Google ชีต (ตอนที่ 1): ทำความคุ้นเคยกับ Google ชีต

Google ชีตช่วยให้คุณจัดระเบียบ แก้ไข และวิเคราะห์ข้อมูลประเภทต่างๆ ได้โดยใช้สเปรดชีต ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับวิธีต่างๆ ในการใช้สเปรดชีตและวิธีไปยังส่วนต่างๆ ของอินเทอร์เฟซของ Google ชีต นอกจากนี้คุณยังจะได้เรียนรู้วิธีพื้นฐานในการทำงานกับเซลล์และเนื้อหาของเซลล์ รวมถึงวิธีเลือกเซลล์ แทรกเนื้อหา และคัดลอกและวางเซลล์

สิ่งที่ควรรู้เกี่ยวกับ Google ชีต

Google ชีตเป็นแอปพลิเคชันสเปรดชีตบนเว็บที่ช่วยให้คุณจัดเก็บและจัดระเบียบข้อมูลประเภทต่างๆ ได้ เช่นเดียวกับ Microsoft Excel แม้ว่า Google ชีตไม่ได้นำเสนอคุณลักษณะขั้นสูงของ Excel ทั้งหมด แต่ก็สามารถสร้างและแก้ไขสเปรดชีตแบบง่ายไปจนถึงซับซ้อนได้อย่างง่ายดาย

แม้ว่าคุณอาจคิดว่าคนบางคนใช้สเปรดชีตเพื่อกระทืบตัวเลขและข้อมูลที่ซับซ้อน แต่จริงๆ แล้วสเปรดชีตสามารถใช้เพื่องานต่างๆ ในชีวิตประจำวันได้หลากหลาย ไม่ว่าคุณจะเริ่มจัดทำงบประมาณ วางแผนจัดสวน สร้างใบแจ้งหนี้ หรืออะไรก็ตามที่คุณนึกออก สเปรดชีตเป็นวิธีที่ดีในการจัดระเบียบข้อมูล

วิธีสร้างสเปรดชีต Google ใหม่

1. ใน Google Drive คลิกใหม่และเลือกGoogle ชีตจากเมนูแบบเลื่อนลง

2. สเปรดชีตจะปรากฏในแท็บเบราว์เซอร์ใหม่

3. หากต้องการตั้งชื่อสเปรดชีต ให้ค้นหาและเลือกสเปรดชีตที่ไม่มีชื่อที่ด้านบนของหน้า พิมพ์ชื่อสเปรดชีตของคุณ จากนั้นกดEnter

4. สเปรดชีตของคุณจะถูกเปลี่ยนชื่อ

5. เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการดูหรือแก้ไขสเปรดชีต คุณสามารถเข้าถึงสเปรดชีตได้อีกครั้งจาก Google ไดรฟ์ ซึ่งสเปรดชีตนั้นจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ

คุณอาจสังเกตเห็นว่าไม่มีปุ่มบันทึก เนื่องจาก Google ไดรฟ์ใช้คุณลักษณะบันทึกอัตโนมัติ ซึ่งจะบันทึกไฟล์โดยอัตโนมัติและทันทีเมื่อคุณแก้ไข

อินเทอร์เฟซของ Google ชีต

หากต้องการใช้และแก้ไขสเปรดชีต คุณต้องคุ้นเคยกับอินเทอร์เฟซของ Google ชีต

ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับเซลล์ (เซลล์)

แต่ละสเปรดชีตประกอบด้วยสี่เหลี่ยมหลายพันรูปเรียกว่าเซลล์ เซลล์คือจุดตัดของแถวและคอลัมน์ คอลัมน์จะถูกระบุด้วยตัวอักษร (A, B, C) ในขณะที่แถวจะถูกระบุด้วยตัวเลข (1, 2, 3)

แต่ละเซลล์มีชื่อของตัวเอง หรือที่เรียกว่าที่อยู่เซลล์ โดยขึ้นอยู่กับคอลัมน์และแถว ในตัวอย่างนี้ เซลล์ที่เลือกจะตัดกันคอลัมน์Cและแถว10ดังนั้นที่อยู่ของเซลล์คือC10 โปรดสังเกตว่าส่วนหัวของแถวและคอลัมน์ของเซลล์จะเข้มขึ้นเมื่อเลือกเซลล์

คุณยังสามารถเลือกหลายเซลล์พร้อมกันได้ กลุ่มของเซลล์เรียกว่าช่วง แทนที่จะระบุที่อยู่ของเซลล์ คุณจะอ้างอิงถึงช่วงของเซลล์โดยใช้ที่อยู่เซลล์ของเซลล์แรกและเซลล์สุดท้ายในช่วงเซลล์ โดยคั่นด้วยเครื่องหมายทวิภาค ตัวอย่างเช่น ช่วงที่มีเซลล์ A1, A2, A3, A4 และ A5 จะถูกเขียนเป็น A1:A5

ในภาพด้านล่าง มีการเลือกช่วงเซลล์ที่แตกต่างกันสองช่วง:

ช่วงเซลล์ A2:A8

ช่วงเซลล์ A2:B8

ทำความเข้าใจกับเนื้อหาของเซลล์

ข้อมูลใดๆ ที่คุณป้อนลงในสเปรดชีตจะถูกจัดเก็บไว้ในเซลล์ แต่ละเซลล์สามารถมีเนื้อหาได้หลายประเภท รวมถึงข้อความ รูปแบบ สูตร และฟังก์ชัน

• ข้อความ : เซลล์สามารถมีข้อความ เช่น ตัวอักษร ตัวเลข และวันที่

• คุณสมบัติการจัดรูปแบบ : เซลล์สามารถมีคุณสมบัติการจัดรูปแบบที่เปลี่ยนวิธีการแสดงตัวอักษร ตัวเลข และวันที่ ตัวอย่างเช่น เปอร์เซ็นต์อาจปรากฏเป็น 0.15 หรือ 15% คุณสามารถเปลี่ยนสีพื้นหลังของเซลล์ได้

• สูตรและฟังก์ชัน : เซลล์สามารถมีสูตรและฟังก์ชันที่คำนวณค่าของเซลล์ ในตัวอย่างSUM(B2:B8)จะเพิ่มค่าของแต่ละเซลล์ในช่วงเซลล์B2:B8และแสดงผลรวมในเซลล์B9

วิธีการเลือกเซลล์

หากต้องการป้อนหรือแก้ไขเนื้อหาของเซลล์ คุณต้องเลือกเซลล์ก่อน

1. คลิกเซลล์เพื่อเลือก

2. กล่องสีน้ำเงินจะปรากฏขึ้นรอบๆ เซลล์ที่เลือก

คุณยังสามารถเลือกเซลล์โดยใช้ปุ่มลูกศรบนคีย์บอร์ดได้

วิธีการเลือกช่วงของเซลล์

บางครั้งคุณอาจต้องการเลือกกลุ่ม/ช่วงของเซลล์ที่ใหญ่ขึ้น

1. คลิกและลากเมาส์จนกระทั่งเซลล์ทั้งหมดที่คุณต้องการเลือกถูกเน้น

2. ปล่อยเมาส์เพื่อเลือกช่วงเซลล์ที่ต้องการ

วิธีแทรกเนื้อหาของเซลล์

1. เลือกเซลล์ที่ต้องการ

2. ป้อนเนื้อหาในกล่องที่เลือก จากนั้นกดEnter เนื้อหาจะปรากฏในเซลล์และแถบสูตร คุณยังสามารถป้อนและแก้ไขเนื้อหาเซลล์ในแถบสูตรได้

วิธีลบเนื้อหาของเซลล์

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการลบ

2. กด ปุ่ม DeleteหรือBackspaceบนคีย์บอร์ดของคุณ เนื้อหาของเซลล์จะถูกลบ

วิธีคัดลอกและวางเซลล์

เป็นเรื่องง่ายที่จะคัดลอกสิ่งที่ป้อนลงในสเปรดชีตของคุณแล้ววางลงในเซลล์อื่น

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการคัดลอก

2. กดCtrl + C (Windows) หรือCommand + C (Mac) บนแป้นพิมพ์เพื่อคัดลอกเซลล์

3. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการวางเนื้อหาที่คัดลอก เซลล์ที่คัดลอกจะมีกล่องล้อมรอบเซลล์เหล่านั้น

4. กดCtrl + V (Windows) หรือCommand + V (Mac) บนแป้นพิมพ์เพื่อวางเซลล์

วิธีการตัดและวางเซลล์

แตกต่างจากการคัดลอกและวาง (ซึ่งคัดลอกเนื้อหาของเซลล์) การตัดและวางจะย้ายเนื้อหาระหว่างเซลล์

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการตัด

2. กดCtrl + X (Windows) หรือCommand + X (Mac) บนแป้นพิมพ์เพื่อตัดเซลล์ เนื้อหาของเซลล์จะยังคงอยู่ในตำแหน่งเดิมจนกว่าเซลล์จะถูกวาง

3. เลือกเซลล์หรือเซลล์ที่คุณต้องการวาง

4. กดCtrl + V (Windows) หรือCommand + V (Mac) บนแป้นพิมพ์เพื่อวางเซลล์

บางครั้งคุณเพียงต้องการคัดลอกและวางเนื้อหาบางส่วนของเซลล์ ในกรณีเหล่านี้ คุณสามารถใช้ตัวเลือกวางแบบพิเศษได้ คลิกแก้ไขในเมนูแถบเครื่องมือ วางเมาส์เหนือPaste Specialแล้วเลือกตัวเลือกการวางที่คุณต้องการจากเมนูแบบเลื่อนลง

วิธีการลากและวางเซลล์

แทนที่จะตัดและวาง คุณสามารถลากและวางเซลล์เพื่อย้ายเนื้อหาได้

1. เลือกเซลล์ จากนั้นเลื่อนเมาส์ไปเหนือขอบด้านนอกของเซลล์สีน้ำเงิน เคอร์เซอร์จะเปลี่ยนเป็นไอคอนรูปมือ

2. คลิกและลากเซลล์ไปยังตำแหน่งที่ต้องการ

3. ปล่อยเมาส์เพื่อวางกล่อง

วิธีใช้ที่จับเติม

อาจมีบางครั้งที่คุณต้องการคัดลอกเนื้อหาของเซลล์หนึ่งไปยังเซลล์อื่นๆ หลายๆ เซลล์ในสเปรดชีต คุณสามารถคัดลอกและวางเนื้อหาลงในแต่ละเซลล์ได้ แต่วิธีนี้จะใช้เวลานาน แต่คุณสามารถใช้จุดจับเติมเพื่อคัดลอกและวางเนื้อหาจากเซลล์หนึ่งไปยังเซลล์อื่นในแถวหรือคอลัมน์เดียวกันได้อย่างรวดเร็ว

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการใช้ สี่เหลี่ยมเล็กๆ ที่เรียกว่าจุดจับเติม จะปรากฏที่มุมขวาล่างของเซลล์

2. วางเมาส์เหนือจุดจับเติม เคอร์เซอร์จะเปลี่ยนเป็นกากบาทสีดำ

3. คลิกและลากจุดจับเติมไปยังเซลล์ที่คุณต้องการ เส้นประสีดำจะปรากฏขึ้นรอบๆ เซลล์

4. ปล่อยเมาส์เพื่อเติมเซลล์ที่เลือก

ใช้จุดจับเติมเพื่อดำเนินการต่อในลำดับ

ที่จับเติมสามารถใช้เพื่อดำเนินการลำดับต่อไปได้ เมื่อใดก็ตามที่เนื้อหาของแถวหรือคอลัมน์เรียงลำดับตามลำดับ เช่น ตัวเลข (1, 2, 3) หรือวัน (วันจันทร์ อังคาร วันพุธ) ปุ่มเติมจะคาดเดาสิ่งที่จะเกิดขึ้น ถัดไปในชุดข้อมูล ในตัวอย่างด้านล่าง จุดจับเติมใช้เพื่อขยายสตริงวันที่ในคอลัมน์