วิธีลดขนาดไฟล์ Excel – 6 วิธีที่มีประสิทธิภาพ

การจัดการกับไฟล์ Excel ขนาดใหญ่อาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องแชร์หรือโหลดอย่างรวดเร็ว ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้ 6 วิธีที่มีประสิทธิภาพในการลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่สูญเสียข้อมูลสำคัญ

คุณไม่จำเป็นต้องมีทักษะ Excel อย่างเชี่ยวชาญเพื่อทำความเข้าใจและใช้เทคนิคเหล่านี้ วิธีการที่นำเสนอนั้นเรียบง่ายและปฏิบัติตามได้ง่าย ทำให้เข้าถึงได้สำหรับผู้ใช้ที่มีประสบการณ์หลากหลายระดับ

การลด ขนาดไฟล์ Excelจะช่วยให้คุณ:

• ประหยัดพื้นที่

• ทำให้ง่ายต่อการแบ่งปันงาน

• แก้ไขไฟล์ Excel ที่ช้าและไม่มีรสนิยมที่ดี

เข้าเรื่องกันเลย

สารบัญ

• ทำความเข้าใจเกี่ยวกับขนาดไฟล์ Excel
• 6 วิธีลดขนาดไฟล์ Excel
• #1 – เพิ่มประสิทธิภาพสูตร Excel
  • ลดความซับซ้อนของสูตร
  • การใช้ฟังก์ชันที่มีประสิทธิภาพ
  • ลบสูตรที่ไม่จำเป็นและแปลงเป็นค่า
• #2 – การจัดการข้อมูลและการจัดรูปแบบ
  • การลบแถวและคอลัมน์ที่ไม่ได้ใช้
  • ลดความซับซ้อนในการจัดรูปแบบ
  • การแปลงข้อมูลเป็นตาราง
• #3 – บีบอัดรูปภาพและวัตถุ
• #4 – แยกไฟล์ Excel ขนาดใหญ่
• #5 – การบันทึกไฟล์ในรูปแบบต่างๆ
  • สมุดงานไบนารี Excel
  • รูปแบบ CSV
• #6 – ลบแคช Pivot Table
• มาปัดเศษกัน

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับขนาดไฟล์ Excel

มีหลายปัจจัยที่ส่งผลต่อขนาดไฟล์ Excel ที่หนักอึ้งของคุณ การรู้ว่าสิ่งใดที่มีส่วนในสเปรดชีต Excel ของคุณจะช่วยให้คุณระบุกลยุทธ์ในการลดขนาดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ต่อไปนี้คือปัจจัยสำคัญบางประการที่อาจส่งผลต่อขนาดไฟล์แผ่นงาน Excel ของคุณ:

• ข้อมูลและเนื้อหา:ยิ่งคุณมีข้อมูล วัตถุ แคชข้อมูล และภาพที่ฝังอยู่ในสมุดงานของคุณมากเท่าใด ขนาดไฟล์ก็จะใหญ่ขึ้นเท่านั้น

• สูตร:การใช้สูตรที่ซับซ้อนและมีความยาวสามารถเพิ่มขนาดไฟล์ได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณใช้กับเซลล์จำนวนมาก นอกจากนี้ สูตรที่ไม่จำเป็นยังช่วยให้ไฟล์มีขนาดใหญ่ขึ้นอีกด้วย

• การจัดรูปแบบ:การจัดรูปแบบทั้งหมด เช่น ลักษณะเซลล์ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข และเซลล์ที่ผสาน สามารถเพิ่มขนาดไฟล์ได้

• ข้อมูลที่ซ่อนอยู่หรือไม่ได้ใช้:เวิร์กชีต แถว หรือคอลัมน์ที่ซ่อนหรือไม่จำเป็นซึ่งมีข้อมูลมากเกินไปอาจเป็นปัจจัยชี้ขาดได้เช่นกัน

• Pivot Cache:ตาราง Pivot เชื่อมโยงกับแคชของข้อมูล ซึ่งสามารถเพิ่มขนาดไฟล์ของคุณได้อย่างมาก การลบแคชตารางเดือยสามารถช่วยสาเหตุได้

• รูปแบบไฟล์:รูปแบบไฟล์ Excel ของคุณอาจส่งผลต่อขนาดไฟล์ของคุณ ไฟล์ในรูปแบบไบนารี (.xlsb) โดยทั่วไปจะมีขนาดเล็กกว่ารูปแบบ XML เริ่มต้น (.xlsx)

เมื่อเข้าใจปัจจัยเหล่านี้ คุณจะสามารถใช้กลยุทธ์ต่างๆ เพื่อลดขนาดไฟล์ Excel ของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้สามารถจัดการได้และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ตอนนี้มาลดกัน!

6 วิธีลดขนาดไฟล์ Excel

6 วิธีในการลดขนาดไฟล์ Excel คือ:

• ปรับสูตร Excel ให้เหมาะสม

• จัดการข้อมูลและการจัดรูปแบบ

• บีบอัดรูปภาพและวัตถุ

• แยกไฟล์ Excel ขนาดใหญ่

• บันทึกไฟล์ในรูปแบบต่างๆ

• ลบแคชตาราง Pivot

ลองใช้วิธีการเหล่านี้เพื่อให้คุณสามารถเลือกวิธีที่เหมาะสมที่สุดในการลดขนาดไฟล์ของไฟล์ excel ของคุณ

#1 – เพิ่มประสิทธิภาพสูตร Excel

การปรับสูตร Excel ให้เหมาะสมเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการลดขนาดไฟล์ของเวิร์กบุ๊กของคุณและปรับปรุงประสิทธิภาพ

ส่วนนี้จะครอบคลุมสามวิธี: ลดความซับซ้อนของสูตร ใช้ฟังก์ชันที่มีประสิทธิภาพ & ลบสูตรที่ไม่จำเป็น & แปลงให้เป็นค่า

ลดความซับซ้อนของสูตร

สูตรที่ซับซ้อนสามารถเพิ่มขนาดไฟล์ Excel และทำให้สมุดงานของคุณช้าลง

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อทำให้สูตรของคุณง่ายขึ้น:

1. แบ่งสูตรยาวๆ ออกเป็นส่วนที่เล็กลงและสามารถจัดการได้มากขึ้น

2. หลีกเลี่ยงการใช้ฟังก์ชันที่ซ้อนกันโดยไม่จำเป็น ให้ใช้คอลัมน์หรือแถวตัวช่วยแทนเพื่อทำการคำนวณระดับกลาง

3. ใช้การอ้างอิงเซลล์เพื่อหลีกเลี่ยงการคำนวณซ้ำหลายครั้ง

การใช้ฟังก์ชันที่มีประสิทธิภาพ

การเลือกฟังก์ชันที่เหมาะสมอาจส่งผลต่อประสิทธิภาพของสมุดงานและประหยัดพื้นที่ได้อย่างมาก ต่อไปนี้เป็นฟังก์ชันที่มีประสิทธิภาพในการใช้งาน:

• ใช้ INDEX และ MATCH แทน VLOOKUP หรือ HLOOKUP เพื่อทำการค้นหาที่หลากหลายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

• ใช้ SUMIFS และ COUNTIFS แทนการใช้หลายฟังก์ชัน SUMIF หรือ COUNTIF นอกจากนี้ ใช้ SUMIFS และ COUNTIFS เพื่อปรับปรุงการคำนวณตามเงื่อนไขของคุณ

• ใช้ IFERROR แทนการซ้อนฟังก์ชัน IF หลายฟังก์ชันเพื่อจัดการกับข้อผิดพลาด นอกจากนี้ เลือกใช้ IFERROR เพื่อระบุค่าเริ่มต้นเมื่อเกิดข้อผิดพลาด

อย่าลืมใช้เคล็ดลับและกลยุทธ์เหล่านี้เมื่อทำงานกับสูตร Excel เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและรักษาความสามารถในการอ่าน

ลบสูตรที่ไม่จำเป็นและแปลงเป็นค่า

สูตรมากเกินไปในแผ่นงาน Excel ของคุณสามารถเพิ่มขนาดได้อย่างมาก

การลบสูตรและแปลงเป็นค่าสามารถประหยัดพื้นที่ได้มาก นี่คือคำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับสิ่งนั้น:

1.เปิดไฟล์ Excel ของคุณแล้วเลือกทั้งแผ่น กดF5และรอให้หน้าต่าง Go to ปรากฏขึ้น จากนั้นเลือกพิเศษ

2.เลือกกล่องตัวเลือกFormulas แล้ว คลิกOK

3.แถว/คอลัมน์ที่มีสูตรจะถูกเลือก เลือก ปุ่ม คัดลอกบนแท็บหน้าแรก

4.เลือกเซลล์ว่างแล้วเลือกวางแบบหล่นลง

5.ภายใต้ Paste Value เลือกโลโก้Paste Value

#2 – การจัดการข้อมูลและการจัดรูปแบบ

การจัดการข้อมูลไฟล์ Excel และการจัดรูปแบบอาจส่งผลต่อขนาดโดยรวมอย่างมาก

ต่อไปนี้เป็นสามวิธีในการลดขนาดไฟล์ Excel โดยการจัดการข้อมูลและการจัดรูปแบบ:

การลบแถวและคอลัมน์ที่ไม่ได้ใช้

การลบแถวและคอลัมน์ที่ไม่ได้ใช้เป็นสิ่งสำคัญในการลดขนาดไฟล์ Excel ของคุณ นี่คือวิธีที่คุณจะบรรลุเป้าหมายดังกล่าวได้:

1.เลือกแถวหรือคอลัมน์ที่ไม่ได้ใช้โดยคลิกที่ส่วนหัว

2.คลิกปุ่มขวาบนเมาส์ จากนั้น เลือกลบ

ลดความซับซ้อนในการจัดรูปแบบ

อีกวิธีหนึ่งในการลดขนาดไฟล์ของเอกสาร Excel คือการลดความซับซ้อนของการจัดรูปแบบ คำนึงถึงตัวชี้เหล่านี้:

• ลดจำนวนฟอนต์ ขนาดฟอนต์ และสีที่ใช้ในสมุดงานของคุณ

• ลบสีพื้นหลังของเซลล์และเส้นขอบที่ไม่จำเป็นสำหรับการจัดระเบียบด้วยภาพ

• ขจัดกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่ไม่จำเป็น

การแปลงข้อมูลเป็นตาราง

การแปลงข้อมูลของคุณเป็นตาราง คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ Excel ที่มีประสิทธิภาพ เช่น การเรียงลำดับ การกรอง และการอ้างอิงที่มีโครงสร้าง ซึ่งสามารถช่วยลดขนาดไฟล์และปรับปรุงการนำทางได้

วิธีแปลงข้อมูลเป็นตารางมีดังนี้

1.เลือกช่วงข้อมูลที่คุณต้องการแปลงเป็นตาราง

2.ไปที่ แท็บ สิ่ง ที่ใส่เข้าไปและคลิกที่ปุ่มตาราง

3.ทำเครื่องหมายที่ช่องMy table has headers ถ้าช่วงข้อมูลของคุณมีแถวส่วนหัว จาก นั้นคลิกOK

4. ข้อมูลของคุณจะถูกแปลงเป็นตาราง

#3 – บีบอัดรูปภาพและวัตถุ

การบีบอัดรูปภาพภายในสเปรดชีตสามารถลดขนาดไฟล์สมุดงาน Excel ของคุณได้ ในการบีบอัดภาพ ให้ทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้:

1.เลือกรูปภาพที่ต้องการบีบอัด

2.ไปที่ แท็บ รูปแบบ/รูปแบบรูปภาพซึ่งจะปรากฏขึ้นทันทีที่คุณเลือกรูปภาพ

3.ในกลุ่ม Adjust คลิกที่กล่องโต้ตอบCompress Pictures

4.เลือกตัวเลือกการบีบอัดที่เหมาะกับความต้องการของคุณ เช่น ใช้การบีบอัดเฉพาะกับรูปภาพที่เลือกหรือกับรูปภาพทั้งหมด อย่าลืมเลือกอีเมล (96 ppi ) จากนั้นคลิกตกลง

นอกจากรูปภาพแล้ว วัตถุที่ฝังไว้ เช่น แผนภูมิและรูปร่างยังสามารถปรับแต่งเพื่อลดขนาดไฟล์ได้อีกด้วย ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อบีบอัดวัตถุ:

1.เลือกวัตถุหรือวัตถุที่คุณต้องการบีบอัดและคลิกขวาที่วัตถุเหล่านั้น

2.คลิกจัดรูปแบบวัตถุ

3.ไปที่แท็บขนาด

4.เลือกตัวเลือกขนาดที่เหมาะสมสำหรับวัตถุของคุณ โดยพิจารณาถึงการแลกเปลี่ยนระหว่างขนาดไฟล์และการแสดงภาพ จากนั้นคลิกตกลง

#4 – แยกไฟล์ Excel ขนาดใหญ่

เมื่อจัดการกับไฟล์ Excel ขนาดใหญ่ การแบ่งไฟล์ให้เล็กลงและสามารถจัดการได้มากขึ้นสามารถช่วยลดขนาดโดยรวมได้ นี่คือวิธี:

1.ขั้นแรก วิเคราะห์ข้อมูลของคุณและกำหนดจุดตรรกะเพื่อแบ่งไฟล์ ประเด็นเหล่านี้อาจอิงตามภูมิภาค ช่วงเวลา หรือปัจจัยอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลของคุณ

2.เมื่อคุณระบุจุดเหล่านี้ได้แล้ว ให้สร้างไฟล์ Excel ใหม่สำหรับแต่ละส่วนที่เล็กกว่าเหล่านี้ คุณสามารถทำได้โดยเลือกข้อมูลที่สอดคล้องกับแต่ละส่วน แล้วกดCtrl+Cเพื่อคัดลอก

3.เปิดสมุดงาน Excel ใหม่ แล้วกดCtrl+Vเพื่อวางข้อมูลลงในไฟล์ใหม่ บันทึกไฟล์ใหม่แต่ละไฟล์ด้วยชื่อที่มีความหมายเพื่อระบุเนื้อหา

เคล็ดลับ:อย่าลืมลบข้อมูลต้นฉบับออกจากไฟล์ Excel เริ่มต้นของคุณ เมื่อคุณแยกออกเป็นไฟล์ขนาดเล็กแล้ว

หลังจากทำตามขั้นตอนเหล่านี้แล้ว ไฟล์ต้นฉบับขนาดใหญ่ของคุณจะถูกแยกออกเป็นไฟล์ที่เล็กลงและสามารถจัดการได้มากขึ้น ซึ่งจะนำไปสู่ประสิทธิภาพที่ดีขึ้นและการแชร์ที่ง่ายขึ้น

#5 – การบันทึกไฟล์ในรูปแบบต่างๆ

วิธีหนึ่งในการลดขนาดของไฟล์ Excel คือการบันทึกในรูปแบบต่างๆ รูปแบบไม่กี่รูปแบบสามารถช่วยคุณรักษาขนาดไฟล์ให้เล็กลงโดยไม่สูญเสียข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในไฟล์

สมุดงานไบนารี Excel

แทนที่จะบันทึกไฟล์ Excel ในรูปแบบ XLSX เริ่มต้น ให้พิจารณาบันทึกเป็นไบนารี Excel Workbook (รูปแบบไฟล์ XLSB) รูปแบบ XLSB บีบอัดข้อมูลได้ดีกว่าและมีแนวโน้มที่จะเปิดและบันทึกได้เร็วกว่า โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับไฟล์ขนาดใหญ่

หากต้องการบันทึกไฟล์ของคุณในรูปแบบ XLSB ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1.คลิกที่แท็บไฟล์

2.เลือกบันทึกเป็น

3.เลือก ตัว เลือกเพิ่มเติม

4. เลือกปลายทางของไฟล์และเลือกบล็อกบันทึกเป็นประเภท

5.ในเมนูแบบเลื่อนลงบันทึกเป็นประเภท เลือกสมุดงานไบนารีของ Excel

6.คลิกบันทึกเพื่อเสร็จสิ้นกระบวนการ

รูปแบบ CSV

อีกทางเลือกหนึ่งในการลดขนาดไฟล์คือการบันทึกข้อมูลของคุณเป็นไฟล์ Comma Separated Values ​​(CSV) รูปแบบนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการลบการจัดรูปแบบที่ไม่จำเป็น เนื่องจากจะเก็บเฉพาะข้อมูลดิบที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค

หากต้องการบันทึกไฟล์ของคุณในรูปแบบ CSV ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1.ไปที่File > Save As > More options > เลือก ปลายทางไฟล์ แล้วคลิกSave as type

2.เลือกCSV (คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค )

3.คลิกบันทึกเพื่อเสร็จสิ้นกระบวนการ

หมายเหตุ:รูปแบบ CSV ไม่เหมาะสำหรับไฟล์ที่มีสูตร มาโคร หรือการจัดรูปแบบที่ซับซ้อน

#6 – ลบแคช Pivot Table

Pivot Table เป็นเครื่องมืออันทรงพลังที่จะช่วยคุณคำนวณ วิเคราะห์ และสรุปข้อมูล แต่เมื่อคุณสร้าง Pivot Cache ขึ้นมาโดยอัตโนมัติ ซึ่งเป็นออบเจกต์ที่เก็บสำเนาของแหล่งข้อมูลต้นฉบับ

การเปลี่ยนแปลงที่คุณทำใน Pivot Table จะไม่เชื่อมโยงโดยตรงกับข้อมูลต้นทาง แต่จะไปที่ Pivot Cache แทน

ดังนั้น ต่อไปนี้คือวิธีลบข้อมูลที่ซ้ำกันและประหยัดพื้นที่บางส่วนเมื่อทำงานกับ Pivot Tables:

1.เลือกตาราง Pivot และเลือกแท็บวิเคราะห์ PivotTable คลิกตัวเลือกภายใต้ PivotTable

2. เลือกแท็บข้อมูล

3. ยกเลิกการ เลือกบันทึกข้อมูลต้นฉบับและเลือกรีเฟรชข้อมูลเมื่อเปิดไฟล์

4.คลิกตกลงเพื่อบันทึก

มาปัดเศษกัน

ในบทความนี้ คุณได้เรียนรู้หกวิธีในการลดขนาดไฟล์ Excel การใช้เทคนิคเหล่านี้สามารถช่วยปรับปรุงความเร็วในการทำงานของ Excel และทำให้การแบ่งปันไฟล์ของคุณกับผู้อื่นสามารถจัดการได้มากขึ้น

อย่าลืม:

• ลบหรือล้างข้อมูลที่ไม่จำเป็น รวมถึงเซลล์ว่างและเซลล์ที่ซ่อนอยู่

• บีบอัดรูปภาพ

• บันทึกไฟล์ของคุณในรูปแบบไบนารีของ Excel

• ตรวจสอบและเพิ่มประสิทธิภาพสูตร

• ลบการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

• รักษา Pivot Cache ของคุณให้สะอาดอยู่เสมอ

เมื่อทำตามขั้นตอนเหล่านี้ คุณจะสามารถลดขนาดไฟล์ Excel ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และมั่นใจได้ว่าสเปรดชีตของคุณจะได้รับประสบการณ์ที่มีประสิทธิภาพและเป็นระเบียบมากขึ้น

หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม การนับค่าที่แตกต่างใน Excel เป็นอย่างไร ตรวจสอบวิดีโอของเราเกี่ยวกับเรื่องนี้ด้านล่าง