จะแชร์ไฟล์จาก Microsoft Teams ในอีเมลและการประชุมของ Outlook ได้อย่างไร

จะแชร์ไฟล์จาก Microsoft Teams ในอีเมลและการประชุมของ Outlook ได้อย่างไร

นี่เป็นคำถามจากสเตฟี:

ฉันเพิ่งได้รับมอบหมายให้เข้าควบคุมดูแล Microsoft Teams หลายทีมจากเพื่อนร่วมงานที่ลาออกจากบริษัทไป ความท้าทายอย่างหนึ่งที่ฉันพบเมื่อเร็วๆ นี้คือการแชร์ไฟล์ Word, PDF และ Excel ที่จัดเก็บไว้ใน Microsoft Teams กับผู้ใช้ภายในและภายนอกโดยใช้ Outlook 365 มีคำแนะนำ / แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดใดบ้างที่คุณสามารถแนะนำได้

ขอบคุณสำหรับคำถามของคุณ ในคำตอบของเรา เราขอเสนอกระบวนการทีละขั้นตอนง่ายๆ ที่คุณสามารถใช้ได้เพื่ออำนวยความสะดวกในการแชร์ไฟล์ผ่าน Outlook หากคุณสนใจที่จะแชร์มากกว่าหนึ่งไฟล์ คุณอาจต้องการดู บทแนะนำ การแชร์โฟลเดอร์ Teams

การแชร์ไฟล์จาก Teams ใน Outlook

คัดลอกลิงก์ไฟล์ทีม

วิธีที่ง่ายที่สุดในการแชร์การเข้าถึงไฟล์ที่จัดเก็บไว้ใน Teams กับฝ่ายภายในและภายนอกคือการฝังลิงก์ลงในอีเมล Outlook ของคุณ

  • ในคอมพิวเตอร์ Windows หรือ MacOS ให้เปิดMicrosoft Teamsและไปที่ช่องของคุณ
  • ไปที่ แท็บ ไฟล์และไปที่ไฟล์ที่คุณสนใจเพื่ออนุญาตการเข้าถึง
  • กดเครื่องหมายถูกที่ด้านซ้ายมือของชื่อไฟล์ของคุณ (ขั้นตอนที่ 1)
  • ตอนนี้ให้กดเมนูShow Actions (…) ที่ด้านขวามือของชื่อไฟล์ของคุณ (ขั้นตอนที่ 2)
  • เลือกเมนูคัดลอกลิงค์ (ขั้นตอนที่ 3)

จะแชร์ไฟล์จาก Microsoft Teams ในอีเมลและการประชุมของ Outlook ได้อย่างไร

  • ตอนนี้คุณจะเห็นกล่องโต้ตอบที่แสดงเส้นทางไปยังไฟล์ของคุณ ไฟล์จะอยู่ในไลบรารี SharePointที่โฮสต์ไฟล์แชนเนล Teams ของคุณ
  • ตอนนี้ ไปข้างหน้าและตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ Teams ของคุณ ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ คุณจะเห็นสิทธิ์การเข้าถึงเริ่มต้นของไฟล์ (ทำเครื่องหมายด้านล่าง)

จะแชร์ไฟล์จาก Microsoft Teams ในอีเมลและการประชุมของ Outlook ได้อย่างไร

ตั้งค่าการอนุญาตไฟล์ Teams

  • หากสนใจ คุณสามารถแก้ไขการอนุญาตการเข้าถึงตามที่คุณต้องการโดยใช้กล่องโต้ตอบการตั้งค่าลิงก์
  • ทีมอนุญาตให้เลือกระหว่างตัวเลือกการอนุญาตการแชร์ที่แตกต่างกัน โปรดทราบว่าการตั้งค่าการแชร์อยู่ภายใต้นโยบายการดูแลระบบ Teams ของคุณ และอาจใช้ไม่ได้สำหรับคุณ
    1. อนุญาตให้ทุกคนที่มีลิงก์เข้าถึง/แก้ไขไฟล์ได้
    2. คนในองค์กรของคุณ
    3. บุคคลที่มีสิทธิ์เข้าถึงช่องของคุณ (สามารถเป็นบุคคลภายในหรือภายนอกองค์กรของคุณ)
    4. คนเฉพาะ. คุณจะต้องระบุที่อยู่อีเมลของบุคคลเหล่านั้น

จะแชร์ไฟล์จาก Microsoft Teams ในอีเมลและการประชุมของ Outlook ได้อย่างไร

  • เลือกตัวเลือก อนุญาตให้แก้ไข ตามต้องการ
  • เมื่อเสร็จแล้ว - กดปุ่มApply
  • ตอนนี้ Teams จะสร้างลิงก์ไปยังไฟล์ Teams ของคุณตามสิทธิ์การเข้าถึงที่คุณเพิ่งตั้งค่า
  • ตอนนี้กดคัดลอก

หมายเหตุสำคัญ: โดยทั่วไปแล้วการอนุญาตการแชร์เริ่มต้นจะถูกตั้งค่าโดยทีมไอทีของคุณ คุณอาจต้องการพูดคุยกับพวกเขาหากสิ่งเหล่านั้นไม่ตรงกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ

เพิ่มลิงก์ของคุณไปยังอีเมลหรือการประชุม Outlook

  • ขั้นตอนสุดท้ายคือการเปิดเดสก์ท็อป Microsoft Outlook หรือ Office 365 Outlook
  • สร้างอีเมลใหม่หรือการเรียกประชุม
  • กำหนดผู้รับอีเมลและข้อความอีเมล/การประชุม
  • วางลิงก์ไปยังไฟล์ Teams ที่คุณสร้างขึ้นในขั้นตอนก่อนหน้า
  • ส่งอีเมลหรือการประชุมของคุณ

หมายเหตุ: คุณสามารถใช้กระบวนการเดียวกันกับโปรแกรมรับส่งเมลบุคคลที่สาม เช่น GMail

การแชร์ลิงก์ไปยังไฟล์ Teams กับสมาชิกช่อง

อีกวิธีหนึ่งในการแชร์ไฟล์จาก Teams กับสมาชิกแชนเนลของคุณ (บุคคลภายในหรือภายนอก) คือการใช้แท็บโพสต์

  • เปิด Teams และนำทางไปยังแชนเนลของคุณ
  • เปิด แท็บ โพสต์เพื่อเริ่มการสนทนาใหม่
  • กดไฟล์แนบและเลือกเรียกดูจากทีมและแชนเน ล
  • เรียกดูไฟล์ช่องของคุณและเลือกไฟล์ที่คุณสนใจจะแชร์
  • กดแชร์ลิงค์
  • ลิงก์จะถูกโพสต์ในแท็บโพสต์ของช่อง
  • วางเมาส์เหนือพื้นที่ด้านขวาบนของโพสต์แล้วกดปุ่มแสดงการดำเนิน การ (...)
  • กดShare to Outlook การดำเนินการนี้จะแชร์การสนทนาเป็นอีเมลจาก Outlook 365

การแชร์ไฟล์ไปยัง Outlook ไม่ทำงาน

การแชร์ไฟล์ใน Teams ค่อนข้างตรงไปตรงมา ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น ตัวเลือกการแชร์สิทธิ์ของไฟล์จะถูกควบคุมโดยแผนกไอทีหรือผู้ดูแลระบบ Teams ของคุณ ในกรณีที่บุคคลภายนอกไม่สามารถเปิดหรือแก้ไขไฟล์ของคุณได้ คุณอาจต้องการค้นหาว่าการตั้งค่าองค์กร Teams / ช่องของคุณอนุญาตให้บุคคลภายนอกโต้ตอบกับไฟล์ที่คุณแชร์หรือไม่


จะเปลี่ยนวันที่และเขตเวลาใน Microsoft Teams ได้อย่างไร

จะเปลี่ยนวันที่และเขตเวลาใน Microsoft Teams ได้อย่างไร

เรียนรู้วิธีตั้งค่าโซนเวลาในเวอร์ชันเว็บของ Microsoft Teams เพื่อให้ซิงโครไนซ์กับเวอร์ชันเดสก์ท็อปของคุณ

จะทำให้สถานะ Teams ใช้งานได้ / เขียว / ออนไลน์ / พร้อมใช้งานได้อย่างไร?

จะทำให้สถานะ Teams ใช้งานได้ / เขียว / ออนไลน์ / พร้อมใช้งานได้อย่างไร?

เรียนรู้วิธีรักษาสถานะ Microsoft Teams ของคุณให้พร้อมใช้งาน / ใช้งานอยู่ / สีเขียว แม้ว่าระบบของคุณจะไม่ได้ใช้งาน แทนที่จะซิงค์กับ Skype

แก้ไขปัญหาหน้าจอ Zoom black เมื่อแชร์จาก Windows

แก้ไขปัญหาหน้าจอ Zoom black เมื่อแชร์จาก Windows

เรียนรู้วิธีแก้ไขปัญหาหน้าจอสีดำในการแชร์ Zoom บน Windows ด้วยกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพ

วิธี “ยกมือ” ใน Zoom Meetings

วิธี “ยกมือ” ใน Zoom Meetings

เรียนรู้วิธีใช้ฟีเจอร์ “ยกมือ” ใน Zoom Meetings เพื่อแจ้งผู้จัดการประชุมเกี่ยวกับคำถามของคุณ

จะปิดการใช้งาน Webex ไม่ให้เปิดโดยอัตโนมัติเมื่อเริ่มต้นได้อย่างไร

จะปิดการใช้งาน Webex ไม่ให้เปิดโดยอัตโนมัติเมื่อเริ่มต้นได้อย่างไร

เรียนรู้วิธีปิดใช้งาน Webex โดยไม่ให้เปิดโดยอัตโนมัติเมื่อเริ่มต้นทำงาน.

วิธีการเปลี่ยนชื่อที่แสดงของคุณใน Zoom อย่างถาวร?

วิธีการเปลี่ยนชื่อที่แสดงของคุณใน Zoom อย่างถาวร?

เรียนรู้วิธีแก้ไขชื่อที่แสดงของคุณใน Zoom อย่างถาวร พร้อมคำแนะนำเพื่อลดเวลาในการเปลี่ยนชื่อในทุก ๆ ครั้งที่เข้าร่วมการประชุม

เปลี่ยนรูปโปรไฟล์ใน Teams ไม่ได้ ต้องทำอย่างไร

เปลี่ยนรูปโปรไฟล์ใน Teams ไม่ได้ ต้องทำอย่างไร

วิธีแก้ปัญหา เปลี่ยนรูปโปรไฟล์ใน Teams ไม่ได้ ด้วยขั้นตอนที่ง่ายและเข้าใจได้

บล็อค 1.5

บล็อค 1.5

Blooket ผสมผสานคำถามและคำตอบแบบทดสอบเข้ากับเกมทักษะสนุกๆ ที่นักเรียนสามารถเล่นเพื่อตอบคำถามได้

VioEdu

VioEdu

VioEdu นำนักเรียนมาสู่สภาพแวดล้อมการเรียนรู้ทางวิทยาศาสตร์ โดยติดตามเนื้อหาที่เรียนที่โรงเรียนอย่างใกล้ชิด เพื่อให้นักเรียนสามารถรวบรวมและเข้าใจความรู้พื้นฐานได้อย่างมั่นคง

มุมมองกริดของ Google Meet

มุมมองกริดของ Google Meet

ส่วนขยาย Chrome ฟรีที่เรียกว่า Google Meet Grid View ช่วยให้คุณเห็นทุกคนในการประชุมไม่ว่าจะมีกี่คนก็ตาม