จะแชร์ไฟล์จาก Microsoft Teams ในอีเมลและการประชุมของ Outlook ได้อย่างไร

นี่เป็นคำถามจากสเตฟี:

ฉันเพิ่งได้รับมอบหมายให้เข้าควบคุมดูแล Microsoft Teams หลายทีมจากเพื่อนร่วมงานที่ลาออกจากบริษัทไป ความท้าทายอย่างหนึ่งที่ฉันพบเมื่อเร็วๆ นี้คือการแชร์ไฟล์ Word, PDF และ Excel ที่จัดเก็บไว้ใน Microsoft Teams กับผู้ใช้ภายในและภายนอกโดยใช้ Outlook 365 มีคำแนะนำ / แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดใดบ้างที่คุณสามารถแนะนำได้

ขอบคุณสำหรับคำถามของคุณ ในคำตอบของเรา เราขอเสนอกระบวนการทีละขั้นตอนง่ายๆ ที่คุณสามารถใช้ได้เพื่ออำนวยความสะดวกในการแชร์ไฟล์ผ่าน Outlook หากคุณสนใจที่จะแชร์มากกว่าหนึ่งไฟล์ คุณอาจต้องการดู บทแนะนำ การแชร์โฟลเดอร์ Teams

การแชร์ไฟล์จาก Teams ใน Outlook

คัดลอกลิงก์ไฟล์ทีม

วิธีที่ง่ายที่สุดในการแชร์การเข้าถึงไฟล์ที่จัดเก็บไว้ใน Teams กับฝ่ายภายในและภายนอกคือการฝังลิงก์ลงในอีเมล Outlook ของคุณ

• ในคอมพิวเตอร์ Windows หรือ MacOS ให้เปิดMicrosoft Teamsและไปที่ช่องของคุณ
• ไปที่ แท็บ ไฟล์และไปที่ไฟล์ที่คุณสนใจเพื่ออนุญาตการเข้าถึง
• กดเครื่องหมายถูกที่ด้านซ้ายมือของชื่อไฟล์ของคุณ (ขั้นตอนที่ 1)
• ตอนนี้ให้กดเมนูShow Actions (…) ที่ด้านขวามือของชื่อไฟล์ของคุณ (ขั้นตอนที่ 2)
• เลือกเมนูคัดลอกลิงค์ (ขั้นตอนที่ 3)

• ตอนนี้คุณจะเห็นกล่องโต้ตอบที่แสดงเส้นทางไปยังไฟล์ของคุณ ไฟล์จะอยู่ในไลบรารี SharePointที่โฮสต์ไฟล์แชนเนล Teams ของคุณ
• ตอนนี้ ไปข้างหน้าและตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ Teams ของคุณ ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ คุณจะเห็นสิทธิ์การเข้าถึงเริ่มต้นของไฟล์ (ทำเครื่องหมายด้านล่าง)

ตั้งค่าการอนุญาตไฟล์ Teams

• หากสนใจ คุณสามารถแก้ไขการอนุญาตการเข้าถึงตามที่คุณต้องการโดยใช้กล่องโต้ตอบการตั้งค่าลิงก์
• ทีมอนุญาตให้เลือกระหว่างตัวเลือกการอนุญาตการแชร์ที่แตกต่างกัน โปรดทราบว่าการตั้งค่าการแชร์อยู่ภายใต้นโยบายการดูแลระบบ Teams ของคุณ และอาจใช้ไม่ได้สำหรับคุณ
  1. อนุญาตให้ทุกคนที่มีลิงก์เข้าถึง/แก้ไขไฟล์ได้
  2. คนในองค์กรของคุณ
  3. บุคคลที่มีสิทธิ์เข้าถึงช่องของคุณ (สามารถเป็นบุคคลภายในหรือภายนอกองค์กรของคุณ)
  4. คนเฉพาะ. คุณจะต้องระบุที่อยู่อีเมลของบุคคลเหล่านั้น

• เลือกตัวเลือก อนุญาตให้แก้ไข ตามต้องการ
• เมื่อเสร็จแล้ว - กดปุ่มApply
• ตอนนี้ Teams จะสร้างลิงก์ไปยังไฟล์ Teams ของคุณตามสิทธิ์การเข้าถึงที่คุณเพิ่งตั้งค่า
• ตอนนี้กดคัดลอก

หมายเหตุสำคัญ: โดยทั่วไปแล้วการอนุญาตการแชร์เริ่มต้นจะถูกตั้งค่าโดยทีมไอทีของคุณ คุณอาจต้องการพูดคุยกับพวกเขาหากสิ่งเหล่านั้นไม่ตรงกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ

เพิ่มลิงก์ของคุณไปยังอีเมลหรือการประชุม Outlook

• ขั้นตอนสุดท้ายคือการเปิดเดสก์ท็อป Microsoft Outlook หรือ Office 365 Outlook
• สร้างอีเมลใหม่หรือการเรียกประชุม
• กำหนดผู้รับอีเมลและข้อความอีเมล/การประชุม
• วางลิงก์ไปยังไฟล์ Teams ที่คุณสร้างขึ้นในขั้นตอนก่อนหน้า
• ส่งอีเมลหรือการประชุมของคุณ

หมายเหตุ: คุณสามารถใช้กระบวนการเดียวกันกับโปรแกรมรับส่งเมลบุคคลที่สาม เช่น GMail

การแชร์ลิงก์ไปยังไฟล์ Teams กับสมาชิกช่อง

อีกวิธีหนึ่งในการแชร์ไฟล์จาก Teams กับสมาชิกแชนเนลของคุณ (บุคคลภายในหรือภายนอก) คือการใช้แท็บโพสต์

• เปิด Teams และนำทางไปยังแชนเนลของคุณ
• เปิด แท็บ โพสต์เพื่อเริ่มการสนทนาใหม่
• กดไฟล์แนบและเลือกเรียกดูจากทีมและแชนเน ล
• เรียกดูไฟล์ช่องของคุณและเลือกไฟล์ที่คุณสนใจจะแชร์
• กดแชร์ลิงค์
• ลิงก์จะถูกโพสต์ในแท็บโพสต์ของช่อง
• วางเมาส์เหนือพื้นที่ด้านขวาบนของโพสต์แล้วกดปุ่มแสดงการดำเนิน การ (...)
• กดShare to Outlook การดำเนินการนี้จะแชร์การสนทนาเป็นอีเมลจาก Outlook 365

การแชร์ไฟล์ไปยัง Outlook ไม่ทำงาน

การแชร์ไฟล์ใน Teams ค่อนข้างตรงไปตรงมา ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น ตัวเลือกการแชร์สิทธิ์ของไฟล์จะถูกควบคุมโดยแผนกไอทีหรือผู้ดูแลระบบ Teams ของคุณ ในกรณีที่บุคคลภายนอกไม่สามารถเปิดหรือแก้ไขไฟล์ของคุณได้ คุณอาจต้องการค้นหาว่าการตั้งค่าองค์กร Teams / ช่องของคุณอนุญาตให้บุคคลภายนอกโต้ตอบกับไฟล์ที่คุณแชร์หรือไม่