Làm cách nào để mời tham gia cuộc họp Nhóm trong Microsoft Outlook 365?

Đây là một câu hỏi mà chúng tôi vừa nhận được từ một độc giả của chúng tôi:

Vừa gia nhập một công ty mới sử dụng Microsoft Teams khá rộng rãi. Do cho đến nay tôi đã sử dụng Zoom cho mục đích cộng tác và GMail cho email, tôi có một câu hỏi đơn giản: Tôi muốn có thể dễ dàng đính kèm cuộc họp Nhóm vào các email gửi đi và / hoặc lời mời tham gia cuộc họp. Làm cách nào để tạo cuộc họp Microsoft Teams từ lịch Outlook của tôi và chia sẻ nó với những người khác?

Cảm ơn bạn đã đặt câu hỏi, việc bắt đầu với một công cụ cộng tác trực tuyến mới đòi hỏi bạn phải học hỏi. Bạn có thể muốn xem tổng hợp các mẹo và thủ thuật Microsoft Teams của chúng tôi .

Và bây giờ - câu trả lời của chúng tôi.

Cài đặt tiện ích bổ sung Nhóm cho Outlook nếu nó bị thiếu

Để kết nối Teams và Outlook, bạn cần đảm bảo rằng addin Microsoft Teams đã được cài đặt trong máy tính của bạn và được bật trong Outlook. Để đảm bảo rằng điều đó là để kiểm tra xem bổ trợ Nhóm đã được bật chưa, hãy điều hướng đến Lịch Outlook của bạn và để ý phần nút Nhóm trong menu Ruy-băng.

Nếu bạn không thấy lệnh Teams, hãy làm theo các bước được nêu trong hướng dẫn này để bật bổ trợ Microsoft Teams cho Microsoft Outlook trong hệ điều hành Windows và / hoặc macOS.

Gửi liên kết cuộc họp Microsoft Teams

Bây giờ bạn đã đảm bảo rằng Nhóm và Outlook được kết nối, hãy làm theo các bước sau để lên lịch, tạo và gửi lời mời họp Nhóm của bạn.

• Mở Microsoft Outlook (máy tính để bàn hoặc web).
• Chuyển đến tab Lịch của bạn.
• Nhấn vào nút Họp nhóm mới.
• Hộp thoại cuộc họp Outlook mới sẽ mở ra. Bạn sẽ nhận thấy rằng lời mời họp của bạn đã chứa một liên kết cuộc họp Microsoft Teams có thể nhìn thấy, mà những người tham gia sẽ cần phải nhấn để tham gia cuộc họp.

• Nhập tiêu đề cuộc họp mô tả và thời gian đã lên lịch.
• Mời những người tham dự bắt buộc.
• Viết một ghi chú ngắn để giải thích mục đích cuộc họp.
• Sau khi thực hiện xong nhấn vào Gửi.
• Outlook sẽ thêm cuộc họp Nhóm vào lịch của bạn.

Mời người dùng bên ngoài / khách tham gia các cuộc họp Nhóm của bạn

Quy trình nêu dưới đây cũng áp dụng trong trường hợp bạn cần gửi liên kết mời họp tới những người dùng bên ngoài tổ chức của bạn.

Tuy nhiên, lưu ý rằng người dùng khách sẽ cần được người chủ trì cuộc họp hoặc một trong những người tham gia tổ chức của bạn chấp nhận tham gia cuộc họp.