什麼是 Microsoft SharePoint：簡要介紹

Microsoft 基於雲的協作解決方案中的 SharePoint。Microsoft SharePoint 是我們在使用技術改進團隊合作和溝通方面取得了多大進展的一個典型例子。1971 年，計算機工程師 Ray Tomlinson 在並排放置的兩台計算機之間發送了第一封電子郵件。當被問及是什麼促使他開發這種突破性技術時，湯姆林森的回答是，“主要是因為這似乎是一個很好的主意。”

40 多年後，僅在 2017 年每天發送和接收的電子郵件就超過 2690 億封，這個巧妙的想法即將升級。在當今世界，信息工作者不再坐在一起，而是分散在多個地理區域和時區，電子郵件根本不足以確保實時協作、自助信息收集和強大的知識管理解決方案。

雖然電子郵件將繼續滿足一對一通信和日曆的需求，但 SharePoint Online 可作為以團隊為中心和以項目為中心的協作需求的平台。SharePoint 中的 Intranet 功能以一種利用組織中人員的集體知識的方式提供協作功能，不僅可以通知和吸引員工，還可以轉變業務流程。

瀏覽 SharePoint 環境

SharePoint Online 使用智能內容管理解決方案將您工作場所中的人員聯繫起來，該解決方案可提高工作效率，同時確保您的數據安全。它是一種基於雲的解決方案，是 Office 365 中的服務之一。SharePoint 保護傘下還有 SharePoint Server，它是類似於 SharePoint Online 的解決方案，但它需要購買和維護服務器硬件、安裝軟件、保留軟件或操作系統是最新的，並僱用人員來管理技術和解決問題。在 SharePoint Online 中，這些任務由 Microsoft 處理。

了解 SharePoint 角色

雖然 SharePoint 為組織中的每個人提供了一個共享和協同工作的平台，但有四種類型的角色可以使用 SharePoint，與之交互並從中受益。

• 最終用戶：如果您在 SharePoint 上訪問組織的門戶或 Intranet 以閱讀公告或任何類型的通信，則您就是最終用戶。如果您的項目團隊使用 SharePoint 進行協作，情況也是如此。
• 管理員：隨著您熟悉 SharePoint 的特性和功能，您可能會成為超級最終用戶並承擔管理職責，例如：
  • 網站集管理員：此角色負責整個網站集，其中可能有許多 SharePoint 網站。網站集管理員可以控制哪些功能可用於網站集，包括工作流、自定義品牌和搜索設置。
  • 站點所有者：當您從站點頁面創建新站點時，您將自動成為站點所有者。作為網站所有者，您可以設置子網站、管理網站權限、更改外觀以及根據網站集中的可用內容啟用或禁用網站功能等。

• IT 專業人員： SharePoint 具有內置功能，可以滿足 IT 部門的專業人員或滿足客戶需求的 IT 顧問的需求。通常，這些 IT 專業人員管理 SharePoint Online 以確保該技術滿足業務需求。他們可以作為系統或 SharePoint 管理員訪問 Office 365 中的 SharePoint 管理中心，在其中配置 SharePoint 設置，例如
  • 啟用/禁用 Yammer 作為企業社交協作解決方案
  • 允許外部共享 SharePoint 網站
  • 配置合規性和數據丟失防護策略
  • 恢復已刪除的站點

• 開發人員：這些技術人員創建應用程序和自定義以擴展 Microsoft 提供的 SharePoint 功能之外的功能。SharePoint 為專注於該平​​台的數十萬開發人員提供了豐富的功能。這些開發人員甚至還有一個市場可以發布和銷售他們的應用程序和解決方案：SharePoint 商店。

登陸 SharePoint Online 主頁

SharePoint Online 允許您向組織內的廣泛受眾共享知識、內容、應用程序和豐富的交互式新聞。通知和吸引員工的能力的核心是提供美觀、現代且適合移動設備的網站和頁面的基礎技術。

SharePoint Online 主頁在左窗格中為您提供了您所屬和關注的所有網站的快速列表。中間窗格顯示從您有權訪問的所有站點中挑選出的組織中最新新聞的卡片式列表以及您經常訪問的站點列表。

SharePoint Online 主頁。

要訪問 SharePoint Online 主頁，請執行以下步驟：

登錄到Office 365。

單擊應用程序啟動器（左上角看起來像華夫餅的圖標）。

從磁貼列表中單擊 SharePoint。

小心您在 SharePoint 上共享的內容！

SharePoint 網站及其內容可以通過稱為外部共享的功能與組織外部的用戶共享。默認情況下，SharePoint Online 中啟用外部共享。這意味著從站點頁面創建的所有站點都可以與外部用戶共享。Office 365 全局管理員可以為整個 SharePoint Online 環境全局禁用此功能，或啟用/禁用任何單個網站集。

當您希望組織中沒有 Office 365 許可證的人員（稱為外部用戶）與您合作時，外部共享非常方便。例如，如果您正在開展營銷活動並與廣告代理商合作，您可能希望讓廣告代理商中的聯繫人訪問 SharePoint 中的項目網站，以便您可以共同創作文檔。

外部共享也可能造成數據洩露，所以要小心你共享的內容！