การเล่าเรื่องข้อมูลและคำถามสำคัญที่ต้องถาม

เมื่อพูดถึงการเล่าเรื่องด้วยข้อมูล มีปัจจัยสำคัญสามประการที่ต้องพิจารณาเพื่อให้แน่ใจว่ารายงานของเราบอกเล่าเรื่องราวที่ถูกต้อง นั่นคือผู้ใช้บริบทและวิธีแก้ปัญหา ปัจจัยเหล่านี้มีความสำคัญเนื่องจากอธิบายถึงวัตถุประสงค์ของรายงานแต่ละฉบับ

ในบทช่วยสอนก่อนหน้านี้เราได้อธิบายการเล่าเรื่องด้วยข้อมูลว่าเป็นกระบวนการส่งข้อมูลไปยังผู้ชมที่กำหนด ด้วยการเล่าเรื่องที่มีประสิทธิภาพ เราจะได้รับการมีส่วนร่วมที่เราต้องการจากผู้ใช้ปลายทาง

เราจะทำให้เรื่องราวข้อมูลของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อย่างไร เราเพียงแค่ต้องถามคำถามที่ถูกต้องเพื่อให้เรารู้ว่าควรใช้แนวทางใดในการพัฒนารายงานของเรา

สารบัญ

• การเล่าเรื่องข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพด้วยการเข้าใจผู้ใช้
  • นักวิเคราะห์กับผู้บริหาร
  • สองแนวทางในลอจิกและการไหล
• ทำความเข้าใจบริบทของการเล่าเรื่องข้อมูลของคุณ
• มาพร้อมกับโซลูชัน
• บทสรุป

การเล่าเรื่องข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพด้วยการเข้าใจผู้ใช��

คำถามแรกที่เราควรถามเสมอคือ “ใครคือผู้ฟัง”

การไม่สามารถระบุผู้ใช้ปลายทางได้หมายความว่าเรากำลังรวบรวมรายงานโดยไม่ทราบว่ารายงานของเราต้องการองค์ประกอบใด คำพูดเก่า ๆ กล่าวว่า "ถ้าใครไม่รู้ว่ากำลังแล่นไปที่ท่าเรือใด ลมก็ไม่เอื้ออำนวย"

สิ่งนี้ใช้กับกระบวนการพัฒนารายงานโดยเฉพาะการเล่าเรื่อง เราควรจัดทำรายงานตามสิ่งที่ผู้ชมต้องการ ไม่ใช่ตามสิ่งที่เราต้องการนำเสนอเป็นการส่วนตัว

ใครคือผู้ชม? บทบาทของพวกเขาในองค์กรคืออะไร? วุฒิภาวะในการวิเคราะห์ของพวกเขาคืออะไร? พวกเขามีความชอบและนิสัยที่ควรกำหนดวิธีการนำเสนอข้อมูลหรือไม่? พวกเขาใช้เครื่องมือชนิดใด?

เราควรเข้าใจ Pain point และข้อจำกัดของมันด้วย พวกเขามีนิสัยที่สามารถกำหนดวิธีการวิเคราะห์ข้อมูลได้หรือไม่?

นักวิเคราะห์กับผู้บริหาร

การรู้จักผู้ชมช่วยให้เราสามารถตัดสินใจได้ว่าเราควรสร้างรายงานของเราอย่างไร ผู้ชมบางส่วนมองเห็นได้อย่างสมบูรณ์และชื่นชมการใช้แผนภูมิมากเกินไป เป็นต้น ผู้อื่นอาจต้องการคำอธิบายอย่างละเอียดมากขึ้นในแต่ละส่วนของรายงาน

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่านักวิเคราะห์และผู้บริหารจะมีมุมมองที่แตกต่างกันเสมอ

นักวิเคราะห์มักจะใช้เวลาในการวิเคราะห์ปัญหามากขึ้น และใช้เวลาน้อยลงในการแสดงปัญหาหรือการสังเคราะห์ ผู้บริหารจะตรงกันข้ามอย่างสิ้นเชิงและจะกระโจนเข้าสู่การแสดงปัญหาและทำการสังเคราะห์โดยไม่ต้องเสียเวลามากในการวิเคราะห์

เนื่องจากนักวิเคราะห์และฝ่ายบริหารทั่วไปมีสองวิธีที่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิงในการแก้ไขปัญหา คุณจึงต้องถามคำถามที่ถูกต้องด้วย ความคาดหวังของพวกเขาคืออะไร? พวกเขาจะทำอย่างไรกับรายงาน? จะใช้เพื่อเน้นแนวโน้มที่เฉพาะเจาะจงและใช้ในการตัดสินใจหรือไม่?

การรู้เป้าหมายสุดท้ายของโปรเจกต์นั้นสำคัญมาก เพราะสิ่งนี้จะบอกคุณถึงวิธีสร้างเรื่องราวที่จะนำไปสู่ผลลัพธ์ที่พวกเขาต้องการ การระบุผู้ฟังของคุณเป็นนักวิเคราะห์หรือผู้บริหาร (หรือทั้งสองอย่างผสมกัน) ช่วยให้คุณสามารถปรับเปลี่ยนวิธีการของคุณตามลำดับความสำคัญของพวกเขา

สองแนวทางในลอจิกและการไหล

มีแนวทางพื้นฐานสองประเภทในแง่ของตรรกะของเรื่องราวและความลื่นไหล วิธีแรกเรียกว่าวิธีอุปนัย

วิธีการอุปนัยเป็นเส้นทางทั่วไปที่พวกเราส่วนใหญ่ใช้ในการแก้ปัญหา เราเริ่มต้นด้วยข้อเท็จจริงและวิเคราะห์ข้อมูลก่อนที่จะทำการวิเคราะห์ของเรา จากนั้นเราจะหาข้อสรุปซึ่งจะเป็นพื้นฐานหลักสำหรับคำแนะนำของเรา

วิธีที่สองเรียกว่าวิธีนิรนัย

วิธีคิดแบบนิรนัยนี้เริ่มจากการแนะนำสิ่งที่ควรทำก่อนที่จะตั้งคำถามว่าเหตุใดจึงควรทำ หากมีคำถามเพิ่มเติม นั่นเป็นครั้งเดียวที่คุณจะเข้าสู่การวิเคราะห์และวิธีการ

วิธีการนี้เป็นส่วนใหญ่สำหรับผู้บริหารที่ไม่ค่อยสนใจดูข้อเท็จจริงและวิธีการ และต้องการเห็นการดำเนินการทันที ข้อสรุปและการดำเนินการจะเป็นพื้นฐานหลักในการถามคำถาม หากจำเป็น การรู้สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเตรียมพร้อมกับคำตอบที่ชัดเจนสำหรับคำถามเหล่านั้น

ข้อได้เปรียบหลักของวิธีนี้คือข้อมูลรายละเอียดที่ได้รับภายในระยะเวลาที่จำกัด ช่วยให้คุณมีส่วนร่วมในการอภิปรายถามตอบซึ่งจะช่วยให้ผู้ชมเข้าใจแนวคิดของคุณ สิ่งนี้ช่วยให้คุณเน้นข้อความสำคัญในเวลาที่เหมาะสม

วิธีการนี้มีผลลัพธ์ที่เป็นไปได้สองประการ ประการแรก ผู้ใช้ปลายทางสามารถค้นหาการเข้าถึงข้อมูลอย่างรวดเร็วซึ่งมีประโยชน์มาก และสามารถปลอบโยนพวกเขาได้หากสิ่งที่ค้นพบนั้นสอดคล้องกับสมมติฐานเริ่มต้นของพวกเขา สิ่งนี้จะเพิ่มความเป็นเจ้าของ

ในทางกลับกัน หากคุณพิสูจน์ได้ว่าข้อมูลเชิงลึกของพวกเขาผิด มันจะจุดประกายความสนใจและเป็นโอกาสที่ดีสำหรับคุณในการได้รับความสนใจจากพวกเขา นี่อาจเป็นจุดเปลี่ยนในเรื่องราวของคุณ

ทำความเข้าใจบริบทของการเล่าเรื่องข้อมูลของคุณ

การรู้บริบทเป็นอีกกุญแจสำคัญในการเล่าเรื่องข้อมูลให้ประสบความสำเร็จ อย่าลืมว่าคุณกำลังสร้างรายงานให้คนอื่น ซึ่งหมายความว่าบริบทอาจแตกต่างจากที่คุณคาดหวัง

เหตุใดจึงต้องมีรายงานนี้ มีบางอย่างกระตุ้นความต้องการนี้หรือไม่? สถานการณ์เป็นอย่างไร?

การตอบโต้โต้ตอบพิสูจน์ได้ว่ามีประโยชน์ในกรณีนี้ มันแสดงให้คุณเห็นว่าปัญหาคืออะไรและให้โอกาสคุณในการมองภาพรวม ช่วยให้คุณสร้างรายงานที่อาจปูทางไปสู่การแก้ปัญหา

ความเข้าใจในบริบทที่ดียังช่วยให้คุณเข้าใจว่าคำถามทางธุรกิจใดควรได้รับคำตอบก่อน ช่วยให้คุณสามารถจัดโครงสร้างรายงานของคุณในลักษณะที่เป็นเหตุเป็นผล โดยอิงจากความต้องการในปัจจุบัน มันสร้างความเชื่อมโยงระหว่างปัญหา ความคาดหวัง และการแก้ปัญหา

มาพร้อมกับโซลูชัน

ปัจจัยสำคัญประการที่สามที่ต้องพิจารณาในการสร้างเรื่องราวข้อมูลคือโซลูชัน คำถามที่คุณต้องการได้รับคำตอบคืออะไร?

มีหลายสิ่งหลายอย่างที่ผู้ใช้ปลายทางของคุณไม่ทราบแต่ต้องการค้นหาผ่านรายงานที่คุณกำลังดำเนินการอยู่ โปรดทราบว่านี่ไม่ใช่แค่คำถามที่พวกเขามีอยู่แล้ว เมื่อคุณทำงานกับข้อมูล พวกเขาจะกำหนดคำถามใหม่ไปพร้อมกัน คำถามเหล่านี้จะนำคุณไปสู่เรื่องราวที่ถูกต้องในการติดตาม

การค้นหาวิธีแก้ปัญหาที่จะให้จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าคุณต้องการรายงานเชิงสำรวจหรือรายงานเชิงอธิบาย สิ่งนี้เชื่อมโยงกับประเภทของผู้ชมที่คุณมี หากคุณมีผู้บริหารเป็นผู้ใช้ปลายทาง คุณมักจะต้องการรายงานอธิบายที่แสดงรายละเอียดน้อยลงแต่ครอบคลุมขอบเขตที่กว้างขึ้น ลำดับความสำคัญของคุณจะต้องนำเสนอการดำเนินการที่ชัดเจนแทนการเจาะลึกข้อมูลแต่ละส่วน

อย่างไรก็ตาม หากผู้ฟังของคุณประกอบด้วยบุคคลที่ทำงานในการปฏิบัติงาน คุณจะต้องมีรายงานเชิงสำรวจซึ่งคุณจะนำเสนอรายละเอียดเพิ่มเติมในขอบเขตที่จำกัด พวกเขาต้องการเครื่องมือสำหรับการโต้ตอบ เช่น ตัวกรอง เพื่อให้สามารถสำรวจรายงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่ารายงานระบุถึงข้อกำหนดใหม่หรือหมายถึงการแทนที่โซลูชันที่มีอยู่หรือไม่ หากรายงานมีขึ้นเพื่อแทนที่โซลูชันที่มีอยู่ คุณมีข้อได้เปรียบในการดูว่าสิ่งใดใช้ได้ผลและสิ่งใดใช้ไม่ได้ในโซลูชันล่าสุดที่ใช้อยู่

หากนี่เป็นข้อกำหนดใหม่ วิธีที่ดีที่สุดในการสร้างรายงานที่มีประสิทธิภาพคือการทำความเข้าใจว่าความต้องการดังกล่าวมาจากไหน รายงานควรแก้ไขปัญหาปัจจุบัน หรือรายงานควรพัฒนาเมื่อมีการเปิดเผยข้อมูลใหม่

ยิ่งคุณสื่อสารกับผู้ฟังและถามคำถามที่ถูกต้องมากเท่าไหร่ คุณก็จะยิ่งรู้จักความต้องการที่แท้จริงของพวกเขามากขึ้นเท่านั้น

การรายงานทางธุรกิจโดยใช้
เทคนิคการพัฒนารายงานบนเว็บของ LuckyTemplates ใน
LuckyTemplates Best Practices For Data Visualization In LuckyTemplates

บทสรุป

รายงานคือเครื่องมือสื่อสารที่ช่วยให้เข้าใจการวิเคราะห์ทางเทคนิคได้ง่ายขึ้น มีวัตถุประสงค์และส่งคำกระตุ้นการตัดสินใจ ให้ความรู้และให้ข้อมูลที่จะช่วยผู้ใช้ในการตัดสินใจ

นี่คือเหตุผลที่คุณต้องการสร้างประสบการณ์ที่เกี่ยวข้อง ใช้งานง่าย และสวยงามสำหรับผู้ใช้ปลายทางของคุณทุกครั้งที่คุณสร้างรายงาน คุณต้องการสร้างผลกระทบ นั่นคือสิ่งที่คุณสามารถทำได้ผ่านการเล่าเรื่องด้วยข้อมูล อย่างมี ประสิทธิภาพ

สิ่งที่ดีที่สุด