PowerPoint 2016: วิธีบันทึกงานนำเสนอ

เมื่อใดก็ตามที่คุณสร้างงานนำเสนอใหม่ในPowerPointคุณจะต้องทราบวิธีบันทึกเพื่อเข้าถึงและแก้ไขในภายหลัง เช่นเดียวกับ PowerPoint เวอร์ชันก่อนหน้า คุณสามารถบันทึกไฟล์ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณได้ หากต้องการ คุณยังสามารถบันทึกไฟล์ลงในบริการคลาวด์ เช่นOneDriveได้ คุณยังสามารถส่งออกและแชร์งานนำเสนอได้โดยตรงจาก PowerPoint

วิธีบันทึกงานนำเสนอใน PowerPoint 2016

• บันทึกและบันทึกเป็น
• ขอแนะนำ OneDrive
• วิธีบันทึกงานนำเสนอ
• ใช้บันทึกเป็นเพื่อทำสำเนา
• วิธีเปลี่ยนตำแหน่งบันทึกเริ่มต้น
• ใช้คุณลักษณะการกู้คืนอัตโนมัติ
  • วิธีใช้การกู้คืนอัตโนมัติ
• ส่งออกการนำเสนอ
  • วิธีส่งออกงานนำเสนอ
• แบ่งปันการนำเสนอ
  • วิธีการแบ่งปันการนำเสนอ
• ฝึกฝน!

บันทึกและบันทึกเป็น

PowerPoint มีสองวิธีในการบันทึกไฟล์: บันทึกและบันทึกเป็น ตัวเลือกเหล่านี้ทำงานในลักษณะเดียวกัน แต่มีข้อแตกต่างที่สำคัญบางประการ

• บันทึก:เมื่อคุณสร้างหรือแก้ไขงานนำเสนอ คุณจะใช้คำสั่งบันทึกเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ คุณจะใช้คำสั่งนี้เกือบตลอดเวลา เมื่อคุณบันทึกไฟล์ คุณเพียงแค่ต้องเลือกชื่อไฟล์และบันทึกตำแหน่งในครั้งแรก จากนั้นคุณเพียงแค่คลิกคำสั่งบันทึกเพื่อบันทึกด้วยชื่อและตำแหน่งนั้น
• บันทึกเป็น:คุณจะใช้คำสั่งนี้เพื่อสร้างสำเนางานนำเสนอของคุณโดยที่ต้นฉบับไม่เสียหาย เมื่อคุณใช้บันทึกเป็น คุณจะต้องเลือกชื่อและ/หรือตำแหน่งอื่นสำหรับเวอร์ชันที่คัดลอก

ขอแนะนำ OneDrive

ฟีเจอร์ส่วนใหญ่ ใน Microsoft Office รวมถึง PowerPoint มุ่งเน้นไปที่การบันทึกและแบ่งปันเอกสารออนไลน์ ทำได้โดยใช้ OneDrive ซึ่งเป็นพื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์สำหรับเอกสารและไฟล์ของคุณ ถ้าคุณต้องการใช้ OneDrive ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ลงชื่อเข้าใช้ PowerPoint ด้วยบัญชี Microsoft ของคุณ

วิธีบันทึกงานนำเสนอ

สิ่งสำคัญคือต้องบันทึกงานนำเสนอของคุณทุกครั้งที่คุณเริ่มโปรเจ็กต์ใหม่หรือเปลี่ยนแปลงโปรเจ็กต์ที่มีอยู่ การบันทึกงานของคุณเป็นประจำสามารถป้องกันไม่ให้เอกสารของคุณสูญหายเมื่อมีบางอย่างผิดพลาด นอกจากนี้ คุณจะต้องใส่ใจด้วยว่าคุณบันทึกงานนำเสนอไว้ที่ใด เพื่อให้สามารถค้นหาได้ง่ายในภายหลัง

1. ค้นหาและเลือก คำสั่ง บันทึกบนแถบเครื่องมือด่วน

2. หากคุณบันทึกไฟล์เป็นครั้งแรก คุณลักษณะ บันทึกเป็นจะปรากฏในมุมมองBackstage

3. จากนั้น คุณจะต้องเลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์และตั้งชื่อไฟล์ คลิกเรียกดูเพื่อเลือกตำแหน่งบนคอมพิวเตอร์ของคุณ หรือคุณสามารถคลิกOneDriveเพื่อบันทึกไฟล์ลงใน OneDrive ของคุณ

4. กล่องโต้ตอบบันทึกเป็นจะปรากฏขึ้น เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกงานนำเสนอ

5. ป้อนชื่อไฟล์สำหรับงานนำเสนอ จากนั้นคลิกบันทึก

6. การนำเสนอจะถูกบันทึก คุณสามารถคลิก คำสั่ง บันทึกอีกครั้งเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณในขณะที่คุณแก้ไขงานนำเสนอ

คุณยังสามารถเข้าถึง คำสั่ง บันทึกได้โดยกดCtrl + Sบนแป้นพิมพ์

ใช้บันทึกเป็นเพื่อทำสำเนา

หากคุณต้องการบันทึกงานนำเสนอเวอร์ชันอื่นในขณะที่ยังคงรักษาต้นฉบับไว้ คุณสามารถสร้างสำเนาได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีไฟล์ชื่อClient Presentationคุณสามารถบันทึกไฟล์เป็นClient Presentation 2เพื่อให้คุณสามารถแก้ไขไฟล์ใหม่และยังคงอ้างอิงถึงเวอร์ชันต้นฉบับได้

ในการดำเนินการนี้ คุณจะต้องกด คำ สั่งบันทึกเป็นในมุมมอง Backstage เช่นเดียวกับเมื่อบันทึกไฟล์เป็นครั้งแรก คุณต้องเลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์และตั้งชื่อไฟล์ใหม่

วิธีเปลี่ยนตำแหน่งบันทึกเริ่มต้น

หากคุณไม่ต้องการใช้ OneDrive คุณอาจผิดหวังที่เลือก OneDrive เป็นตำแหน่งที่ตั้งเริ่มต้นเมื่อบันทึกไฟล์ หากคุณพบว่าไม่สะดวก คุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งบันทึกเริ่มต้นเพื่อให้พีซีเครื่องนี้ถูกเลือกเป็นค่าเริ่มต้น

1. คลิก แท็บ ไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมองBackstage

2. คลิกตัวเลือก

3. กล่องโต้ตอบตัวเลือกของ PowerPointจะปรากฏขึ้น เลือกบันทึก ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากบันทึกลง ในคอมพิวเตอร์ตามค่าเริ่มต้น จากนั้นคลิกตกลง ตำแหน่งบันทึกเริ่มต้นจะเปลี่ยนไป

ใช้คุณลักษณะการกู้คืนอัตโนมัติ

PowerPoint จะบันทึกงานนำเสนอของคุณลงในโฟลเดอร์ชั่วคราวโดยอัตโนมัติในขณะที่คุณกำลังทำงานอยู่ หากคุณลืมบันทึกการเปลี่ยนแปลงหรือหาก PowerPoint ขัดข้อง คุณสามารถกู้คืนไฟล์ได้โดยใช้ฟีเจอร์การกู้คืนอัตโนมัติ

วิธีใช้การกู้คืนอัตโนมัติ

1. เปิด PowerPoint หากพบเวอร์ชันที่บันทึกอัตโนมัติของไฟล์ แผง การกู้คืนเอกสารจะปรากฏขึ้น

2. คลิกที่นี่เพื่อเปิดไฟล์ที่มีอยู่ การนำเสนอจะถูกคืนค่า

ตามค่าเริ่มต้น PowerPoint จะบันทึกอัตโนมัติทุกๆ 10 นาที หากคุณกำลังแก้ไขงานนำเสนอภายในเวลาไม่ถึง 10 นาที PowerPoint อาจไม่สร้างเวอร์ชันที่บันทึกโดยอัตโนมัติ

หากคุณไม่เห็นไฟล์ที่ต้องการ คุณสามารถเรียกดูไฟล์ที่บันทึกอัตโนมัติทั้งหมดได้จากมุมมอง Backstage เพียงเลือกแท็บไฟล์คลิกจัดการงานนำเสนอจากนั้นเลือกกู้คืนงานนำเสนอที่ไม่ได้บันทึก

ส่งออกการนำเสนอ

ตามค่าเริ่มต้น งานนำเสนอ PowerPoint จะถูกบันทึกในรูปแบบไฟล์ .pptx อย่างไรก็ตาม อาจมีบางครั้งที่คุณต้องใช้ไฟล์ประเภทอื่น เช่น PDF หรือ PowerPoint 97-2003 การส่งออกงานนำเสนอของคุณจาก PowerPoint ในรูปแบบไฟล์ที่หลากหลายเป็นเรื่องง่าย

• PDF:บันทึกงานนำเสนอเป็นเอกสาร PDF แทนไฟล์ PowerPoint
• วิดีโอ:บันทึกงานนำเสนอเป็นวิดีโอ
• Package for CD : บันทึกการนำเสนอลงในโฟลเดอร์ด้วย Microsoft PowerPoint Viewer ซึ่งเป็นสไลด์โชว์พิเศษที่ผู้ใช้สามารถดาวน์โหลดได้
• เอกสารประกอบคำบรรยาย:พิมพ์เอกสารประกอบคำบรรยายสำหรับสไลด์ของคุณ
• ไฟล์ประเภทอื่นๆ: บันทึกเป็นไฟล์ประเภทอื่นๆ รวมถึง PNG และ PowerPoint 97-2003

วิธีส่งออกงานนำเสนอ

ในตัวอย่างในบทความนี้ เราจะบันทึกงานนำเสนอเป็นไฟล์ PowerPoint 97-2003

1. คลิก แท็บ ไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมองBackstage

2. คลิกส่งออก จากนั้นเลือกตัวเลือกที่ต้องการ ในตัวอย่างนี้ เราจะเลือกChange File Type

3. เลือกประเภทไฟล์ จากนั้นคลิกบันทึกเป็น

4. กล่องโต้ตอบบันทึกเป็นจะปรากฏขึ้น เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการส่งออกงานนำเสนอ ป้อนชื่อไฟล์ จากนั้นคลิกบันทึก

คุณยังสามารถใช้ เมนู ดรอปดาวน์ประเภทบันทึก เป็นใน กล่องโต้ตอบบันทึกเป็นเพื่อบันทึกงานนำเสนอในรูปแบบไฟล์ที่หลากหลาย ระมัดระวังในการเลือกประเภทไฟล์เพื่อให้ผู้อื่นสามารถเปิดได้

แบ่งปันการนำเสนอ

PowerPoint ทำให้การแชร์และทำงานร่วมกันในการนำเสนอโดยใช้ OneDrive เป็นเรื่องง่าย ในอดีต หากคุณต้องการแชร์ไฟล์กับใครสักคน คุณสามารถส่งเป็นไฟล์แนบในอีเมลได้ แม้ว่าจะสะดวกมาก แต่ระบบนี้ยังสร้างไฟล์เดียวกันหลายเวอร์ชัน ดังนั้นจึงเป็นเรื่องยากสำหรับผู้ใช้ในการจัดระเบียบและจัดเรียง

เมื่อคุณแชร์งานนำเสนอจาก PowerPoint คุณกำลังให้ผู้อื่นสามารถเข้าถึงไฟล์เดียวกันได้ วิธีนี้ช่วยให้คุณและคนที่คุณแชร์ด้วยสามารถแก้ไขงานนำเสนอของคุณได้โดยไม่ต้องติดตามเวอร์ชันต่างๆ

หากต้องการแชร์งานนำเสนอ จะต้องบันทึกลงใน OneDrive ของคุณก่อน

วิธีการแบ่งปันการนำเสนอ

1. คลิก แท็บ ไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมอง Backstage จากนั้นคลิกแชร์

2. แผงแชร์จะปรากฏขึ้น

3. คลิกปุ่มโต้ตอบด้านล่างเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการต่างๆ ในการแบ่งปันการนำเสนอ

ฝึกฝน!

1. เปิดการนำเสนอตัวอย่าง

2. ใช้บันทึกเป็นเพื่อสร้างสำเนาของงานนำเสนอ ตั้งชื่อสำเนาใหม่Saving Challenge Practice คุณสามารถบันทึกลงในโฟลเดอร์บนคอมพิวเตอร์หรือ OneDrive ของคุณได้

3. ส่งออกงานนำเสนอเป็นไฟล์ PDF

ดูเพิ่มเติม:

• เริ่มต้นใช้งาน PowerPoint 2016
• สร้างและเปิดงานนำเสนอใน PowerPoint 2016
• วิธีสร้างอัลบั้มรูปภาพบน PowerPoint พร้อมเอฟเฟกต์