วิธีสร้างรายการดรอปดาวน์โดยใช้การตรวจสอบข้อมูลใน Microsoft Excel

การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลช่วยให้คุณทำสิ่งต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการตั้งค่าแบบกำหนดเองที่ซับซ้อนได้ เช่น แจ้งให้ผู้ใช้เลือกตัวเลือกจากรายการหรือจำกัดเซลล์ไว้สำหรับข้อมูลบางประเภท เป็นประโยชน์เมื่อคุณต้องการเก็บข้อมูล Microsoft Excel ให้สอดคล้องและเป็นมาตรฐาน

วันนี้ฉันจะแสดงวิธีสร้างรายการดรอปดาวน์ในเซลล์โดยใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล แม้ว่าฉันจะถ่ายภาพหน้าจอโดยใช้ Excel 2016 แต่ขั้นตอนจะเหมือนกันหากคุณใช้เวอร์ชันที่เก่ากว่า ขั้นตอนก็เหมือนกันใน Excel เวอร์ชันใหม่ในชุดMicrosoft 365 (เดิมคือ O365)

สร้างตารางข้อมูลและรายการตัวเลือก

ขั้นแรก ตั้งค่าตารางข้อมูลพื้นฐาน คุณสามารถพิมพ์ข้อมูลของคุณด้วยตนเองหรือคัดลอกและวางจากแหล่งอื่น

ต่อไป เราจะเข้าสู่รายการตัวเลือกสำหรับรายการดรอปดาวน์ คุณสามารถทำได้เมื่อคุณกำหนดการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลหรือกำหนดรายการในตำแหน่งอื่นบนเวิร์กชีตเดียวกันหรือเวิร์กชีตอื่น

สำหรับตัวอย่างนี้ เราจะแสดงรายการตัวเลือกสำหรับรายการดรอปดาวน์บนเวิร์กชีตอื่น ดังนั้นให้คลิกแท็บเวิร์กชีตใดแท็บหนึ่งที่ด้านล่างของหน้าต่าง Excel

ป้อนแต่ละตัวเลือกในคอลัมน์ (หรือแถว) หนึ่งตัวเลือกในเซลล์ จากนั้นกลับไปที่เวิร์กชีตที่มีข้อมูลของคุณ

เปิดการตรวจสอบข้อมูลสำหรับเซลล์ที่เลือก

สำหรับตัวอย่างนี้ เราต้องการเพิ่มรายการดรอปดาวน์ลงในคอลัมน์การให้คะแนนหรือคอลัมน์B เลือกเซลล์ที่คุณต้องการเพิ่มรายการดรอปดาวน์ ในกรณีของเรา เราเลือกB2ถึงB10

จากนั้นคลิกแท็บข้อมูล

ใน ส่วน เครื่องมือข้อมูลให้คลิกปุ่มการตรวจสอบข้อมูล

เพิ่มรายการแบบหล่นลงไปยังเซลล์ที่เลือก

กล่องโต้ตอบการตรวจสอบข้อมูล จะปรากฏขึ้น บน แท็บ การตั้งค่าคุณสามารถกำหนดให้ Excel จำกัดรายการในเซลล์ที่เลือกเป็นวันที่ ตัวเลข ทศนิยม เวลา หรือความยาวที่ต้องการได้

สำหรับตัวอย่างของเรา เลือกรายการจาก รายการดรอปดาวน์ อนุญาตเพื่อสร้างรายการดรอปดาวน์ในแต่ละเซลล์ที่เลือก

เลือกแหล่งที่มาสำหรับตัวเลือกรายการแบบหล่นลง

ตอนนี้ เราต้องระบุแหล่งที่มาของตัวเลือกในรายการดรอปดาวน์แต่ละรายการ มีสองวิธีที่คุณสามารถทำได้ วิธีแรกเกี่ยวข้องกับการพิมพ์ตัวเลือกด้วยตนเองใน กล่อง แหล่งที่มาที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค อาจใช้เวลานานหากคุณมีรายการสินค้ายาว

ก่อนหน้านี้ในบทความนี้ เราได้สร้างรายการของรายการในเวิร์กชีตแยกต่างหาก ตอนนี้เราจะใช้รายการนั้นเพื่อเติมรายการดรอปดาวน์ในแต่ละเซลล์ที่เลือก วิธีที่สองนี้ง่ายต่อการจัดการ คุณยังสามารถซ่อนเวิร์กชีตที่มีตัวเลือกต่างๆ (คลิกขวาที่แท็บเวิร์กชีตและเลือกซ่อน ) เมื่อคุณแจกจ่ายเวิร์กบุ๊กให้กับผู้ใช้ของคุณ

เมื่อต้องการเพิ่มรายการจากเวิร์กชีตแยกต่างหากไปยังรายการดรอปดาวน์ของคุณ ให้คลิกลูกศรขึ้นที่ด้านขวาของกล่องแหล่งที่มา

กล่องโต้ตอบการตรวจสอบข้อมูลจะลดขนาดลงเหลือเพียงกล่องแหล่งข้อมูลและคุณสามารถเข้าถึงเวิร์กบุ๊กของคุณได้ภายใต้กล่องโต้ตอบ คลิกแท็บสำหรับเวิร์กชีตที่มีตัวเลือกรายการดรอปดาวน์

จากนั้นเลือกเซลล์ที่มีตัวเลือก ชื่อเวิร์กชีตและช่วงเซลล์ที่มีตัวเลือกจะถูกเพิ่มลงในกล่องแหล่งที่มา ใน กล่องโต้ตอบการตรวจสอบข้อมูล

คลิกลูกศรลงที่ด้านขวาของ กล่อง แหล่งที่มาเพื่อยอมรับอินพุตและขยายกล่องโต้ตอบ

เพิ่มข้อความเข้า

คุณสามารถเพิ่มข้อความเสริมลงในรายการดรอปดาวน์ได้ บางทีคุณอาจต้องการแสดงข้อความช่วยเหลือหรือคำแนะนำ เป็นความคิดที่ดีที่จะเขียนข้อความสั้นๆ

เมื่อต้องการเพิ่มข้อความที่แสดงขึ้นเมื่อมีการเลือกเซลล์ที่มีรายการดรอปดาวน์ ให้คลิกแท็บป้อนข้อความ ถัดไป ป้อนชื่อและข้อความป้อนในกล่อง

เพิ่มการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด

รายการตัวเลือกอื่นในรายการแบบหล่นลงคือข้อความแสดงข้อผิดพลาด ซึ่งจะแสดงเมื่อผู้ใช้พยายามป้อนข้อมูลที่ไม่ตรงกับการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้อง ในตัวอย่างของเรา ข้อความแสดงข้อผิดพลาดจะปรากฏขึ้นเมื่อมีคนพิมพ์ตัวเลือกลงในเซลล์ที่ไม่ตรงกับตัวเลือกที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

เมื่อต้องการเพิ่มข้อความแสดงข้อผิดพลาด ให้คลิกแท็บ การ แจ้งเตือนข้อผิดพลาด ตัวเลือกเริ่มต้นสำหรับรูปแบบ การแจ้งเตือนข้อผิด พลาดคือหยุด คุณยังสามารถเลือกคำเตือนหรือข้อมูล สำหรับตัวอย่างนี้ ยอมรับตัวเลือกเริ่มต้นของStopในรายการดรอปดาวน์สไตล์

ป้อนชื่อและข้อความแสดงข้อผิดพลาดสำหรับการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด วิธีที่ดีที่สุดคือให้ข้อความแสดงข้อผิดพลาดสั้นและให้ข้อมูล คลิกตกลง _

ใช้รายการดรอปดาวน์ใหม่ของคุณ

ตอนนี้ เมื่อคุณคลิกที่เซลล์ที่คุณเพิ่มรายการตรวจสอบข้อมูล รายการดรอปดาวน์จะปรากฏขึ้น และคุณสามารถเลือกตัวเลือกได้

หากคุณเพิ่มข้อความป้อนเข้าในรายการดรอปดาวน์ ข้อความนั้นจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณเลือกเซลล์ที่มีรายการดรอปดาวน์

หากคุณพยายามป้อนตัวเลือกที่ไม่ตรงกับตัวเลือกที่กำหนดไว้ล่วงหน้า การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด ที่ คุณตั้งค่าจะแสดงในกล่องโต้ตอบ

คุณใช้รายการดรอปดาวน์ใน Excel ได้อย่างไร แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็น. ดูเคล็ดลับอื่นๆของ Microsoft Office  และบทแนะนำสำหรับการสร้างเมนูแบบเลื่อนลงใน Google ชีต