วิธีทำให้อีเมลสำคัญโดดเด่นใน Outlook

พนักงานสำนักงานเกือบทุกคนต้องจัดการกับกล่องจดหมายอีเมลเทอะทะในคราวเดียว โชคดีที่ผู้ใช้ Microsoft Outlook สามารถใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะต่างๆ ที่ออกแบบมาเพื่อให้อีเมลที่สำคัญโดดเด่น

ซึ่งรวมถึงการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขและหมวดหมู่สีเพื่อเพิ่มแบบอักษรและสีต่างๆ ให้กับอีเมลของคุณ ต่อไปนี้คือวิธีใช้ฟีเจอร์เหล่านี้ใน Outlook

การใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Outlook

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขช่วยให้คุณสามารถกำหนดกฎการจัดรูปแบบสำหรับอีเมล Outlook คุณสามารถตั้งค่าสี ฟอนต์ และสไตล์ต่างๆ ให้กับข้อความอีเมลของคุณตามที่ปรากฏในกล่องจดหมายของคุณ ในการเริ่มต้น คุณจะต้องสร้างกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใหม่

ใน Outlook คลิก  มุมมอง >ดูการตั้งค่าในประเภทมุมมองปัจจุบัน ใน  หน้าต่าง การตั้งค่ามุมมองขั้นสูงคลิกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

การสร้างกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใหม่

Outlook ใช้กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสำหรับสถานการณ์เฉพาะแล้ว ดังที่คุณเห็นจากหน้าต่างการตั้งค่าการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ตัวอย่างเช่น อีเมลที่ยังไม่ได้อ่านจะปรากฏขึ้นพร้อมข้อความสีน้ำเงินโดยใช้แบบอักษร Segoe UI

หากต้องการเพิ่มกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของคุณเอง ให้คลิกปุ่มเพิ่ม

ตั้งชื่อที่เหมาะสมให้กับกฎของคุณ จากนั้นคลิก  แบบอักษรเพื่อตั้งค่าตัวเลือกการจัดรูปแบบ เช่น แบบอักษร สี และขนาด

คลิก  ตกลง เพื่อยืนยันการตั้งค่าแบบอักษรของคุณ

เมื่อกำหนดรูปแบบการจัดรูปแบบสำหรับกฎของคุณแล้ว ให้คลิก  ปุ่มเงื่อนไข

จากที่นี่ คุณสามารถตั้งค่ากฎเพื่อใช้กับอีเมลที่มีคำหลักบางคำหรืออีเมลที่ส่งไปยังหรือจากที่อยู่อีเมลบางรายการโดยอัตโนมัติ

การจัดรูปแบบตามที่อยู่อีเมล

เมื่อต้องการเพิ่มกฎที่ใช้กับอีเมลจากผู้ส่งที่ระบุ ให้พิมพ์ที่อยู่อีเมลใน กล่อง จากแยกที่อยู่อีเมลหลายรายการด้วยเครื่องหมายอัฒภาค คุณสามารถใช้สิ่งนี้กับอีเมลทั้งหมดที่ส่งจากเว็บไซต์เดียวโดยพิมพ์@domain.comแทนที่ domain.com ด้วยชื่อโดเมนที่ถูกต้อง

คุณยังสามารถทำสิ่งนี้กับอีเมลที่คุณส่งแทนที่จะได้รับ โดยพิมพ์ที่อยู่อีเมลในกล่องส่งไป ที่ แทน

การจัดรูปแบบตามการค้นหาคำสำคัญ

เมื่อต้องการนำกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของคุณไปใช้กับอีเมลที่มีคำ ให้พิมพ์คำสำคัญ (หรือคำสำคัญ) ในกล่องค้นหาคำ

เลือกตัวเลือกช่องหัวเรื่องเท่านั้นในเมนูแบบเลื่อนลงด้านล่างเพื่อค้นหาเฉพาะช่องหัวเรื่องสำหรับคำหลักที่คุณเลือก หรือช่องหัวเรื่องและตัวเลือกเนื้อหาข้อความเพื่อค้นหาอีเมลทั้งหมด

กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขขั้นสูง

คุณสามารถสร้างกฎการจัดรูปแบบที่ซับซ้อนเพิ่มเติมได้ในแท็บตัวเลือกเพิ่มเติมและขั้นสูง จากที่นี่ คุณสามารถใช้กฎใหม่กับอีเมลตามสถานะการอ่าน ความสำคัญ การติดธงติดตามผล ขนาด และอื่นๆ

ตัวอย่างเช่น ในการตั้งค่ากฎของคุณให้ใช้เฉพาะกับอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน ให้คลิก กล่องกาเครื่องหมาย เฉพาะรายการที่อยู่ในแท็บตัวเลือกเพิ่มเติม จากนั้นเลือกตัวเลือกที่ยังไม่ได้ อ่านจากเมนูดรอปดาวน์

ใน  แท็บ ขั้นสูงคุณสามารถสร้างการค้นหาเฉพาะสำหรับกฎของคุณโดยใช้ข้อมูล Outlook ที่มีอยู่เกือบทั้งหมด การคลิก ตัวเลือก ฟิลด์จะทำให้คุณมีตัวเลือกหลายร้อยรายการ ฟิลด์ทั่วไปส่วนใหญ่จะแสดงอยู่ในหมวดหมู่ฟิลด์ที่ใช้บ่อย

คลิก  เพิ่มในรายการเพื่อเพิ่มเกณฑ์การค้นหาขั้นสูงนี้ให้กับกฎการจัดรูปแบบของคุณ ตัวอย่างด้านล่างแสดงการค้นหาขั้นสูงสำหรับอีเมลทั้งหมดที่มี “เบ็น” ใน  ช่องหัวเรื่อง

เมื่อคุณพอใจกับกฎของคุณแล้ว ให้คลิก  ตกลงเพื่อยืนยัน จากนั้น  คลิกตกลงเพื่อปิด  หน้าต่างการตั้งค่าการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

การใช้หมวดหมู่อีเมล

แม้ว่าจะสามารถจัดหมวดหมู่อีเมล Outlook โดยใช้โฟลเดอร์การค้นหาอีกวิธีหนึ่งในการเน้นย้ำอีเมลสำคัญของคุณคือการใช้หมวดหมู่ หมวดหมู่มีชื่อและแท็กสีแยกกัน ช่วยให้คุณดูแยกกันได้

ระบบสีเขียว-เหลือง-แดงสามารถช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของอีเมลที่สำคัญที่สุดได้ เป็นต้น ตามค่าเริ่มต้น Outlook มีประเภทเป็นสีน้ำเงิน เขียว ส้ม ม่วง แดง และเหลือง คุณสามารถแก้ไขสิ่งเหล่านี้หรือสร้างของคุณเองโดยใช้สีและชื่ออื่น

การสร้างหรือแก้ไขหมวดหมู่

หากต้องการสร้างหมวดหมู่ใหม่หรือแก้ไขหมวดหมู่ที่มีอยู่ ให้คลิกหน้าแรก> จัดหมวดหมู่ > หมวดหมู่ทั้งหมด

คลิก  ใหม่เพื่อสร้างหมวดหมู่ใหม่ เลือกสีหมวดหมู่ของคุณจากเมนูแบบเลื่อนลง ตั้งชื่อใน ช่อง ชื่อด้านบน

คลิก  ตกลงเพื่อบันทึกหมวดหมู่ของคุณ

การใช้หมวดหมู่กับอีเมล Outlook ด้วยตนเอง

เมื่อต้องการนำประเภทไปใช้กับอีเมล Outlook ด้วยตนเอง ให้เลือกประเภทนั้นในมุมมองโฟลเดอร์ Outlook คลิกหน้าแรก > จัดหมวดหมู่จากนั้นคลิกที่หมวดหมู่ของคุณ

หมวดหมู่ของคุณจะปรากฏเป็นสี่เหลี่ยมสีในมุมมองโฟลเดอร์ Outlook เริ่มต้น เหนือเวลาและวันที่รับ ชื่อหมวดหมู่ของคุณจะปรากฏใต้หัวเรื่องอีเมลในมุมมองอีเมล

ในการดูอีเมลตามประเภท คลิก  ดู > หมวดหมู่และเลื่อนไปที่ส่วนที่เหมาะสมสำหรับหมวดหมู่ของคุณ

ใช้หมวดหมู่ Outlook โดยอัตโนมัติ

คุณยังสามารถใช้กฎของ Outlook เพื่อนำหมวดหมู่ไปใช้กับอีเมลบางฉบับได้โดยอัตโนมัติ ในการทำเช่นนั้น คลิกไฟล์ > ข้อมูล > จัดการกฎและการแจ้งเตือน

ใน  แท็บกฎอีเมล ของเมนู กฎและการแจ้งเตือน  ให้คลิกปุ่มกฎใหม่

เลือก  ใช้กฎกับข้อความที่ฉันได้รับก่อนคลิก  ถัดไป

เลือกเกณฑ์การค้นหาสำหรับกฎหมวดหมู่สีของคุณ ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการใช้กฎกับอีเมลจากที่อยู่อีเมลหรือชื่อโดเมน ให้คลิกกล่องกาเครื่องหมายจากบุคคลหรือกลุ่มสาธารณะ

ในพื้นที่  ขั้นตอนที่ 2ด้านล่าง ให้คลิกที่เกณฑ์อีกครั้ง (ขีดเส้นใต้สีน้ำเงิน) ถัด  จากตัวเลือกจากด้านล่าง ให้พิมพ์ที่อยู่อีเมลหรือชื่อโดเมนของคุณ

ถ้า Outlook สามารถค้นหาที่อยู่อีเมลในกล่องจดหมายที่มีอยู่ของคุณ ให้เลือกจากรายการที่ปรากฏขึ้น จากนั้น  คลิกตกลง หากไม่สามารถทำได้ ให้  คลิกยกเลิก กฎจะถูกสร้างขึ้นโดยไม่คำนึงถึง คลิก  ถัดไปเพื่อดำเนินการต่อ

คุณสามารถตั้งค่าการดำเนินการสำหรับกฎของคุณในขั้นต่อไป คลิกเพื่อเปิดใช้งานตัวเลือก “ กำหนดให้กับหมวดหมู่หมวดหมู่ ” ในส่วนขั้นตอนที่ 1

เลือกหมวดหมู่ที่จะกำหนดให้กับกฎนี้โดยคลิกที่หมวดหมู่ในส่วน  ขั้นตอนที่ 2ด้านล่าง ก่อนคลิกตกลงจากนั้น  คลิก ถัดไป

ขั้นตอนต่อไปให้คุณเลือกข้อยกเว้นสำหรับกฎนี้ เลือกสิ่งเหล่านี้ ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น หรือคลิก  ถัดไปเพื่อดำเนินการต่อ

ในขั้นตอนสุดท้าย ให้ตั้งชื่อกฎหมวดหมู่สีของคุณ จากนั้นเลือกกล่องกา  เครื่องหมาย เรียกใช้กฎนี้ทันทีในข้อความที่อยู่ใน "กล่องจดหมาย"เพื่อนำไปใช้กับอีเมลที่มีอยู่ทั้งหมดของคุณย้อนหลัง

คลิก  เสร็จสิ้นเพื่อสร้างและเรียกใช้กฎ หมวดหมู่สีจะถูกนำไปใช้กับอีเมลของคุณตามเกณฑ์ที่คุณเลือก

อย่าพลาดอีเมล Outlook ที่สำคัญของคุณ

การใช้ประเภทสีและกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้อีเมลสำคัญที่คุณส่งและรับมีความโดดเด่นใน Outlook อย่าลืมเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ Outlook ให้ดียิ่งขึ้นไปอีกโดยใช้กฎ Outlook เพิ่มเติมและแฟล็กการติดตามเพื่อติดตามกลุ่มอีเมลและงานที่สำคัญ

คุณยังสามารถใช้ Quick Parts ใน Outlookเพื่อเพิ่มคำสั่งทั่วไปในการตอบกลับอีเมลของคุณได้อย่างรวดเร็ว