Sử dụng tính năng Thu phóng trên máy tính của bạn: Các mẹo và thủ thuật cần thiết cho người dùng thành thạo

Có vẻ như kể từ khi bắt đầu đại dịch, tất cả chúng ta dường như đã dành một lượng thời gian đáng kể cho Zoom . Có vẻ như mọi người đều biết cách tổ chức và tham gia một cuộc họp Zoom và bây giờ là lúc để nâng năng suất Zoom của bạn lên một tầm cao mới. Trong hướng dẫn toàn diện này, chúng tôi muốn cung cấp các mẹo cần thiết để giúp bạn trở thành người dùng Zoom power và tận dụng tối đa trải nghiệm trò chuyện và hội nghị truyền hình của bạn. Nếu không được chỉ định khác, các mẹo dưới đây hoàn toàn có thể áp dụng cho cả máy tính Windows (7,8, & 10) và macOS.

Các mẹo và thủ thuật cơ bản

Sử dụng Nền ảo

Một trong những tính năng thú vị nhất của Zoom và các công cụ hội nghị truyền hình khác là khả năng tùy chỉnh nền video của bạn. Bạn có thể tải lên hình ảnh tùy chỉnh và sau đó áp dụng bộ lọc video. Chúng tôi có một bài đăng hoàn chỉnh về việc sửa đổi hình nền ảo Zoom của bạn mà bạn có thể muốn xem xét.

Thay đổi tên hiển thị Thu phóng của bạn

Nếu bạn đang chia sẻ tài khoản Zoom của mình với một thành viên trong gia đình, bạn có thể muốn sửa đổi tên hiển thị được hiển thị trong các cuộc họp. Làm điều đó khá đơn giản:

• Trên trình duyệt web của bạn, đăng nhập vào trang web Thu phóng của bạn . Cùng với bài đăng này, chúng tôi sẽ gọi trang web này là Cổng thông tin điện tử Zoom .
• Trong điều hướng bên trái, nhấn vào Hồ sơ (nó nằm trong Phần Cá nhân ).
• Sau đó nhấn vào nút Chỉnh sửa ở phía bên tay phải của ảnh hồ sơ của bạn.
• Sửa đổi tên hiển thị nếu cần và nhấn Lưu thay đổi .

Lưu ý rằng bạn cũng có thể sử dụng bản trình bày PowerPoint làm nền ảo của mình.

Thay đổi hình ảnh hồ sơ của bạn

Thu phóng giúp chúng tôi sửa đổi ảnh hồ sơ khá dễ dàng. Từ cổng web Thu phóng, điều hướng đến trang hồ sơ. Sau đó, nhấn nút Thay đổi bên cạnh ảnh hồ sơ hiện tại của bạn. Sau đó, Tải ảnh mới lên từ ổ cứng máy tính, iCloud, OneDrive, Dropbox hoặc bộ lưu trữ tệp trực tuyến khác. Sau khi hoàn tất, nhấn Thay đổi .

Ghi lại cuộc họp của bạn

Zoom cho phép bạn ghi lại các cuộc họp video của mình và lưu trữ cục bộ trên đám mây (dành cho người dùng của tất cả các đăng ký Zoom trả phí). Sau đó, bạn có thể phân phối chúng với khán giả của mình để xem hoặc tham khảo sau này. Ghi khá đơn giản:

Trong ứng dụng máy tính để bàn Cuộc họp thu phóng của bạn, khởi chạy cuộc họp của bạn, sau đó nhấn nút ghi trong menu cuộc họp, như được hiển thị bên dưới:

Đừng quên tạm dừng hoặc dừng ghi khi cần thiết. Sau khi hoàn tất, các tệp của bạn sẽ được chuyển đổi sang định dạng mp4 cho video và m4a cho âm thanh.

Zoom lưu bản ghi ở đâu?

Theo mặc định, các bản ghi sẽ được lưu trong một thư mục có tên là Zoom nằm trong Documents trong Home Directory của bạn (cho cả PC Windows và MAC). Thư mục được tạo khi bạn cài đặt ứng dụng khách trên máy tính để bàn Cuộc họp Thu phóng.

Đặt lời nhắc cuộc họp

Tiếp tục quên về các cuộc họp Zoom của bạn? Zoom có ​​thể dễ dàng gửi cho bạn lời nhắc trên màn hình trước các cuộc họp để bạn có thể thực hiện đúng giờ.

Làm cách nào để đặt lời nhắc? Từ ứng dụng Zoom Desktop của bạn, hãy chuyển đến tab Trang chủ và nhấn vào biểu tượng bánh răng cưa Cài đặt ở bên phải, sau đó trong tab Chung , làm cho cài đặt hiển thị bên dưới.

Tích hợp với Outlook

Bạn có sử dụng cả Microsoft Outlook và Zoom không? Nếu vậy, bạn có thể sử dụng tích hợp Outlook để thiết lập các cuộc họp Thu phóng của mình ngay từ Microsoft Office.

Bạn thậm chí có thể đặt Thu phóng làm ứng dụng trò chuyện và cuộc họp mặc định của mình (từ tab Cài đặt >> Chung )

Sử dụng phím tắt Thu phóng

Sau khi có nhiều kinh nghiệm hơn, bạn có thể nâng cao năng suất của mình lên cấp độ tiếp theo bằng cách sử dụng các phím tắt.

Các phím tắt được xác định trong tab Cài đặt .

Các tính năng hữu ích nhất là: ALT + V để bắt đầu và dừng video, ALT + S để chia sẻ màn hình của bạn và ALT + A để tắt tiếng hoặc bỏ tắt tiếng Âm thanh.

Dừng thông báo đẩy

Nếu bạn đang sử dụng Zoom cho nhóm hoặc trò chuyện 1: 1, bạn có thể nhận được các cảnh báo biểu ngữ bật lên khá nhỏ. Thông báo trên màn hình không phải là tách trà của tất cả mọi người vì chúng gây hại cho khả năng tập trung của bạn. Chúng tôi đã viết một hướng dẫn hữu ích về cách dừng cảnh báo bật lên Thu phóng mà bạn có thể muốn xem xét nếu muốn giảm thiểu tiếng ồn thông báo từ Thu phóng.

Thay đổi thiết bị âm thanh của bạn khi đang họp

Cuộc họp thu phóng xác định các thiết bị âm thanh được kết nối với PC hoặc Macbook của bạn và cho phép chúng sử dụng những thiết bị đó trong cuộc họp của bạn. Nếu quan tâm, bạn có thể chuyển Micrô hoặc Loa, trước tiên bạn cần kết nối chúng qua cáp hoặc Bluetooth với máy tính của mình. Sau đó nhấn vào mũi tên nhỏ có sẵn ở nút Tắt tiếng / Tắt tiếng (nút ngoài cùng bên trái trong thanh Điều khiển cuộc họp thu phóng của bạn). Sau đó, chọn thiết bị âm thanh bạn muốn sử dụng. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi có thể sử dụng tai nghe Logitech hoặc AirPods.

Tìm phiên bản thu phóng của bạn là gì

Không thể tìm thấy một tính năng cụ thể trong ứng dụng Máy tính để bàn của bạn? Zoom liên tục tung ra các phiên bản mới của sản phẩm với các khả năng và tính năng bảo mật mới. Phiên bản Thu phóng bạn đang sử dụng hiển thị ở cuối hộp thoại đăng nhập như hình dưới đây. Bạn nên cập nhật ứng dụng khách Zoom của mình bằng cách tải xuống phiên bản hiện tại có sẵn tại trang Tải xuống .

Bảo mật cuộc họp của bạn

Đảm bảo an toàn trực tuyến và quyền riêng tư của bản thân và khán giả của bạn khi hội nghị truyền hình hoặc nói chuyện với người khác nên là mối quan tâm hàng đầu của bạn.

Sử dụng ý thức chung và các phương pháp hay nhất về quyền riêng tư trực tuyến mà bạn sẽ áp dụng khi sử dụng ứng dụng dựa trên web. Tận dụng các khả năng Thu phóng sau để bảo vệ sự riêng tư và an toàn của bạn trong hội nghị truyền hình:

• Luôn sử dụng phòng chờ và chỉ mời những người bạn biết vào cuộc họp.
• Sau khi những người tham dự của bạn đã tham gia, hãy đảm bảo rằng bạn đã khóa cuộc họp.
• Theo khán giả của bạn, hãy cân nhắc hạn chế chia sẻ màn hình chỉ với người chủ trì cuộc họp.

Các khả năng được đề cập ở trên có thể được truy cập thông qua nút Bảo mật trong điều khiển cuộc họp Thu phóng.

Lưu ý: Bạn cũng có thể sử dụng cổng web Zoom để kích hoạt các phòng chờ bắt buộc cho tài khoản Zoom của mình (Miễn phí và Trả phí). Điều hướng đến trang Cài đặt của phần Cá nhân . Sau đó chọn tab Cuộc họp và bật tính năng như hình dưới đây.

Trở thành người dùng Zoom Power

Luôn hiển thị các điều khiển cuộc họp

Theo mặc định, các điều khiển cuộc họp Thu phóng chỉ xuất hiện khi bạn di chuột trên ứng dụng Thu phóng. Điều đó nói rằng, có một cài đặt ít biết cho phép luôn hiển thị các điều khiển cuộc họp .

Mở trang Cài đặt thu phóng của bạn (nhấn vào bánh răng tại Trang chủ của ứng dụng Máy tính để bàn của bạn; hoặc nhấn vào hình đại diện Thu phóng của bạn và nhấn Cài đặt ). Sau đó, trong tab Chung , đánh dấu hộp kiểm Luôn hiển thị điều khiển cuộc họp .

Bắt đầu thu phóng bằng máy tính của bạn

Nếu bạn là người dùng nhiều Zoom, bạn có thể muốn ứng dụng khách Zoom trên máy tính để bàn tự động chạy khi khởi động máy tính của mình.

Ứng dụng Setting hữu ích giúp chúng tôi mở ứng dụng Zoom bất cứ khi nào Windows khởi động hoặc khởi chạy ứng dụng một cách khác nhưng vẫn thu nhỏ nó trong thanh tác vụ để sử dụng.

Chỉnh sửa giao diện video của bạn

Một cài đặt Thu phóng hữu ích khác là giao diện video Chạm lên. Đây là cách để kích hoạt điều đó:

• Kết nối máy quay video của bạn.
• Mở ứng dụng Zoom trên máy tính để bàn của bạn.
• Sau đó, mở trang Cài đặt .
• Đi tới trang Video và đánh dấu vào ô Chạm lên .
• Tiếp theo, sử dụng thanh trượt để áp dụng các chỉnh sửa nhỏ cho video của bạn. Cài đặt của bạn sẽ được ghi nhớ cho các cuộc họp tiếp theo mà bạn tổ chức hoặc tham gia.

Thay đổi vị trí ghi âm của bạn

Trước đó, chúng ta đã thấy rằng trên Windows và macOS, các bản ghi Thu phóng của bạn được lưu giữ mặc định trong thư mục Tài liệu Thư mục tại nhà của bạn. Điều đó nói rằng, bạn có thể sửa đổi vị trí mặc định đó khá dễ dàng ngay từ menu Cài đặt ứng dụng khách trên Máy tính để bàn. Chúng tôi có một hướng dẫn đầy đủ để tùy chỉnh các vị trí ghi Zoom của bạn .

Bật chia sẻ nhiều màn hình

Bạn có thể có các cuộc họp mà bạn có thể muốn cùng trình bày với những người tham gia khác. Làm thế nào để kích hoạt điều đó? Từ các điều khiển cuộc họp Thu phóng của bạn, hãy nhấp vào Chia sẻ Màn hình và sau đó đánh dấu tùy chọn Nhiều người tham gia như được hiển thị bên dưới.

Sử dụng Bảng trắng

Nội trú trắng là một tính năng cộng tác quan trọng. Bạn có thể dễ dàng thiết lập bảng trắng và đưa sự cộng tác trong nhóm của mình lên một tầm cao mới.

Nhấn nút Share Screen, sau đó chọn tùy chọn Whiteboard và nhấn nút Share . Sau đó, sử dụng canvas để phác thảo ý tưởng của bạn và chia sẻ với những người khác.

Sau khi hoàn tất, bạn có thể dễ dàng lưu nội dung bảng trắng dưới dạng tệp đồ họa PDF hoặc png.

Chú thích cuộc họp của bạn

Có những trường hợp bạn có thể cần chú thích bản trình bày mà bạn đang chia sẻ trong Cuộc họp thu phóng của mình để củng cố quan điểm của bạn.

Khi bạn bắt đầu chia sẻ, bạn sẽ nhận thấy nút Annotate ở phía trên của cửa sổ Cuộc họp thu phóng của bạn.

Chú thích bản trình bày Thu phóng

Việc sử dụng các khả năng Chú thích rất đơn giản và tương tự như Bảng trắng, bạn có thể xuất các chú thích của mình sang một tệp.

Sử dụng phòng đột phá thu phóng

Cuộc họp thu phóng cho phép chia khán giả của bạn thành các nhóm phụ đặc biệt nhỏ hơn.

Trước hết hãy bật các phòng đột phá trong trang Cài đặt Thu phóng cổng web.

Tiếp theo, sử dụng nút Phòng đột phá mới được thêm vào trong điều khiển cuộc họp của bạn, xác định các phòng đột phá cần thiết và chỉ định người tham gia của bạn.

Lưu ý: Các phòng đột phá trong Zoom cũng được bao gồm trong gói Miễn phí.

Thiết lập một cuộc thăm dò

Nếu bạn đang sử dụng gói Zoom trả phí, bạn có thể dễ dàng tạo các cuộc thăm dò và khảo sát. Bước tiếp theo của bạn là khởi chạy cuộc thăm dò ngay từ thanh cuộc họp Thu phóng.

Một tùy chọn khác mà bạn có thể muốn khám phá là sử dụng ứng dụng của bên thứ 3 như SurveyMonkey để chạy khảo sát ngay từ Kênh trò chuyện thu phóng.

Sử dụng Microsoft Teams

Nếu tổ chức của bạn sử dụng Microsoft Teams nhưng bạn có khách hàng hoặc nhà cung cấp sử dụng Zoom, bạn vẫn có thể cộng tác hiệu quả. Ứng dụng Thu phóng cho Microsoft Teams, cho phép bạn hội nghị video và trò chuyện trên Thu phóng ngay từ kênh Nhóm của bạn. Ứng dụng được cung cấp miễn phí trong Thị trường thu phóng và phải được kích hoạt thông qua trang web Thu phóng trong phần Nâng cao >> Thị trường ứng dụng.

Kết thúc

Chà, đó là một danh sách khá dài các mẹo và thủ thuật, hy vọng sẽ giúp bạn tận dụng tối đa tính năng Zoom. Nếu hướng dẫn hữu ích, hãy chia sẻ nó trên phương tiện truyền thông xã hội. Nếu bạn có câu hỏi, nhận xét và các mẹo tuyệt vời khác để đề xuất, hãy để lại bình luận cho chúng tôi. Cảm ơn 🙂