จะสร้างและเริ่มการประชุม Teams ได้อย่างไร

นี่เป็นคำถามที่ฉันได้รับเมื่อสองสามวันก่อน:

Microsoft Teams เพิ่งเปิดตัวในองค์กรของเรา และดูเหมือนว่าผู้คนยังคงคุ้นเคยกับมัน ฉันควรกำหนดเวลาการประชุมใน Teams อย่างไร คุณสามารถให้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการสร้างและแชร์ลิงก์ไปยังการประชุม Teams ได้หรือไม่

การจัดตารางการประชุมทีม

เพื่อความง่าย เราจะเน้นที่วิธีการสองวิธีในการเริ่มการประชุมใน Teams: จาก แอปพลิเคชันการ ประชุมที่มีอยู่แล้วภายใน ซึ่งน่าจะเหมาะกับทีมขนาดเล็กกว่าและจากแอปพลิเคชัน Microsoft Outlook ของคุณ (สำหรับ Windows หรือ macOS)

การสร้างการประชุม Teams ใน Outlook

ผู้ใช้ทางธุรกิจในองค์กรขนาดใหญ่อาจใช้ปลั๊กอิน Microsoft Teams สำหรับ Outlookเพื่อกำหนดเวลาการนัดหมาย นี่คือวิธีการ:

• เปิด Microsoft Outlook
• ไปที่แท็บปฏิทิน
• จาก Ribbon ให้กดปุ่ม J oin Teams Meeting หรือกดNew Item >> Teams Meeting

• จากนั้นไปข้างหน้าและป้อนชื่อการประชุมของคุณ เชิญสมาชิกในทีมที่ต้องการ
• ผู้ที่ได้รับเชิญทุกคนจะได้รับคำขอ Outlook ซึ่งพวกเขาสามารถใช้เพื่อเข้าถึงการประชุมทางเสียงหรือวิดีโอของคุณได้อย่างง่ายดาย โดยใช้ลิงก์ที่แสดงด้านล่าง

• การแชทในการประชุม ไฟล์ บันทึกย่อ และไวท์บอร์ดการประชุม (ในกรณีที่มีการใช้) จะพร้อมใช้งานในแอปพลิเคชัน Teams Chat ของคุณ
• โปรดทราบว่าหากผู้เข้าร่วมไม่ได้ติดตั้ง Microsoft Teams พวกเขาจะต้องดาวน์โหลดเวอร์ชันเดสก์ท็อปหรือเว็บเพื่อให้สามารถเข้าร่วมได้

จัดการประชุมโดยตรงใน Teams

หากคุณไม่มีการรวม Outlook คุณจะยังคงสามารถใช้แอปพลิเคชันการประชุมใน Microsoft Teams (ในเดสก์ท็อป เว็บ Android หรือ iOS) เพื่อกำหนดเวลาการประชุมของคุณได้

• จากแถบแอป ให้กด การประชุม
• เลือกว่าคุณต้องการเริ่มการประชุมตอนนี้หรือตั้งค่าการนัดหมายหรือการประชุมในอนาคต
• สำหรับการประชุมตามกำหนดการ ให้เพิ่มชื่อ/คำอธิบายและกำหนดเวลาเริ่มต้นและระยะเวลาการนัดหมาย

• จากนั้นกดกำหนดการ
• จากนั้นส่งคำเชิญเข้าร่วมการประชุมทาง Outlook หรือ Google ปฏิทิน (ซึ่งจะแสดงการประชุมของคุณในปฏิทินของคุณ) หรือเพียงแค่คัดลอกคำเชิญเข้าร่วมการประชุมแล้วส่งทางอีเมลถึงผู้เข้าร่วมประชุม (การดำเนินการนี้จะไม่มีการผสานรวมปฏิทิน)
• หากเป็นไปได้ อย่าลืมตั้งค่าตัวเลือกการประชุมตามต้องการ (เช่น รูปแบบการประชุม พฤติกรรมแผงด้านล่าง และอื่นๆ)

สนุกกับ Teams และแจ้งให้เราทราบในกรณีที่มีคำถาม