Làm cách nào để tham gia cuộc họp âm thanh hoặc video đã lên lịch của Microsoft Teams?

Đây là một câu hỏi mà chúng tôi nhận được từ Eva:

Tôi có một cuộc họp được lên lịch với một khách hàng quan trọng trong vòng chưa đầy ba tuần. Trong lời mời Outlook mà tôi nhận được, có một liên kết Microsoft Teams mà tôi nên sử dụng để tham gia cuộc họp. Tôi muốn đảm bảo rằng tôi đã tham gia tất cả các khâu hậu cần liên quan trước cuộc họp. Bạn có thể cung cấp danh sách kiểm tra nhanh về những gì tôi nên làm để đảm bảo tôi có thể tham gia cuộc họp và giảm thiểu rủi ro gặp phải các sự cố kỹ thuật không?

Cảm ơn câu hỏi của bạn. Trong hướng dẫn hôm nay sẽ bao gồm các chủ đề phổ biến nhất liên quan đến việc chuẩn bị và tham gia cuộc họp Nhóm với tư cách là thành viên nội bộ hoặc bên ngoài.

Hướng dẫn nhanh để tham gia cuộc họp Nhóm

Tải xuống và thiết lập Nhóm

Để tránh sự cố vào phút cuối, bạn nên đảm bảo rằng máy tính của mình đã được thiết lập để chạy Nhóm trước cuộc họp. Truy cập trang web Microsoft Teams để tải ứng dụng xuống máy tính và / hoặc thiết bị di động của bạn. Tiếp tục quá trình cài đặt và đảm bảo rằng bạn đã sẵn sàng sử dụng trước cuộc họp khách hàng.

Tham gia từ Outlook

1. Hầu hết có thể bạn đã nhận được yêu cầu họp lịch Outlook có liên kết sau được nhúng vào phần dưới của nội dung lời mời. Bạn nên sử dụng liên kết cụ thể đó để tham gia cuộc họp trong thời gian thích hợp. Bạn có thể muốn xem xét việc xác định lời nhắc Outlook để đảm bảo bạn không quên về cuộc họp của mình.

1. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng nút Cuộc họp trong Ruy-băng, như được hiển thị bên dưới.

1. Nếu Teams chưa được cài đặt trong máy tính hoặc thiết bị di động của bạn, bạn sẽ được nhắc cài đặt ứng dụng Máy tính để bàn hoặc tham gia qua web.

1. Sau khi bạn cài đặt phần mềm hoặc tham gia bằng web, hộp thoại sau sẽ xuất hiện.

1. Tiếp tục và chỉ định cài đặt cuộc họp như được chỉ ra ở trên. Bật / tắt máy ảnh của bạn (1), làm mờ nền (2) nếu cần và đặt âm thanh của bạn (3).
2. Sau khi hoàn tất, nhấn Tham gia ngay (4)
3. Bạn cũng có thể đặt nền tùy chỉnh cho cuộc gọi điện video của mình như hình dưới đây.

1. Nếu bạn là khách bên ngoài, bạn có thể được đưa vào sảnh cuộc họp và sẽ phải đợi một trong những chủ sở hữu / người tổ chức thêm bạn vào sự kiện. Nếu bạn không được nhận trong 15 phút kể từ thời điểm bạn tham gia lần đầu, bạn sẽ cần phải dập máy và tham gia lại.
2. Sau khi được chấp nhận, bạn có thể sử dụng thanh Cuộc họp để chia sẻ nội dung màn hình của mình với người khác , đặt câu hỏi, tắt tiếng hoặc hủy video nếu cần.

Tham gia cuộc họp Nhóm từ ứng dụng Lịch

Nếu bạn đã bật ứng dụng Lịch trong Nhóm, bạn có thể tham gia các cuộc họp đã lên lịch ngay từ đó.

• Từ Thanh ứng dụng, nhấn Lịch.
• điều hướng đến cuộc họp của bạn
• Nhấn vào nút Tham gia màu xanh lam.
• Tiến hành như đã mô tả trong phần trước.

Sử dụng mã tham gia

Bạn có thể đã nhận được một mã để tham gia một nhóm cụ thể. Nếu vậy, hãy tiến hành như sau:

• Từ Thanh ứng dụng bên trái, nhấn vào Nhóm.
• Ở phía dưới danh sách Nhóm của bạn, hãy nhấn vào nút Tham gia hoặc Tạo nhóm.
• Nhập Mã và nhấn Tham gia.

Không thể tham gia cuộc họp Nhóm?

Có thể có một số vấn đề ngăn cản bạn tham gia cuộc họp. Các vấn đề cụ thể có thể bao gồm chất lượng và tính khả dụng của kết nối internet, cài đặt mạng riêng ảo (VPN), thiết bị âm thanh và video, các vấn đề về phần mềm và phần cứng. Khởi động lại PC Windows của bạn là một tùy chọn và đó sẽ là lựa chọn tốt nhất của bạn nếu thời gian là điều cần thiết. Nếu điều đó không thể thực hiện được, có lẽ bạn nên liên hệ với chủ nhà của bạn và xem liệu bạn có thể tham gia bằng cách quay số điện thoại hay không.

Bạn có gặp phải thách thức khi được thêm vào các cuộc họp Nhóm không? Vui lòng cho chúng tôi biết trong phần bình luận bên dưới.