จะสร้างเทมเพลตอีเมลใน Microsoft Outlook.com 365 ได้อย่างไร

บ่อยครั้ง เรามักจะพบว่าตัวเองส่งอีเมลที่มีลักษณะคล้ายกันมาก ตัวอย่างเช่น เมื่อเชิญคนมาสัมภาษณ์หรือติดต่อซัพพลายเออร์เพื่อขอใบเสนอราคา ใช้เวลานานในการเขียนอีเมลทุกฉบับตั้งแต่ต้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเขียนอีเมลเป็นสิบหรือหลายร้อยฉบับทุกสัปดาห์ โชคดีที่ Outlook มีฟีเจอร์ที่คุณสามารถใช้สร้างเทมเพลตอีเมลที่คุณสามารถใช้เพื่อประหยัดเวลาในการเขียนอีเมลประเภทเดียวกันได้อย่างง่ายดาย

หากคุณต้องการเรียนรู้วิธีสร้างเทมเพลตอีเมลใน Outlook คู่มือนี้เหมาะสำหรับคุณ ฉันจะนำคุณผ่านขั้นตอนทีละขั้นตอนสำหรับการสร้างเทมเพลตอีเมลต่างๆ ใน ​​Outlook.com หากมีการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย กระบวนการด้านล่างนี้จะใช้ได้กับ Microsoft Outlook 2016, 2019 และ 2021/365 รุ่นเดสก์ท็อป

สร้างและใช้เทมเพลตใน Outlook.com

ไปเลย:

• ขั้นตอนที่ #1:  เปิด Outlook.com แล้วไปที่กล่องจดหมายของคุณ
• ขั้นตอนที่ #2:  เริ่มสร้างเทมเพลต ในการสร้างเทมเพลต ให้เปิด "ข้อความใหม่" - ตัวเลือกนี้จะอยู่ที่มุมบนขวาของแอปพลิเคชันของคุณ คลิกจุดสามจุดตามที่ระบุในภาพด้านบน แล้วเลือกตัวเลือก "เทมเพลตของฉัน" 
• ขั้นตอนที่ #3: รายละเอียดเทมเพลต  ใต้ “เทมเพลตของฉัน” ให้คลิก  ตัวเลือก “+เทมเพลต ” จะเปิดหน้าต่างใหม่พร้อมตัวเลือกในการเพิ่มชื่อเทมเพลตและเนื้อหา สิ่งที่คุณใช้เป็นเนื้อหาและชื่อของคุณในเทมเพลตนั้นขึ้นอยู่กับประเภทของอีเมลที่คุณตั้งใจจะเขียนโดยใช้เทมเพลตนี้ แนวคิดคือการเพิ่มข้อความทั้งหมดที่มีแนวโน้มว่าจะคล้ายคลึงกันในอีเมลทั้งหมด เพื่อที่คุณจะได้ประหยัดเวลาที่คุณจะเสียเวลาไปกับการเขียนข้อความดังกล่าวใหม่ 
• ขั้นตอนที่ #4:  การใช้เทมเพลตของคุณ  หลังจากสร้างเทมเพลตของคุณแล้ว คุณสามารถเลือกเทมเพลตที่เหมาะสมที่สุดตามอีเมลที่คุณกำลังสร้างได้ ในการใช้งานเทมเพลต คุณเพียงแค่คลิกจุดสามจุดดังที่แสดงในภาพด้านบน แล้วเลือกเทมเพลตที่คุณต้องการ ข่าวดีก็คือ Outlook ช่วยให้คุณสร้างเทมเพลตได้มากเท่าที่เป็นไปได้ ดังนั้นให้ใช้ประโยชน์จากสิ่งนั้น 

หมายเหตุสำคัญ: เทมเพลตจะถูกเก็บไว้ในบัญชี Outlook.com ของคุณ ดังนั้นคุณจะสามารถเข้าถึงได้เฉพาะในขณะที่ลงชื่อเข้าใช้บัญชีเดียวกันนี้ในอุปกรณ์ทุกเครื่องของคุณ เมื่อคุณเข้าสู่ระบบด้วยอีเมลอื่น คุณจะไม่สามารถเข้าถึงเทมเพลตเหล่านี้ได้อีก