Word Macros นอกเหนือจากตัวบันทึกมาโคร: Office 2016, 365 / 2019 Macros บทช่วยสอนและตัวอย่างที่เป็นประโยชน์

การบังคับใช้: Word 365, 2019, 2016; ระบบปฏิบัติการ Windows และ MAC OS X

นี่เป็นคำถามจากผู้อ่าน::

ฉันเป็นครูโดยปกติใช้ Word 2019 เพื่อเขียนเอกสารของฉัน ฉันมักจะต้องเปลี่ยนแบบอักษรและขนาดของย่อหน้าเอกสารของฉัน มีวิธีทำให้งานของฉันเป็นอัตโนมัติด้วย Macros หรือไม่ เพื่อให้ฉันสามารถแก้ไขย่อหน้าเอกสารของฉันได้ด้วยคลิกเดียว? ฉันแน่ใจว่าสิ่งนี้จะช่วยฉันประหยัดเวลาได้สองสามชั่วโมงต่อสัปดาห์ ซึ่งฉันยินดีที่จะลงทุนในงานอื่นๆ

ขอบคุณสำหรับคำถามของคุณ ข้อได้เปรียบที่สำคัญของมาโครคือช่วยให้คุณทำงานอัตโนมัติในแอปพลิเคชัน Microsoft Office สามารถบันทึกมาโครหรือเขียนโค้ดด้วยตนเองโดยใช้ Visual Basic for Applications (VBA) Word จัดส่งเครื่องบันทึกแมโครที่ให้คุณพัฒนาสคริปต์การทำงานอัตโนมัติโดยไม่ต้องเข้ารหัส หากคุณเพิ่งเริ่มใช้งานระบบอัตโนมัติ นี่อาจเป็นทางออกที่ดีพอ ที่กล่าวว่าด้วยความรู้ VBA เล็กน้อย คุณสามารถเขียนมาโครที่มีประสิทธิภาพและทรงพลังได้

เปิดใช้งานแท็บนักพัฒนาใน Word

หากคุณไม่เห็นแท็บนักพัฒนาซอฟต์แวร์ใน Microsoft Word Ribbon คุณจะต้องตั้งค่าสภาพแวดล้อมการพัฒนามาโครของคุณ

• เปิดเอกสาร Word ใหม่ ในกรณีที่คุณต้องการทำงานกับไฟล์ที่มีอยู่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีสำเนาสำรองก่อนที่จะทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ
• ตอนนี้ ไปข้างหน้าและทำให้ เมนูนักพัฒนามองเห็น ได้ใน Ribbon

การบันทึก Word Macro – ตัวอย่างที่ใช้งานได้จริง

• ตอนนี้ให้กดแท็บนักพัฒนา ที่เพิ่มใหม่
• ไปที่กลุ่มปุ่มรหัส

• กด ปุ่ม บันทึกมาโครเพื่อเรียกใช้ฟังก์ชันตัวบันทึกมาโคร

• กำหนดชื่อที่มีความหมายสำหรับมาโครของคุณ หมายเหตุ: เนื่องจากชื่อที่คุณระบุจะถูกใช้ในโค้ด VBA ที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีช่องว่างในชื่อมาโคร

•  หมายเหตุ: แม้ว่าจะกำหนดมาโครให้กับปุ่มได้ แต่เพื่อความง่าย เราจะเรียกใช้ Macro ด้วยตนเองผ่านแท็บมุมมองหรือแท็บนักพัฒนา

• ดำเนินการตามลำดับขั้นตอนที่คุณต้องการบันทึก ในกรณีนี้ คุณจะต้องบันทึกขั้นตอนต่อไปนี้:
  • เลือกย่อหน้าเฉพาะในเอกสารของคุณ
  • ไปที่แท็บหน้าแรก
  • ตั้งค่าฟอนต์เป็น Times New Roman
  • กำหนดขนาดฟอนต์เป็น 16
  • จัดกึ่งกลางข้อความโดยกด Ctrl +E
• เมื่อเสร็จแล้ว ให้กลับไปที่แท็บ Developer แล้วกดStop Recording
• ตอนนี้ ให้เราดูที่โค้ด VBA ที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ กดMacrosจากนั้นไฮไลต์AutoFormat Macro แล้วกดEdit

• ปิดตัวแก้ไข VBA

บันทึกงานของคุณในเทมเพลตที่เปิดใช้งาน Word Macro

• กดFileแล้วSave As
• ในกล่องโต้ตอบบันทึกเป็นทางด้านขวามือ ให้ระบุตำแหน่งการบันทึกของคุณและระบุชื่อที่สื่อความหมายให้กับสมุดงานของคุณ

• เลือก Word Macro Enabled Document เป็นประเภทเอกสารของคุณ หมายเหตุ: เอกสาร Word ของคุณจะถูกบันทึกด้วยนามสกุล .docm
• กดปุ่มบันทึก

กำลังเรียกใช้งานมาโครของคุณ

• เปิดเอกสาร Word ของคุณ
• เลือกย่อหน้าที่คุณต้องการจัดรูปแบบอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น นี่คือย่อหน้าที่ฉันเลือก:

• ไปที่แท็บมุมมอง
• กดปุ่มมาโคร
• เลือกมาโครจัดรูปแบบอัตโนมัติ ของคุณ
• Hit Run – จะใช้มาโครกับย่อหน้าที่เลือก
• Voi'la ผลลัพธ์ที่ดี!

  

กำหนดมาโครของคุณให้กับปุ่มหรือแป้นพิมพ์ลัด

หมายเหตุ: นี่เป็นขั้นตอนทางเลือกที่ควรทำหลังจากที่คุณทำตามบทช่วยสอนการบันทึกมาโครด้านบนแล้ว

ตกลง จนถึงตอนนี้เราได้ทำงานพื้นฐานของมาโครแล้ว ตอนนี้ได้เวลาปรับปรุงการใช้งาน Macro ของเราในเอกสาร Word แล้ว ให้ฉันแสดงให้คุณเห็นว่าคุณสามารถเชื่อมโยงมาโครของคุณกับปุ่มการเข้าถึงด่วนได้อย่างไร เพื่อให้คุณสามารถเปิดใช้งานได้ง่ายขึ้น

• คลิกขวาที่ Ribbon แล้วเลือกกำหนดแถบเครื่องมือด่วนเอง
• กล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Wordจะปรากฏขึ้น
• ในเมนูดรอปดาวน์ เลือกคำสั่งจาก ให้เลือกมาโคร
• เน้นมาโครของคุณแล้วกดปุ่มเพิ่ม >>เพื่อเพิ่มทางลัดไปยังมาโครของคุณลงในแถบเครื่องมือด่วน

• กด ปุ่ม Modify…เพื่อกำหนดไอคอนที่เหมาะสมสำหรับมาโครของคุณ
• กำหนดชื่อที่แสดงสำหรับปุ่มของคุณ
• กดตกลง _
• ตอนนี้คุณสามารถเปิดใช้ Macro ของคุณได้จากแถบเครื่องมือด่วน ซึ่งอยู่เหนือ Ribbon

หมายเหตุ: คุณสามารถเชื่อมโยง Word Macro ของคุณไม่เฉพาะกับปุ่มเข้าถึงด่วน แต่ยังมีปุ่มคำสั่งที่ฝังอยู่ในเอกสารของคุณและแป้นพิมพ์ลัดแบบกำหนดเองเฉพาะ

การสร้าง Word Macros โดยใช้ VBA

ด้วยทักษะการเขียนโค้ด Visual Basic for Applications แบบง่ายๆ เราสามารถแก้ไขมาโครและเขียนโปรแกรมเพื่อทำให้งานประเภทต่างๆ เป็นแบบอัตโนมัติโดยใช้ VBA

นอกเหนือจากหมายเหตุ: FYI - แอปพลิเคชัน Microsoft Office บางตัวเช่น Powerpoint และ Outlook ไม่ได้มีเครื่องบันทึกแมโครใน ตัว ดังนั้น การเขียน VBA จึงจำเป็นสำหรับการเขียนมาโคร Powerpointและทำให้ Outlook ทำงานโดยอัตโนมัติ

• หากต้องการแก้ไขมาโคร ให้คลิก  แท็บ นักพัฒนา และเลือกมาโครในตัวเลือกโค้ด
• คลิก ที่มาโครและเลือก  แก้ไข
• โปรแกรมแก้ไข Visual Basic สำหรับแอปพลิเคชันจะเปิดขึ้น
• สมมติว่าเราต้องการแก้ไขมาโครที่เราได้บันทึกไว้ในขั้นตอนก่อนหน้านี้ด้วยตนเอง เพื่อให้ Word ไม่เพียงตั้งค่าขนาด แบบอักษร และการจัดตำแหน่งของย่อหน้าเท่านั้น แต่ยังรวมถึงสีด้วย
• การตั้งค่าสีของส่วนทำได้โดยใช้คำสั่ง VBA ต่อไปนี้:

[รหัส] Selection.Font.Color [/code]

• ในกรณีของเรา เราต้องการตั้งค่าให้เป็นสีน้ำเงินแบบสุ่ม ดังนั้นเราจะผนวกข้อมูลโค้ดต่อไปนี้ต่อท้ายมาโครที่บันทึกไว้:

[รหัส] Selection.Font.Color = 16737792[/code]

• โค้ด VBA ของคุณควรมีลักษณะดังนี้:

• ใน VBA Editor ให้กดFileจากนั้นSave
• กลับไปที่เอกสารของคุณ เรียกใช้ Macro ของคุณบนย่อหน้าและสังเกตการเปลี่ยนสีฟอนต์

• ว้าย!

ตัวอย่าง Word Macro ที่มีประโยชน์ที่คุณสามารถเขียนได้

นับตั้งแต่เผยแพร่บทช่วยสอนนี้ ผู้อ่านจำนวนมากขอตัวอย่างเชิงลึกของ Word Macros เพิ่มเติม รายการนี้ครอบคลุมงานที่พบบ่อยที่สุดที่คุณสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้โดยใช้ Visual Basic ใน Word ไปเลย:

สร้างและบันทึกเอกสารใหม่

Sub CreateNewDoc()
'This small snippet first creates a new document, then it checks whether a document with the same name already exists before saving.
Dim myDoc As New Document
Dim filePath As String

'Modify your file path as needed
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"

Set myDoc = Documents.Add
With myDoc
If Dir(filePath) = "" Then
.SaveAs2 (filePath)
Else

'You have already an existing document

MsgBox ("Please use a different file name")
End If
End With

myDoc.Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges

End Sub

หมายเหตุ: เมื่อสร้างเอกสารใหม่ คุณสามารถระบุเทมเพลต (ไฟล์ .dotm/.dotx) ที่คุณต้องการใช้ โดยทั่วไป เทมเพลตจะถูกเก็บไว้ที่: C:\Users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Documents.Add Template:=<your_template_folder>

เปิดเอกสาร Word ด้วย VBA

Sub OpenDoc()
'This code checks whether your document exists and then opens it
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"

If Dir(filePath) = "" Then
MsgBox ("file doesn't exist")
Else
Documents.Open (filePath)
End If

End Sub

การปิดหนึ่ง/เอกสารที่เปิดอยู่ทั้งหมด

Sub CloseDoc()

'This code closes a specific document
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"
Documents(filePath).Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges
End Sub

Sub CloseAllDocs()
'This code closes all opened documents in your computer
Documents.Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges

End Sub

การบันทึก Word เป็น PDF

ต่อไปนี้คือวิธีการบันทึกเอกสาร Word เป็นไฟล์ PDF โดยอัตโนมัติอย่างง่ายดาย

Sub SaveAsPdf()
'This code saves a word document in a PDF format
FileName = Left(CStr(ActiveDocument.Name), Len(CStr(ActiveDocument.Name)) - 5)
ActiveDocument.SaveAs2 FileName:="c:\" + FileName + ".pdf", FileFormat:=wdFormatPDF

End Sub

การแทรกส่วนหัวและส่วนท้าย

รหัสนี้กำหนดส่วนหัวและส่วนท้ายของหน้าแรกของเอกสาร Word

Sub InsertHeaderFooterFirstPage()
Dim myDoc As Document
Dim headerText As String
Dim footerText As String

Set myDoc = ActiveDocument
'Replace the header and footer text as needed
headerText = "This document was written by you"
footerText = "All rights reserved to you"

With myDoc.Sections(1)
'We first ensure that we can set different header and footer texts
.PageSetup.DifferentFirstPageHeaderFooter = True
'Setting the header and footer texts
.Headers(wdHeaderFooterFirstPage).Range.Text = headerText
.Footers(wdHeaderFooterFirstPage).Range.Text = footerText

End With

End Sub

แนวคิด Word Macro เพิ่มเติม

ต่อไปนี้เป็นแนวคิดเพิ่มเติมสองสามข้อที่เราจะโพสต์ในอนาคตอันใกล้นี้

1. ค้นหาและแทนที่ (วิธีดำเนินการ)
2. แทรกย่อหน้า (ก่อนและหลังส่วนที่เลือก)
3. การพิมพ์เอกสารโดยทางโปรแกรม
4. การทำงานกับโต๊ะ

นี่เป็นการสรุปบทช่วยสอนของเราสำหรับวันนี้ อย่างที่คุณเห็น มีหลายสิ่งที่ต้องทำกับตัวบันทึกแมโคร Word และ VBA Macros ใน Word ในกรณีที่คุณกำลังมองหาความช่วยเหลือเฉพาะเพิ่มเติมที่อยู่นอกเหนือขอบเขตของบทช่วยสอนนี้ โปรดติดต่อเราผ่านแบบฟอร์มติดต่อของ เรา