Google ชีต (ตอนที่ 11): เรียนรู้เกี่ยวกับรูปแบบตัวเลข

เมื่อใดก็ตามที่คุณทำงานกับ สเปรดชีต Google ชีตคุณควรใช้รูปแบบตัวเลขที่เหมาะสมสำหรับข้อมูลของคุณ รูปแบบตัวเลขจะบอกสเปรดชีตของคุณอย่างชัดเจนว่าคุณกำลังใช้ข้อมูลประเภทใด เช่น เปอร์เซ็นต์ (%) สกุลเงิน ($) เวลา วันที่ ฯลฯ

เหตุใดจึงใช้รูปแบบตัวเลข

การจัดรูปแบบตัวเลขไม่เพียงทำให้สเปรดชีตของคุณอ่านง่ายขึ้น แต่ยังทำให้ใช้งานได้ง่ายขึ้นอีกด้วย เมื่อคุณใช้รูปแบบตัวเลข คุณกำลังบอกสเปรดชีตของคุณอย่างชัดเจนว่าค่าประเภทใดที่เก็บอยู่ในเซลล์ ตัวอย่างเช่น การจัดรูปแบบวันที่จะบอกสเปรดชีตว่าคุณกำลังป้อนวันที่ในปฏิทินที่ต้องการ วิธีนี้ช่วยให้สเปรดชีตเข้าใจข้อมูลของคุณได้ดีขึ้น ซึ่งช่วยให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณมีความสอดคล้องและสูตรของคุณได้รับการคำนวณอย่างถูกต้อง

หากคุณไม่จำเป็นต้องใช้รูปแบบตัวเลขใดๆ โดยปกติแล้ว Spreadsheet จะนำรูปแบบไปใช้โดยอัตโนมัติตามค่าเริ่มต้น อย่างไรก็ตาม การจัดรูปแบบอัตโนมัติอาจนำการเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบเล็กน้อยไปใช้กับข้อมูลของคุณ

ใช้รูปแบบตัวเลข

เช่นเดียวกับสไตล์การจัดรูปแบบอื่นๆ เช่น การเปลี่ยนสีฟอนต์ คุณนำรูปแบบตัวเลขไปใช้โดยการเลือกเซลล์และเลือกตัวเลือกการจัดรูปแบบที่ต้องการ มีสองวิธีหลักในการเลือกรูปแบบตัวเลข:

คลิกคำสั่งรูปแบบตัวเลขด่วนคำสั่งใดคำสั่งหนึ่งบนแถบเครื่องมือ

คุณสามารถเลือกจากตัวเลือกเพิ่มเติมใน เมนูแบบเลื่อนลง รูปแบบเพิ่มเติมที่อยู่ติดกัน

ตัวอย่างนี้ใช้การจัดรูปแบบสกุลเงิน เพิ่มสัญลักษณ์สกุลเงิน ($) และแสดงทศนิยมสองตำแหน่งสำหรับค่าตัวเลขใดๆ

หากคุณเลือกเซลล์ใดๆ ที่มีรูปแบบตัวเลข คุณสามารถดูค่าจริงของเซลล์นั้นได้ในแถบสูตร สเปรดชีตจะใช้ค่านี้สำหรับสูตรและการคำนวณอื่นๆ

ใช้รูปแบบตัวเลขอย่างถูกต้อง

การจัดรูปแบบตัวเลขมีประโยชน์มากกว่าการเลือกเซลล์และนำการจัดรูปแบบไปใช้ สเปรดชีตสามารถใช้รูปแบบตัวเลขได้หลากหลายโดยอัตโนมัติตามวิธีที่คุณป้อนข้อมูล แปลว่าคุณจะต้องป้อนข้อมูลในแบบที่โปรแกรมเข้าใจ จากนั้นตรวจดูให้แน่ใจว่าเซลล์ต่างๆ ใช้รูปแบบตัวเลขที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่น รูปภาพด้านล่างแสดงวิธีการใช้รูปแบบตัวเลขสำหรับวันที่ เปอร์เซ็นต์ และเวลาอย่างถูกต้อง:

ตอนนี้คุณรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการทำงานของรูปแบบตัวเลขแล้ว มาดูรูปแบบตัวเลขบางส่วนที่ใช้กัน

รูปแบบเปอร์เซ็นต์

รูปแบบตัวเลขที่มีประโยชน์ที่สุดรูปแบบหนึ่งคือรูปแบบเปอร์เซ็นต์ (%) โดยจะแสดงค่าเป็นเปอร์เซ็นต์ เช่น 20% หรือ 55% สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคำนวณสิ่งต่างๆ เช่น ต้นทุนภาษีการขายหรือเคล็ดลับ เมื่อคุณป้อนเครื่องหมายเปอร์เซ็นต์ (%) หลังตัวเลข รูปแบบตัวเลขเปอร์เซ็นต์จะถูกนำไปใช้กับเซลล์นั้นโดยอัตโนมัติ

ดังที่คุณคงจำได้จากชั้นเรียนคณิตศาสตร์ครั้งก่อนๆ เปอร์เซ็นต์สามารถเขียนเป็นทศนิยมได้ ดังนั้น 15% เท่ากับ 0.15, 7.5% เท่ากับ 0.075, 20% เท่ากับ 0.20, 55% เท่ากับ 0.55 เป็นต้น

มีหลายครั้งที่การจัดรูปแบบเปอร์เซ็นต์มีประโยชน์ ตัวอย่างเช่น ในรูปภาพด้านล่าง ให้สังเกตว่าภาษีขายมีรูปแบบที่แตกต่างกันอย่างไรสำหรับแต่ละแผ่นงาน (5, 5% และ 0.05):

อย่างที่คุณเห็น การคำนวณในสเปรดชีตทางด้านซ้ายทำงานไม่ถูกต้อง หากไม่มีการจัดรูปแบบเปอร์เซ็นต์ สเปรดชีตจะถือว่าคุณต้องการคูณ $22.50 ด้วย 5 ไม่ใช่ 5% และแม้ว่าสเปรดชีตทางด้านขวาจะยังใช้งานได้โดยไม่มีการจัดรูปแบบเป็นเปอร์เซ็นต์ แต่สเปรดชีตที่อยู่ตรงกลางจะอ่านได้ง่ายกว่า

รูปแบบวันที่

เมื่อใดก็ตามที่คุณทำงานกับวันที่ คุณจะต้องใช้รูปแบบวันที่เพื่อให้สเปรดชีตทราบว่าคุณกำลังอ้างอิงถึงวันที่ในปฏิทินที่ต้องการ เช่น 15 กรกฎาคม 2016 นอกจากนี้ รูปแบบวันที่แบบเดือนยังช่วยให้คุณทำงานกับชุดฟังก์ชันวันที่ได้อีกด้วย ที่ใช้ข้อมูลวันที่และเวลาในการคำนวณคำตอบ

สเปรดชีตไม่เข้าใจข้อมูลแบบเดียวกับที่มนุษย์เข้าใจ ตัวอย่างเช่น หากคุณป้อนเดือนตุลาคมในเซลล์ สเปรดชีตจะไม่ทราบว่าคุณกำลังป้อนวันที่ จึงจะถือว่าเป็นข้อความอื่นๆ เมื่อป้อนวันที่ คุณจะต้องใช้รูปแบบเฉพาะที่สเปรดชีตของคุณเข้าใจแทน เช่น เดือน/วัน/ปี (หรือวัน/เดือน/ปี ขึ้นอยู่กับประเทศที่คุณอยู่) ตัวอย่างด้านล่างจะเข้าสู่ 12/10/2016 สำหรับวันที่ 12 ตุลาคม 2016 จากนั้นสเปรดชีตจะนำรูปแบบตัวเลขวันที่ไปใช้กับเซลล์โดยอัตโนมัติ

ตอนนี้ตัวอย่างได้จัดรูปแบบวันที่อย่างถูกต้องแล้ว และสามารถทำสิ่งต่างๆ กับข้อมูลนี้ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ตัวจับเติมเพื่อดำเนินการต่อวันที่ตามคอลัมน์ ดังนั้นวันที่ที่แตกต่างกันจะปรากฏในแต่ละเซลล์:

หากไม่ได้ใช้รูปแบบวันที่โดยอัตโนมัติ แสดงว่าสเปรดชีตไม่เข้าใจข้อมูลที่คุณป้อน ตัวอย่างด้านล่างนี้เข้าสู่วันที่ 15 มีนาคม สเปรดชีตไม่เข้าใจว่าเราหมายถึงวันที่ ดังนั้นการจัดรูปแบบอัตโนมัติจึงถือว่าเซลล์นี้เป็นข้อความ

ในทางกลับกัน หากคุณป้อนวันที่ 15 มีนาคม (โดยไม่มี "th") สเปรดชีตจะรับรู้ว่าเป็นวัน เนื่องจากไม่รวมปี สเปรดชีตจึงเพิ่มปีปัจจุบันโดยอัตโนมัติเพื่อให้วันที่มีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด นอกจากนี้ยังสามารถป้อนวันที่ด้วยวิธีอื่นได้ เช่น 15/3/2559, 15/3/2559 หรือ 15/3/2559 และสเปรดชีตจะยังคงรับรู้ว่าเป็นวันที่

หากต้องการตรวจสอบว่า Google ชีตรับรู้ว่ารายการของคุณเป็นวันที่หรือไม่ ให้ดูในแถบสูตร ค่าของเซลล์ในแถบสูตรจะถูกแปลงเป็นรูปแบบตัวเลข เช่น วันที่ 15 มีนาคม 2016 แต่จะแสดงในแผ่นงานในรูปแบบที่คุณป้อนในตอนแรก

ตัวเลือกรูปแบบวันที่เพิ่มเติม

หากต้องการเข้าถึงตัวเลือกรูปแบบวันที่อื่นๆ ให้เลือก เมนูแบบเลื่อนลง รูปแบบเพิ่มเติมบนแถบเครื่องมือ และเลือกรูปแบบเพิ่มเติมที่ด้านล่าง จากนั้นเลือกรูปแบบวันที่และเวลาเพิ่มเติม

กล่องโต้ตอบรูปแบบวันที่และเวลาแบบกำหนดเองจะปรากฏขึ้น จากที่นี่ คุณสามารถเลือกตัวเลือกรูปแบบวันที่ที่คุณต้องการได้ ตัวเลือกเหล่านี้คือตัวเลือกสำหรับการแสดงวันที่ที่แตกต่างกัน เช่น การรวมวันในสัปดาห์หรือการข้ามปี

ดังที่คุณเห็นในแถบสูตร การจัดรูปแบบวันที่แบบกำหนดเองจะไม่เปลี่ยนวันที่จริงในเซลล์ แต่เพียงเปลี่ยนวิธีการแสดงเท่านั้น

คำแนะนำในการจัดรูปแบบตัวเลข

เคล็ดลับบางประการในการได้รับผลลัพธ์ที่ดีที่สุดด้วยการจัดรูปแบบตัวเลขมีดังนี้

• ใช้การจัดรูปแบบตัวเลขกับทั้งคอลัมน์ : หากคุณวางแผนที่จะใช้คอลัมน์สำหรับข้อมูลบางประเภท เช่น วันที่หรือเปอร์เซ็นต์ คุณอาจพบว่าวิธีที่ง่ายที่สุดในการเลือกทั้งคอลัมน์โดยคลิกที่ตัวอักษรของคอลัมน์และใช้รูปแบบตัวเลขที่ต้องการ ด้วยวิธีนี้ ข้อมูลใดๆ ที่คุณเพิ่มลงในคอลัมน์นี้ในอนาคตจะมีรูปแบบตัวเลขที่ถูกต้อง โปรดทราบว่าโดยทั่วไปแถวส่วนหัวจะไม่ได้รับผลกระทบจากการจัดรูปแบบตัวเลข

• ตรวจสอบค่าของคุณอีกครั้งหลังจากใช้การจัดรูปแบบตัวเลข : หากคุณใช้การจัดรูปแบบตัวเลขกับข้อมูลที่มีอยู่ คุณอาจได้รับผลลัพธ์ที่ไม่คาดคิด ตัวอย่างเช่น การใช้รูปแบบเปอร์เซ็นต์ (%) กับเซลล์ที่มีค่า 5 จะทำให้คุณได้ 500% ไม่ใช่ 5% ในกรณีนี้คุณต้องป้อนค่าใหม่ในแต่ละเซลล์ให้ถูกต้อง

• หากคุณอ้างอิงเซลล์ที่มีรูปแบบตัวเลขในสูตร สเปรดชีตจะสามารถนำรูปแบบตัวเลขเดียวกันไปใช้กับเซลล์ใหม่ได้โดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้ค่าที่มีรูปแบบสกุลเงินในสูตร ค่าที่คำนวณได้จะใช้รูปแบบสกุลเงินด้วย

• หากคุณต้องการให้ข้อมูลของคุณปรากฏตรงตามที่พิมพ์ คุณต้องใช้รูปแบบข้อความธรรมดา รูปแบบนี้ดีเป็นพิเศษสำหรับตัวเลขที่คุณไม่ต้องการคำนวณ เช่น หมายเลขโทรศัพท์ รหัสไปรษณีย์ หรือตัวเลขที่ขึ้นต้นด้วย 0 เช่น 02415 เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด คุณอาจต้องจัดรูปแบบข้อความธรรมดาก่อนป้อนข้อมูล เข้าไปในเซลล์เหล่านี้

เพิ่มและลดเลขทศนิยม

คำสั่งเพิ่มตำแหน่งทศนิยมและลดตำแหน่งทศนิยมช่วยให้คุณสามารถควบคุมจำนวนตำแหน่งทศนิยมที่แสดงในเซลล์ได้ คำสั่งเหล่านี้ไม่เปลี่ยนค่าของเซลล์ แต่จะแสดงค่าเป็นทศนิยมตามจำนวนที่กำหนดแทน

การลดทศนิยมจะแสดงค่าที่ปัดเศษเป็นทศนิยมตำแหน่งนั้น แต่ค่าจริงในเซลล์จะยังคงแสดงในแถบสูตร

คำสั่งเพิ่ม/ลดตำแหน่งทศนิยมไม่สามารถใช้ได้กับรูปแบบตัวเลขบางรูปแบบ เช่นวันที่และเศษส่วน