Làm cách nào để chia sẻ tệp từ Microsoft Teams trong thư và cuộc họp Outlook?

Đây là một câu hỏi từ Stephie:

Gần đây, tôi được giao nhiệm vụ tiếp quản công việc bảo trì một số Nhóm Microsoft từ một đồng nghiệp đã rời công ty. Một thách thức mà tôi gặp phải gần đây là làm thế nào để chia sẻ các tệp Word, PDF và Excel được lưu trữ trong Microsoft Teams với người dùng bên trong và bên ngoài bằng Outlook 365. Bạn có thể giới thiệu bất kỳ gợi ý / phương pháp hay nhất nào không?

Cảm ơn câu hỏi của bạn. Trong câu trả lời của chúng tôi, chúng tôi muốn cung cấp quy trình từng bước đơn giản mà bạn có thể sử dụng để tạo điều kiện chia sẻ tệp qua Outlook. Nếu bạn muốn chia sẻ nhiều hơn một tệp, bạn có thể muốn xem hướng dẫn chia sẻ thư mục Nhóm trong nhóm của chúng tôi .

Chia sẻ tệp từ Nhóm trong Outlook

Sao chép liên kết tệp Nhóm

Cách dễ nhất để chia sẻ quyền truy cập vào tệp được lưu trữ trong Nhóm với các bên nội bộ và bên ngoài là chỉ cần nhúng liên kết tới tệp đó vào email Outlook của bạn.

• Trong máy tính Windows hoặc MacOS, hãy mở Microsoft Teams và điều hướng đến kênh của bạn.
• Chuyển đến Tab Tệp và điều hướng đến tệp bạn quan tâm để cho phép truy cập.
• Đánh dấu kiểm ở phía bên trái của tên tệp của bạn (bước 1).
• Bây giờ, hãy nhấn vào menu Show Actions (…) ở phía bên tay phải đến tên tệp của bạn. (bước 2)
• Chọn menu Sao chép liên kết (bước 3).

• Bây giờ bạn sẽ thấy một hộp thoại hiển thị đường dẫn đến tệp của bạn. Tệp nằm trong thư viện SharePoint lưu trữ tệp kênh Nhóm của bạn.
• Bây giờ, hãy tiếp tục và đặt quyền truy cập vào tệp Nhóm của bạn. Ở cuối hộp thoại, bạn sẽ thấy các quyền truy cập mặc định vào tệp (được đánh dấu bên dưới).

Đặt quyền đối với tệp Nhóm

• Nếu quan tâm, bạn có thể sửa đổi quyền truy cập theo nhu cầu của mình bằng cách sử dụng hộp thoại Cài đặt liên kết.
• Các nhóm cho phép lựa chọn giữa các tùy chọn quyền chia sẻ khác nhau. Lưu ý rằng cài đặt chia sẻ chịu sự điều chỉnh của chính sách quản trị Nhóm của bạn và do đó có thể không khả dụng với bạn.
  1. Cho phép bất kỳ ai có liên kết truy cập / chỉnh sửa tệp.
  2. Những người trong tổ chức của bạn
  3. Những người có quyền truy cập vào kênh của bạn (những người đó có thể là nội bộ hoặc bên ngoài tổ chức của bạn).
  4. Những người cụ thể. Bạn sẽ cần cung cấp địa chỉ email của những cá nhân đó.

• Đánh dấu vào tùy chọn Cho phép chỉnh sửa nếu cần.
• Sau khi hoàn tất - nhấn Áp dụng .
• Giờ đây, các nhóm sẽ tạo một liên kết đến tệp Nhóm của bạn theo các quyền truy cập mà bạn vừa đặt.
• Bây giờ nhấn Sao chép .

Lưu ý quan trọng: quyền chia sẻ mặc định thường do nhóm CNTT của bạn đặt. Bạn có thể muốn thảo luận với họ nếu những điều đó không phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn.

Thêm liên kết của bạn vào email hoặc cuộc họp Outlook

• Bước cuối cùng là mở màn hình Microsoft Outlook hoặc Office 365 Outlook của bạn.
• Tạo email hoặc yêu cầu họp mới.
• Xác định người nhận email của bạn và email / văn bản cuộc họp.
• Dán liên kết vào tệp Nhóm của bạn mà bạn đã tạo ở bước trước.
• Gửi email hoặc cuộc họp của bạn.

Lưu ý: bạn có thể áp dụng quy trình tương tự với bất kỳ ứng dụng email của bên thứ 3 nào - chẳng hạn như GMail.

Chia sẻ liên kết tới các tệp Nhóm với các thành viên kênh

Một cách thay thế để Chia sẻ tệp từ Nhóm với các thành viên kênh của bạn (bên nội bộ hoặc bên ngoài) là thông qua tab Bài đăng.

• Mở Nhóm và điều hướng đến kênh của bạn.
• Mở tab Bài đăng để bắt đầu một cuộc trò chuyện mới.
• Nhấn vào tệp đính kèm và chọn Duyệt từ Nhóm và Kênh .
• Duyệt qua các tệp kênh của bạn và chọn tệp bạn muốn chia sẻ.
• Nhấn Chia sẻ liên kết .
• Liên kết sẽ được đăng trong tab Bài đăng trên Kênh của bạn.
• Di chuột đến khu vực trên cùng bên phải của bài đăng của bạn và nhấn vào nút Hiển thị hành động (…).
• Nhấn Chia sẻ với Outlook . Thao tác này sẽ chia sẻ cuộc hội thoại dưới dạng email từ Outlook 365.

Chia sẻ tệp với Outlook không hoạt động

Chia sẻ tệp trong Nhóm khá đơn giản. Như đã đề cập ở trên, các tùy chọn chia sẻ quyền đối với tệp được quản lý bởi bộ phận CNTT hoặc quản trị viên Nhóm của bạn. Trong trường hợp các bên bên ngoài không thể mở hoặc chỉnh sửa tệp của bạn, bạn có thể muốn tìm hiểu xem cài đặt tổ chức / kênh của Teams có cho phép các bên bên ngoài tương tác với các tệp bạn chia sẻ hay không.