วิธีทำให้อีเมลสำคัญโดดเด่นใน Outlook

วิธีทำให้อีเมลสำคัญโดดเด่นใน Outlook

พนักงานสำนักงานเกือบทุกคนต้องจัดการกับกล่องจดหมายอีเมลเทอะทะในคราวเดียว โชคดีที่ผู้ใช้ Microsoft Outlook สามารถใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะต่างๆ ที่ออกแบบมาเพื่อให้อีเมลที่สำคัญโดดเด่น

ซึ่งรวมถึงการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขและหมวดหมู่สีเพื่อเพิ่มแบบอักษรและสีต่างๆ ให้กับอีเมลของคุณ ต่อไปนี้คือวิธีใช้ฟีเจอร์เหล่านี้ใน Outlook

การใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Outlook

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขช่วยให้คุณสามารถกำหนดกฎการจัดรูปแบบสำหรับอีเมล Outlook คุณสามารถตั้งค่าสี ฟอนต์ และสไตล์ต่างๆ ให้กับข้อความอีเมลของคุณตามที่ปรากฏในกล่องจดหมายของคุณ ในการเริ่มต้น คุณจะต้องสร้างกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใหม่

ใน Outlook คลิก  มุมมอง >ดูการตั้งค่าในประเภทมุมมองปัจจุบัน ใน  หน้าต่าง การตั้งค่ามุมมองขั้นสูงคลิกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

วิธีทำให้อีเมลสำคัญโดดเด่นใน Outlook

การสร้างกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใหม่

Outlook ใช้กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสำหรับสถานการณ์เฉพาะแล้ว ดังที่คุณเห็นจากหน้าต่างการตั้งค่าการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ตัวอย่างเช่น อีเมลที่ยังไม่ได้อ่านจะปรากฏขึ้นพร้อมข้อความสีน้ำเงินโดยใช้แบบอักษร Segoe UI

หากต้องการเพิ่มกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของคุณเอง ให้คลิกปุ่มเพิ่ม

วิธีทำให้อีเมลสำคัญโดดเด่นใน Outlook

ตั้งชื่อที่เหมาะสมให้กับกฎของคุณ จากนั้นคลิก  แบบอักษรเพื่อตั้งค่าตัวเลือกการจัดรูปแบบ เช่น แบบอักษร สี และขนาด

คลิก  ตกลง เพื่อยืนยันการตั้งค่าแบบอักษรของคุณ

วิธีทำให้อีเมลสำคัญโดดเด่นใน Outlook

เมื่อกำหนดรูปแบบการจัดรูปแบบสำหรับกฎของคุณแล้ว ให้คลิก  ปุ่มเงื่อนไข

วิธีทำให้อีเมลสำคัญโดดเด่นใน Outlook

จากที่นี่ คุณสามารถตั้งค่ากฎเพื่อใช้กับอีเมลที่มีคำหลักบางคำหรืออีเมลที่ส่งไปยังหรือจากที่อยู่อีเมลบางรายการโดยอัตโนมัติ

การจัดรูปแบบตามที่อยู่อีเมล

เมื่อต้องการเพิ่มกฎที่ใช้กับอีเมลจากผู้ส่งที่ระบุ ให้พิมพ์ที่อยู่อีเมลใน กล่อง จากแยกที่อยู่อีเมลหลายรายการด้วยเครื่องหมายอัฒภาค คุณสามารถใช้สิ่งนี้กับอีเมลทั้งหมดที่ส่งจากเว็บไซต์เดียวโดยพิมพ์@domain.comแทนที่ domain.com ด้วยชื่อโดเมนที่ถูกต้อง

คุณยังสามารถทำสิ่งนี้กับอีเมลที่คุณส่งแทนที่จะได้รับ โดยพิมพ์ที่อยู่อีเมลในกล่องส่งไป ที่ แทน

วิธีทำให้อีเมลสำคัญโดดเด่นใน Outlook

การจัดรูปแบบตามการค้นหาคำสำคัญ

เมื่อต้องการนำกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของคุณไปใช้กับอีเมลที่มีคำ ให้พิมพ์คำสำคัญ (หรือคำสำคัญ) ในกล่องค้นหาคำ

เลือกตัวเลือกช่องหัวเรื่องเท่านั้นในเมนูแบบเลื่อนลงด้านล่างเพื่อค้นหาเฉพาะช่องหัวเรื่องสำหรับคำหลักที่คุณเลือก หรือช่องหัวเรื่องและตัวเลือกเนื้อหาข้อความเพื่อค้นหาอีเมลทั้งหมด

วิธีทำให้อีเมลสำคัญโดดเด่นใน Outlook

กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขขั้นสูง

คุณสามารถสร้างกฎการจัดรูปแบบที่ซับซ้อนเพิ่มเติมได้ในแท็บตัวเลือกเพิ่มเติมและขั้นสูง จากที่นี่ คุณสามารถใช้กฎใหม่กับอีเมลตามสถานะการอ่าน ความสำคัญ การติดธงติดตามผล ขนาด และอื่นๆ

ตัวอย่างเช่น ในการตั้งค่ากฎของคุณให้ใช้เฉพาะกับอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน ให้คลิก กล่องกาเครื่องหมาย เฉพาะรายการที่อยู่ในแท็บตัวเลือกเพิ่มเติม จากนั้นเลือกตัวเลือกที่ยังไม่ได้ อ่านจากเมนูดรอปดาวน์

วิธีทำให้อีเมลสำคัญโดดเด่นใน Outlook

ใน  แท็บ ขั้นสูงคุณสามารถสร้างการค้นหาเฉพาะสำหรับกฎของคุณโดยใช้ข้อมูล Outlook ที่มีอยู่เกือบทั้งหมด การคลิก ตัวเลือก ฟิลด์จะทำให้คุณมีตัวเลือกหลายร้อยรายการ ฟิลด์ทั่วไปส่วนใหญ่จะแสดงอยู่ในหมวดหมู่ฟิลด์ที่ใช้บ่อย

คลิก  เพิ่มในรายการเพื่อเพิ่มเกณฑ์การค้นหาขั้นสูงนี้ให้กับกฎการจัดรูปแบบของคุณ ตัวอย่างด้านล่างแสดงการค้นหาขั้นสูงสำหรับอีเมลทั้งหมดที่มี “เบ็น” ใน  ช่องหัวเรื่อง

วิธีทำให้อีเมลสำคัญโดดเด่นใน Outlook

เมื่อคุณพอใจกับกฎของคุณแล้ว ให้คลิก  ตกลงเพื่อยืนยัน จากนั้น  คลิกตกลงเพื่อปิด  หน้าต่างการตั้งค่าการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

การใช้หมวดหมู่อีเมล

แม้ว่าจะสามารถจัดหมวดหมู่อีเมล Outlook โดยใช้โฟลเดอร์การค้นหาอีกวิธีหนึ่งในการเน้นย้ำอีเมลสำคัญของคุณคือการใช้หมวดหมู่ หมวดหมู่มีชื่อและแท็กสีแยกกัน ช่วยให้คุณดูแยกกันได้

ระบบสีเขียว-เหลือง-แดงสามารถช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของอีเมลที่สำคัญที่สุดได้ เป็นต้น ตามค่าเริ่มต้น Outlook มีประเภทเป็นสีน้ำเงิน เขียว ส้ม ม่วง แดง และเหลือง คุณสามารถแก้ไขสิ่งเหล่านี้หรือสร้างของคุณเองโดยใช้สีและชื่ออื่น

การสร้างหรือแก้ไขหมวดหมู่

หากต้องการสร้างหมวดหมู่ใหม่หรือแก้ไขหมวดหมู่ที่มีอยู่ ให้คลิกหน้าแรก> จัดหมวดหมู่ > หมวดหมู่ทั้งหมด

วิธีทำให้อีเมลสำคัญโดดเด่นใน Outlook

คลิก  ใหม่เพื่อสร้างหมวดหมู่ใหม่ เลือกสีหมวดหมู่ของคุณจากเมนูแบบเลื่อนลง ตั้งชื่อใน ช่อง ชื่อด้านบน

วิธีทำให้อีเมลสำคัญโดดเด่นใน Outlook

คลิก  ตกลงเพื่อบันทึกหมวดหมู่ของคุณ

การใช้หมวดหมู่กับอีเมล Outlook ด้วยตนเอง

เมื่อต้องการนำประเภทไปใช้กับอีเมล Outlook ด้วยตนเอง ให้เลือกประเภทนั้นในมุมมองโฟลเดอร์ Outlook คลิกหน้าแรก > จัดหมวดหมู่จากนั้นคลิกที่หมวดหมู่ของคุณ

วิธีทำให้อีเมลสำคัญโดดเด่นใน Outlook

หมวดหมู่ของคุณจะปรากฏเป็นสี่เหลี่ยมสีในมุมมองโฟลเดอร์ Outlook เริ่มต้น เหนือเวลาและวันที่รับ ชื่อหมวดหมู่ของคุณจะปรากฏใต้หัวเรื่องอีเมลในมุมมองอีเมล

ในการดูอีเมลตามประเภท คลิก  ดู > หมวดหมู่และเลื่อนไปที่ส่วนที่เหมาะสมสำหรับหมวดหมู่ของคุณ

วิธีทำให้อีเมลสำคัญโดดเด่นใน Outlook

ใช้หมวดหมู่ Outlook โดยอัตโนมัติ

คุณยังสามารถใช้กฎของ Outlook เพื่อนำหมวดหมู่ไปใช้กับอีเมลบางฉบับได้โดยอัตโนมัติ ในการทำเช่นนั้น คลิกไฟล์ > ข้อมูล > จัดการกฎและการแจ้งเตือน

ใน  แท็บกฎอีเมล ของเมนู กฎและการแจ้งเตือน  ให้คลิกปุ่มกฎใหม่

วิธีทำให้อีเมลสำคัญโดดเด่นใน Outlook

เลือก  ใช้กฎกับข้อความที่ฉันได้รับก่อนคลิก  ถัดไป

วิธีทำให้อีเมลสำคัญโดดเด่นใน Outlook

เลือกเกณฑ์การค้นหาสำหรับกฎหมวดหมู่สีของคุณ ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการใช้กฎกับอีเมลจากที่อยู่อีเมลหรือชื่อโดเมน ให้คลิกกล่องกาเครื่องหมายจากบุคคลหรือกลุ่มสาธารณะ

ในพื้นที่  ขั้นตอนที่ 2ด้านล่าง ให้คลิกที่เกณฑ์อีกครั้ง (ขีดเส้นใต้สีน้ำเงิน) ถัด  จากตัวเลือกจากด้านล่าง ให้พิมพ์ที่อยู่อีเมลหรือชื่อโดเมนของคุณ

ถ้า Outlook สามารถค้นหาที่อยู่อีเมลในกล่องจดหมายที่มีอยู่ของคุณ ให้เลือกจากรายการที่ปรากฏขึ้น จากนั้น  คลิกตกลง หากไม่สามารถทำได้ ให้  คลิกยกเลิก กฎจะถูกสร้างขึ้นโดยไม่คำนึงถึง คลิก  ถัดไปเพื่อดำเนินการต่อ

วิธีทำให้อีเมลสำคัญโดดเด่นใน Outlook

คุณสามารถตั้งค่าการดำเนินการสำหรับกฎของคุณในขั้นต่อไป คลิกเพื่อเปิดใช้งานตัวเลือก “ กำหนดให้กับหมวดหมู่หมวดหมู่ ” ในส่วนขั้นตอนที่ 1

เลือกหมวดหมู่ที่จะกำหนดให้กับกฎนี้โดยคลิกที่หมวดหมู่ในส่วน  ขั้นตอนที่ 2ด้านล่าง ก่อนคลิกตกลงจากนั้น  คลิก ถัดไป

วิธีทำให้อีเมลสำคัญโดดเด่นใน Outlook

ขั้นตอนต่อไปให้คุณเลือกข้อยกเว้นสำหรับกฎนี้ เลือกสิ่งเหล่านี้ ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น หรือคลิก  ถัดไปเพื่อดำเนินการต่อ

ในขั้นตอนสุดท้าย ให้ตั้งชื่อกฎหมวดหมู่สีของคุณ จากนั้นเลือกกล่องกา  เครื่องหมาย เรียกใช้กฎนี้ทันทีในข้อความที่อยู่ใน "กล่องจดหมาย"เพื่อนำไปใช้กับอีเมลที่มีอยู่ทั้งหมดของคุณย้อนหลัง

วิธีทำให้อีเมลสำคัญโดดเด่นใน Outlook

คลิก  เสร็จสิ้นเพื่อสร้างและเรียกใช้กฎ หมวดหมู่สีจะถูกนำไปใช้กับอีเมลของคุณตามเกณฑ์ที่คุณเลือก

อย่าพลาดอีเมล Outlook ที่สำคัญของคุณ

การใช้ประเภทสีและกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้อีเมลสำคัญที่คุณส่งและรับมีความโดดเด่นใน Outlook อย่าลืมเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ Outlook ให้ดียิ่งขึ้นไปอีกโดยใช้กฎ Outlook เพิ่มเติมและแฟล็กการติดตามเพื่อติดตามกลุ่มอีเมลและงานที่สำคัญ

คุณยังสามารถใช้ Quick Parts ใน Outlookเพื่อเพิ่มคำสั่งทั่วไปในการตอบกลับอีเมลของคุณได้อย่างรวดเร็ว

Tags: #HOW-TO

วิธีแปลอีเมลขาเข้าใน Microsoft Outlook

วิธีแปลอีเมลขาเข้าใน Microsoft Outlook

เรียนรู้วิธีแปลอีเมลขาเข้าผ่าน Microsoft Outlook อย่างง่ายดาย โดยปรับการตั้งค่าเพื่อแปลอีเมลหรือดำเนินการแปลแบบครั้งเดียว

10 วิธีในการแก้ไขข้อผิดพลาด NET :: ERR_CERT_AUTHORITY_INVALID อย่างถาวร

10 วิธีในการแก้ไขข้อผิดพลาด NET :: ERR_CERT_AUTHORITY_INVALID อย่างถาวร

อ่านคำแนะนำเพื่อปฏิบัติตามวิธีแก้ปัญหาทีละขั้นตอนสำหรับผู้ใช้และเจ้าของเว็บไซต์เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด NET::ERR_CERT_AUTHORITY_INVALID ใน Windows 10

CefSharp.BrowserSubprocess คืออะไร ฉันควรหยุดมันไหม?

CefSharp.BrowserSubprocess คืออะไร ฉันควรหยุดมันไหม?

ค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับ CefSharp.BrowserSubprocess.exe ใน Windows พร้อมวิธีการลบและซ่อมแซมข้อผิดพลาดที่เกี่ยวข้อง มีคำแนะนำที่เป็นประโยชน์

ไม่สามารถจับภาพหน้าจอเนื่องจากนโยบายความปลอดภัย? นี่คือเหตุผล

ไม่สามารถจับภาพหน้าจอเนื่องจากนโยบายความปลอดภัย? นี่คือเหตุผล

ค้นพบวิธีแก้ไขปัญหาเมื่อคุณไม่สามารถจับภาพหน้าจอได้เนื่องจากนโยบายความปลอดภัยในแอป พร้อมเทคนิคที่มีประโยชน์มากมายในการใช้ Chrome และวิธีแชร์หน้าจออย่างง่ายๆ.

ติดตั้ง Windows 10 บน M1 Mac และบอกลา Boot Camp

ติดตั้ง Windows 10 บน M1 Mac และบอกลา Boot Camp

ในที่สุด คุณสามารถติดตั้ง Windows 10 บน M1 Macs โดยใช้ Parallels Desktop 16 สำหรับ Mac นี่คือขั้นตอนที่จะทำให้เป็นไปได้

Fallout 3 จะไม่เปิด/ไม่ทำงานบน Windows 10 [แก้ไขด่วน]

Fallout 3 จะไม่เปิด/ไม่ทำงานบน Windows 10 [แก้ไขด่วน]

ประสบปัญหาเช่น Fallout 3 จะไม่เปิดขึ้นหรือไม่ทำงานบน Windows 10? อ่านบทความนี้เพื่อเรียนรู้วิธีทำให้ Fallout 3 ทำงานบน Windows 10 ได้อย่างง่ายดาย

[แก้ไขแล้ว] จะแก้ไขข้อผิดพลาดแอปพลิเคชัน 0xc0000142 และ 0xc0000005 ได้อย่างไร

[แก้ไขแล้ว] จะแก้ไขข้อผิดพลาดแอปพลิเคชัน 0xc0000142 และ 0xc0000005 ได้อย่างไร

วิธีแก้ไขข้อผิดพลาด Application Error 0xc0000142 และ 0xc0000005 ด้วยเคล็ดลับที่มีประสิทธิภาพและการแก้ปัญหาที่สำคัญ

การแก้ไข: การใช้งาน CPU สูงของความเข้ากันได้ของ Microsoft Telemetry อย่างถาวร

การแก้ไข: การใช้งาน CPU สูงของความเข้ากันได้ของ Microsoft Telemetry อย่างถาวร

เรียนรู้วิธีแก้ไข Microsoft Compatibility Telemetry ประมวลผลการใช้งาน CPU สูงใน Windows 10 และวิธีการปิดการใช้งานอย่างถาวร...

[แก้ไขแล้ว] ข้อผิดพลาดของ World War Z – หยุดทำงาน ไม่เปิดตัว หน้าจอดำและอื่น ๆ

[แก้ไขแล้ว] ข้อผิดพลาดของ World War Z – หยุดทำงาน ไม่เปิดตัว หน้าจอดำและอื่น ๆ

หากพบข้อผิดพลาดและข้อบกพร่องของ World War Z เช่น การหยุดทำงาน ไม่โหลด ปัญหาการเชื่อมต่อ และอื่นๆ โปรดอ่านบทความและเรียนรู้วิธีแก้ไขและเริ่มเล่นเกม

วิธีการใช้ ลบ และค้นหาข้อความเน้นใน Word

วิธีการใช้ ลบ และค้นหาข้อความเน้นใน Word

เมื่อคุณต้องการให้ข้อความในเอกสารของคุณโดดเด่น คุณสามารถใช้เครื่องมือในตัวที่มีประโยชน์ได้ ต่อไปนี้คือวิธีการเน้นข้อความใน Word