วิธีลดขนาดไฟล์ Excel

มีมากถึง 1,048,576 แถวและ 16,384 คอลัมน์ใน Excel ซึ่งเป็นเซลล์จำนวนมากที่จะเติม

ปัญหาคือ ยิ่งคุณใส่ข้อมูลในสเปรดชีตมากเท่าไหร่ ไฟล์ก็จะยิ่งมีขนาดใหญ่ขึ้นเท่านั้น ถ้าไฟล์ Excel ของคุณใหญ่เกินไป การส่งอีเมลถึงเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าอย่างง่ายดายอาจเป็นเรื่องยาก นอกจากนี้ยังสามารถทำงานช้าลงใน Excel และหยุดทำงานได้อย่างถูกต้อง

หากคุณกำลังประสบปัญหานี้ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับที่มีประสิทธิภาพในการลดขนาดไฟล์ Excel

วิธีลดขนาดไฟล์ใน Excel โดยการลบเวิร์กชีต

การใช้เวิร์กชีตหลายแผ่นใน Excel ทำให้การจัดโครงสร้างสเปรดชีตของคุณง่ายขึ้น แต่ยิ่งคุณใช้เวิร์กชีตมากเท่าใด ไฟล์ของคุณก็จะยิ่งใหญ่ขึ้นเท่านั้น การลบเวิร์กชีตที่ไม่จำเป็นสามารถช่วยลดขนาดไฟล์ได้

ในการลบแผ่นงานใน Excel:

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผ่นงานที่คุณต้องการลบไม่มีข้อมูลที่จำเป็นหรืออ้างอิงโดยแผ่นงานอื่น
2. คลิกขวาที่แท็บแผ่นงานที่ด้านล่างของหน้าจอ
   
3. เลือกลบ _
   

แผ่นงานจะถูกลบออก ทำซ้ำขั้นตอนสำหรับแผ่นงานอื่นที่คุณต้องการลบ

ล้างแคชตารางเดือย

ตาราง Pivot ใน Excelเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการวิเคราะห์ข้อมูลของคุณ แต่อาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อขนาดไฟล์ Excel ของคุณ นั่นเป็นเพราะตามค่าเริ่มต้น Excel จะบันทึกแคชข้อมูลต้นทางของตารางสาระสำคัญพร้อมกับไฟล์ของคุณ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่านี้ได้ และให้แคชข้อมูลรีเฟรชเมื่อเปิดสเปรดชีต

ในการหยุดการบันทึก pivot cache ใน Excel:

1. เลือกเซลล์ใดก็ได้ในตารางสาระสำคัญของคุณ
2. เปิดเมนูวิเคราะห์ตารางสาระ สำคัญ
   
3. เลือกตัวเลือก
   
4. เลือกแท็บข้อมูล
   
5. ตรวจ สอบให้แน่ใจว่าไม่ได้ เลือก บันทึกข้อมูลต้นทางด้วยไฟล์
   
6. คลิกตกลงเพื่อยืนยัน

บันทึกสูตรเป็นค่า

สูตร Excelช่วยให้คุณสามารถทำเกือบทุกอย่างที่คุณต้องการใน Excel โดยใช้ฟังก์ชันในตัว อย่างไรก็ตาม สูตรใช้พื้นที่มากกว่าค่า ดังนั้น หากคุณมีสูตรจำนวนมากในสเปรดชีตที่คำนวณแล้ว คุณอาจต้องการพิจารณาแปลงสูตรเหล่านี้เป็นค่า

ในการบันทึกสูตรเป็นค่าใน Excel:

1. เลือกที่มีสูตรของคุณ
2. ใช้แป้นพิมพ์ลัดCtrl+Cบน Windows หรือCmd+Cบน Mac เพื่อคัดลอกเซลล์ หรือคุณสามารถคลิกขวาและเลือกคัดลอก
   
3. คลิกขวาที่เซลล์และเลือกวางแบบพิเศษ>  ค่า
   

สูตรของคุณจะถูกแทนที่ด้วยค่าของผลลัพธ์

ลบหรือบีบอัดรูปภาพ

รูปภาพไม่ใช่สิ่งที่ใช้กันทั่วไปในสเปรดชีต Excel แต่ถ้าคุณใช้บางรูปในเอกสารของคุณ รูปภาพเหล่านี้จะเพิ่มขนาดไฟล์ของคุณ คุณสามารถลบรูปภาพเหล่านี้หรือบีบอัดได้

ในการบีบอัดรูปภาพใน Excel:

1. เลือกรูปภาพในสเปรดชีตของคุณ
2. แท็ บรูปแบบรูปภาพจะปรากฏในริบบิ้น เลือกเมนูนี้
   
3. กดไอคอนบีบอัดรูปภาพ
   
4. เลือกความละเอียด ยิ่งความละเอียดต่ำ ขนาดไฟล์ Excel ของคุณจะเล็กลง
   
5. ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ได้เลือก ลบพื้นที่ครอบตัดของรูปภาพแล้ว
   
6. ถ้าคุณต้องการใช้การบีบอัดแบบเดียวกันกับรูปภาพทั้งหมดของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ได้เลือกกล่องกาเครื่องหมายใช้กับรูปภาพ นี้เท่านั้น
   
7. คลิกตกลงเพื่อบีบอัดรูปภาพของคุณ

ลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยการบันทึกในรูปแบบ XLSB

อีกวิธีในการลดขนาดไฟล์ Excel ของคุณคือการบันทึกในรูปแบบไบนารี รูปแบบเริ่มต้นคือ XML ซึ่งทำงานได้ดีกว่ากับแอปพลิเคชันอื่นๆ แต่ถ้าคุณวางแผนที่จะใช้ไฟล์ของคุณใน Excel เท่านั้น การบันทึกเป็นไฟล์ .XLSB จะช่วยลดขนาดไฟล์ได้

ในการบันทึกไฟล์ Excel ในรูปแบบ .XLSB:

1. กดไฟล์ > บันทึกเป็น .
2. เลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ของคุณ
3. จากรายการรูปแบบไฟล์ ให้เลือกExcel Binary Workbook
   
4. กดบันทึกเพื่อยืนยัน

การแก้ปัญหา Excel

หากคุณสงสัยว่าจะลดขนาดไฟล์ Excel ได้อย่างไร โดยปกติแล้ว คุณสามารถแก้ไขปัญหาได้โดยทำตามขั้นตอนข้างต้น

Excel เป็นแอปพลิเคชันที่ทรงพลัง แต่เมื่อมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น การแก้ไขอาจทำให้หงุดหงิดใจ หากคุณกำลังประสบปัญหา คุณอาจต้องการลองหยุด Excel ไม่ให้หยุดทำงาน หากคุณได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับข้อผิดพลาดในการอ้างอิงแบบวงกลม Excel สามารถช่วยคุณติดตามได้