่ 5

• สำหรับตัวอักษรบาง ตัวคุณเพียงแค่ต้องเพิ่มช่องที่อยู่และบรรทัดคำทักทาย แต่คุณยังสามารถเพิ่มตัวยึดตำแหน่ง (เช่น ชื่อหรือที่อยู่ของผู้รับ) ในเนื้อหาของจดหมายได้เพื่อการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณมากยิ่งขึ้น

ขั้นตอนที่ 5

1. ดูตัวอย่างตัวอักษรเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลจากรายชื่อผู้รับปรากฏอย่างถูกต้องในจดหมาย คุณสามารถใช้ลูกศรเลื่อนซ้ายและขวาเพื่อดูเอกสารแต่ละเวอร์ชันได้

2. หากทุกอย่างถูกต้อง คลิกถัดไป: ทำการผสานให้เสร็จสิ้นเพื่อย้ายไปยังขั้นตอนที่ 6

ขั้นตอนที่ 6

1. คลิกพิมพ์เพื่อพิมพ์ข้อความ

2. กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น ตัดสินใจว่าคุณต้องการพิมพ์ข้อความทั้งหมด เอกสารปัจจุบัน (ไฟล์) หรือเฉพาะกลุ่มที่เลือก จากนั้นคลิกตกลง ในตัวอย่างนี้ เราจะพิมพ์ทั้งหมด

3. กล่องโต้ตอบ การพิมพ์จะปรากฏขึ้น ปรับการตั้ง ค่าการพิมพ์หากจำเป็น จากนั้นกดOK เอกสารจะถูกพิมพ์

เพื่อหลีกเลี่ยงความไม่สอดคล้องกันในชุดอีเมลหรืออีเมล คุณต้องปรับแต่งไฟล์ Excel ดังต่อไปนี้:

• แถวแรกควรมีเฉพาะส่วนหัวของคอลัมน์ที่เริ่มต้นจากเซลล์ A1 Word จะใช้ส่วนหัวของคอลัมน์ เช่น Merge Fields เมื่อคุณใช้ Mail Merge ใน Microsoft Word
• คุณควรแก้ไขส่วนหัวคอลัมน์ให้ตรงกับชื่อตัวยึดที่คุณจะใช้ในเอกสารเทมเพลตหรืออีเมล
• คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์สเปรดชีตที่มีข้อมูลนั้นเป็นหนึ่งบันทึกต่อตัวอย่างแถว
• ข้อมูลตัวเลขสำหรับการติดต่อ เช่น รหัสไปรษณีย์ เปอร์เซ็นต์ส่วนลด ระยะทาง สกุลเงิน ฯลฯ ควรอยู่ในรูปแบบตัวเลขที่เหมาะสม
• หากต้องการเปลี่ยนแปลง ให้เลือกเซลล์หรือช่วงของเซลล์ที่มีตัวเลข
• ในแท็บ หน้าแรก > Ribbon ให้คลิกลูกศรดรอปดาวน์ที่อยู่ถัดจาก ทั่วไป
• ทำการเพิ่มเติมที่จำเป็นทั้งหมดก่อนเชื่อมโยงเอกสาร Word โดยใช้จดหมายเวียนกับไฟล์ฐานข้อมูล Excel เมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดแล้ว คลิกบันทึกไฟล์ Excel
• ไฟล์ฐานข้อมูล Excel ควรอยู่ในไดรฟ์เก็บข้อมูลในเครื่องคอมพิวเตอร์
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดอยู่ในแผ่นงานแรกของสมุดงาน Excel

อ้างถึงบทความเพิ่มเติมบางส่วน:

• คำแนะนำฉบับสมบูรณ์สำหรับ Word 2016 (ตอนที่ 25): วิธีตรวจสอบและป้องกันเอกสาร Word
• คำแนะนำฉบับสมบูรณ์สำหรับ Word 2016 (ตอนที่ 26): สร้างกราฟิก SmartArt
• คำแนะนำฉบับสมบูรณ์สำหรับ Word 2016 (ตอนที่ 27): วิธีใช้สไตล์

ขอให้สนุก!