วิธีลดขนาดไฟล์ Excel – 6 วิธีที่มีประสิทธิภาพ

การจัดการกับไฟล์ Excel ขนาดใหญ่อาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องแชร์หรือโหลดอย่างรวดเร็ว ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้ 6 วิธีที่มีประสิทธิภาพในการลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่สูญเสียข้อมูลสำคัญ

คุณไม่จำเป็นต้องมีทักษะ Excel อย่างเชี่ยวชาญเพื่อทำความเข้าใจและใช้เทคนิคเหล่านี้ วิธีการที่นำเสนอนั้นเรียบง่ายและปฏิบัติตามได้ง่าย ทำให้เข้าถึงได้สำหรับผู้ใช้ที่มีประสบการณ์หลากหลายระดับ

ประโยชน์ของการลดขนาดไฟล์ Excel

• ประหยัดพื้นที่
• ทำให้ง่ายต่อการแบ่งปันงาน
• แก้ไขไฟล์ Excel ที่ช้าและไม่มีรสนิยมที่ดี

สารบัญ

1. ทำความเข้าใจเกี่ยวกับขนาดไฟล์ Excel
2. 6 วิธีลดขนาดไฟล์ Excel
3. #1 – เพิ่มประสิทธิภาพสูตร Excel
4. #2 – การจัดการข้อมูลและการจัดรูปแบบ
5. #3 – บีบอัดรูปภาพและวัตถุ
6. #4 – แยกไฟล์ Excel ขนาดใหญ่
7. #5 – การบันทึกไฟล์ในรูปแบบต่างๆ
8. #6 – ลบแคช Pivot Table
9. มาปัดเศษกัน

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับขนาดไฟล์ Excel

มีหลายปัจจัยที่ส่งผลต่อขนาดไฟล์ Excel ที่หนักอึ้งของคุณ การรู้ว่าสิ่งใดที่มีส่วนในสเปรดชีต Excel ของคุณจะช่วยให้คุณระบุกลยุทธ์ในการลดขนาดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เมื่อเข้าใจปัจจัยเหล่านี้ คุณสามารถใช้กลยุทธ์ต่างๆ เพื่อลดขนาดไฟล์ Excel ของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ

6 วิธีลดขนาดไฟล์ Excel

6 วิธีในการลดขนาดไฟล์ Excel คือ:

• ปรับสูตร Excel ให้เหมาะสม
• จัดการข้อมูลและการจัดรูปแบบ
• บีบอัดรูปภาพและวัตถุ
• แยกไฟล์ Excel ขนาดใหญ่
• บันทึกไฟล์ในรูปแบบต่างๆ
• ลบแคชตาราง Pivot

#1 – เพิ่มประสิทธิภาพสูตร Excel

การปรับสูตร Excel ให้เหมาะสมเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการลดขนาดไฟล์ของเวิร์กบุ๊กของคุณและปรับปรุงประสิทธิภาพ โดยรวมสามารถทำได้ในสามวิธีดังนี้:

1. ลดความซับซ้อนของสูตร: แยกสูตรยาวๆ ออกเป็นส่วนที่เล็กลง
2. ใช้ฟังก์ชันที่มีประสิทธิภาพ: เช่น INDEX, MATCH แทน VLOOKUP
3. ลบสูตรที่ไม่จำเป็น: และแปลงเป็นค่าเพื่อลดขนาดไฟล์

#2 – การจัดการข้อมูลและการจัดรูปแบบ

การจัดการข้อมูลไฟล์ Excel และการจัดรูปแบบอาจส่งผลต่อขนาดโดยรวมอย่างมาก:

1. การลบแถวและคอลัมน์ที่ไม่ได้ใช้
2. ลดความซับซ้อนในการจัดรูปแบบ
3. การแปลงข้อมูลเป็นตารางเพื่อให้มีการจัดการที่ดียิ่งขึ้น

#3 – บีบอัดรูปภาพและวัตถุ

การบีบอัดรูปภาพภายในสเปรดชีตสามารถลดขนาดไฟล์สมุดงาน Excel ของคุณได้:

1. เลือกรูปภาพที่ต้องการบีบอัด
2. ไปที่แท็บ รูปแบบ และคลิก Compress Pictures
3. เลือกตัวเลือกการบีบอัดที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณ

#4 – แยกไฟล์ Excel ขนาดใหญ่

การแบ่งไฟล์ให้เล็กลงและสามารถจัดการได้มากขึ้น ในการแบ่งไฟล์:

1. วิเคราะห์ข้อมูลและกำหนดจุดตรรกะในการแบ่งไฟล์
2. สร้างไฟล์ Excel ใหม่สำหรับส่วนที่เล็กกว่านั้น
3. บันทึกไฟล์ใหม่แต่ละไฟล์ด้วยชื่อที่มีความหมาย

#5 – การบันทึกไฟล์ในรูปแบบต่างๆ

พิจารณาบันทึกเป็น สมุดงานไบนารี Excel (.xlsb) หรือ รูปแบบ CSV เพื่อช่วยลดขนาดไฟล์:

1. ในการบันทึกเป็น XLSB: ไปที่ ไฟล์ > บันทึกเป็น > เลือก สมุดงานไบนารีของ Excel
2. ในการบันทึกเป็น CSV: ไปที่ ไฟล์ > Save As > เลือก CSV (คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค)

#6 – ลบแคช Pivot Table

การจัดการกับ Pivot Table และแคชอาจนำไปสู่การใช้งานและขนาดไฟล์ที่ดีขึ้น:

1. เลือกตาราง Pivot และไปที่แท็บ วิเคราะห์ PivotTable
2. คลิก ตัวเลือก และเลือก รีเฟรชข้อมูลเมื่อเปิดไฟล์

มาปัดเศษกัน

ในบทความนี้ คุณได้เรียนรู้หกวิธีในการลดขนาดไฟล์ Excel ทำตามขั้นตอนเหล่านี้และจะสามารถ ส่งเสริมประสิทธิภาพในการจัดการและแชร์ไฟล์ของคุณได้อย่างรวดเร็ว

หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม การนับค่าที่แตกต่างใน Excel เป็นอย่างไร ตรวจสอบวิดีโอของเราเกี่ยวกับเรื่องนี้ด้านล่าง