วิธีลดขนาดไฟล์ของงานนำเสนอ PowerPoint

การนำเสนอ PowerPoint ที่ดีที่สุดคือการนำเสนอแบบไดนามิกและน่าสนใจสำหรับผู้ชมที่ต้องการ โดยทั่วไป หมายความว่าคุณกำลังใช้รูปภาพวิดีโอและองค์ประกอบภาพอื่นๆ เพื่อทำความเข้าใจประเด็นของคุณ

ขออภัย ยิ่งงานนำเสนอมีขนาดใหญ่และองค์ประกอบที่คุณใช้มาก ไฟล์ก็จะยิ่งมีขนาดใหญ่ขึ้น ถ้าไฟล์นำเสนอ PowerPoint ของคุณใหญ่เกินไป ต่อไปนี้คือขั้นตอนที่คุณสามารถทำได้เพื่อลดขนาดไฟล์โดยรวม

การบีบอัดรูปภาพ PowerPoint

ปัญหาที่ใหญ่ที่สุดของงานนำเสนอ PowerPoint ไม่ใช่ข้อความ แต่เป็นรูปภาพ รูปภาพที่มากขึ้นหมายถึงไฟล์ที่ใหญ่ขึ้น แต่คุณสามารถทำตามขั้นตอนบางอย่างเพื่อลดปัญหาได้

การลดขนาดรูปภาพในเอกสาร Officeจะลดขนาดไฟล์โดยรวม และวิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้คือการบีบอัดรูปภาพของคุณ ข้อเสียคือคุณภาพของภาพลดลง อย่างไรก็ตาม PowerPoint มีตัวเลือกการบีบอัดข้อมูลหลายแบบ ดังนั้นคุณจึงสามารถตัดสินใจใช้รูปภาพที่มีคุณภาพดีกว่าได้ แม้ว่าการบีบอัดรูปภาพจะลดลงก็ตาม

ในการเริ่มต้น ให้เปิดงานนำเสนอ PowerPoint ของคุณ เลือกรูปภาพ จากนั้นกดรูปแบบ > บีบอัดรูปภาพในแถบริบบอน

นี้จะแสดง  กล่องตัวเลือกบีบอัดรูปภาพ มีตัวเลือกความละเอียดของภาพที่แตกต่างกันห้าแบบ รวมถึงตัวเลือกใช้ความละเอียดเริ่มต้น เพิ่มเติม เพื่อให้ภาพของคุณไม่เสียหาย

ความละเอียดแต่ละอันวัดเป็นพิกเซลต่อนิ้วโดยที่จำนวนยิ่งมาก คุณภาพยิ่งดีขึ้น (และขนาดไฟล์ใหญ่ขึ้น) สำหรับการบีบอัดสูงสุด ให้เลือก  อีเมล (96 ppi)

หากคุณต้องการบีบอัดรูปภาพเพียงภาพเดียว  ให้ เลือกช่องทำเครื่องหมายใช้กับรูปภาพนี้ เท่านั้น หากคุณต้องการบีบอัดรูปภาพทั้งหมดในงานนำเสนอ PowerPoint พร้อมกัน ให้ยกเลิกการเลือกตัวเลือกนี้

กด  ตกลงเพื่อบีบอัดรูปภาพของคุณ (หรือรูปภาพ) เมื่อคุณพร้อม

เมื่อคุณบันทึกงานนำเสนอ PowerPoint ของคุณแล้ว ( ไฟล์ > บันทึก ) ขนาดไฟล์ควรลดลง ผลกระทบของการบีบอัดรูปภาพต่อขนาดไฟล์จะขึ้นอยู่กับจำนวนรูปภาพในงานนำเสนอของคุณ ตลอดจนคุณภาพต้นฉบับ

การบีบอัดวิดีโอใน PowerPoint

การบีบอัดสื่อประเภทอื่นๆ เช่น ไฟล์วิดีโอ เป็นขั้นตอนต่อไปในการลดขนาดไฟล์ PowerPoint ของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ไฟล์วิดีโอสามารถเพิ่มไฟล์ PowerPoint ของคุณได้อย่างมาก หากไฟล์เหล่านั้นฝังอยู่ในงานนำเสนอของคุณ

โชคดีที่ PowerPoint มีวิธีการบีบอัดและแปลงไฟล์วิดีโอในตัว ในการดำเนินการนี้ ให้เปิดงานนำเสนอของคุณใน PowerPoint จากนั้นกดไฟล์ > ข้อมูล > บีบอัดสื่อ ในเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือกคุณภาพที่คุณต้องการใช้สำหรับไฟล์วิดีโอที่ฝังไว้

คุณสามารถเลือกระหว่างคุณภาพวิดีโอFull HD (1080p), HD (720p)และมาตรฐาน (480p)

หากไฟล์วิดีโอได้รับการสนับสนุน PowerPoint จะบีบอัดไฟล์สื่อโดยอัตโนมัติ ซึ่งลดคุณภาพโดยรวมในกระบวนการ คลิก  ไฟล์ > ข้อมูล > บีบอัดสื่อ > เลิกทำเพื่อยกเลิกกระบวนการหากคุณภาพลดลงมากเกินไป

หากคุณพอใจกับกระบวนการนี้ ให้บันทึกเอกสารของคุณ ( ไฟล์ > บันทึก )

การบันทึกในรูปแบบไฟล์ PPTX

ผู้ใช้ PowerPoint ส่วนใหญ่คุ้นเคยกับ PPT ซึ่งเป็นรูปแบบไฟล์ PowerPoint งานนำเสนอ PowerPoint รุ่นเก่าๆ จำนวนมากยังคงบันทึกและแจกจ่ายในรูปแบบเก่านี้

ขออภัย รูปแบบไฟล์ PPT ล้าสมัย การแทนที่ PPTX ใช้การบีบอัดเพื่อลดขนาดไฟล์ของงานนำเสนอ PowerPoint อย่างมาก การบันทึกเอกสารของคุณในรูปแบบ PPTX รวมถึงการแปลงไฟล์ PPT ที่มีอยู่เป็น PPTX อาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อขนาดไฟล์โดยรวม

ในการแปลงไฟล์ PPT เป็น PPTX ให้เปิดไฟล์ PPT ใน PowerPoint จากนั้นคลิก  ไฟล์ > ข้อมูล> แปลง

ซึ่งจะเปิด  กล่องโต้ตอบ บันทึกเป็นเลือกรูปแบบไฟล์ PPTX โดยอัตโนมัติ ยืนยันชื่อไฟล์สำหรับงานนำเสนอ PPTX ใหม่ของคุณ จากนั้นกดบันทึก เพื่อยืนยัน 

ประโยชน์เพิ่มเติมของการบีบอัดที่ไฟล์ PPTX มอบให้กับรูปแบบ PPT ดั้งเดิมควรช่วยลดขนาดไฟล์ อย่างไรก็ตาม ผลกระทบของการบันทึกงานนำเสนอ PowerPoint ของคุณเป็นไฟล์ PPTX จะขึ้นอยู่กับไฟล์งานนำเสนอต้นฉบับของคุณ

ปิดการใช้งานแบบอักษรฝังตัว

ผู้ใช้ PowerPoint ส่วนใหญ่จะใช้แบบอักษรเริ่มต้นของระบบสำหรับงานนำเสนอ แต่หากคุณกำลังสร้างงานนำเสนอที่มีธีม คุณอาจตัดสินใจฝังแบบอักษรของบริษัทอื่นลงในไฟล์ PowerPoint ของคุณ แบบอักษรที่ฝังตัวเหล่านี้อาจดูดี แต่สามารถเพิ่มขนาดไฟล์ PowerPoint ของคุณได้อย่างมาก

คุณควรปิดใช้งานตัวเลือกฟอนต์ที่ฝังตัวใน PowerPoint เว้นแต่คุณจะแน่ใจเกี่ยวกับการรวมไว้ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้คลิก  ไฟล์ > ตัวเลือกเพื่อเปิดเมนูตัวเลือก PowerPoint

ใน  เมนู ตัวเลือก PowerPointให้กดแท็บบันทึก

ภายใต้ส่วน คง  ความเที่ยงตรงเมื่อแชร์งานนำเสนอนี้ให้คลิกเพื่อปิดใช้งาน  กล่องกาเครื่องหมายฝังแบบอักษรในไฟล์

เมื่อยกเลิกการเลือกตัวเลือกแล้ว ให้คลิกตกลงเพื่อบันทึกการตั้งค่า จากนั้นกดไฟล์ > บันทึกเพื่อบันทึกเอกสาร เมื่อบันทึกแล้ว ควรลบไฟล์ฟอนต์ที่ฝังไว้

อย่างไรก็ตาม นี่เป็นการตั้งค่าที่ควรส่งผลกระทบต่อผู้ใช้ PowerPoint จำนวนน้อยเท่านั้น และอาจลดขนาดไฟล์ PowerPoint ของคุณก็ต่อเมื่อคุณใช้แบบอักษรที่กำหนดเองจำนวนมาก

การลบข้อมูล PowerPoint ที่ซ่อนอยู่

เอกสาร PowerPoint ทุกฉบับที่คุณสร้างจะมีข้อมูลเพิ่มเติมแนบมา รวมถึงใครเป็นคนเขียนและข้อมูลเมตาที่ซ่อนอยู่อื่นๆ หากคุณกำลังพยายามปรับขนาดไฟล์ PowerPoint ให้เหมาะสม การลบข้อมูลนี้จะช่วยลดขนาดไฟล์ได้ แม้ว่าผลกระทบจะค่อนข้างน้อยก็ตาม

ในการดำเนินการนี้ ให้เปิดงานนำเสนอ PowerPoint ของคุณ จากนั้นคลิก  ไฟล์ > ข้อมูล > ตรวจหาปัญหา > ตรวจสอบเอกสาร

ใน  หน้าต่างตัว ตรวจสอบเอกสาร ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ได้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคลจากนั้นกด  ตรวจสอบ

หลังจากที่ตัวตรวจสอบเอกสารสแกนงานนำเสนอ PowerPoint ของคุณแล้ว ให้คลิกปุ่ม  ลบทั้งหมดสำหรับ  ตัวเลือกคุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล

การดำเนินการนี้จะลบข้อมูลเมตาส่วนบุคคลทั้งหมดออกจากงานนำเสนอ PowerPoint ของคุณ โดยจะลดขนาดไฟล์ลงเล็กน้อย

การสร้างงานนำเสนอ PowerPoint ที่ดีขึ้น

คุณไม่จำเป็นต้องประนีประนอมกับคุณภาพเพื่อสร้างงานนำเสนอ PowerPoint คุณภาพสูง ถ้าขนาดไฟล์ PowerPoint เกี่ยวข้องกับคุณ ให้บีบอัดไฟล์สื่อของคุณและใช้รูปแบบไฟล์ PPTX

หากคุณต้องการเลิกใช้ PowerPoint โดยสิ้นเชิง คุณอาจลองใช้ Microsoft Swayแทน