Cách chuẩn bị thư báo ghi có trong QuickBooks 2021

Thư báo ghi có có thể là cách hữu ích để sửa lỗi nhập dữ liệu mà bạn không tìm thấy hoặc sửa trước đó. Thư báo ghi có cũng là những cách tiện dụng để xử lý những việc như trả hàng và hoàn tiền của khách hàng. Nếu bạn đã chuẩn bị một hoặc hai hóa đơn trong thời gian của mình, bạn sẽ thấy rằng việc chuẩn bị thư báo ghi có QuickBooks dễ dàng hơn rất nhiều so với việc sử dụng các phương pháp cũ.

Các bước sau đây mô tả cách tạo loại thư báo ghi có phức tạp và liên quan nhất: thư báo ghi có sản phẩm. Tuy nhiên, việc tạo một dịch vụ hoặc thư báo ghi có chuyên nghiệp về cơ bản hoạt động theo cùng một cách. Bạn chỉ cần điền vào ít trường hơn.

Để tạo thư báo ghi có sản phẩm, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn Khách hàng → Tạo Thư báo Ghi có / Hoàn lại tiền hoặc nhấp vào biểu tượng Tiền hoàn lại & Tín dụng trong phần Khách hàng của trang chủ để hiển thị cửa sổ Tạo Thư báo Ghi có / Hoàn lại tiền (như hình).

Cửa sổ Tạo thư báo ghi có / hoàn lại tiền

2. Xác định khách hàng và nếu cần thiết, công việc trong trình đơn thả xuống Khách hàng: Công việc.

Bạn có thể chọn khách hàng hoặc công việc từ danh sách bằng cách nhấp vào nó.

3. (Tùy chọn) Chỉ định một lớp cho thư báo ghi có.

Nếu bạn đang sử dụng các lớp để phân loại giao dịch, hãy kích hoạt menu thả xuống Lớp và chọn lớp thích hợp cho thư báo ghi có.

4. Ghi ngày trong thư báo ghi có (mặc dù không bắt buộc).

Nhấn Tab để di chuyển con trỏ đến hộp văn bản Ngày. Sau đó, nhập ngày chính xác ở định dạng MM / DD / YYYY.

5. (Tùy chọn) Nhập số thư báo ghi có.

QuickBooks đề xuất số thư báo ghi có bằng cách thêm 1 vào số thư báo ghi có gần đây nhất mà bạn đã sử dụng. Bạn có thể chấp nhận số hoặc tab vào hộp văn bản Số tín dụng để thay đổi số thành bất kỳ số nào bạn muốn.

6. Sửa địa chỉ Khách hàng, nếu cần.

QuickBooks lấy địa chỉ thanh toán từ danh sách Khách hàng. Bạn có thể thay đổi địa chỉ cho thư báo ghi có bằng cách thay thế một số phần của địa chỉ thanh toán thông thường. Thông thường, bạn nên sử dụng cùng một địa chỉ cho thư báo ghi có mà bạn sử dụng cho hóa đơn gốc hoặc các hóa đơn.

7. (Tùy chọn... Loại) Cung cấp số PO.

Nếu thư báo ghi có điều chỉnh tổng số dư còn lại trên PO của khách hàng, bạn có thể nên nhập số PO vào hộp văn bản PO No.

Đây là logic của tôi về đề xuất này, dành cho những độc giả quan tâm: Nếu bạn lập hóa đơn cho khách hàng của mình 1.000 đô la trên PO số 1984, cho phép mua hàng 1.000 đô la, bạn đã sử dụng hết toàn bộ PO - ít nhất là theo nhân viên tài khoản phải trả của khách hàng, người xử lý hóa đơn của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn đảm bảo rằng thư báo ghi có cho 1.000 đô la được xác định là có liên quan đến PO số 1984, về cơ bản bạn giải phóng số dư mua hàng 1.000 đô la, điều này có thể có nghĩa là bạn có thể sử dụng hoặc lập hóa đơn lại PO.

8. Nếu khách hàng trả lại các mặt hàng, hãy mô tả từng mặt hàng.

Di chuyển con trỏ đến hàng đầu tiên của hộp văn bản Mặt hàng / Mô tả / Số lượng / Tỷ lệ / Số lượng / Thuế. Trong hàng trống đầu tiên của hộp, hãy kích hoạt menu thả xuống Mục rồi chọn mục. QuickBooks điền vào các hộp văn bản Mô tả và Xếp hạng với bất kỳ mô tả bán hàng và giá bán hàng nào bạn đã nhập trong danh sách Mặt hàng. (Bạn có thể chỉnh sửa thông tin này nếu muốn, nhưng làm như vậy là không cần thiết.) Nhập số lượng mặt hàng mà khách hàng đang trả lại (hoặc không trả tiền) vào hộp văn bản Qty. (Sau khi bạn nhập số này, QuickBooks sẽ tính số tiền bằng cách nhân Số lượng với Tỷ lệ.) Nhập từng mặt hàng mà khách hàng đang trả lại bằng cách điền vào các hàng trống của hộp danh sách.

Trong trường hợp các mặt hàng tồn kho, QuickBooks giả định rằng các mặt hàng bạn đang hiển thị trên thư báo ghi có sẽ được trả lại cho khoảng không quảng cáo. Bạn muốn điều chỉnh số lượng thực trong kho của mình nếu các mặt hàng chưa bán được trả lại.

Như với hóa đơn, bạn có thể ghi nhiều mục vào thư báo ghi có tùy thích. Nếu bạn không có đủ chỗ trên một trang, QuickBooks sẽ tiếp tục thêm các trang vào thư báo ghi có cho đến khi bạn hoàn tất. Tất nhiên, toàn bộ thông tin nằm ở trang cuối cùng.

9. Mô tả bất kỳ mục đặc biệt nào mà thư báo ghi có nên bao gồm.

Nếu bạn muốn phát hành thư báo ghi có cho các mặt hàng khác xuất hiện trong hóa đơn gốc - cước phí, chiết khấu, các khoản phí khác, v.v. - hãy thêm mô tả của từng mặt hàng vào Danh sách mặt hàng.

Để thêm mô tả về các mục này, hãy kích hoạt menu thả xuống Mục của hàng trống tiếp theo, sau đó chọn mục đặc biệt. (Bạn kích hoạt danh sách bằng cách nhấp vào trường để biến nó thành menu thả xuống và sau đó nhấp vào mũi tên xuống của trường để truy cập menu.) Sau khi QuickBooks điền vào các hộp văn bản Mô tả và Xếp hạng, hãy chỉnh sửa thông tin này (nếu cần). Nhập từng mục đặc biệt - tổng phụ, chiết khấu, cước phí, v.v. - mà bạn đang ghi thành từng khoản trong thư báo ghi có.

Nếu bạn muốn bao gồm một mặt hàng Giảm giá, bạn cần dán một mặt hàng Tổng phụ trong thư báo ghi có sau khi kiểm kê hoặc các mặt hàng khác mà bạn đã giảm giá. Sau đó, dán một mục Giảm giá ngay sau mục Tổng phụ. Khi bạn làm điều này, QuickBooks sẽ tính chiết khấu theo phần trăm của tổng phụ.

10. (Tùy chọn) Thêm tin nhắn của khách hàng.

Kích hoạt menu thả xuống Tin nhắn khách hàng và chọn một tin nhắn khách hàng thông minh.

11. Ghi rõ thuế bán hàng.

Di chuyển con trỏ đến hộp danh sách Thuế, kích hoạt menu thả xuống, sau đó chọn thuế bán hàng chính xác.

12. (Không bắt buộc, nhưng là một ý tưởng thực sự hay) Thêm một bản ghi nhớ.

Bạn có thể sử dụng hộp văn bản Bản ghi nhớ để thêm mô tả bản ghi nhớ vào bản ghi nhớ ghi có. Bạn có thể sử dụng mô tả này để giải thích lý do phát hành thư báo ghi có và để tham chiếu chéo hóa đơn gốc hoặc các hóa đơn, chẳng hạn. Lưu ý rằng trường Bản ghi nhớ được in trong Tuyên bố của khách hàng.

13. Nếu bạn muốn trì hoãn việc in thư báo ghi có này, hãy chọn hộp kiểm In sau.

Tôi muốn hoãn việc nói về việc chọn hộp kiểm In sau sẽ làm gì cho đến khi tôi kết thúc cuộc thảo luận về việc tạo thư báo ghi có. Phạm vi của việc in hóa đơn và thư báo ghi có sẽ xuất hiện trong phần sau.

14. Lưu thư báo ghi có.

Để lưu thư báo ghi có đã hoàn thành, hãy nhấp vào nút Lưu & Mới hoặc Lưu & Đóng. QuickBooks hiển thị một hộp thoại hỏi bạn muốn làm gì với thư báo ghi có: Giữ lại tín dụng, hoàn lại tiền hoặc áp dụng tín dụng vào hóa đơn. Thực hiện lựa chọn của bạn bằng cách nhấp vào nút tương ứng với những gì bạn muốn làm. Nếu bạn chọn Áp dụng cho Hóa đơn, QuickBooks sẽ yêu cầu một số thông tin bổ sung. QuickBooks lưu thư báo ghi có trên màn hình và nếu bạn nhấp vào Lưu & Tạo mới, sẽ hiển thị cửa sổ Tạo thư báo ghi có / Hoàn lại tiền trống để bạn có thể tạo một thư báo ghi có khác. (Lưu ý rằng bạn có thể trang qua lại các thư báo ghi có mà bạn đã tạo trước đó bằng cách nhấp vào nút Tiếp theo và Trước đó.) Khi bạn tạo xong thư báo ghi có, bạn có thể nhấp vào nút Đóng của biểu mẫu thư báo ghi có.

Nếu bạn cho biết rằng bạn muốn in séc hoàn tiền, QuickBooks sẽ hiển thị cửa sổ Kiểm tra Viết và tự động điền vào séc, liên kết nó với bản ghi nhớ.