Làm cách nào để tạo và bắt đầu cuộc họp Nhóm?

Đây là một câu hỏi tôi nhận được vài ngày trước:

Microsoft Teams vừa mới được triển khai trong tổ chức của chúng tôi và có vẻ như mọi người vẫn đang làm quen với nó. Tôi nên lên lịch các cuộc họp của mình trong Nhóm như thế nào? Bạn có thể cung cấp một số phương pháp hay nhất để tạo và chia sẻ liên kết đến các cuộc họp Nhóm không?

Lên lịch họp Nhóm

Để đơn giản hơn, chúng tôi sẽ tập trung vào hai phương pháp khác nhau để bắt đầu cuộc họp trong Nhóm: từ ứng dụng Cuộc họp tích hợp sẵn , có thể phù hợp hơn cho các nhóm nhỏ hơn và từ ứng dụng Microsoft Outlook của bạn (dành cho Windows hoặc macOS).

Tạo cuộc họp Nhóm trong Outlook

Người dùng doanh nghiệp trong các tổ chức lớn hơn có thể sử dụng plugin Microsoft Teams cho Outlook để lên lịch cuộc hẹn của họ. Đây là cách để làm điều đó:

• Mở Microsoft Outlook.
• Điều hướng đến tab Lịch .
• Từ Ruy-băng, nhấn vào nút Cuộc họp Nhóm J oin . Ngoài ra, hãy nhấn Mục mới >> Họp đội .

• Sau đó, hãy tiếp tục và nhập tiêu đề cuộc họp của bạn, mời các thành viên trong nhóm được yêu cầu.
• Mọi người được mời sẽ nhận được yêu cầu Outlook mà họ có thể sử dụng để dễ dàng truy cập cuộc họp âm thanh hoặc video của bạn, bằng cách sử dụng liên kết hiển thị bên dưới.

• Cuộc trò chuyện trong cuộc họp, cũng như các tệp, ghi chú và bảng trắng cuộc họp (trong trường hợp bảng đó đã được sử dụng) sẽ có sẵn trong ứng dụng Trò chuyện Nhóm của bạn.
• Lưu ý rằng nếu người tham dự chưa cài đặt Microsoft Teams, họ sẽ cần tải xuống phiên bản Máy tính để bàn hoặc Phiên bản Web để có thể tham gia.

Tổ chức các cuộc họp trực tiếp trong Nhóm

Nếu bạn không có sẵn tích hợp Outlook, bạn vẫn có thể sử dụng ứng dụng Cuộc họp trong Microsoft Teams (trên máy tính để bàn, web, Android hoặc iOS) để lên lịch cuộc họp của mình.

• Từ Thanh ứng dụng, nhấn Cuộc họp.
• Chọn nếu bạn muốn bắt đầu cuộc họp của mình ngay bây giờ hoặc thiết lập một cuộc hẹn hoặc cuộc họp trong tương lai.
• Đối với các cuộc họp đã lên lịch, hãy thêm tiêu đề / mô tả của bạn và đặt thời gian và thời lượng bắt đầu cuộc hẹn.

• Sau đó nhấn Lịch biểu.
• Sau đó, gửi lời mời họp của bạn bằng Outlook hoặc Lịch Google (sẽ hiển thị cuộc họp của bạn trong lịch của bạn) hoặc chỉ cần sao chép lời mời họp và gửi qua email cho những người tham dự (điều này sẽ không có tích hợp lịch).
• Nếu có thể, đừng quên đặt Tùy chọn cuộc họp theo yêu cầu (chẳng hạn như bố cục Cuộc họp, hành vi của bảng điều khiển Dưới cùng, v.v.).

Thưởng thức các Nhóm và cho chúng tôi biết trong trường hợp có thắc mắc.