Google ชีต (ตอนที่ 9): จัดเรียงและกรองข้อมูล

Google ชีตช่วยให้คุณวิเคราะห์และทำงานกับข้อมูลจำนวนมากได้ เมื่อคุณเพิ่มเนื้อหาลงในสเปรดชีตของคุณมากขึ้น การจัดระเบียบข้อมูลภายในสเปรดชีตจะมีความสำคัญอย่างยิ่ง Google ชีตช่วยให้คุณจัดระเบียบข้อมูลใหม่ได้โดยการจัดเรียงและใช้ตัวกรอง คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลของคุณโดยการจัดเรียงตามตัวอักษรหรือตัวเลข หรือคุณสามารถใช้ตัวกรองเพื่อจำกัดข้อมูลให้แคบลงและซ่อนบางส่วนจากมุมมองได้

ในบทนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีจัดระเบียบข้อมูลและเนื้อหาสเปรดชีตของคุณให้ดียิ่งขึ้น คุณยังจะได้เรียนรู้วิธีกรองข้อมูลเพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการ

ประเภทของการจำแนกประเภท

เมื่อเรียงลำดับข้อมูล สิ่งสำคัญคือต้องตัดสินใจว่าคุณต้องการให้การเรียงลำดับมีผลกับทั้งเวิร์กชีตหรือกับพื้นที่ที่เลือก

การจัดเรียงตามแผ่นงานจะจัดระเบียบข้อมูลทั้งหมดในสเปรดชีตตามคอลัมน์ ข้อมูลที่เกี่ยวข้องในแต่ละแถวจะถูกบันทึกร่วมกันเมื่อใช้การเรียงลำดับ ในภาพด้านล่าง คอลัมน์ Nameได้รับการจัดเรียงเพื่อแสดงชื่อลูกค้าตามลำดับตัวอักษร ข้อมูลที่อยู่ของลูกค้าแต่ละรายได้รับการบันทึกด้วยชื่อที่เกี่ยวข้อง

การเรียงลำดับตามช่วงจะเรียงลำดับข้อมูลภายในช่วงของเซลล์ ซึ่งอาจมีประโยชน์เมื่อทำงานกับเวิร์กชีตที่มีตารางจำนวนมาก การเรียงลำดับช่วงจะไม่ส่งผลต่อเนื้อหาอื่นๆ ในเวิร์กชีต

วิธีจัดระเบียบแผ่นงาน

ตัวอย่างจะเรียงลำดับรายชื่อลูกค้าตามตัวอักษรตามนามสกุล เพื่อให้การเรียงลำดับทำงานได้อย่างถูกต้อง แผ่นงานของคุณต้องมีแถวส่วนหัวซึ่งใช้ในการระบุชื่อของแต่ละคอลัมน์ แถวส่วนหัวจะถูกแช่แข็ง ดังนั้นป้ายกำกับส่วนหัวจะไม่รวมอยู่ในการเรียงลำดับ

1. คลิกดูและวางเมาส์เหนือตรึง เลือกแถวจากเมนูที่ปรากฏขึ้น

2. แถวส่วนหัวถูกตรึง ตัดสินใจว่าจะจัดเรียงคอลัมน์ใด จากนั้นคลิกเซลล์ในคอลัมน์

3. คลิกข้อมูลและเลือกจัดเรียงแผ่นงานตามคอลัมน์ AZ (จากน้อยไปหามาก)หรือจัดเรียงแผ่นงานตามคอลัมน์ ZA (จากมากไปน้อย ) ตัวอย่างเช่น เราจะเลือกSort Sheet ตามคอลัมน์ AZ

4. แผ่นงานจะถูกจัดเรียงตามที่คุณเลือก

วิธีจัดเรียงช่วง

ตัวอย่างจะเลือกตารางย่อยในแบบฟอร์มสั่งซื้อเสื้อยืดเพื่อจัดเรียงจำนวนเสื้อที่เรียงลำดับตามชั้นเรียน

1. เลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการเรียงลำดับ ตัวอย่างเช่น เราจะเลือกช่วงเซลล์ G3:H6

2. คลิกข้อมูลและเลือกจัดเรียงช่วงจากเมนูแบบเลื่อนลง

3. กล่องโต้ตอบการเรียงลำดับจะปรากฏขึ้น เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการเรียงลำดับ

4. เลือกขึ้นหรือลง ตัวอย่างเช่น เราจะเลือกจากมากไปน้อย (ZA) จากนั้นคลิกเรียงลำดับ

5. ช่วงจะถูกจัดเรียงตามการเลือกของคุณ (ในตัวอย่าง ข้อมูลจะถูกจัดเรียงจากมากไปน้อยตาม คอลัมน์ คำสั่งซื้อ )

วิธีสร้างตัวกรอง

ตัวอย่างจะใช้ตัวกรองกับแผ่นบันทึกของอุปกรณ์เพื่อแสดงเฉพาะแล็ปท็อปและโปรเจ็กเตอร์ที่พร้อมสำหรับการชำระเงิน เพื่อให้การเรียงลำดับทำงานได้อย่างถูกต้อง แผ่นงานจะต้องมีแถวส่วนหัวซึ่งใช้ในการระบุชื่อของแต่ละคอลัมน์ แถวส่วนหัวจะได้รับการแก้ไข ดังนั้นป้ายกำกับส่วนหัวจะไม่รวมอยู่ในตัวกรอง

1. คลิกดูและวางเมาส์เหนือตรึง เลือกแถวจากเมนูที่ปรากฏขึ้น

2. คลิกเซลล์ใดก็ได้ที่มีข้อมูล

3. คลิกปุ่มตัวกรอง

4. ลูกศรแบบเลื่อนลงจะปรากฏในแต่ละส่วนหัวของคอลัมน์

5. คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงสำหรับคอลัมน์ที่คุณต้องการกรอง ตัวอย่างจะกรองคอลัมน์ B เพื่อดูเฉพาะอุปกรณ์บางประเภทเท่านั้น

6. คลิกล้างเพื่อล้างการตรวจสอบทั้งหมด

7. เลือกข้อมูลที่คุณต้องการกรอง จากนั้นคลิกตกลง เช่น เราจะเลือก แล็ปท็อป และ โปรเจคเตอร์ เพื่อดูเฉพาะอุปกรณ์ประเภทนี้

8. ข้อมูลจะถูกกรอง ซ่อนเนื้อหาใด ๆ ที่ไม่ตรงกับเกณฑ์ชั่วคราว ในตัวอย่างนี้ จะแสดงเฉพาะแล็ปท็อปและโปรเจ็กเตอร์เท่านั้น

ใช้ตัวกรองหลายตัว

ตัวกรองเป็นแบบสะสม ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถใช้ตัวกรองหลายตัวเพื่อช่วยจำกัดผลลัพธ์ให้แคบลง ตัวอย่างได้กรองชีตเพื่อแสดงแล็ปท็อปและโปรเจ็กเตอร์ ตอนนี้ต้องการจำกัดให้แคบลงเพื่อแสดงเฉพาะแล็ปท็อปและโปรเจ็กเตอร์ที่ทดสอบในเดือนสิงหาคม

1. คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงสำหรับคอลัมน์ที่คุณต้องการกรอง ตัวอย่างจะเพิ่มตัวกรองในคอลัมน์ D เพื่อดูข้อมูลตามวันที่

2. ทำเครื่องหมายหรือยกเลิกการทำเครื่องหมายในกล่องโดยขึ้นอยู่กับข้อมูลที่คุณต้องการกรอง จากนั้นคลิกตกลง ตัวอย่างจะยกเลิกการเลือกทุกอย่างยกเว้นเดือนสิงหาคม

3. ตัวกรองใหม่จะถูกนำมาใช้ ในตัวอย่าง ขณะนี้ชีตได้รับการกรองเพื่อแสดงเฉพาะแล็ปท็อปและโปรเจ็กเตอร์ที่ได้รับการทดสอบในเดือนสิงหาคม

หากคุณกำลังทำงานร่วมกับผู้อื่นในเวิร์กชีต คุณสามารถสร้างมุมมองตัวกรองได้ การสร้างตัวกรองมุมมองทำให้คุณสามารถกรองข้อมูลได้โดยไม่กระทบต่อมุมมองของข้อมูลของผู้อื่น มันส่งผลต่อมุมมองของคุณเองเท่านั้น นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถตั้งชื่อมุมมองและบันทึกหลายมุมมองได้ คุณสามารถสร้างมุมมองตัวกรองได้โดยคลิกลูกศรดรอปดาวน์ถัดจากปุ่มตัวกรอง

วิธีลบตัวกรองทั้งหมด

คลิก ปุ่ม ตัวกรองจากนั้นสเปรดชีตจะกลับสู่รูปร่างเดิม