Excel 2019 (Bölüm 3): Çalışma kitaplarını kaydetme ve paylaşma

Excel'de yeni bir çalışma kitabı oluşturduğunuzda, daha sonra erişmek ve düzenlemek için onu nasıl kaydedeceğinizi bilmeniz gerekir. Excel'in önceki sürümlerinde olduğu gibi, OneDrive'ı kullanarak dosyaları yerel olarak bilgisayarınıza veya buluta kaydedebilir , ayrıca çalışma kitaplarını doğrudan Microsoft Excel'den dışarı aktarabilir ve başkalarıyla paylaşabilirsiniz .

Kaydet ve Farklı Kaydet özelliği

Excel, dosyaları kaydetmenin iki yolunu sunar: Kaydet ve Farklı Kaydet . Bu seçenekler bazı önemli farklılıklarla benzer şekilde çalışır:

Kaydet ve Farklı Kaydet özelliği

Kaydet : Bir çalışma kitabını oluştururken veya düzenlerken değişikliklerinizi kaydetmek için Kaydet komutunu kullanacaksınız. Bu komutu hemen hemen her durumda kullanacaksınız. Dosyayı kaydederken ilk kez yalnızca dosya adını ve konumunu seçmeniz gerekecektir. Daha sonra aynı ad ve konumla kaydetmek için Kaydet komutunu tıklamanız yeterlidir .

Farklı Kaydet : Bu komutu, orijinali korurken çalışma kitabının bir kopyasını oluşturmak için kullanacaksınız. Farklı Kaydet seçeneğini kullanırken , kopyalanan sürüm için farklı bir ad ve/veya konum seçmeniz gerekecektir.

Çalışma kitabı nasıl kaydedilir

Yeni bir projeye başladığınızda veya mevcut bir projede değişiklik yaptığınızda çalışma kitabını kaydetmek önemlidir. Belgeleri erkenden ve sık sık kaydetmek, bir şeyler ters giderse çalışmanızın kaybolmasını önlemeye yardımcı olabilir. Daha sonra kolayca bulabilmeniz için çalışma kitabınızı nereye kaydettiğinize de dikkat etmeniz gerekir.

1. Hızlı Erişim Araç Çubuğu'nda Kaydet komutunu bulun ve seçin .

Kaydet komutunu seçin

2. Dosyayı ilk kez kaydediyorsanız, Backstage görünümünde Farklı Kaydet kontrol çubuğu görünecektir.

3. Ardından dosyayı nereye kaydedeceğinizi ve adlandıracağınızı seçmeniz gerekecektir. Çalışma kitabını bilgisayarınıza kaydetmek için Bilgisayar'ı seçin ve ardından Gözat'ı tıklayın . Dosyaları OneDrive'ınıza kaydetmek için OneDrive'a da tıklayabilirsiniz .

Dosyanın nereye kaydedileceğini ve adlandırılacağını seçin

4. Farklı Kaydet iletişim kutusu görünecektir. Çalışma kitabını kaydetmek istediğiniz konumu seçin.

5. Çalışma kitabı için bir dosya adı girin ve ardından Kaydet'e tıklayın.

Kaydet'i tıklayın

6. Çalışma kitabı kaydedilecektir. Çalışma kitabını değiştirirken değişikliklerinizi kaydetmek için Kaydet komutunu tekrar tıklatabilirsiniz .

Kaydet komutuna klavyede Ctrl + S tuşlarına basarak da erişebilirsiniz .

Kopya oluşturmak için Farklı Kaydet'i kullanın

Orijinali korurken çalışma kitabınızın başka bir sürümünü kaydetmek istiyorsanız bir kopyasını oluşturabilirsiniz. Örneğin, Satış Verileri adında bir dosyanız varsa , bunu Satış Verileri 2 olarak kaydedebilir, böylece yeni dosyayı düzenleyebilir ve orijinal sürüme geri dönebilirsiniz.

Bunu yapmak için Backstage görünümünde Farklı Kaydet komutunu tıklayın. Tıpkı bir dosyayı ilk kez kaydederken olduğu gibi, yeni dosyayı nereye kaydedeceğinizi ve adlandıracağınızı seçmeniz gerekecektir.

Varsayılan kaydetme konumu nasıl değiştirilir?

OneDrive'ı kullanmak istemiyorsanız, kaydederken varsayılan konum olarak OneDrive'ın seçilmesi sizi hayal kırıklığına uğratabilir. Her seferinde Bilgisayar'ı seçmek zorunda kalmanın sakıncalı olduğunu düşünüyorsanız , varsayılan kaydetme konumunu Bilgisayar'ın varsayılan olarak seçileceği şekilde değiştirebilirsiniz .

1. Backstage görünümüne erişmek için Dosya sekmesine tıklayın.

Dosya sekmesine tıklayın

2. Seçenekler'e tıklayın.

Seçenekler'e tıklayın

3. Excel Seçenekleri iletişim kutusu görünecektir. Kaydet'i seçin , Varsayılan olarak Bilgisayara Kaydet'in yanındaki kutuyu işaretleyin ve ardından Tamam'ı tıklayın . Varsayılan kaydetme konumu değiştirilecektir.

Excel Seçenekleri iletişim kutusu

Otomatik Kurtarma özelliği

Excel, siz üzerinde çalışırken çalışma kitaplarınızı otomatik olarak geçici bir klasöre kaydeder. Değişikliklerinizi kaydetmeyi unutursanız veya Excel çökerse, Otomatik Kurtarma'yı kullanarak dosyaları geri yükleyebilirsiniz.

Otomatik Kurtarma nasıl kullanılır?

1. Excel'i açın. Dosyaların otomatik olarak kaydedilen sürümleri bulunursa Belge Kurtarma paneli görünecektir.

2. Mevcut bir dosyayı açmak için tıklayın. Çalışma Kitabı geri yüklenecek.

Çalışma kitabı geri yüklendi

Varsayılan olarak Excel her 10 dakikada bir otomatik olarak kaydeder. Çalışma kitabını 10 dakikadan kısa sürede düzenlemeyi planlıyorsanız Excel otomatik olarak kaydedilen bir sürüm oluşturmayabilir.

İhtiyacınız olan dosyayı göremiyorsanız, otomatik olarak kaydedilen tüm dosyalara Backstage görünümünden göz atabilirsiniz. Dosya sekmesini seçin , Çalışma Kitabını Yönet'i tıklayın ve ardından Kaydedilmemiş Çalışma Kitaplarını Kurtar'ı seçin .

Kaydedilmemiş Çalışma Kitaplarını Kurtar'ı seçin

Çalışma kitabını dışa aktar

Varsayılan olarak Excel çalışma kitapları .xlsx biçiminde kaydedilir. Ancak bazen PDF veya Excel 97-2003 gibi başka bir dosya türü kullanmanız gerekebilir . Çalışma kitabınızı Excel'den birçok farklı dosya türüne aktarmak kolaydır.

Çalışma kitabını PDF dosyası olarak dışa aktarma

Bir çalışma kitabını, genellikle PDF dosyası olarak bilinen Adobe Acrobat belgesi olarak dışa aktarmak , çalışma kitabını Excel'i olmayan biriyle paylaşıyorsanız özellikle yararlı olabilir. PDF, alıcıların çalışma kitabınızın içeriğini görüntülemesine ancak düzenlemesine yardımcı olmaz.

1. Backstage görünümüne erişmek için Dosya sekmesine tıklayın .

2. Dışa Aktar'ı tıklayın ve ardından PDF/XPS Oluştur'u seçin .

PDF/XPS Oluştur'u seçin

3. Farklı Kaydet iletişim kutusu görünecektir. Çalışma kitabını dışarı aktarmak istediğiniz konumu seçin, bir dosya adı girin ve Yayımla'yı tıklayın.

Yayınla'yı tıklayın

Varsayılan olarak Excel yalnızca etkin çalışma sayfasını dışa aktarır. Birden fazla çalışma sayfanız varsa ve hepsini aynı PDF dosyasına kaydetmek istiyorsanız, Farklı Kaydet iletişim kutusunda Seçenekler'i tıklayın . Seçenekler iletişim kutusu görünecektir. Çalışma kitabının tamamı'nı seçin ve ardından Tamam'ı tıklayın.

Çalışma kitabının tamamını seçin

Bir çalışma kitabını PDF olarak dışa aktardığınızda, tıpkı bir çalışma kitabını yazdırırken olduğu gibi, çalışma kitabı verilerinizin her PDF sayfasında nasıl görüneceğini de dikkate almanız gerekir.

Çalışma kitapları diğer dosya türlerine nasıl aktarılır

Çalışma kitabınızı, Excel'in eski bir sürümünü kullanan kişilerle paylaşmanız gerekiyorsa Excel 97-2003 çalışma kitabı veya düz sürüme ihtiyacınız varsa .CSV dosyası gibi diğer dosya türlerine aktarmanız da yararlı olabilir . çalışma kitabından.

1. Backstage görünümüne erişmek için Dosya sekmesine tıklayın .

2. Dışa Aktar'ı tıklayın ve ardından Dosya Türünü Değiştir'i seçin .

Dosya Türünü Değiştir'i seçin

3. Yaygın bir dosya türü seçin ve ardından Farklı Kaydet'i tıklayın.

Farklı Kaydet'i tıklayın

4. Farklı Kaydet iletişim kutusu görünecektir. Çalışma kitabını dışarı aktarmak istediğiniz konumu seçin, bir dosya adı girin ve Kaydet'e tıklayın.

Farklı Kaydet iletişim kutusu

Çalışma kitabını birçok farklı dosya türünde kaydetmek için Farklı Kaydet iletişim kutusundaki Farklı kaydet türü: açılan menüsünü de kullanabilirsiniz .

Tür olarak kaydet açılır menüsü:

Çalışma kitaplarını paylaşma

Excel, OneDrive'ı kullanarak çalışma kitaplarını paylaşmayı ve bunlar üzerinde işbirliği yapmayı kolaylaştırır. Daha önce, bir dosyayı birisiyle paylaşmak istiyorsanız onu e-posta eki olarak gönderebiliyordunuz. Uygun olmasına rağmen, bu sistem aynı dosyanın birden fazla sürümünü de oluşturur ve bunların düzenlenmesi zor olabilir.

Excel'den bir çalışma kitabını paylaşırken aslında başkalarına aynı dosyaya erişim izni vermiş olursunuz. Bu, sizin ve paylaştığınız kişilerin, birden fazla sürümü takip etmenize gerek kalmadan aynı çalışma kitabını düzenlemenize olanak tanır.

Bir çalışma kitabını paylaşmak için öncelikle OneDrive'ınıza kaydedilmesi gerekir.

Çalışma kitapları nasıl paylaşılır?

1. Backstage görünümüne erişmek için Dosya sekmesini ve ardından Paylaş'ı tıklayın.

Paylaş'ı tıklayın

2. Excel Normal görünüme dönecek ve pencerenin sağ tarafındaki Paylaş panelini açacaktır. Buradan, kişileri belgenizi paylaşmaya davet edebilir, belgeye erişimi olan kişilerin listesini görebilir ve belgeyi düzenleyebilmek veya yalnızca görüntüleyebilmek için izinleri ayarlayabilirsiniz.

Kiminle paylaşacağınızı seçin