PowerPoint 2019 (ตอนที่ 22): แผนภูมิ

แผนภูมิเป็นเครื่องมือที่คุณสามารถใช้เพื่อสื่อสารข้อมูลแบบกราฟิก การใส่แผนภูมิในงานนำเสนอของคุณช่วยให้ผู้ฟังเห็นความหมายเบื้องหลังตัวเลข ทำให้ง่ายต่อการเห็นภาพการเปรียบเทียบและแนวโน้ม

ประเภทของแผนภูมิ

PowerPointมีแผนภูมิหลายประเภท ช่วยให้คุณสามารถเลือกแผนภูมิที่เหมาะกับข้อมูลของคุณได้มากที่สุด หากต้องการใช้แผนภูมิอย่างมีประสิทธิภาพ คุณจะต้องเข้าใจวิธีใช้แผนภูมิต่างๆ

PowerPoint มีแผนภูมิหลายประเภท ซึ่งแต่ละประเภทก็มีข้อดีของตัวเอง แผนภูมิคอลัมน์ใช้แถบแนวตั้งเพื่อแสดงข้อมูล เหมาะสำหรับข้อมูลหลายประเภท แต่มักใช้เพื่อเปรียบเทียบข้อมูล

• แผนภูมิเส้นเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการแสดงแนวโน้ม จุดข้อมูลเชื่อมต่อกันด้วยเส้นทำให้ง่ายต่อการดูว่าค่าเพิ่มขึ้นหรือลดลงเมื่อเวลาผ่านไป
• แผนภูมิวงกลมช่วยให้เปรียบเทียบอัตราส่วนได้ง่าย แต่ละค่าจะแสดงเป็นส่วนหนึ่งของวงกลม ดังนั้นจึงง่ายที่จะดูว่าค่าใดที่ประกอบเป็นเปอร์เซ็นต์โดยรวม
• แผนภูมิแท่งทำงานเหมือนกับแผนภูมิคอลัมน์ แต่ใช้แผนภูมิแท่งแนวนอนแทนแท่งแนวตั้ง
• แผนภูมิพื้นที่จะคล้ายกับแผนภูมิเส้น แต่รวมพื้นที่ใต้เส้นที่เชื่อมต่อจุดข้อมูลด้วย
• แผนภูมิพื้นผิวช่วยให้คุณแสดงข้อมูลในแนวนอนสามมิติได้ ทำงานได้ดีที่สุดกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่ ทำให้คุณดูข้อมูลหลายประเภทได้ในคราวเดียว

ระบุส่วนต่างๆ ของแผนภูมิ

นอกจากประเภทแผนภูมิแล้ว คุณจะต้องเข้าใจวิธีอ่านแผนภูมิด้วย แผนภูมิประกอบด้วยองค์ประกอบหรือส่วนต่างๆ จำนวนมาก ที่สามารถช่วยคุณตีความข้อมูลได้

แทรกแผนภูมิ

PowerPoint ใช้สเปรดชีตเป็นตัวยึดสำหรับการป้อนข้อมูลแผนภูมิ เช่นเดียวกับที่Excelทำ ขั้นตอนการป้อนข้อมูล นั้นค่อนข้างง่าย แต่ถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับ Excel คุณอาจต้องการทบทวนบทเรียน: Cell Basics

วิธีแทรกแผนภูมิ

1. เลือกแท็บแทรกจากนั้นคลิก คำสั่ง แผนภูมิในกลุ่มภาพประกอบ

2. กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น เลือกหมวดหมู่จากบานหน้าต่างด้านซ้ายและตรวจสอบแผนภูมิที่ปรากฏในบานหน้าต่างด้านขวา

3. เลือกแผนภูมิที่ต้องการ จากนั้นคลิกตกลง

4. แผนภูมิและสเปรดชีตจะปรากฏขึ้น ข้อมูลที่ปรากฏในสเปรดชีตคือข้อมูลต้นฉบับตัวยึดตำแหน่งที่คุณจะแทนที่ด้วยข้อมูลของคุณเอง ข้อมูลต้นฉบับถูกใช้เพื่อสร้างแผนภูมิ

5. ป้อนข้อมูลลงในแผ่นงาน

6. เฉพาะข้อมูลที่ล้อมรอบด้วยเส้นสีน้ำเงินเท่านั้นที่จะปรากฏในแผนภูมิ แต่พื้นที่นี้จะขยายโดยอัตโนมัติเมื่อคุณพิมพ์ต่อ

7. เมื่อเสร็จแล้ว คลิกXเพื่อปิดสเปรดชีต

8. กราฟจะเสร็จสมบูรณ์

คุณสามารถแก้ไขข้อมูลแผนภูมิได้ตลอดเวลาโดยเลือกแผนภูมิของคุณแล้วคลิก คำสั่ง แก้ไขข้อมูลบนแท็บออกแบบ

คุณยังสามารถคลิก คำสั่ง แทรกแผนภูมิในพื้นที่ที่สำรองไว้เพื่อแทรกแผนภูมิใหม่ได้

สร้างแผนภูมิด้วยข้อมูล Excel ที่มีอยู่

หากคุณมีข้อมูลในไฟล์ Excel ที่มีอยู่แล้วซึ่งคุณต้องการใช้สำหรับแผนภูมิ คุณสามารถถ่ายโอนข้อมูลได้โดยการคัดลอกและวาง เพียงเปิดสเปรดชีตใน Excel เลือกและคัดลอกข้อมูลที่ต้องการ และวางลงในพื้นที่แหล่งข้อมูลสำหรับแผนภูมิ

คุณยังสามารถฝังแผนภูมิ Excel ที่มีอยู่ในงานนำเสนอ PowerPoint ของคุณได้ สิ่งนี้มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการอัปเดตข้อมูลในไฟล์ Excel และต้องการให้แผนภูมิอัปเดตโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่ข้อมูล Excel มีการเปลี่ยนแปลง

แก้ไขแผนภูมิโดยใช้เครื่องมือแผนภูมิ

มีวิธีอื่นๆ มากมายในการปรับแต่งและจัดระเบียบแผนภูมิ ตัวอย่างเช่น PowerPoint ให้คุณเปลี่ยนประเภทแผนภูมิ จัดเรียงข้อมูลของแผนภูมิใหม่ และแม้กระทั่งเปลี่ยนเค้าโครงและรูปแบบของแผนภูมิ

วิธีเปลี่ยนประเภทแผนภูมิ

หากคุณพบว่าข้อมูลของคุณใช้งานไม่ได้กับแผนภูมิบางแผนภูมิ คุณสามารถสลับไปใช้แผนภูมิประเภทใหม่ได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างจะเปลี่ยนแผนภูมิจากแผนภูมิคอลัมน์เป็นแผนภูมิเส้น

1. เลือกแผนภูมิที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แท็บออกแบบจะปรากฏที่ด้านขวาของ Ribbon

2. จาก แท็ บDesignให้คลิก คำสั่ง Change Chart Type

3. กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น เลือกประเภทแผนภูมิที่ต้องการ จากนั้นคลิกตกลง

4. ประเภทแผนภูมิใหม่จะปรากฏขึ้น

วิธีแปลงข้อมูลแถวและคอลัมน์

บางครั้งคุณอาจต้องการเปลี่ยนวิธีที่แผนภูมิจัดกลุ่มข้อมูลของคุณ ตัวอย่างเช่น ในแผนภูมิด้านล่าง ข้อมูลการขายหนังสือจะจัดกลุ่มตามประเภท โดยมีแถวสำหรับแต่ละเดือน อย่างไรก็ตาม คุณสามารถสลับแถวและคอลัมน์เพื่อให้แผนภูมิจัดกลุ่มข้อมูลตามเดือน โดยมีแถวสำหรับแต่ละหมวดหมู่ ในทั้งสองกรณี แผนภูมิจะมีข้อมูลเดียวกัน มันถูกจัดระเบียบต่างกัน

1. เลือกแผนภูมิที่คุณต้องการแก้ไข แท็บการออกแบบจะปรากฏขึ้น

2. จาก แท็บ ออกแบบเลือก คำสั่ง แก้ไขข้อมูลในกลุ่มข้อมูล

3. คลิกแผนภูมิอีกครั้ง จากนั้นเลือก คำสั่ง สลับแถว/คอลัมน์ในกลุ่มข้อมูล

4. แถวและคอลัมน์จะถูกแปลง ในตัวอย่างนี้ ข้อมูลจะถูกจัดกลุ่มตามเดือน โดยมีแถวสำหรับแต่ละหมวดหมู่

เมื่อป้อนข้อมูลตัวเลขในคอลัมน์แรกของสเปรดชีต การแปลงแถวและคอลัมน์อาจทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่คาดคิดได้ วิธีแก้ไขประการหนึ่งคือการใส่เครื่องหมายอะพอสทรอฟี่หน้าตัวเลขแต่ละตัว เพื่อให้สเปรดชีตจัดรูปแบบเป็นข้อความแทนที่จะเป็นค่าตัวเลข ตัวอย่างเช่น ปี 2016 จะถูกป้อนเป็น '2016

วิธีเปลี่ยนเค้าโครงแผนภูมิ

เค้าโครงแผนภูมิที่กำหนดไว้ล่วงหน้าช่วยให้คุณสามารถแก้ไของค์ประกอบแผนภูมิ รวมถึงชื่อแผนภูมิ คำอธิบาย และป้ายกำกับข้อมูล เพื่อให้อ่านแผนภูมิได้ง่ายขึ้น

1. เลือกแผนภูมิที่คุณต้องการแก้ไข แท็บการออกแบบจะปรากฏขึ้น

2. จาก แท็บ Designให้คลิกคำสั่ง Quick Layout

3. เลือกเค้าโครงที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่ต้องการจากเมนูที่ปรากฏขึ้น

4. แผนภูมิจะอัปเดตเพื่อแสดงเค้าโครงใหม่

หากต้องการเปลี่ยนองค์ประกอบแผนภูมิ (เช่น ชื่อแผนภูมิ) ให้คลิกองค์ประกอบนั้นแล้วเริ่มพิมพ์

วิธีเปลี่ยนรูปแบบแผนภูมิ

ลักษณะแผนภูมิช่วยให้คุณปรับเปลี่ยนรูปลักษณ์ของแผนภูมิได้อย่างรวดเร็ว

1. เลือกแผนภูมิที่คุณต้องการแก้ไข แท็บการออกแบบจะปรากฏขึ้น

2. จาก แท็บ ออกแบบคลิก ลูกศรแบบเลื่อนลง เพิ่มเติมในกลุ่มลักษณะแผนภูมิ

3. เลือกสไตล์ที่ต้องการจากเมนูที่ปรากฏขึ้น

4. แผนภูมิจะปรากฏในรูปแบบที่เลือก

คุณยังสามารถใช้ปุ่มลัดการจัดรูปแบบแผนภูมิเพื่อเพิ่มองค์ประกอบแผนภูมิ เปลี่ยนลักษณะแผนภูมิ และกรองข้อมูลแผนภูมิได้อย่างรวดเร็ว