เทมเพลต Outlook: สร้างเทมเพลตอีเมลและการประชุมใน Office 365, 2019 และ 2016 สำหรับ PC และ MAC

ปรับปรุงล่าสุด: ตุลาคม 2019

นี่เป็นคำถามที่เราเพิ่งได้รับสำหรับผู้อ่าน:

สวัสดี ฉันเป็นตัวแทนท่องเที่ยว และต้องการกำหนดเทมเพลตอีเมลที่กำหนดเองเพื่อตอบอีเมลที่ลูกค้าส่งให้ฉัน ฉันยังต้องการเร่งกระบวนการจัดตารางนัดหมายให้เร็วขึ้นและมีเทมเพลตที่ฉันใช้สร้างการนัดหมายและการประชุมได้อย่างรวดเร็ว หากช่วยได้ ฉันกำลังใช้ Outlook 365 ขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับความช่วยเหลือที่คุณสามารถเสนอได้

ขอบคุณสำหรับคำถามของคุณ ไปเลย ;-):

เทมเพลตอีเมล Outlook

การตั้งค่าข้อความอีเมลที่กำหนดไว้ล่วงหน้านั้นค่อนข้างง่าย สิ่งที่คุณต้องทำคือพิมพ์และจัดรูปแบบข้อความอีเมล แล้วบันทึกเป็นเทมเพลตสำหรับใช้ในอนาคต

หมายเหตุ: เพื่อความง่าย ในโพสต์นี้ ฉันจะใช้ตัวอย่างข้อความและเทมเพลตการประชุม แต่คุณอาจต้องการดูการกำหนดแบบฟอร์มที่ผู้ใช้กรอกที่ซับซ้อนมากขึ้นสำหรับOutlook

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อสร้างเทมเพลตอีเมล Outlook :

1. เปิด Outlook
2. ตีอีเมลใหม่
3. พิมพ์หัวเรื่องอีเมลของคุณ
4. พิมพ์ข้อความอีเมลของคุณ นี่เป็นตัวอย่างง่ายๆ:

1. ใส่ลายเซ็นของคุณ (ถ้าจำเป็น)
2. ตอนนี้ คุณจะต้องบันทึกอีเมลของคุณเป็นไฟล์เทมเพลต Outlook (ที่มีนามสกุลเป็น oft) เพื่อนำมาใช้ใหม่
3. ไปข้างหน้าและกดไฟล์
4. ตอนนี้กด บันทึกเป็น และระบุชื่อไฟล์ ในตัวอย่างง่ายๆ ของเราคือ: “Speaking Application Approved”
5. บันทึกอีเมลเป็นเทมเพลต อย่าลืมตั้งค่าประเภทไฟล์เป็น .oft ดังที่แสดงด้านล่าง

1. กดบันทึก
2. ปิดข้อความ
3. หากได้รับแจ้ง ให้กดบันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด

การส่งอีเมลตามเทมเพลต

การนำเทมเพลตที่มีอยู่กลับมาใช้ใหม่นั้นค่อนข้างง่ายเช่นกัน:

1. เปิด Outlook
2. ตีรายการใหม่
3. ตอนนี้เลือก รายการเพิ่มเติม
4. เลือก เลือกแบบฟอร์ม
5. ตอนนี้ คุณจะต้องเลือกตำแหน่งที่จะเก็บแม่แบบที่คุณเพิ่งสร้างในขั้นตอนก่อนหน้า เลือกเทมเพลตผู้ใช้ในตำแหน่ง File Systemและเลือกรายการ "Speaking Application Approved" ดังที่แสดงด้านล่าง

1. กดเปิด.
2. กำหนดผู้รับอีเมลของคุณในกล่องถึงและสำเนาถึง กำหนดสำเนาคาร์บอนสีดำ (BCC) หากจำเป็น
3. ส่งอีเมลของคุณ

เทมเพลตคำเชิญเข้าร่วมการประชุมของ Outlook

ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถใช้รูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซ้ำสำหรับการประชุมและการนัดหมายของคุณได้

เพียงแค่ไปข้างหน้าและกำหนดลายฉลุการประชุมของคุณและบันทึกเป็นไฟล์ .otf; แล้วส่งคำขอของคุณไปยังผู้เข้าร่วมประชุม

การแก้ไขข้อความและเทมเพลตการนัดหมายของคุณ

ในบางครั้ง คุณอาจต้องปรับเปลี่ยนฟอร์ม/เทมเพลต Outlook ของคุณ

เพื่อดำเนินการดังกล่าว กรุณาดำเนินการดังต่อไปนี้:

1. เปิดไฟล์แบบฟอร์มของคุณดังที่แสดงไว้ด้านบนในส่วนการใช้เทมเพลตซ้ำ
2. ทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น
3. กด File จากนั้น Save As จากนั้นบันทึกไฟล์โดยใช้ชื่ออื่น

แม่แบบถูกบันทึกไว้ที่ไหน?

ผู้อ่านสองสามคนถามเราว่าเส้นทางไฟล์ใดที่ Outlook จัดเก็บสเตนซิลที่กำหนดเองทั้งหมด

โดยค่าเริ่มต้น ตำแหน่งจะอยู่ภายใต้บัญชีผู้ใช้ของคุณ ใน Windows 10 /8 หรือ 7 จะเป็น: C\:users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

คุณสามารถจัดเก็บไฟล์ของคุณในตำแหน่งต่างๆ ในระบบปฏิบัติการ Windows PC ของคุณได้อย่างชัดเจน

เคล็ดลับ: หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับตำแหน่งที่แน่นอน คุณสามารถเรียกใช้การค้นหาไฟล์ .oft ของ Windows

เทมเพลตอีเมลสำหรับ macOS

กำหนดรูปแบบที่กำหนดเองของคุณ

หากคุณกำลังใช้ Outlook for macOS และต้องการกำหนดรูปแบบเทมเพลตแบบกำหนดเองของคุณ ให้ดำเนินการดังต่อไปนี้:

1. เปิด Outlook
2. ตีจดหมายใหม่
3. เขียนข้อความอีเมลของคุณ
4. จากแถบด้านบนให้กดบันทึกเป็นเทมเพลต...
5. จากนั้นเลือกโฟลเดอร์เทมเพลตของคุณแล้วกดบันทึก

ส่งข้อความตามเทมเพลตบน macOS

หลังจากบันทึกอีเมลที่กำหนดเองของคุณแล้ว คุณสามารถดำเนินการต่อและนำกลับมาใช้ใหม่ได้เพื่อเร่งการทำงานของคุณ โปรดปฏิบัติตามคำแนะนำเหล่านี้:

1. เปิด Outlook
2. จากแถบด้านบน ให้กด File
3. กดใหม่และเลือกใหม่จากเทมเพลต
4. โฟลเดอร์เทมเพลตของคุณจะเปิดขึ้น ซึ่งแตกต่างจาก Windows เพราะ macOS จะจัดเก็บเทมเพลตของคุณเป็นไฟล์ .emltpl
5. เลือกเทมเพลตอีเมลของคุณและกดตกลง
6. กรอกผู้รับอีเมลของคุณตามต้องการ
7. สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด ไปข้างหน้าและส่งข้อความของคุณ

หมายเหตุ: Outlook บน macOS ไม่รองรับเทมเพลตการนัดหมายและการประชุม