40 mẹo và thủ thuật của Microsoft Teams: từ người mới đến chuyên gia [Cập nhật tháng 12 năm 2021].

Với hơn 250 triệu người dùng hoạt động hàng tháng, Microsoft Teams đã trở nên phổ biến trong thời kỳ đại dịch như một công cụ cộng tác trực tuyến tiêu chuẩn cho doanh nghiệp cũng như người tiêu dùng. Rất có thể nơi làm việc, trường đại học hoặc tổ chức từ thiện yêu thích của bạn đã áp dụng Nhóm nên bạn không muốn ở lại. Danh sách các mẹo và thủ thuật khá toàn diện này nhằm giúp bạn tận dụng tối đa các Nhóm - ngay hôm nay.

Vì vậy, nếu bạn vẫn đang cố gắng nắm bắt những kiến ​​thức cơ bản hoặc đã là một người dùng dày dặn, hãy bắt đầu với danh sách tổng thể gồm hơn 40 mẹo và thủ thuật mà mọi người dùng Microsoft Teams nên biết.

Bắt đầu với Microsoft Teams

Phần này bao gồm các mẹo khá cơ bản, nếu bạn là một người dùng dày dặn hơn, bạn có thể muốn bỏ qua phần ngoài khái niệm cơ bản hoặc phần chuyên gia .

1. Thay đổi chủ đề Nhóm của bạn

Bạn có biết rằng bạn có thể thay đổi giao diện của Microsoft Teams không?

Chỉ cần mở cài đặt Nhóm, điều hướng đến tab Chung và chọn sử dụng nền trắng truyền thống hay áp dụng các chế độ tương phản cao hoặc tối.

Chế độ tối trong Nhóm

2. Tắt âm thanh của bạn

Đôi khi bạn đến muộn cuộc họp và muốn tham gia một cách lặng lẽ, hoặc đơn giản là bạn cần nhận một cuộc gọi quan trọng từ người quan trọng của mình trong khi đang họp Nhóm?

Tắt âm thanh của bạn ngay từ bảng Điều khiển cuộc họp cá nhân

Nhóm cho phép bạn tắt tiếng micrô của mình cả từ điều khiển cuộc họp (được hiển thị ở trên) và bảng thiết lập cuộc họp (được hiển thị như mục 1 bên dưới).

Các chức năng chính trong bảng tùy chọn Thiết lập Cuộc họp Nhóm

3. Tắt máy ảnh của bạn

Theo cách tương tự, bạn có thể bật và tắt máy quay video của mình. Bạn có thể sử dụng bảng thiết lập cuộc họp (mục 2 ở trên) để tắt máy ảnh của mình; hoặc chỉ cần sử dụng bảng điều khiển cuộc họp để bật lại video.

4. Làm mờ nền video cuộc họp của bạn

Nếu bạn sử dụng Nhóm cho các cuộc họp video, điều này có vẻ quen thuộc. Văn phòng tại nhà của bạn là một mớ hỗn độn và bạn cần tham gia cuộc gọi điện video này. Hai giải pháp cho điều đó: trước tiên, bạn có thể sử dụng chức năng Cài đặt nền (mục 3 ở trên) để làm mờ nền video của bạn ngay từ thiết lập cuộc họp hoặc điều khiển cuộc họp. Giải pháp thứ hai là cách thanh lịch hơn: sử dụng nền ảo (chúng ta sẽ xem xét quá trình này sau).

Nếu vì lý do nào đó, nút Cài đặt nền dường như không hoạt động trong bảng Thiết lập Cuộc họp; đảm bảo rằng bạn đã bật máy quay video của mình trước.

5. Ngăn chặn tiếng vang trong các cuộc họp Nhóm

Khi bạn và những người tham gia cuộc họp khác tham gia cuộc họp Nhóm âm thanh hoặc video từ cùng một phòng, bạn sẽ nghe thấy tiếng vọng khó chịu. Bạn có thể dễ dàng loại bỏ tiếng vọng bằng cách nhấn nút Tắt âm thanh trong bảng Thiết lập Cuộc họp (hiển thị ở trên như mục 4).

6. Ghi lại cuộc họp của bạn

Một khả năng quan trọng của Nhóm mà bạn có thể muốn sử dụng ngay từ đầu là khả năng ghi lại cuộc họp. Bạn có thể bắt đầu ghi từ bảng điều khiển Cuộc họp như được hiển thị bên dưới. Bản ghi âm sau đó được lưu trong Microsoft Stream và bạn có thể dễ dàng chia sẻ bản ghi âm dưới dạng liên kết trong cuộc trò chuyện Kênh (hoặc qua email nếu cần).

Ghi lại cuộc họp Nhóm

Sau khi cuộc họp kết thúc, bạn sẽ nhận được email có liên kết đến bản ghi của bạn trong Microsoft Stream.

Nếu bạn bắt đầu cuộc họp của mình từ kênh, một liên kết đến bản ghi cũng sẽ được cung cấp dưới dạng bài đăng trong kênh tương ứng.

Bản ghi cuộc họp đặc biệt sẽ có sẵn trong tab Trò chuyện cho chính cuộc họp, cùng với tệp được trao đổi, ghi chú cuộc họp và bảng trắng nếu được sử dụng.

Bạn cũng có thể cân nhắc thêm ứng dụng Luồng vào kênh của mình để các thành viên đồng nghiệp có thể dễ dàng truy cập vào tất cả các cuộc họp liên quan đến nhóm.

7 . Thay đổi biểu tượng nhóm của bạn

Microsoft cho phép bạn tải lên một bức ảnh tùy chỉnh và đặt nó làm biểu trưng / hình đại diện cho nhóm của bạn. Có thể tìm thấy thêm chi tiết trong hướng dẫn này giúp bạn đặt biểu tượng tùy chỉnh .

8. Tạo một kênh riêng tư

Có những trường hợp bạn sẽ cần cộng tác với những người khác trong các nhiệm vụ đòi hỏi tính bảo mật, chẳng hạn như chuẩn bị ngân sách hoặc báo cáo phân tích bán hàng. Các kênh riêng tư cho phép bạn thiết lập nền tảng cộng tác với các thành viên trong nhóm được chọn. Kênh riêng tư sẽ chỉ hiển thị với những người được mời và sẽ được đánh dấu bằng một ổ khóa nhỏ trong danh sách Nhóm của bạn.

Tạo kênh riêng rất đơn giản: chỉ cần nhấn vào nút Tùy chọn khác (…) bên cạnh Nhóm của bạn, sau đó nhấn Thêm kênh . Tiếp theo xác định thông tin kênh như hình bên dưới. Cuối cùng, thêm các thành viên trong nhóm vào kênh riêng tư.

Kênh riêng tư trong Microsoft Teams

9. Tắt tiếng thông báo từ các kênh ồn ào

Ngày nay, tất cả chúng ta dường như bị choáng ngợp bởi số lượng lớn thông báo đến từ các nền tảng cộng tác và email. Thường rất khó để thực sự tạo ra một cái gì đó có ý nghĩa ngoài sự tán gẫu không bao giờ kết thúc. May mắn thay, Teams giúp chúng tôi tương đối đơn giản để hiệu chỉnh luồng âm thanh và cảnh báo thông báo mà chúng tôi nhận được. Đây là hướng dẫn về cách tắt thông báo cuộc họp và trò chuyện trong Nhóm .

10. Rời khỏi một đội

Nếu bạn không thấy lợi ích gì khi trở thành thành viên của một nhóm, bạn có thể dễ dàng thoát ra. Nhấn vào nút Tùy chọn khác bên cạnh nhóm bạn muốn rời khỏi và chọn Rời khỏi nhóm .

11. Sử dụng nhóm trên thiết bị di động

Nếu bạn cần truy cập Teams bất cứ khi nào đang di chuyển, bạn cũng có thể sử dụng Teams trên thiết bị di động. Microsoft đã xuất xưởng các ứng dụng Teams khá tốt cho Android và iOS. Nói chuyện với đồng nghiệp Công nghệ thông tin của bạn để tìm hiểu xem bạn sẽ cần phần mềm bổ sung hoặc quy trình xác thực để truy cập nội dung Nhóm của công ty bạn trên thiết bị di động.

12. Cài đặt và gỡ cài đặt một ứng dụng trong Teams

Ngoài cộng tác cơ bản, Teams cho phép bạn nâng cao khả năng làm việc nhóm của mình bằng cách sử dụng các ứng dụng của Microsoft hoặc bên thứ ba. Trong các phần tiếp theo của hướng dẫn này, bạn sẽ thấy một số cách sử dụng của Ứng dụng trong Nhóm: Hình ảnh, Thời tiết, Báo cáo, Thăm dò ý kiến, Ghi chú, v.v. '.

Nếu bạn là Chủ sở hữu nhóm, bạn có thể dễ dàng cài đặt và gỡ cài đặt Ứng dụng do quản trị viên Công nghệ thông tin của bạn cung cấp.

Quy trình khá đơn giản: Xác định vị trí nhóm của bạn, sau đó nhấn vào nút Tùy chọn khác bên cạnh, sau đó chọn bánh răng Quản lý nhóm . Sau đó, trong tab Ứng dụng, nhấn nút Ứng dụng khác để tìm kiếm và cài đặt Ứng dụng mới của bạn. Các ứng dụng dành riêng cho một Kênh có thể được thêm vào dưới dạng các tab trong kênh

13. Hủy xác nhận đã đọc

Theo mặc định, mỗi khi bạn đọc tin nhắn trong ứng dụng Trò chuyện, Nhóm sẽ đặt một biểu tượng nhỏ bên cạnh tin nhắn. Điều này giúp người gửi xác nhận rằng bạn đã đọc tin nhắn của họ. Bạn có thể hủy xác nhận đã đọc trong tab Bảo mật của Cài đặt nhóm của mình.

Tắt xác nhận đã đọc trong Nhóm

14. Sử dụng Bộ lọc để tìm nội dung nhanh chóng

Bạn muốn tăng tốc độ tìm các Hoạt động cụ thể trong nguồn cấp dữ liệu của mình cũng như các Cuộc trò chuyện, Nhóm và Kênh cụ thể? Sử dụng bộ lọc Nhóm (hiển thị bên dưới) hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + F.

Chức năng bộ lọc cho phép nhanh chóng tìm mục nhập có liên quan theo tên; đối với Trò chuyện, nó cũng cho phép nhanh chóng tìm thấy các mục nhập bị tắt tiếng, ẩn và chưa đọc một cách dễ dàng.

15. Đặt tin nhắn Đi vắng

Tương tự như trong Outlook, Teams cho phép bạn soạn tin nhắn Khi vắng mặt tại Văn phòng sẽ được gửi nếu ai đó gửi tin nhắn cho bạn trong Teams hoặc đề cập đến bạn trong một cuộc trò chuyện.

Chỉ cần nhấn vào hình đại diện Nhóm của bạn, nhấn vào Đặt trạng thái Thông báo , sau đó viết tin nhắn của bạn và chỉ định thời hạn hiệu lực. Nhấn Xong và bạn sẽ hoàn tất.

Vượt xa những điều cơ bản

16. Sử dụng các lệnh của Nhóm

Khi bạn có kinh nghiệm hơn với Nhóm, bạn có thể muốn tăng năng suất người dùng của mình bằng cách sử dụng các lệnh hộp Tìm kiếm.

Để bắt đầu, chỉ cần nhập ký tự gạch chéo lên (/) trong hộp Tìm kiếm Nhóm và duyệt qua danh sách các lệnh có sẵn:

Danh sách lệnh của đội

Danh sách lệnh khá dễ hiểu và những lệnh tôi thấy hữu ích nhất là:

• / goto : Để dễ dàng truy cập nhóm hoặc kênh
• / key : Để truy cập danh sách phím tắt của Nhóm
• / chat : để nhanh chóng bắt đầu cuộc trò chuyện với một trong những đồng nghiệp của bạn

17. Sử dụng nền ảo tùy chỉnh

Tôi đoán bạn đã nhận thấy những người tham gia cuộc gọi điện video của Nhóm sử dụng phong cảnh thành phố hoặc thiên nhiên làm phông nền cho cuộc gọi điện video của họ. Bạn có thể sử dụng khá nhiều ảnh làm nền tùy chỉnh trong các cuộc gọi Nhóm. Vui lòng xem hướng dẫn đơn giản của chúng tôi về cách thiết lập hình nền Nhóm ảo cho cuộc gọi của bạn.

18. Ghi chú trong cuộc họp

Các nhóm có một số cách để bạn ghi chú cuộc họp.

Bạn có thể dễ dàng thêm sổ ghi chép OneNote được lưu trữ trong OneDrive hoặc ổ đĩa mạng và yêu cầu các thành viên kênh của bạn chia sẻ ghi chú và ghi chú. Tôi cũng đã thấy mọi người sử dụng tab Bài đăng và thêm ghi chú của họ dưới dạng tin nhắn trò chuyện. Tôi đã thấy những người khác đính kèm tệp Word vào cuộc họp hoặc vào tab Tệp kênh. Ngoài ra còn có các ứng dụng của bên thứ ba mà bạn có thể sử dụng.

Điều đó nói rằng, phương pháp thích hợp là sử dụng tab Ghi chú được bật tự động cho cuộc họp của bạn.

• Điều hướng đến ứng dụng Trò chuyện .
• Bấm vào cuộc họp của bạn.
• Điều hướng đến tab Notes và nhấn nút Take Notes .
• Ghi biên bản cuộc họp vào đó.
• Hướng những người tham gia cuộc họp vào ghi chú của bạn nếu cần.

19. Truy cập hoạt động chưa đọc của bạn

Tương tự như Microsoft Outlook, Teams đánh dấu rõ ràng mọi thư chưa đọc bằng chữ in đậm. Hơn nữa, bạn có thể đánh dấu tin nhắn Nhóm là chưa đọc để theo dõi sau. Nhưng làm thế nào để bạn có thể dễ dàng truy cập những tin nhắn và hoạt động chưa đọc đó? Nhập lệnh / chưa đọc đơn giản vào thanh Tìm kiếm Nhóm của bạn và để Nhóm chỉ truy xuất các tin nhắn chưa đọc để bạn xử lý.

20. Xóa hoặc ẩn các cuộc trò chuyện trò chuyện

Nhóm cho phép bạn xóa tin nhắn khỏi một chuỗi hội thoại. Nó cũng cho phép bạn ẩn các mục trò chuyện hoàn chỉnh trong ứng dụng Trò chuyện của mình (chỉ cần nhấn vào nút … và sau đó chọn Ẩn ). Mặc dù vậy, các nhóm hiện không cho phép người dùng cuối bạn xóa hoàn toàn toàn bộ chuỗi khỏi Lịch sử trò chuyện.

21. Khắc phục sự cố kết nối nhóm Outlook của bạn

Nếu bạn vừa là người dùng Microsoft Outlook và người dùng Teams, hầu hết bạn có thể đang lên lịch các cuộc họp Nhóm ngay từ cuộc họp Lịch Outlook của mình bằng phần bổ trợ Teams.

Nhưng nếu vì lý do nào đó, nút Teams không khả dụng trong Outlook, mặc dù Teams đã được cài đặt đúng cách trên máy tính Windows của bạn?

Có lẽ hầu hết nguyên nhân là do Tiện ích bổ sung của Nhóm bị vô hiệu hóa. Hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về cách dễ dàng bật Nhóm trong Microsoft Outlook .

22. Nhúng các tệp Word và Excel vào Kênh của bạn

Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tệp với đồng nghiệp của mình bằng cách tải lên tab Tệp trong một kênh. Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng truy cập vào tệp bằng cách chỉ cần nhúng nó dưới dạng tab trong Kênh của bạn. Điều này không chỉ hoạt động cho Excel hoặc Word, mà còn cho sổ ghi chép OneNote, bản trình bày PowerPoint, tài liệu PDF, v.v.

23. Xem dòng báo cáo đồng nghiệp của bạn

Nếu bạn làm việc trong các tổ chức lớn, bạn có thể cần xác định dòng báo cáo tổ chức của một đồng nghiệp. Vì Teams được tích hợp tốt với Azure Active Directory và Exchange, bạn có thể dễ dàng nhìn vào biểu đồ tổ chức đồng nghiệp của mình.

Chỉ cần chuyển đến hộp Tìm kiếm nhóm của bạn, nhập phím tắt / tổ chức và tên đồng nghiệp của bạn và bạn sẽ hoàn tất.

Tìm kiếm đồng nghiệp Biểu đồ tổ chức trong Nhóm

Lưu ý: Bạn sẽ không thể tra cứu biểu đồ tổ chức trong Nhóm cho những người bên ngoài công ty của bạn.

24. Đặt trạng thái của bạn (/ dnd), (/ brb), (/ có sẵn)

Muốn đặt trạng thái của bạn theo cách thủ công, để người khác biết khi nào liên hệ với bạn. Điều này có thể được thực hiện từ cài đặt Nhóm, nhưng khi bạn có thêm kinh nghiệm với Nhóm, bạn sẽ bắt đầu thiết lập trạng thái của mình từ hộp Tìm kiếm.

Chỉ cần sử dụng / dnd cho Không làm phiền hoặc / brb cho Trở lại ngay và nhấn Enter . Trạng thái của bạn sẽ thay đổi. Chỉ cần nhớ đặt lại trạng thái của bạn nếu cần.

25. Đặt trạng thái trực tuyến của bạn theo cách thủ công để luôn sẵn sàng / hoạt động

Theo mặc định, sự hiện diện trực tuyến trong Nhóm của bạn được đồng bộ hóa với các sự kiện Lịch Microsoft Outlook và phản ánh trạng thái thực tế của hệ điều hành của bạn (cho dù hệ điều hành đó được sử dụng hay không hoạt động). Nó cũng được đặt tự động để không làm phiền khi bạn chia sẻ màn hình hoặc thực hiện cuộc gọi. Điều đó có nghĩa là, Teams cho phép bạn đặt trạng thái trực tuyến của mình theo cách thủ công rất dễ dàng và đặt trạng thái đó thành khả dụng, bận, vắng mặt hoặc ngoại tuyến nếu cần. Đây là hướng dẫn để đặt thủ công trạng thái sẵn sàng cho Nhóm của bạn .

26. Truy cập dữ liệu của bạn trên SharePoint

Dữ liệu kênh Teams của bạn có sẵn dưới dạng thư viện chuyên dụng trên Microsoft SharePoint, đây là cổng thông tin tài liệu được sử dụng rộng rãi được sử dụng làm cơ sở hạ tầng để lưu trữ tài liệu Teams.

Để truy cập thư viện SharePoint của bạn, chỉ cần điều hướng đến kênh của bạn, sau đó nhấn tab Tệp rồi nhấn Mở trong SharePoint .

27. Thêm thời tiết cho Đội

Tương tự như Outlook, cho phép bạn hiển thị điều kiện thời tiết trong khu vực của mình, bạn có thể sử dụng Nhóm để cập nhật tình hình thời tiết ở đó.

Nếu ứng dụng Thời tiết chưa được cài đặt trên ứng dụng Teams tại địa phương của bạn, thì:

• Mở Nhóm, nhấn nút Ứng dụng ở thanh Ứng dụng bên trái,
• Tìm kiếm và thêm ứng dụng Thời tiết vào Nhóm.
• Sau đó, trong thanh Tìm kiếm chính của Nhóm / thời tiết và vị trí có liên quan.

Sử dụng ứng dụng Thời tiết của nhóm

28. Đặt Nhóm làm ứng dụng trò chuyện mặc định của bạn

Sau khi bắt đầu sử dụng Teams, bạn có thể thấy nó khá vượt trội so với Skype for Business. Bạn có thể đặt Teams làm ứng dụng trò chuyện mặc định cho Outlook và các ứng dụng Office khác. Chỉ cần đi tới cài đặt Nhóm và sau đó trong tab Chung , chọn hộp R ví dụ: Nhóm làm ứng dụng trò chuyện mặc định cho hộp Office.

Cài đặt này sẽ có hiệu lực sau khi tất cả các ứng dụng Office đang mở được khởi động lại.

29. Sử dụng Nhóm trong Chế độ Cùng nhau

Một khả năng tương đối mới của Nhóm là cho phép các cuộc họp ở Chế độ cùng nhau . Thay vì hiển thị tất cả nguồn cấp dữ liệu máy ảnh của những người tham gia cuộc họp trong chế độ xem lưới (thư viện), bạn có thể hiển thị chúng cạnh nhau trong một cài đặt ảo (lớp học nghĩ, thư viện, rạp chiếu phim, v.v. ').

Để bật chế độ Cùng nhau, trước tiên bạn cần cập nhật Nhóm (nhấn vào hình đại diện của bạn, sau đó Kiểm tra cập nhật). Sau đó nhấn vào hình đại diện của bạn và nhấn Cài đặt. Trong tab chung, chọn hộp Trải nghiệm mới:

Bật chế độ cùng nhau

Sau đó, trong bảng điều khiển cuộc họp của bạn, nhấn nút… và chọn Chế độ cùng nhau .

Lưu ý rằng nếu bạn hợp tác lớn, bạn không thể tự cập nhật Microsoft Teams theo cách thủ công. Bạn có thể cần thảo luận về việc bật Chế độ cùng nhau với quản trị viên Công nghệ thông tin của mình.

Thủ thuật của chuyên gia

30. Nhận địa chỉ email cho kênh của bạn

Sau khi một kênh được tạo, bạn có thể đăng thông báo mới vào tab Bài đăng trên kênh, trực tiếp từ Outlook. Để làm được điều đó, bạn cần xác định địa chỉ email kênh của mình như sau:

• Tìm kênh của bạn và nhấn vào nút Tùy chọn khác bên cạnh kênh đó.
• Nhấn Nhận địa chỉ email .
• Sao chép địa chỉ email và thêm nó làm Liên hệ trong Outlook
• Ghi chú bên lề:
  • Chủ sở hữu nhóm có thể xác định ai có thể gửi email đến kênh (bằng cách nhấp vào nút Cài đặt nâng cao).
  • Bạn có thể

31. Tắt Teams khởi động khi bạn khởi chạy Windows

Team là hoàn toàn tuyệt vời, nhưng nó có thể tiêu tốn một lượng đáng kể tài nguyên máy tính, chủ yếu là RAM. Nếu bạn chạy một máy tính doanh nghiệp, bạn sẽ không nhận thấy ảnh hưởng đến hiệu suất hệ thống của mình. Điều đó nói rằng, nếu bạn chạy từ một máy tính bảng đơn giản, bạn có thể chỉ muốn chạy Nhóm khi cần thiết. Khi được cài đặt, Teams được định cấu hình để tự động khởi động bất cứ khi nào bạn khởi động máy tính của mình. Bạn có thể tắt Teams khởi động khi khởi động máy tính và chỉ khởi chạy trong trường hợp cần thiết.

32. Xuất bản các cuộc thăm dò và khảo sát trong Nhóm

Một trong những cách sử dụng hữu ích nhất của Nhóm là thực hiện các cuộc thăm dò và khảo sát. Trong vòng 10 phút, bạn có thể tạo một cuộc thăm dò tùy chỉnh bằng Microsoft Forms hoặc phần mềm của bên thứ ba khác như Polly và đăng chúng lên kênh Teams của bạn. Hướng dẫn này có mọi thứ bạn cần để tạo các cuộc khảo sát Nhóm tùy chỉnh của mình .

33. Nhúng báo cáo vào Nhóm

Nếu tổ chức của bạn đang sử dụng Nền tảng BI của Microsoft, bạn có thể sử dụng Nhóm để phân phối báo cáo của mình. Bạn có thể dễ dàng chọn và ghim các báo cáo Power BI vào tab kênh để đảm bảo các báo cáo đó khả dụng cho các cuộc thảo luận theo hướng dữ liệu của bạn.

34. Tra cứu câu trích dẫn yêu thích của bạn trực tiếp trong Nhóm

Một cách thú vị khác để sử dụng Nhóm trong để tra cứu danh mục cổ phiếu của bạn. Đây là cách để làm điều đó:

• Từ tab Ứng dụng, tìm kiếm và thêm ứng dụng Cổ phiếu vào Nhóm.
• Sau đó, từ hộp tìm kiếm, hãy nhập Cổ phiếu và sau đó nhập / các mã chứng khoán có liên quan như được hiển thị bên dưới.

• Sau khi ứng dụng Cổ phiếu được bật, bạn chỉ cần nhập lệnh @Stocks và đánh dấu vào thanh tìm kiếm của bạn.

35. Tìm kiếm Hình ảnh trong Nhóm

Một tính năng ít được biết đến khác của Teams là bạn có thể sử dụng nó để tìm kiếm hình ảnh trong Bing. Trước hết, hãy tiếp tục và bật ứng dụng Microsoft Images trong Teams.

Sau đó, trong thanh tìm kiếm của bạn, chỉ cần nhập @Images + truy vấn tìm kiếm của bạn để truy cập tìm kiếm ảnh Bing.

36. Sử dụng Nhóm để quản lý ca làm việc của nhân viên

nếu bạn quản lý một nhóm nhân viên làm việc theo ca trong cửa hàng bán lẻ, trung tâm cuộc gọi hoặc thậm chí là một nhà máy nhỏ, bạn có thể sử dụng Nhóm để lập kế hoạch và chia sẻ lịch làm việc. Ứng dụng Ca mà bạn có thể dễ dàng thêm vào Nhóm, giúp quản lý lịch làm việc rất đơn giản, nhận yêu cầu về lịch trình cho PTO, nghỉ phép hoặc nghỉ phép từ đồng nghiệp của bạn và thậm chí cho phép họ theo dõi ca làm việc của mình. Sau đó, bạn có thể tạo báo cáo tham gia của nhân viên là cần thiết. Mát lạnh!

37. Thêm lịch

Hình dung và quản lý lịch được chia sẻ có lẽ là một cách sử dụng tiềm năng tuyệt vời khác dành cho Nhóm. Cho đến nay, Teams không cung cấp tích hợp Outlook đơn giản. Điều đó nói rằng, bạn có thể thêm tab Trang web vào kênh Nhóm của mình và trỏ đến Lịch nhóm Outlook hoặc URL Lịch Google của bạn. Có lẽ hầu hết người dùng sẽ cần nhập thông tin đăng nhập người dùng của họ để truy cập vào lịch.

38. Tích hợp Trello trong Nhóm

Nhiều nhóm sử dụng bảng Trello kanban cho vô số trường hợp sử dụng cộng tác. Những điều đó có thể kéo dài quá trình quản lý nhiệm vụ liên tục cũng như lập kế hoạch chiến lược hơn cho các dự án, sản phẩm hoặc chương trình. Bạn có thể dễ dàng mở Trello dưới dạng Ứng dụng trong Nhóm bằng cách thêm nó bằng cách sử dụng tab Ứng dụng để truy cập các bảng và thẻ có liên quan của bạn. Bạn cũng có thể thêm nó làm tab bên thứ 3 trong kênh của mình. Cả hai sẽ yêu cầu cung cấp thông tin đăng nhập người dùng Trello của bạn.

39. Bắt đầu Cuộc họp Cisco Webex từ các Nhóm

Microsoft và Cisco cạnh tranh trong khu vực trong lĩnh vực giao tiếp và cộng tác Nhóm. Tuy nhiên, công ty của bạn có thể đang sử dụng cả hai. Bạn có biết rằng bạn có thể tích hợp Webex vào Kênh nhóm của mình không? Có một ứng dụng Webex mà bạn có thể dễ dàng thêm vào tab Kênh. Sau đó, các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng truy cập các cuộc họp Webex của họ và tham gia các cuộc họp Webex của riêng họ từ Microsoft Teams. Họ cũng có thể lên lịch các cuộc họp Webex và được Nhóm thông báo qua tab Bài đăng.

40. Truy cập phân tích Nhóm của bạn

Với tư cách là chủ sở hữu Nhóm, bạn có thể muốn có thể giám sát việc sử dụng người bảo vệ Nhóm hoặc Kênh của mình. Nếu vậy:

• Trong thanh Ứng dụng bên trái , hãy mở tab Nhóm .
• Sau đó, tìm kiếm nhóm của bạn trong ngăn bên trái.
• Nhấn vào nút Cài đặt khác bên cạnh nhóm của bạn và nhấn vào bánh răng Quản lý nhóm .
• Sau đó, mở tab Analytics.
• Từ đây, bạn có thể xem trước các mẫu sử dụng Nhóm và Kênh của mình, số liệu tương tác, sử dụng dung lượng đĩa, v.v. '.

Hy vọng rằng bạn đã thích bài viết. Nếu vậy, hãy chia sẻ với bạn bè và đồng nghiệp qua mạng xã hội. Bạn có biết thêm các mẹo và thủ thuật tuyệt vời của Nhóm không? Hãy đăng chúng trong phần bình luận! Cảm ơn nhiều!