Làm cách nào để chia sẻ một thư mục trong kênh Microsoft Teams?

Đây là một câu hỏi từ Elena:

Tôi làm việc với tư cách là người quản lý dự án cho một công ty xây dựng và tôi được giao nhiệm vụ duy trì một thư mục thủ tục dùng chung. Thách thức là làm thế nào để những người khác, không nhất thiết phải làm việc cho công ty của chúng tôi, truy cập nội dung của nó. Cho đến nay, tôi không thể chia sẻ thư mục tài liệu với người dùng bên ngoài cũng như các thành viên trong nhóm của chúng tôi. Giải pháp duy nhất mà chúng tôi đưa ra là sử dụng thư mục OneDrive. Bất kỳ ý tưởng nào khác về cách có thể nhờ người khác truy cập vào thư mục Tài liệu được chia sẻ của chúng tôi mà vẫn có thể truy cập dễ dàng trong Microsoft Teams?

Cảm ơn câu hỏi của bạn. Dưới đây, chúng tôi sẽ mở rộng về ba phương pháp bạn có thể sử dụng để tạo điều kiện chia sẻ tệp của bạn với nhóm. Bài đăng được viết bằng Windows 10, nhưng nói chung, nó hoàn toàn có thể áp dụng cho Windows 11 và macOS.

Chia sẻ thư mục trong Microsoft Teams

Sử dụng thư viện tài liệu SharePoint

Cho đến ngày nay, không có khả năng Nhóm đơn giản nào cho phép chia sẻ một thư mục trong cấu trúc thư mục kênh của bạn . Khi bạn tải tệp hoặc thư mục lên Nhóm, tệp của bạn thực sự được lưu trữ trong thư viện SharePoint cho phép bạn dễ dàng chia sẻ thư mục của mình.

• Bắt đầu bằng cách đăng nhập vào màn hình Microsoft Teams (trên Windows hoặc macOS) hoặc các phiên bản web.
• Tìm kênh có liên quan.
• Nhấn vào Tệp và điều hướng đến cấu trúc thư mục kênh của bạn cho đến khi bạn thấy thư mục bạn muốn chia sẻ với các đối tác kinh doanh bên trong hoặc bên ngoài của mình.
• Nhấn nút Mở trong SharePoint như được hiển thị bên dưới.

• Thư viện tài liệu SharePoint được liên kết sẽ mở ra.
• Nhấn vào menu Show Actions và sau đó nhấn Share.

• Hộp thoại Gửi liên kết sẽ mở ra.
• Sử dụng To đã nộp để nhập tên và địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ thư mục của mình.

• Sau khi thực hiện xong nhấn vào Gửi.

Chia sẻ thư mục bằng OneDrive

Một cách đơn giản khác để chia sẻ tệp và thư mục là sử dụng OneDrive.

• Từ Kênh nhóm của bạn, hãy mở thư viện Tài liệu SharePoint như được hiển thị ở trên.
• Nhấn vào menu Hiện tác vụ và chọn Thêm lối tắt trên OneDrive.
• Từ OneDrive, chia sẻ liên kết như được hiển thị trong phần trên.

Quyền truy cập thư mục nhóm qua DropBox, Google Drive hoặc ổ đĩa đám mây khác

Để chia sẻ với các đối tác bên ngoài không sử dụng OneDrive, bạn có thể sử dụng tùy chọn Thêm bộ nhớ đám mây bên ngoài.

• Từ kênh Nhóm của bạn, điều hướng đến thư mục của bạn.
• Nhấn vào Thêm bộ nhớ đám mây.

• Chọn bộ nhớ đám mây yêu thích của bạn, trong trường hợp này là Dropbox.
• Nhập tên đăng nhập và mật khẩu của bạn.
• Tải lên thư mục của bạn và cung cấp cho các bên được yêu cầu trong bộ nhớ của bên thứ ba.

Cho phép khách truy cập vào kênh Nhóm

Phương pháp cuối cùng mà chúng tôi sẽ đề cập là chia sẻ với các bên bên ngoài ngay từ kênh Nhóm của bạn. Đối với điều này, trước tiên, bạn cần phải thực hiện, bổ sung và thêm người dùng bên ngoài làm khách vào Nhóm và kênh riêng tư có liên quan của bạn nếu cần.

Gửi thư mục qua trò chuyện Nhóm

Để hoàn thiện, chúng tôi cũng muốn đề cập đến khả năng gửi liên kết đến một thư mục cụ thể thông qua trò chuyện Nhóm và Outlook.

• Trong kênh Nhóm của bạn, hãy mở tab Tệp.
• Định vị thư mục của bạn, nhấn vào nút Show Actions và nhấn Copy Link.

• Nhấn nút Sao chép và đóng hộp thoại,
• Di chuyển đến tab Trò chuyện trên kênh của bạn.
• Dán liên kết nếu cần vào cuộc trò chuyện trên kênh của bạn.
• Để chia sẻ liên kết đến thư mục với những người cụ thể trong cuộc trò chuyện 1: 1, hãy sử dụng ứng dụng Trò chuyện

Chia sẻ thư mục trong Outlook

Để gửi thư mục Nhóm của chúng tôi qua Outlook, bạn có thể lấy liên kết như được hiển thị trong phần trước. Tiếp theo, hãy tiếp tục và dán liên kết đến thư mục Nhóm của bạn vào email Outlook và gửi cho người nhận của bạn. Lưu ý rằng cả người dùng bên trong và bên ngoài sẽ cần quyền truy cập đọc vào kênh Nhóm để truy cập nội dung.

Học bổ sung

• Chia sẻ tệp và thư mục Nhóm khi mời họp .
• Làm cách nào để truy cập các thư mục Microsoft Teams của bạn trong Windows File Explorer?
• Vị trí thư mục ghi Microsoft Teams ở đâu?