หยุดและลบข้อความอีเมลที่ซ้ำกันใน Outlook 2016 และ 2019

นำไปใช้กับ: Office 2019, 2016, 365 Windows 7, 8, 10 และ macOS (พร้อมการปรับปรุงเล็กน้อย)

คุณเคยมีรายการอีเมล ผู้ติดต่อ และรายการปฏิทินที่ซ้ำซ้อนจำนวนมากใน Outlook และต้องการล้างข้อมูลซ้ำซ้อนที่น่ารำคาญเหล่านี้อย่างรวดเร็วเพื่อให้คุณสามารถจดจ่อกับของจริงได้หรือไม่

ถ้าเป็นเช่นนั้น โปรดอ่านต่อไป เพราะวันนี้เราจะแสดงวิธีหยุดรับข้อความเหล่านั้นและลบอีเมลที่ซ้ำกันออกจากกล่องจดหมายของคุณโดยไม่ต้องซื้อเครื่องมือลบที่มีราคาแพง

อันดับแรก เราจะอธิบายสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดสำหรับกรณีการทำซ้ำอีเมลที่พบบ่อยที่สุด จากนั้นเราจะนำเสนอวิธีแก้ปัญหาง่ายๆ ที่คุณสามารถนำไปใช้เพื่อล้างการสนทนาที่ซ้ำซ้อน รายชื่อติดต่อ และการประชุมจากกล่องจดหมายอีเมลของคุณได้อย่างง่ายดาย

สาเหตุของการซ้ำอีเมลในกล่องจดหมายของคุณ

จากสิ่งที่ฉันได้เห็นในอดีต Outlook ซ้ำกันมักจะมาจากสาเหตุหลักหกประการ :

1. กำหนดค่ากฎไม่ถูกต้อง : อาจมีกรณีที่กฎสองข้อขึ้นไปเริ่มทำงานเมื่อได้รับอีเมล ส่งผลให้มีข้อความเดียวกันหลายอินสแตนซ์
2. การตั้งค่าบัญชีไม่ถูกต้อง : ในหลายกรณี ฉันพบว่าผู้ใช้กำหนดบัญชีอีเมลเดียวกันหลายครั้งโดยไม่ได้ตั้งใจ และส่งผลให้มีอีเมล รายชื่อติดต่อ และรายการปฏิทินขาเข้าหลายรายการ
3. ช่วงเวลาการส่ง/รับสั้นเกินไป หากความถี่ในการอัปเดตกล่องจดหมายของคุณสั้นเกินไป Outlook อาจโหลดข้อความลงในกล่องขาเข้าของคุณ แต่อาจไม่สามารถทำเครื่องหมายข้อความที่เกิดขึ้นว่าซิงโครไนซ์/โหลดแล้ว ส่งผลให้มีข้อความเดียวกันเกิดขึ้นหลายครั้ง
4. ปัญหาการซิงโครไนซ์ : เรายังสังเกตพบผู้ติดต่อและข้อความที่ซ้ำกันซึ่งเป็นผลมาจากปัญหาการซิงค์กับผู้ให้บริการบุคคลที่สาม
5. ข้อผิดพลาด ของผู้ใช้ ขณะคัดลอกและวางการประชุมและการนัดหมายในปฏิทิน Outlook ด้วยตนเอง
6. การรวมโฟลเดอร์ส่วนบุคคลของ Outlook หลายๆ โฟลเดอร์ (หรือที่เรียกว่าไฟล์ PST) ไว้ในโฟลเดอร์เดียวไม่ถูกต้อง

ผลกระทบของรายการ Outlook ที่ซ้ำกัน

1. มันส่งผลเสียต่อผลผลิตของคุณ
2. พวกเขาสับสนและทำให้เกิดข้อผิดพลาด ลองนึกภาพการตอบกลับข้อความเดียวกันมากกว่าหนึ่งครั้ง :-(…
3. สิ่งเหล่านี้อาจส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการโหลดไคลเอนต์ Outlook ของคุณ ยิ่งต้องโหลดข้อความที่จัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์หรือเซิร์ฟเวอร์ของ Outlook เมื่อเริ่มต้นมากเท่าใด ประสิทธิภาพก็จะยิ่งช้าลงเท่านั้น
4. Dups เติมกล่องจดหมายของคุณ ผู้ใช้ทางธุรกิจจะต้องลบอีเมลเพื่อให้สอดคล้องกับความจุอีเมลที่จัดสรรโดยแผนกไอทีของตน

ตอนนี้เราเข้าใจสาเหตุและผลกระทบแล้ว เรามาโฟกัสที่วิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้กัน

ลบอีเมลที่ซ้ำกันใน Outlook

มีการทำซ้ำอีเมลหลายรายการเพื่อลบยูทิลิตี้และโปรแกรมเสริมในตลาด แต่เราเชื่อและแนะนำให้คุณใช้ฟังก์ชัน Outlook ที่พร้อมใช้งานทันที อ่านขั้นตอนทั้งหมด

• เปิดMicrosoft Outlook (กระบวนการนี้จะทำงานในเวอร์ชัน 2013 และ 2016)
• ขอแนะนำให้สำรองข้อมูลอีเมลของคุณก่อนดำเนินการตามขั้นตอนการล้างข้อมูลเสมอ นี่คือขั้นตอนทีละขั้นตอนในการส่งออกและ สำรองข้อมูลอีเมล ปฏิทิน และที่อยู่ติดต่อ ของOutlook
• หลังจากที่คุณทำเสร็จแล้ว เลือกโฟลเดอร์ที่มีอีเมลที่ซ้ำกัน
• ภายใต้หน้าแรกไปข้างหน้าและเลือก กล่องดรอปดาวน์ ล้างข้อมูลใน Ribbon

• เลือกล้างการสนทนาเพื่อลบและย้ายอีเมลที่ซ้ำกันในการสนทนาไปยังโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ
• โฟลเดอร์ล้างข้อมูลจะลบและย้ายอีเมลที่ซ้ำกันในโฟลเดอร์เฉพาะไปยังรายการที่ถูกลบ
• ล้างข้อมูลโฟลเดอร์ที่เก่ากว่าและโฟลเดอร์ย่อยจะช่วยให้คุณสามารถล้างโฟลเดอร์ย่อยได้เช่นกัน
• เมื่อเสร็จแล้ว คุณอาจคลิกขวาที่ โฟลเดอร์ Deleted ItemsและกดEmpty Folderเพื่อลบอินสแตนซ์อีเมลที่ซ้ำกันของคุณให้ดี

หมายเหตุ: หากคุณเป็นผู้ใช้ Microsoft Office สำหรับ MAC คุณจะพบตัวเลือก Clean Up ใน Home Ribbon ของคุณ

การป้องกันปัญหาการซ้ำซ้อนของอีเมล

1. หากเกี่ยวข้อง ให้ตรวจสอบกฎของ Outlookเพื่อให้แน่ใจว่ากฎหลายข้อจะไม่ทำงานพร้อมกันสำหรับข้อความขาเข้าแต่ละข้อความ
2. หากใช้ผู้ให้บริการอีเมลทางเว็บบุคคลที่สาม ให้ตรวจสอบว่า  บัญชี GMail, Yahoo และ Outlook.com ของคุณ กำหนดไว้อย่างถูกต้องใน Outlook
3. ตอนนี้ เพิ่มความถี่ในการอัปเดตกล่องจดหมายของคุณ นี่คือกระบวนการทีละขั้นตอน:
   • ใน Outlook ให้กดส่ง / รับ
   • กดส่ง / รับกลุ่ม
   • ตอนนี้ไปข้างหน้าและเลือกกำหนดส่ง / รับกลุ่ม
   • ตอนนี้ตั้งค่าช่วงเวลาเป็นค่าระหว่าง 15 ถึง 30 นาที (ดูภาพหน้าจอด้านล่าง)
   • คลิกตกลง

ทำความสะอาดผู้ติดต่อที่ซ้ำกัน

หากคุณพบผู้ติดต่อที่ซ้ำกันในแท็บ People คุณจะพบว่า บทช่วย สอนนี้มีประโยชน์มากในการลบผู้ติดต่อที่ซ้ำซ้อน ทำตามขั้นตอนที่ระบุไว้เพื่อรวมรายการที่ซ้ำกันในรายชื่อผู้ติดต่อ Outlook ของคุณ

หวังว่ามันจะช่วย!