การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลช่วยให้คุณทำสิ่งต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการตั้งค่าแบบกำหนดเองที่ซับซ้อนได้ เช่น แจ้งให้ผู้ใช้เลือกตัวเลือกจากรายการหรือจำกัดเซลล์ไว้สำหรับข้อมูลบางประเภท เป็นประโยชน์เมื่อคุณต้องการเก็บข้อมูล Microsoft Excel ให้สอดคล้องและเป็นมาตรฐาน
วันนี้ฉันจะแสดงวิธีสร้างรายการดรอปดาวน์ในเซลล์โดยใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล แม้ว่าฉันจะถ่ายภาพหน้าจอโดยใช้ Excel 2016 แต่ขั้นตอนจะเหมือนกันหากคุณใช้เวอร์ชันที่เก่ากว่า ขั้นตอนก็เหมือนกันใน Excel เวอร์ชันใหม่ในชุดMicrosoft 365 (เดิมคือ O365)
สร้างตารางข้อมูลและรายการตัวเลือก
ขั้นแรก ตั้งค่าตารางข้อมูลพื้นฐาน คุณสามารถพิมพ์ข้อมูลของคุณด้วยตนเองหรือคัดลอกและวางจากแหล่งอื่น
ต่อไป เราจะเข้าสู่รายการตัวเลือกสำหรับรายการดรอปดาวน์ คุณสามารถทำได้เมื่อคุณกำหนดการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลหรือกำหนดรายการในตำแหน่งอื่นบนเวิร์กชีตเดียวกันหรือเวิร์กชีตอื่น
สำหรับตัวอย่างนี้ เราจะแสดงรายการตัวเลือกสำหรับรายการดรอปดาวน์บนเวิร์กชีตอื่น ดังนั้นให้คลิกแท็บเวิร์กชีตใดแท็บหนึ่งที่ด้านล่างของหน้าต่าง Excel
ป้อนแต่ละตัวเลือกในคอลัมน์ (หรือแถว) หนึ่งตัวเลือกในเซลล์ จากนั้นกลับไปที่เวิร์กชีตที่มีข้อมูลของคุณ
เปิดการตรวจสอบข้อมูลสำหรับเซลล์ที่เลือก
สำหรับตัวอย่างนี้ เราต้องการเพิ่มรายการดรอปดาวน์ลงในคอลัมน์การให้คะแนนหรือคอลัมน์B เลือกเซลล์ที่คุณต้องการเพิ่มรายการดรอปดาวน์ ในกรณีของเรา เราเลือกB2ถึงB10
จากนั้นคลิกแท็บข้อมูล
ใน ส่วน เครื่องมือข้อมูลให้คลิกปุ่มการตรวจสอบข้อมูล
เพิ่มรายการแบบหล่นลงไปยังเซลล์ที่เลือก
กล่องโต้ตอบการตรวจสอบข้อมูล จะปรากฏขึ้น บน แท็บ การตั้งค่าคุณสามารถกำหนดให้ Excel จำกัดรายการในเซลล์ที่เลือกเป็นวันที่ ตัวเลข ทศนิยม เวลา หรือความยาวที่ต้องการได้
สำหรับตัวอย่างของเรา เลือกรายการจาก รายการดรอปดาวน์ อนุญาตเพื่อสร้างรายการดรอปดาวน์ในแต่ละเซลล์ที่เลือก
เลือกแหล่งที่มาสำหรับตัวเลือกรายการแบบหล่นลง
ตอนนี้ เราต้องระบุแหล่งที่มาของตัวเลือกในรายการดรอปดาวน์แต่ละรายการ มีสองวิธีที่คุณสามารถทำได้ วิธีแรกเกี่ยวข้องกับการพิมพ์ตัวเลือกด้วยตนเองใน กล่อง แหล่งที่มาที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค อาจใช้เวลานานหากคุณมีรายการสินค้ายาว
ก่อนหน้านี้ในบทความนี้ เราได้สร้างรายการของรายการในเวิร์กชีตแยกต่างหาก ตอนนี้เราจะใช้รายการนั้นเพื่อเติมรายการดรอปดาวน์ในแต่ละเซลล์ที่เลือก วิธีที่สองนี้ง่ายต่อการจัดการ คุณยังสามารถซ่อนเวิร์กชีตที่มีตัวเลือกต่างๆ (คลิกขวาที่แท็บเวิร์กชีตและเลือกซ่อน ) เมื่อคุณแจกจ่ายเวิร์กบุ๊กให้กับผู้ใช้ของคุณ
เมื่อต้องการเพิ่มรายการจากเวิร์กชีตแยกต่างหากไปยังรายการดรอปดาวน์ของคุณ ให้คลิกลูกศรขึ้นที่ด้านขวาของกล่องแหล่งที่มา
กล่องโต้ตอบการตรวจสอบข้อมูลจะลดขนาดลงเหลือเพียงกล่องแหล่งข้อมูลและคุณสามารถเข้าถึงเวิร์กบุ๊กของคุณได้ภายใต้กล่องโต้ตอบ คลิกแท็บสำหรับเวิร์กชีตที่มีตัวเลือกรายการดรอปดาวน์
จากนั้นเลือกเซลล์ที่มีตัวเลือก ชื่อเวิร์กชีตและช่วงเซลล์ที่มีตัวเลือกจะถูกเพิ่มลงในกล่องแหล่งที่มา ใน กล่องโต้ตอบการตรวจสอบข้อมูล
คลิกลูกศรลงที่ด้านขวาของ กล่อง แหล่งที่มาเพื่อยอมรับอินพุตและขยายกล่องโต้ตอบ
เพิ่มข้อความเข้า
คุณสามารถเพิ่มข้อความเสริมลงในรายการดรอปดาวน์ได้ บางทีคุณอาจต้องการแสดงข้อความช่วยเหลือหรือคำแนะนำ เป็นความคิดที่ดีที่จะเขียนข้อความสั้นๆ
เมื่อต้องการเพิ่มข้อความที่แสดงขึ้นเมื่อมีการเลือกเซลล์ที่มีรายการดรอปดาวน์ ให้คลิกแท็บป้อนข้อความ ถัดไป ป้อนชื่อและข้อความป้อนในกล่อง
เพิ่มการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด
รายการตัวเลือกอื่นในรายการแบบหล่นลงคือข้อความแสดงข้อผิดพลาด ซึ่งจะแสดงเมื่อผู้ใช้พยายามป้อนข้อมูลที่ไม่ตรงกับการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้อง ในตัวอย่างของเรา ข้อความแสดงข้อผิดพลาดจะปรากฏขึ้นเมื่อมีคนพิมพ์ตัวเลือกลงในเซลล์ที่ไม่ตรงกับตัวเลือกที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
เมื่อต้องการเพิ่มข้อความแสดงข้อผิดพลาด ให้คลิกแท็บ การ แจ้งเตือนข้อผิดพลาด ตัวเลือกเริ่มต้นสำหรับรูปแบบ การแจ้งเตือนข้อผิด พลาดคือหยุด คุณยังสามารถเลือกคำเตือนหรือข้อมูล สำหรับตัวอย่างนี้ ยอมรับตัวเลือกเริ่มต้นของStopในรายการดรอปดาวน์สไตล์
ป้อนชื่อและข้อความแสดงข้อผิดพลาดสำหรับการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด วิธีที่ดีที่สุดคือให้ข้อความแสดงข้อผิดพลาดสั้นและให้ข้อมูล คลิกตกลง _
ใช้รายการดรอปดาวน์ใหม่ของคุณ
ตอนนี้ เมื่อคุณคลิกที่เซลล์ที่คุณเพิ่มรายการตรวจสอบข้อมูล รายการดรอปดาวน์จะปรากฏขึ้น และคุณสามารถเลือกตัวเลือกได้
หากคุณเพิ่มข้อความป้อนเข้าในรายการดรอปดาวน์ ข้อความนั้นจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณเลือกเซลล์ที่มีรายการดรอปดาวน์
หากคุณพยายามป้อนตัวเลือกที่ไม่ตรงกับตัวเลือกที่กำหนดไว้ล่วงหน้า การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด ที่ คุณตั้งค่าจะแสดงในกล่องโต้ตอบ
คุณใช้รายการดรอปดาวน์ใน Excel ได้อย่างไร แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็น. ดูเคล็ดลับอื่นๆของ Microsoft Office และบทแนะนำสำหรับการสร้างเมนูแบบเลื่อนลงใน Google ชีต
สร้างระบบติดตามลูกค้าเป้าหมายที่ใช้งานได้จริงใน Excel โดยใช้ตาราง เมนูแบบดรอปดาวน์ วันที่ติดตามผล ตัวกรอง การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข และแดชบอร์ด PivotTable อย่างง่าย ก่อนที่จะลงทุนในซอฟต์แวร์ CRM
ใช้แบบฟอร์มบันทึกการเข้าเรียนสำหรับเด็กที่บ้านแบบพิมพ์ได้ง่ายๆ นี้ เพื่อติดตามการมาถึง การออกจากบ้าน การขาดเรียน ลายเซ็น และเอกสารที่จำเป็นต่างๆ
สร้างตารางนับสินค้าคงคลังแบบง่ายๆ ใน Excel สำหรับร้านค้าปลีก โดยมีฟังก์ชันสำหรับระบุ SKU, สถานที่จัดเก็บ, จำนวนที่นับได้, ความคลาดเคลื่อน, การนับซ้ำ และปุ่มควบคุมสำหรับการพิมพ์
ใช้เทมเพลตกลยุทธ์การตลาดแบบพิมพ์ได้หนึ่งหน้านี้เพื่อเลือกกลุ่มเป้าหมายในท้องถิ่น ข้อเสนอ ช่องทางการตลาด งบประมาณ การดำเนินการ และเป้าหมายที่วัดผลได้
สร้างตารางกะทำงานของพนักงานฟรีใน Excel พร้อมเวลาเริ่มต้น/สิ้นสุด การหักเวลาพัก การจัดการกะกลางคืน ผลรวมรายสัปดาห์ และเครื่องคำนวณชั่วโมงอย่างง่าย
เปรียบเทียบแอปออกใบแจ้งหนี้ฟรีที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจบริการในสหรัฐอเมริกาปี 2026 ได้แก่ Zoho Invoice, Square, Wave, PayPal และ Invoice Ninja
สร้างโปรแกรมติดตามเงินเดือนรายสองสัปดาห์แบบง่ายๆ ใน Excel สำหรับทีมขนาดเล็ก โดยใช้แผ่นงาน สูตร การตรวจสอบ และข้อจำกัดที่ชัดเจน เพื่อการกระทบยอดเงินเดือนที่ปลอดภัย
เรียนรู้วิธีการส่งออกรายชื่อผู้ติดต่อจาก Salesforce ไปยังไฟล์ Excel ที่สะอาดหมดจด รักษา ID และช่องข้อความ ลบข้อมูลซ้ำอย่างปลอดภัย และหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปของไฟล์ CSV
สร้างใบเสนอราคาประมาณการค่าใช้จ่ายในการก่อสร้างที่สามารถพิมพ์ได้ใน Excel พร้อมด้วยหมวดหมู่ต้นทุนที่ใช้งานได้จริง สูตรคำนวณ ช่องสำหรับใส่เครื่องหมาย การตั้งค่าการพิมพ์ และรายการตรวจสอบที่พร้อมใช้งานสำหรับผู้รับเหมา
ใช้เช็กลิสต์วางแผนงานและเทมเพลตงบประมาณที่พิมพ์ได้สำหรับ Word เพื่อติดตามผู้รับผิดชอบ กำหนดส่ง ต้นทุน ผู้ขาย และความพร้อมในวันงาน พร้อมการตรวจสอบคุณภาพที่ชัดเจน
