Cách sử dụng thiết lập nhanh trong QuickBooks 2020

Trong hộp thoại Thiết lập QuickBooks đầu tiên, hãy nhấp vào nút Bắt đầu nhanh.

QuickBooks hiển thị Vui mừng vì bạn đã ở đây! hộp thoại.

Chỉ định tên doanh nghiệp.

Tên bạn chỉ định sẽ xuất hiện trên báo cáo QuickBooks và xuất hiện trên hóa đơn bạn gửi cho khách hàng. Do đó, bạn muốn sử dụng tên doanh nghiệp "thật" của mình. Nếu doanh nghiệp của bạn được thành lập hoặc hình thành dưới dạng công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC), bạn muốn sử dụng đúng hậu tố hoặc từ viết tắt trong tên của mình. Chẳng hạn, đừng sử dụng Acme Materials, mà hãy sử dụng Acme Materials , Inc., hoặc Acme Materials LLC.

Lưu ý: QuickBooks cũng sử dụng tên công ty cho tệp dữ liệu QuickBooks.

Xác định ngành của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang kinh doanh xây dựng, hãy nhập công trình . Khi bạn nhập nội dung nào đó vào trường Industry, QuickBooks sẽ biến hộp này thành menu thả xuống hiển thị các ngành mà nó nhận ra. Bạn có thể chọn một ngành từ menu này (hoặc chọn ngành gần nhất với doanh nghiệp của bạn).

Hãy suy nghĩ và thận trọng về ngành mà bạn chỉ định. QuickBooks thiết lập biểu đồ bắt đầu của các tài khoản cho bạn dựa trên ngành. Biểu đồ tài khoản liệt kê các tài khoản (hoặc danh mục) tài sản, nợ phải trả, thu nhập và chi phí mà QuickBooks sẽ sử dụng để phân loại tài chính doanh nghiệp của bạn.

Xác định tờ khai thuế mà bạn nộp. Sử dụng trường Loại hình Doanh nghiệp để chỉ định tờ khai thuế mà doanh nghiệp của bạn nộp. Bạn có thể nhấp vào trường đó và sau đó lựa chọn từ menu mà QuickBooks cung cấp.

Menu QuickBooks các tùy chọn khai thuế chỉ bao gồm hai tùy chọn cho các LLC: các LLC một thành viên nộp thuế bằng tờ khai thuế 1040 của chủ sở hữu LLC và các LLC nhiều thành viên nộp thuế với tư cách là đối tác bằng cách sử dụng tờ khai thuế 1065. Tuy nhiên, một công ty LLC cũng có thể nộp thuế như một công ty S hoặc một công ty C thông thường (một phần lý do tại sao kế toán yêu thích các công ty LLC). Nếu bạn đang điều hành một LLC nộp thuế với tư cách là tập đoàn S, hãy chọn tùy chọn khai thuế tập đoàn S. Và nếu bạn đang điều hành một LLC lưu trữ như một công ty C thông thường, hãy chọn tùy chọn khai thuế đó.

Cung cấp Mã số nhận dạng nhà tuyển dụng của bạn. Sử dụng trường Mã số nhận dạng nhà tuyển dụng (EIN) để cung cấp số nhận dạng người đóng thuế doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn là doanh nghiệp sở hữu duy nhất mà không có nhân viên, thì mã số thuế của bạn có thể là số An sinh xã hội của bạn. Trong tất cả các trường hợp khác, số nhận dạng người nộp thuế là EIN của bạn.

Cung cấp thông tin địa chỉ doanh nghiệp của bạn.

Sử dụng các trường Địa chỉ doanh nghiệp để cung cấp địa chỉ và thông tin liên hệ của công ty bạn.

Nếu bạn quyết định rằng bạn muốn thay đổi một số thông tin mà bạn đã nhập trên trang trước của hộp thoại Thiết lập QuickBooks, bạn có thể nhấp vào nút Quay lại để sao lưu.

Nếu là một người tinh ý, bạn có thể nhận thấy nút Preview Your Settings (Xem trước cài đặt của bạn) xuất hiện trên Glad You're Here! hộp thoại. Bạn có thể bỏ qua nút này một cách an toàn, nhưng nếu bạn là một con mèo thực sự tò mò, hãy tiếp tục và nhấp vào nó. QuickBooks hiển thị hộp thoại được hiển thị, trong đó xác định các tính năng QuickBooks tiêu chuẩn mà quy trình Thiết lập QuickBooks đang bật, cũng như các tài khoản tài sản, nợ phải trả, thu nhập và chi phí sẽ xuất hiện ban đầu trong biểu đồ tài khoản của bạn. Ồ, một điều khác: Hộp thoại Xem trước Cài đặt Công ty của Bạn cũng cung cấp tab Vị trí Tệp Công ty xác định vị trí tệp dữ liệu QuickBooks của bạn sẽ được đặt.

Cung cấp thông tin địa chỉ doanh nghiệp của bạn.

Sử dụng các trường Địa chỉ doanh nghiệp để cung cấp địa chỉ và thông tin liên hệ của công ty bạn.

Nếu bạn quyết định rằng bạn muốn thay đổi một số thông tin mà bạn đã nhập trên trang trước của hộp thoại Thiết lập QuickBooks, bạn có thể nhấp vào nút Quay lại để sao lưu.

Nếu là một người tinh ý, bạn có thể nhận thấy nút Preview Your Settings (Xem trước cài đặt của bạn) xuất hiện trên Glad You're Here! hộp thoại. Bạn có thể bỏ qua nút này một cách an toàn, nhưng nếu bạn là một con mèo thực sự tò mò, hãy tiếp tục và nhấp vào nó. QuickBooks hiển thị hộp thoại được hiển thị, trong đó xác định các tính năng QuickBooks tiêu chuẩn mà quy trình Thiết lập QuickBooks đang bật, cũng như các tài khoản tài sản, nợ phải trả, thu nhập và chi phí sẽ xuất hiện ban đầu trong biểu đồ tài khoản của bạn. Ồ, một điều khác: Hộp thoại Xem trước Cài đặt Công ty của Bạn cũng cung cấp tab Vị trí Tệp Công ty xác định vị trí tệp dữ liệu QuickBooks của bạn sẽ được đặt.

Tạo tệp dữ liệu QuickBooks.

Sau khi bạn cung cấp thông tin liên hệ công việc mà QuickBooks yêu cầu, hãy nhấp vào nút Tạo Công ty. QuickBooks có thể hiển thị hộp thoại QuickSetup, cho phép bạn đặt tên và chỉ định vị trí của tệp công ty. Bạn có thể sử dụng hộp thoại QuickSetup để thực hiện những thay đổi này hoặc đơn giản để QuickBooks là QuickBooks và đưa ra những quyết định này cho bạn. Sau khi bạn nhấp vào Lưu, QuickBooks sẽ tạo tệp dữ liệu mà nó sẽ sử dụng để lưu trữ thông tin tài chính của bạn. (Trong một số phiên bản QuickBooks, việc tạo tệp mất vài phút.)

Khi QuickBooks hoàn tất việc tạo tệp của bạn, nó sẽ hiển thị hộp thoại Nhận Tất cả Chi tiết vào QuickBooks Desktop.

Xác định khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên của bạn.

Khi hộp thoại Get All the Details into QuickBooks Desktop được hiển thị, hãy nhấp vào nút Thêm màu xanh lam trong phần Thêm người mà bạn kinh doanh cùng. QuickBooks hiển thị một hộp thoại khác hỏi, "Perchance, tên và địa chỉ liên hệ có được lưu trữ dưới dạng điện tử ở một nơi nào khác, như Microsoft Outlook hoặc Google Gmail không?"

• Nếu bạn có thông tin tên và địa chỉ liên hệ được lưu trữ ở nơi khác mà QuickBooks sẽ truy xuất: Nhấp vào nút thích hợp và sau đó làm theo hướng dẫn trên màn hình.
• Nếu không: Bấm vào nút Dán từ Excel hoặc Nhập thủ công rồi bấm Tiếp tục.

Mô tả khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên của bạn.

Khi QuickBooks hiển thị hộp thoại Thêm những người bạn kinh doanh cùng, hãy sử dụng các hàng của trang tính được hiển thị để mô tả khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên của bạn. Để nhập một số liên lạc vào hàng trống tiếp theo.

• Chọn nút tùy chọn Khách hàng, Nhà cung cấp hoặc Nhân viên (nếu thích hợp).
• Mô tả liên hệ bằng cách sử dụng các trường được cung cấp: Tên, Tên công ty, Tên, Họ, Email, Điện thoại, v.v. Mỗi liên hệ đi trong hàng riêng của nó.
• Nhấp vào nút Tiếp tục hai lần khi bạn hoàn tất việc xác định các liên hệ của mình để quay lại hộp thoại Nhận Tất cả Chi tiết vào QuickBooks Desktop.

Mô tả khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên của bạn.

Khi QuickBooks hiển thị hộp thoại Thêm những người bạn kinh doanh cùng, hãy sử dụng các hàng của trang tính được hiển thị để mô tả khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên của bạn. Để nhập một số liên lạc vào hàng trống tiếp theo.

• Chọn nút tùy chọn Khách hàng, Nhà cung cấp hoặc Nhân viên (nếu thích hợp).
• Mô tả liên hệ bằng cách sử dụng các trường được cung cấp: Tên, Tên công ty, Tên, Họ, Email, Điện thoại, v.v. Mỗi liên hệ đi trong hàng riêng của nó.
• Nhấp vào nút Tiếp tục hai lần khi bạn hoàn tất việc xác định các liên hệ của mình để quay lại hộp thoại Nhận Tất cả Chi tiết vào QuickBooks Desktop.

Xác định các mặt hàng (những thứ) bạn bán.

Trong cột Tên, được sử dụng cho khách hàng và nhà cung cấp, hãy cung cấp tên viết tắt hoặc biệt hiệu cho một liên hệ. Bạn sẽ sử dụng những gì bạn chỉ định trong cột Tên trong QuickBooks để tham chiếu đến liên hệ, vì vậy bạn muốn sử dụng một cái gì đó ngắn gọn và hấp dẫn. Nếu bạn đang làm việc với khách hàng John Smith tại Tập đoàn IBM, bạn có thể nhập IBM vào cột Tên, Tập đoàn IBM trong cột Tên công ty, John trong cột Tên, v.v.

Nếu bạn thêm bất kỳ khách hàng hoặc nhà cung cấp nào, sau khi bạn nhấp vào nút Tiếp tục để rời khỏi hộp thoại Thêm người bạn kinh doanh cùng, QuickBooks sẽ hỏi về số dư mở mà khách hàng nợ bạn hoặc bạn nợ nhà cung cấp. Bạn không cần phải lo lắng về những số dư mở này tại thời điểm này của quá trình thiết lập.

Mô tả (các) tài khoản ngân hàng của bạn.

Khi hộp thoại Nhận Tất cả Chi tiết vào QuickBooks Desktop được hiển thị, hãy nhấp vào nút Thêm trong phần Thêm Tài khoản Ngân hàng của Bạn. Khi QuickBooks hiển thị hộp thoại Thêm Tài khoản Ngân hàng của Bạn, hãy sử dụng trang tính để mô tả từng tài khoản ngân hàng bạn sử dụng cho doanh nghiệp của mình: tên, số tài khoản, số dư tại ngày chuyển đổi và ngày chuyển đổi thực tế. Nhấp vào nút Tiếp tục khi bạn hoàn tất việc xác định tài khoản ngân hàng của mình để quay lại hộp thoại Nhận Tất cả Chi tiết vào QuickBooks Desktop.

Khi hộp thoại Get All the Details into QuickBooks Desktop được hiển thị, hãy nhấp vào nút Bắt đầu làm việc. QuickBooks hiển thị cửa sổ chương trình QuickBooks. Bạn đã hoàn tất.

Nếu bạn không đăng ký trong quá trình cài đặt, tại một thời điểm nào đó sau khi QuickBooks khởi động, bạn sẽ thấy một hộp thông báo hỏi bạn có muốn kích hoạt QuickBooks hay không. Nếu bạn không kích hoạt hoặc đăng ký, bạn có thể sử dụng sản phẩm trong một vài lần hoặc lâu hơn, và sau đó - whammo! - chương trình bị khóa và bạn không thể truy cập các tệp của mình được nữa. Hoặc bạn đăng ký nó, hoặc bạn không thể sử dụng nó. Tôi không thích bị ép buộc phải làm gì đó, nhưng bắt buộc phải đăng ký QuickBooks thì thật lãng phí thời gian.

Tùy chọn đơn giản nhất là đăng ký khi bạn thấy thông báo đó. Cách thực hiện như sau: Khi QuickBooks hiển thị hộp thông báo hỏi bạn có muốn đăng ký hay không, hãy nhấp vào nút Trực tuyến để đăng ký trực tuyến hoặc nhấp vào nút Điện thoại để đăng ký qua điện thoại. Nếu bạn sử dụng tùy chọn Điện thoại, QuickBooks sẽ hiển thị một hộp thoại khác cung cấp cho bạn số điện thoại để gọi và cung cấp khoảng trống để bạn nhập số đăng ký của mình.